Đôi khi bạn cần mở nhiều workbook cùng lúc để tham khảo qua lại lẫn nhau, và khi đó ta nên sắp xếp chúng lại: Rê chuột nhấn vào nhóm lệnh View, nhấn nút Arrange All, chọn kiểu bố trí thích hợp.
BÀI 1. TỔNG QUAN EXCEL 2010
Hình 1.17 – Sắp xếp các workbook trong cửa sổ Excel
Thực hành trong giờ: Bằng cách mở hai workbook vừa tạo trong phần thực hành ở trên để thực hiện chức năng sắp xếp workbook.
1.5.6. Ẩn một workbook (Hide a workbook)
Tình huống nào bạn cần ẩn một workbook? Cách thực hiện: Chọn thẻ View, sau đó click vào nút
Hide. Ví dụ: trong Hình 1.18, bạn sẽ nhìn thấy cách thức để ẩn workbook tên là Touchdowns. Sau khi bấm nút Hide, bạn sẽ nhìn thấy cửa sổ làm việc của Excel nhƣ Hình 1.19.
Hình 1.19 – Cửa sổ làm việc Excel sau khi ẩn sổ bảng tính
1.5.7. Làm hiển thị lại sổ bảng tính ẩn (Unhide a workbook)
Đôi khi bạn muốn hiển thị trở lại những sổ bảng tính đã ẩn trƣớc đó để tham chiếu hoặc thực hiện một vài thao tác. Khi đó, chức năng “Unhide a workbook” sẽ giúp bạn thực hiện ƣớc mơ một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Hình 1.20 – Hiển thị lại các sổ bả tí ã ẩn
Các bƣớc thực hiện nhƣ sau:
Hình 1.21 – Các bƣớc hiển thị lại các sổ bả tí ã ẩn
Bước 1. Nhấp đơn chuột vào thẻ View,
BÀI 1. TỔNG QUAN EXCEL 2010
1.5.8. Thông tin quản lý sổ bảng tính
Các thông tin của một sổ bảng tính Excel rất hữu ích trong việc cất giữ trên những thiết bị lƣu trữ vì chúng giúp cho việc quản lý dễ dàng và là một trong những điều kiện hỗ trợ tìm kiếm nhanh. Vì vậy, bạn không quan thêm vào sổ bảng tính các thông tin quản lý nhƣ tác giả, từ khóa, nhóm loại…
1.5.8.1. Thuộc tính của sổ bảng tính
Hình 1.22 – Thông tin sổ bảng tính
Các bƣớc để xem và chỉnh sửa thông tin sổ bảng tính của bạn
Bước 1. Nhấp đơn chuột vào thẻ File, Bước 2. Nhấp đơn chuột vào lệnh Info,
Bước 3. Nhấp đơn chuột vào từng thuộc tính (phần Properties phía phải Hình 1.22) và gõ vào giá trị của thuộc tính đó. Nhìn trên hình, ạn thấy thuộc tính Title của sổ bảng tính Examples đan được chỉnh sửa).
1.5.8.2. Bảo vệ workbook
Các chức năng bảo vệ sổ bảng tính đƣợc xem là mới và nâng cao trong Excel 2010. Chúng đóng vai trò quan trọng khi sổ bảng tính cần chia sẻ cho nhiều ngƣời dùng hoặc bạn đang làm việc trên một máy tính nhiều ngƣời dùng.
1
Hình 1.23 – Các chức ă bảo vệ sổ bảng tính
Mark As Final1
Cụm từ đó đã toát lên tất cả ý nghĩa mà chức năng đó hỗ trợ. Nó đánh dấu rằng sổ bảng tính bạn đang làm là phiên bản cuối cùng. Điều này có nghĩa là không ai có quyền chỉnh sửa trên sổ bảng tính của bạn. Khi đó bảng tính là một tập tin tài liệu chỉ để mở xem tham khảo mà không làm thay đổi đƣợc. Để làm đƣợc chức năng này, bạn có thể theo các bƣớc sau đây:
Bước 1. Nhấp đơn chuột vào thẻ File, Bước 2. Nhấp đơn chuột vào lệnh Info,
Bước 3. Tìm phần Permissions, nhấp đơn chuột vào nút lệnh Protect Workbook, và chọn lệnh Mark as Final.
