2.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán đóng góp một vai trò rất quan trọng đối với bất cứ một doanh nghiệp nào. Bộ phận kế toán có trách nhiệm quản lý tài sản của đơn vị, tính toán và tổng hợp kết quả kinh doanh của một doanh nghiệp. Từ đó, nó giúp cho doanh nghiệp biết đƣợc trong thời gian qua đơn vị mình đã hoạt động ra sao để có kế hoạch phát triển trong giai đoạn tiếp theo. Mối liên hệ giữa bộ máy kế toán với các phòng ban của công ty luôn phải gắn kết chặt chẽ, điều này giúp cho công ty hoạt động một cách hiệu quả và chính xác nhất.
Để phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và sự phân cấp quản lý, đồng thời để sử dụng tốt nhất năng lực của đội ngũ kế toán và đảm bảo thông tin nhanh gọn, kịp thời, chính xác, theo dõi kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, bộ máy kế toán của công ty đƣợc tổ chức theo mô hình tập trung, theo kiểu trực tuyến, hoạt động theo phƣơng thức trực tiếp, nghĩa là kế toán trƣởng trực tiếp điều hành các kế toán viên thành phần. Các đội xây dựng tiến hành thu thập chứng từ và hạch toán chi tiết sau đó chuyển toàn bộ chứng từ lên phòng tài chính kế toán.
Xuất phát từ đặc điểm về tổ chức quản lý của Công ty, bộ máy kế toán của công ty bao gồm: phòng tài chính kế toán và kế toán các đội trực thuộc. Trong đó toàn bộ hoạt động của công ty đều đƣợc phòng tài chính kế toán theo dõi và hạch toán một cách cụ thể. Kế toán tại các đội trực thuộc có nhiệm vụ lập các sổ phụ và chứng từ gốc có liên quan đến hoạt động sản xuất rồi chuyển lên phòng kế toán. Mọi hoạt động liên quan đến hạch toán kế toán đều tập trung tại phòng kế toán và đƣợc thực hiện trên máy tính theo hình thức Nhật ký chung. Các phần hành kế toán trong phòng đƣợc tổ chức theo mô hình tập trung và đƣợc phản ánh qua sơ đồ sau:
32
Sơ đồ 2.3. Bộ máy kế toán của công ty
2.3.2. Nhiệm vụ của các thành viên trong phòng kế toán
- Kế toán trƣởng: Kế toán trƣởng có nhiệm vụ điều hành và tổ chức công việc trong phòng tài chính kế toán, hƣớng dẫn hoạch toán, kiểm tra tính toán, ghi chép tình hình hoạt động của công ty trên chế độ, chính sách tài chính đã quy định.
- Phó phòng: lập báo cáo quyết toán năm, kiểm tra sổ sách, tổng hợp quỹ lƣơng, chủ trì công tác kiểm tra, ký duyệt tiền lƣơng… thay mặt kế toán trƣởng khi kế toán trƣởng váng mặt.
- Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép, mở các sổ kế toán có liên quan đến toàn bộ quá trình mua hàng về cả số lƣợng, chất lƣợng, giá cả với khách hàng và nhà cung cấp dịch vụ.
- Kế toán TSCĐ: phản ánh giá trị hiện có và tình hình tăng giảm TSCĐ của chế độ kế toán hiện hành. Tính toán và phân bổ mức khấu hao TSCĐ và CPSX trong kỳ theo mức độ hao mòn và theo quy định của chế độ kế toán. Lập kế hoạch sửa chữa và tính toàn bộ chi phí sửa chữa, tập hợp phân bổ chi phí sửa chữa vào chi phí kinh doanh.
- Kế toán vật tƣ: Ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời số lƣợng, chất lƣợng và giá thành thực tế của NVL nhập và tồn kho. Lập báo cáo nhập – xuất – tồn vật tƣ. KẾ TOÁN TRƢỞNG PHÓ PHÒNG Kế toán thanh toán Kế toán tài sản cố định Kế toán vật tƣ KT CPSX và tính giá thành Kế toán tiền mặt, TGNH Thủ quỹ KT lƣơng và khoản trích theo lƣơng
33
- Kế toán tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành: Tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm, mở sổ chi tiết theo dõi đối tƣợng. Tập hợp tính toán và phân bổ chi phí, giá thành sản phẩm hoàn thành và sản phẩm dở dang. Đối chiếu giá thực tế với giá dự toán đê kiểm tra vật tƣ của Công ty.
- Kế toán tiền mặt, TGNH và thanh toán cho nhà nƣớc: Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trƣớc khi lập phiếu thu, phiếu chi. Đối chiếu số dƣ tồn quỹ sổ sách với thực tế. Thực hiện giao dịch với ngân hàng, lập các bảng kê về thuế theo duy định của pháp luật.
- Kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng: Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về số lƣợng lao động, thời gian, kết quả lao động, tính lƣơng và trích các khoản theo lƣơng, phân bổ lƣơng theo đúng đối tƣợng sử dụng lao động. Hƣớng dẫn các đội xây dựng, các phòng ban thực hiên đầy đủ chứng từ về lƣơng. Lập các báo cáo về lƣơng phục vụ công tác quản lý.
