3.1.3.1 Sơ đồ tổ chức
Mạng lưới hoạt động của đơn vị ngoài trụ sở chính nằm trên thị trấn Thanh Nê huyện Kiến Xương tỉnh Thái Bình còn 3 phòng giao dịch được bố trí đều trên địa bàn của huyện để thực hiện nghiệp vụ kinh doanh phục vụ sự phát triển kinh tế địa bàn.
Mạng lưới phòng ban bao gồm các phòng chức năng và các phòng giao dịch. Các phòng chức năng gồm:Phòng Kế hoạch – Kinh doanh, Phòng Kế toán – Ngân quỹ, Phòng Hành chính và Nhân sự, Phòng Kiểm tra, Kiểm soát
nội bộ. Các phòng giao dịch bao gồm:Phòng giao dịch Vũ Quý, Phòng giao dịch Lụ, Phòng giao dịch Chợ Gốc
Về tổ chức cán bộ. Tính đến cuối tháng 06/2013 tổng số cán bộ công nhân viên trong NHNo&PTNT Kiến Xương là 76 người. Trong đó: trình độ đại học là 63 người, cao đẳng là 4 người, trung cấp là 9 người. Ban lãnh đạo chi nhánh gồm 3 người: Giám đốc: giám sát mọi hoạt động của cơ quan ngoài ra còn trực tiếp phòng Hành chính và Nhân sự, phòng kiểm tra kiểm toán nội bộ, phòng giao dịch Gốc, Phó giám đốc 1: trực tiếp quản lý, điều hành: phòng Kế toán - Ngân quỹ, phòng giao dịch Vũ Quý, Phó giám đốc 2: trực tiếp quản lý phòng Kế hoạch Kinh doanh phòng giao dịch Lụ
Sơ đồ tổ chức của NHNo&PTNT Kiến Xương:
3.1.3.2 Chức năng nhiệm vụ các phòng ban
- Phòng Kế hoạch – Kinh doanh
Là phòng nghiệp vụ trực tiếp giao dịch với khách hàng là các cá nhân, các doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ để khai thác vốn bằng VNĐ, xử lý các
Giám đốc chi nhánh Phó GĐ 1 Phó GĐ 2 Phòng GD Vũ Quý Phòng Kế toán Ngân quỹ Phòng Hành chính Nhân sự Phòng GD Gốc Phòng GD Lụ Phòng Kế hoạch Kinh doanh Phòng Kiểm soát nội bộ
nghiệp vụ liên quan đến cho vay, quản lý các sản phẩm cho vay phù hợp với chế độ, thể lệ hiện hành và hướng dẫn của NHNN. Chức năng nhiệm vụ:
+ Hỗ trợ, tiếp thị khách hàng, làm công tác chăm sóc khách hàng, phát triển các sản phẩm dịch vụ của ngân hàng đến các khách hàng;
+ Thực hiện đúng quy trình tín dụng, giải ngân thu nợ + Phát triển khách hàng
+ Giải quyết những vấn đề sau giải ngân như kiểm tra tín dụng, đôn đốc khách hàng trả nợ, giải quyết những khoản nợ có vấn đề…
+ Thẩm định và xác định các hạn mức tín dụng cho 1 khách hàng trong phạm vi được uỷ quyền của chi nhánh, quản lý các hạn mức đã đưa ra theo từng khách hàng;
+ Thực hiện nghiệp vụ cho vay, bảo lãnh và xử lý các giao dịch;
+ Nắm, cập nhật phân tích toàn diện về thông tin khách hàng theo quy định;
+ Quản lý các khoản cho vay, bảo lãnh, quản lý tài sản đảm bảo;
+ Theo dõi, phân tích, quản lý thường xuyên hoạt động kinh tế, khả năng tài chính của khách hàng vay vốn, bảo lãnh;
+ Theo dõi việc trích lập quỹ dự phòng rủi ro theo quy định;
+ Đầu mối tham mưu cho Giám đốc xây dựng kế hoạch kinh doanh ngắn, trung và dài hạn.
+ Thẩm định và đề xuất cho vay các dự án tín dụng theo phân cấp uỷ quyền.
+ Thẩm định các dự án, hoàn thiện hồ sơ trình ngân hàng cấp trên theo phân cấp uỷ quyền.
+ Xây dựng và thực hiện các mô hình tín dụng thí điểm, thử nghiệm trong địa bàn, đồng thời theo dõi, đánh giá sơ kết, tổng kết đề xuất Tổng giám đốc cho phép nhân rộng.
+ Quản lý hồ sơ tín dụng theo qui định; tổng hợp, phân tích, quản lý ( thu thập, lưu trữ, bảo mật, cung cấp) thông tin và lập báo cáo về công tác tín dụng theo phạm vi được phân công.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc chi nhánh giao - Phòng Kế toán – Ngân Quỹ
+ Trực tiếp hạch toán kế toán, hạch toán thốn kê và thanh toán theo qui định của NHNN, NHNo và PTNT Việt Nam
+ Xây dựng chỉ tiêu kế hoạch tài chính, quyết toán kế hoạch thu, chi tài chính, quỹ tiền lương của chi nhánh Ngân hàng nông nghiệp cấp trên phê duyệt.
+ Quản lý và sử dụng các quỹ chuyên dùng theo qui định của Ngân hàng.