Hình 1.24 – Các bƣớc á dấu sổ bả tí ƣ p ê bản cuối cùng
Encrypt with Password
Với tính năng này, mỗi khi mở bảng tính Excel yêu cầu ngƣời sử dụng cung cấp mật khẩu. Thực hiện 2 bƣớc đầu tƣơng tự nhƣ chức năng Mark as Final, nhƣng ở bƣớc thứ 3 bạn chọn Encrypt with Password. Hộp hoại thoại xuất hiện yêu cầu bạn nhập một mật khẩu. Bạn sẽ yêu cầu xác
1
BÀI 1. TỔNG QUAN EXCEL 2010 nhận mật khẩu một lần nữa trƣớc khi bấm nút OK kết thúc lệnh. Cách đặt mật khẩu của chức năng này đƣợc thực hiện tƣơng tự nhƣ tính năng đã trình bày trong mục 1.5.3).
Hình 1.25 – Các ặt mật khẩu mã hóa bảng tính
Sau khi đã đặt mật khẩu cho bảng tính, bạn sẽ nhìn thấy biểu tƣợng chìa khóa cạnh nút lệnh Protect Workbook.
1.5.8.3. Kiểm tra trƣớc khi chia sẻ
Trƣớc khi chia sẻ sổ bảng tính, bạn cần kiểm tra những thông tin sau:
Các t ô t cá â oặc các t uộc tí ẩ
Bạn dùng tính năng Inspect Document
Các ộ du có t ể ây ó ểu c o ƣờ ác
Bạn dùng tính năng Check Accessibility
Các ặc tí ô ƣợc ỗ trợ bở p ê bả Exce cũ ơ
Bạn dùng tính năng Check Compatibility
1.6. BÀI TẬP
H ệ / ấu t a trạ t á , t a cô t ức
Thanh trạng thái (Status bar)
- Chọn menu View > Status bar
- Nếu có dấu tick ở phía trƣớc là thanh trạng thái đang hiện ra: click chuột trái để giấu hoặc hiển thị.
Thanh công thức (Formular bar)
- Chọn memu View > Formular bar
- Nếu có dấu tíck ở phía trƣớc là thanh công thức đang hiện ra:click chuột trái để giấu hoặc hiển thị.
Các thanh công cụ khác
- Vào menu View > Toolbars và làm thao tác tƣơng tự
Các thao tác di chuyể c uột (Po ter)
Di chuyển sang ô liền sau (dùng Tab), sang ô liền trƣớc (dùng Shift + Tab)
Di chuyển đến ô A22, X30, K58 trong Sheet hiện tại, ô B1, B2 trong Sheet 2, sau đó trở về ô A1 của Sheet 1
- Click chuột trái vào các thanh cuộn ngang, thanh cuộn dọc cho đến khi hiện ra ô muốn di chuyển đến. click chuột vào ô này. (Cách khác là click chuột vào hộp địa chỉ nằm bên trái thanh công thức, gõ địa chỉ ô muốn di chuyển đến vào đây rồi Enter) - Nhấn phím F5, nhập địa chỉ ô cần đến vào khung Reference, chọn Ok.
Di chuyển về ô A1 - Dùng Ctrl + Home Di chuyển về đầu một dòng - Dùng Home Di chuyển về cuối hàng - Dùng End + Enter
Di chuyển về hàng cuối cùng của bảng tính - Dùng End +
BÀI 1. TỔNG QUAN EXCEL 2010 - Dùng End + Lên một trang màn hình - Dùng Page Up Xuống một trang màn hình - Dùng Page Down
Sang trái một trang màn hình - Dùng Alt + PageUp
Sang phải một trang mành hình - Dùng Alt + PageDown
Di chuyển sang Sheet sau - Dùng Ctrl + PageUp
Di chuyển về Sheet trƣớc - Dùng Ctrl + PageDown
C ọ vù (Ra e)
Chọn vùng liên tục – Ví dụ C4:F10
- Click chuột trái vào ô đầu tiên của vùng và kéo chuột đến ô cuối hay lick chuột trái vào ô đầu, giữ phím Shift và click chuột trái tại ô cuối
- Di chuyển hộp định vị đến ô đâu tiên của vùng, giữ phím Shift và dùng các phím mũi tên để di chuyển đến ô cuối.