+ Thực hiện các khoản nộp ngân sách Nhà nước theo quy định.
+ Thực hiện nghiệp vụ thanh toán trong và ngoài nước theo qui định. Chấp hành qui định về an toàn kho quỹ và định mức tồn quỹ theo qui định.
+ Các nghiệp vụ kinh doanh ngoại tệ ( mua, bán, chuyển đổi) thanh toán quốc tế trực tiếp theo qui định.
+ Thực hiện công tác thanh toán quốc tế thông qua mạng SWIFT ngân hàng nông nghiệp.
+ Thực hiện các nghiệp vụ tín dụng, bảo lãnh ngoại tệ có liên quan đến thanh toán quốc tế.
+ Thực hiện các nghiệp vụ kiều hối và chuyển tiền, mở tài khoản khách hàng nước ngoài.
+ Thực hiện quản lý thông tin ( lưu trữ hồ sơ phân tích, bảo mật cung cấp liên quan đến công tác của phòng và lập các báo cáo theo qui định.
Ngoài ra do thực tế hoạt động nhân viên điện toán và dịch vụ số lượng ít nên được xác nhập vào phòng kế toán có chức năng nhiệm vụ:
+ Tổng hợp thống kê và lưu trữ số liệu, thông tin liên quan đến hoạt động của chi nhánh.
+ Sử lý các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hạch toán kế toán, kế toán thống kê, hạch toán nghiệp vụ và các hoạt động khác phục vụ cho hoạt động của kinh doanh.
+ Chấp hành chế độ báo cáo, thống kê và cung cấp số liệu, thông tin theo quy định.
+ Quản lý bảo dưỡng và sửa chữa máy móc, thiết bị tin học. + Làm lịch dịch vụ tin học.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác được Giám đốc chi nhánh giao. + Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc chi nhánh giao. - Phòng Hành chính và nhân sự
+ Xây dựng chương trình công tác hàng tháng, quỹ của chi nhánh và có trách nhiệm thường xuyên đôn đốc việc thực hiện chương trình đã được Giám đốc chi nhánh phê duyệt.
+ Xây dựng và triển khai chương trình giao ban nội bộ chi nhánh và chi nhánh NHNo và PTPT trên địa bàn. Trực tiếp làm thư kí tổng hợp cho Giám đốc chi nhánh phê duyệt.
+ Thực hiện công tác xây dựng cơ bản, mua sắm, sửa chữa tài sản cố định, mua sắm công cụ lao động, quản lý nhà tập thể nhà khách, nhà nghỉ của cơ quan.
+ Đầu mối trong việc chăm lo đời sống vất chất, văn hoá- tin thần và thăm hỏi ốm, đau, hiếu, hỉ, cán bộ công nhân viên
+ Tham gia đề xuất mở rộng mạng lưới, chuẩn bị nhân sự cho mở rộng mạng lưới, hoàn tất hồ sơ thủ tục liên quan đến phòng giao dịch, chi nhánh.
+ Trực tiếp thực hiện chế độ lương, chế độ bảo hiểm, quản lý lao động; theo dõi việc thực hiện nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể.
+ Thực hiện công tác quy hoạch cán bộ, đề xuất cử cán bộ, nhân viên đi công tác, học tập trong và ngoài nước theo qui định.
+ Đề xuất, hoàn thiện và lưu trữ hồ sơ theo đúng qui định của Nhà nước, Đảng, NHNN trong việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng kỷ luật cán bộ, nhân viên.
- Phòng Kiểm tra, Kiểm soát nội bộ
+ Xây dựng chương trình công tác năm, quý phù hợp với chương trình công tác kiểm tra, kiểm soát của chi nhánh ngân hàng mình.
+ Tuân thủ tuyệt đối sự chỉ đạo nghiệp vụ kiểm tra, kiểm toán. Tổ chức thực hiện kiểm tra kiểm soát theo đề cương, chương trình kiểm tra, kiểm toán của ngân hàng mình.
+ Thực hiện sơ kết, tổng kết chuyên đề theo định kỳ hàng quý, 6 tháng, năm. Tổ chức giao ban hàng tháng đối với các kiểm tra viên chi nhánh đối với ngân hàng loại 3. Tổng hợp và báo cáo kịp thời các kết quả kiểm tra, kiểm toán, việc chỉnh sửa các thiếu sót của chi nhánh mình theo định kỳ gửi tổ kiểm tra , kiểm soát văn phòng đại diện và ban kiểm tra kiểm soát nội bộ. Hàng tháng có báo cáo nhanh về các công tác chỉ đạo điều hành hoạt động kiểm tra, kiểm toán của mình gửi về ban kiểm tra , kiểm soát nội bộ.
+ Đầu mối phối hợp với các đoàn kiểm tra của NHNo, các cơ quan thanh tra, kiểm toán để thực hiện các cuộc kiểm tra tại chi nhánh theo quy định.
+ Bảo mật hồ sơ, thông tin liên quan đến công tác kiểm tra, thanh tra vụ việc theo quy định; thực hiện quản lý thông tin và lập báo cáo về kiểm tra nội bộ.
+ Phát hiện những vấn đề chưa đúng về pháp chế trong các văn bản do giám đốc chi nhánh ban hành. Tham gia ý kiến, phối hợp với các phòng theo chức năng nhiệm vụ của phòng.
kiểm soát nội bộ hoặc giám đốc giao.