Chọn vùng không liên tục – Vídụ C4:F10 và D2:D8
- Chọn vùng thứ nhất trƣớc, giữ phím Ctrl trong khi chọn vùng tiếp theo
- Chọn vùng thứ nhất trƣớc, giữ phím Shift + F8 (mở chế độ ADD) và chọn vùng tiếp theo, sau đó nhấn Esc
Chọn toàn bộ một cột
- Chọn cột đầu tiên, giữ phím Ctrl và chọn cột tiếp theo
- Chọn cột đầu tiên, giữ phím Shift + F8 (mở chế độ ADD) và chọn cột tiếp theo, sau đó nhấn Esc
Chọn toàn bộ một hàng
- Click chuột trái vào tiêu đề của dòng
- Đƣa hộp định vị đến bất kì ô nào trong hàng muốn chọn rồi ấn Shift + Spacebar
Chọn nhiều hàng
- Chọn hàng đầu tiên, giữ phím Ctrl và chọn hàng tiếp theo
- Chọn hàng đầu tiên, giữ phím Shift + F8 (mở chế độ ADD) và chọn hàng tiếp theo, sau đó nhấn Esc
Chọn toàn bộ bảng tính
- Click chuột trái tại ô trống nằm ở vị trí giao nhau giữa tiêu đề cột và tiêu đề dòng - Dùng Ctrl + A hay Ctrl + Shift + Spacebar
Các t ao tác về bả tí (S eet)
Chọn nhiều Sheet
- Chọn nhiều Sheet liên tục: click vào sheet đầu, giữ phím Shift và click vào Sheet cuối - Chọn nhiều Sheet rời rạc: Giữ phím Ctrl và click vào các Sheet muốn chọn
Đổi tên Sheet
- Double click vào tên Sheet muốn đổi trên Sheet Tab (hoặc click chuột phải vào tên Sheet muốn đổi và chọn Rename). Xuất hiện hộp thoại Rename Sheet, xóa tên cũ, nhập tên mới và Enter
Chèn thêm Sheet mới
- Click chuột phải vào Sheet tab, chọn Insert. Trong hộp thoại New chọn WorkSheet và Enter
Di chuyển Sheet đến vị trí mới trên Sheet Tab
- Click chuột vào tên Sheet muốn di chuyển, giữ chuột vào kéo Sheet đến vị trí mới
Xóa Sheet
BÀI 1. TỔNG QUAN EXCEL 2010
Nhập một chuỗi kí tự vào ô B2, sau đó nhập một chuỗi kí tự khác vào ô D2
Di chuyển nội dung ô B2 sang ô B3 và ô D2 sang ô E2
- Click và giữ chuột trái tại cạnh của ô cần di chuyển rồi kéo ô đó đến vị trí mới.
Copy nội dung ô B3 sang các ô C6, D10, H15
- Giữ phím Ctrl trong khi click và giữ chuột trái tại cạnh của ô cần di chuyển rồi kéo ô đó đến vị trí mới.
Xóa nội dung của tất cả các ô :
- Chọn các ô muốn xóa và ấn nút Delete
Dùng Fill handle ể sao c ép và ề dữ ệu
Nhập số 1 vào ô A1. Sao chép nội dung ô A1 sang các ô từ A2 đến A11 - Click chuột trái vào Fill Handle của ô A1, kéo xuống cho đến ô A11
Điền số thứ tự từ ô B1 đến B11
- Nhập số 1 vào ô B1, sau đó giữ phím Ctrl trong khi click chuột trái vào Fill Handle của ô B1, kéo xuống cho đến ô B11
Xóa dữ liệu trong một vùng
- Chọn toàn bộ vùng dữ liệu cần xóa, click chuột trái vào Fill Handle của ô góc dƣới bên phải trong vùng đó, kéo ngƣợc lên trên và qua trái cho đến khi tất cả dữ liệu trong vùng bị xóa hết.
BÀI 2. NHẬP, HIỆU CHỈNH VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU
“Be nice to nerds. Chances are you'll end up working for one.”
Bill Gates, American Entrepreneur and Founder of Microsoft Coporation
2.1. TÌM HIỂU CÁC KIỂU DỮ LIỆU
Một workbook có thể chứa một số worksheet nào đó, và mỗi worksheet cấu tạo hơn 17 triệu ô. Mỗi ô có thể chứa bất kỳ một trong 4 kiểu dữ liệu sau:
Số (Numeric value)
Chuỗi (Text)
Luận lý (Logic)
Công thức (Formula)
Worksheet cũng có thể lƣu trữ các biểu đồ (charts), lƣợc đồ (diagrams), hình ảnh (pictures), nút lệnh (buttons), hoặc những đối tƣợng khác. Các đối tƣợng này không nằm trong ô, đƣợc chứa trong các lớp vẽ (draw layer) của worksheet mà chúng không hiển thị ra ngoài.
2.1.1. Dữ liệu kiểu số
Các giá trị kiểu số biểu thị các đại lƣợng nhƣ: doanh thu, số lƣợng nhân viên, trọng lƣợng, điểm số… Đặc biệt trong Excel, các giá trị ngày giờ (date, time) vẫn thuộc dữ liệu kiểu số.
Excel lưu các giá trị ngày, giờ dưới dạng những series số mà quy ước ngày 1/1/1900 là số 1. Tương tự, ngày 2/1/1900 (ngày 2 tháng 1 năm 1900) là số 2… Khi đó, ngày 15/11/2011 sẽ là một con số nào đó trong dãy 1, 2, 3,… Để biết được giá trị cụ thể của ngày này, chúng ta sử dụng hàm DATEVALUE. Xem thêm các hàm liên quan đến kiểu ngày giờ.
2.1.2. Dữ liệu kiểu chuỗi
Dữ liệu kiểu chuỗi bao gồm những nội dung có chứa lẫn lộn những chữ cái (hoa hoặc thƣờng) từ a z, các chữ số 0 9, các ký hiệu (nhƣ ! @ # …) Với kiểu dữ liệu này, chúng ta sử dụng để tạo các giá trị cho những cột dữ liệu nhƣ tên nhân viên, địa chỉ, ghi chú… hoặc tạo tiêu đề cột cho các bảng.
Đối với những dữ liệu bắt đầu bằng số, sau đó là chuỗi (chẳng hạn nhƣ bạn nhập 20 sản phẩm) thì Excel xem nó nhƣ là một chuỗi. Vì thế, chúng ta sẽ không thể sử dụng giá trị này vào các biểu thức tính toán sau đó.
Trong trường hợp, bạn muốn chỉ ra rằng 20 là số lượng sản phẩm sản xuất trong 1 giờ thì bạn nên gõ 20 vào một ô của cột “Số lượng” và “sản phẩm” sẽ gõ vào ô nằm cùng hàng bên phải của cột “Đơn vị tính”.
BÀI 2. NHẬP, HIỆU CHỈNH VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU
2.1.3. Dữ liệu kiểu luận lý
Chỉ gồm hai giá trị TRUE (đúng), FALSE (sai). Nó đƣợc dùng để ƣớc lƣợng giá trị của một mệnh đề luận lý (logical expression) và có 3 cách thể hiện cho mỗi giá trị nhƣ sau:
True (T) hoặc Yes (Y) hoặc số 1
False (F) hoặc No (N) hoặc số 0
2.1.4. Dữ liệu kiểu công thức
Công thức tính toán là thế mạnh của Excel nói riêng và các phần mềm bảng tính (spreadsheet) nói chung. Khi nhập một công thức vào ô, kết quả trả về của công thức hiển thị trong ô. Khi thay đổi những tham số liên quan, công thức sẽ tính lại và kết quả cũng sẽ tự động cập nhật trong ô. Công thức có thể là các phép tính toán đơn giản thông thƣờng nhƣ +, -, *, /… nhƣng cũng có những công thức chứa các hàm xây dựng sẵn trong Excel (xem thêm bài 6, 7)
2.2. PHÂN LOẠI DỮ LIỆU
Cũng là một cách phân loại khác, mục này giới thiệu cho chúng ta hai loại dữ liệu chính trong Excel.
2.2.1. Dữ liệu thô
Là các dữ liệu phát sinh trong hoạt động của một tổ chức, từ các dữ liệu thô này, ta sẽ tính toán, xử lý để có các dữ liệu kết quả phục vụ trong quản lý. Rõ ràng, loại dữ liệu này chỉ thuộc các kiểu dữ liệu dạng số, chuỗi và luận lý.
2.2.2. Dữ liệu ã qua xử lý
Là các dữ liệu có đƣợc qua các bƣớc tính toán. Dữ liệu này phát sinh qua việc thực hiện các công thức. Công thức là một biểu thức toán học trong đó các toán hạng có thể là hằng số, hằng chuỗi, địa chỉ ô, địa chỉ vùng, tên vùng, hàm. Dễ nhận ra loại dữ liệu này thuộc dạng công thức.
2.3. NHẬP DỮ LIỆU
Mỗi kiểu dữ liệu có một cách nhập khác nhau sao cho phù hợp với định dạng của nó. Phần này giới thiệu cách nhập liệu cho từng kiểu dữ liệu đã trình bày trên. Tuy nhiên, trƣớc hết chúng ta cần biết cách nhập liệu vào từng ô nhƣ thế nào.
2.3.1. Các bƣớc cơ bản khi nhập liệu
Bước 1. Trên worksheet, chọn ô cần nhập liệu
Bước 2. Nhập vào con số, chuỗi văn ản, ngày tháng hay thời gian… m ạn cần
Bước 3. Nhập xong nhấn Enter(ô hiện hành chuyển xuốn dưới) hoặc Tab (ô hiện hành chuyển qua phải) để kết thúc.
Hình 2.1 – Ví dụ nhập các loại dữ liệu
Để xuống hàng trong ô, nhấn tổ hợp phím [Alt+Enter]
2.3.2. Nhập dữ liệu cho một ô
Không giống với Word, nhập dữ liệu trong Excel đƣợc thực hiện trong hai bƣớc. Chẳng hạn, nhập số 10 trong Word, bạn chỉ cần gõ hai chữ số 1,0 liền nhau. Nhƣng với Excel, đầu tiên bạn gõ hai chữ số 1,0; kế tiếp để hoàn thành việc gõ đó với mục đích báo cho Excel biết rằng: “Tôi đã nhập xong số 10, hãy ghi số 10 vào sheet đi nhé?”, bạn phải gõ một trong các phím điều khiển (Enter, Shift+Enter, Page Up/Down, Tab) hoặc click chuột vào một ô khác. Trình tự các bƣớc nhƣ sau:
Bước 1. Chọn ô cần nhập, nhập dữ liệu vào,
Hình 2.2 – Nhập dữ liệu cho một ô
Bước 2. Nhấn Enter (hoặc Shift+Enter, Page Up/Down, Tab/Shift+Tab, Ctrl+Enter) để hoàn thành nhập liệu cho ô đó.
Enter hoặc Shift+Enter: để nhập theo cột.
Tab hoặc Shift+Tab: để nhập theo dòng.
Ctrl+Enter: để nhập dữ liệu vào vùng ô đã chọn.
Trên Hình 2.2, minh họa cách nhập số 10 vào ô C5. Bạn chỉ cần làm: Đặt con trỏ vào ô C5, nhấn số 10
BÀI 2. NHẬP, HIỆU CHỈNH VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU
2.3.3. Nhập cùng dữ liệu cho khối ô
Bước 1. Chọn khối ô cần nhập, nhập dữ liệu,
Bước 2. Bấm [Ctrl+Enter] để hoàn thành việc nhập liệu cho vùng ô.
Khối ô trong trường hợp này được hiểu mở rộng hơn: các ô không nhất thiết phải liền kề nhau, và có thể hiểu là multi-ranges.