- Thủ quỹ: Là một nhân viên độc lập kiểm tra chứng từ tiền, thực hiện thu chi tiền mặt dựa trên chứng từ liên quan, phản ánh vào sổ quỹ, chịu trách nhiệm đảm bảo quỹ tiền mặt tại công ty, đảm bảo cho quá trình luân chuyển vốn của công ty, thƣờng xuyên tiến hành kiểm kê và đối chiếu lƣợng tiền mặt hiện có với kế toán thanh toán.
2.3.3. Đối tƣợng tập hợp chi phí sản xuất
Xác định đúng đối tƣợng tính giá thành sản phẩm là công việc đầu tiên trong toàn bộ công tác tính giá thành sản phẩm. Đối tƣợng tập hợp chi phí sản xuất là phạm vi, giới hạn mà chi phí sản xuất cần phải tập hợp nhằm đáp ứng yêu cầu kiểm tra, giám sát chi phí và tính giá thành. Việc xác định chi phí sản xuất là khâu đầu tiên cần thiết kế toán tập hợp chi phí sản xuất. Mỗi công trình, hạng mục công trình đều đƣợc mở sổ chi tiết riêng để theo dõi và tập hợp chi phí từ khi phát sinh cho đến khi hoàn thành theo từng khoản mục.
Tổ chức hạch toán quá trình sản xuất bao gồm hai giai đoạn kế tiếp nhau và có quan hệ mật thiết với nhau. Đó là 2 giai đoạn hạch toán chi tiết chi phí sản xuất phát sinh cho từng sản phẩm, nhóm sản phẩm… và giai đoạn tính giá thành sản phẩm, chi tiết sản phẩm, sản phẩm theo đơn đặt hàng đã hoàn thành… theo đơn vị tính giá thành quy định. Việc phân chia này xuất phát từ yêu cầu quản lý, kiểm tra và phân tích chi phí, yêu cầu hạch toán kinh doanh nội bộ và yêu cầu tính giá thành theo đơn vị tính giá của công ty.
34
Để xác định đối tƣợng kế toán chi phí sản xuất, trƣớc hết phải căn cứ vào đặc điểm và công dụng chi phí trong sản xuất. Ở doanh nghiệp xây lắp, tùy theo cơ cấu tổ chức sản xuất, yêu cầu và trình độ quản lý sản xuất kinh doanh mà đối tƣợng hạch toán chi phí có thể là hạng mục công trình, các giai đoạn công việc của hạng mục công trình hoặc nhóm các hạng mục công trình… từ đó xác định phƣơng pháp hạch toán chi phí sản xuất.
Có thể khái quát việc tập hợp chi phí qua các bƣớc sau:
- Bƣớc 1: Tập hợp chi phí cơ bản có liên quan trực tiếp cho từng đối tƣợng sử dụng.
- Bƣớc 2: Tính toán và phân bổ lao vụ của các ngành SX – KD phụ cho từng đối tƣợng sử dụng trên cơ sở số lƣợng lao vụ phục vụ và giá thành đơn vị lao vụ.
- Bƣớc 3: Tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất chung cho đối tƣợng liên quan.
- Bƣớc 4: Xác định chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ, thính giá thành của sản phẩm hoàn thành.
Việc tập hợp chi phí theo các bƣớc trên giúp cho đơn vị kế toán có thể giảm tải đƣợc khối lƣợng công việc, tránh tình trạng chồng chéo trong khi hoạch toán, tiết kiệm đƣợc các chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất, tính giá thành sản phẩm theo kế hoạch và nhiệm vụ đã đề ra. Xác định rõ mối quan hệ và đối tƣợng tính giá thành sản phẩm là vấn đề có ý nghĩa lớn, mang tính định hƣớng cho tổ chức hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Đồng thời thể hiện đƣợc mục đích và phạm vi tiến hành hai giai đoạn của công tác kế toán nêu trên.
Quy trình hạch toán kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm cũng rất quan trọng đối với công ty. Việc thực hiện theo đúng quy trình giúp cho bộ máy kế toán hoạt động hiệu quả, hạn chế sai sót trong quá trình hạch toán. Các số liệu, chứng từ đƣợc tập hợp vào sổ kế toán riêng và phân bổ hợp lý tạo mối liên hệ chặt chẽ trong đơn vị.
35
Trình tự ghi sổ kế toán hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm đƣợc khái quát theo sơ đồ sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sơ đồ 2.4. Quy trình hoạch toán tại công ty
2.3.4. Hạch toán tại công ty cổ phần xây dựng, thƣơng mại dịch vụ và du lịch Thành Công lịch Thành Công
- Công ty áp dụng hình thức kế toán “ nhật ký chung”
- Niên độ kế toán tại công ty bắt đầu từ ngày: 01/01/N kết thúc ngày 31/12/N. Công ty thực hiện báo cáo quyết toán vào cuối mỗi quý theo quy định của bộ tài chính.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép: VNĐ.
- Phƣơng pháp kế toán hàng tồn kho: theo phƣơng pháp kê khai thƣơng xuyên.
- Phƣơng pháp tính thuế: Tính và nộp thuế theo phƣơng pháp khấu trừ.
2.3.5. Các văn bản pháp lý sử dụng trong công ty
Công ty thực hiện đúng theo các thông tƣ, quyết định, văn bản pháp luật do nhà nƣớc ban hành
HĐ mua hàng, bảng kê mua hàng, bảng phân bổ NVL, CCDC, bảng phân
bổ lƣơng, bảng khấu hao ...
Chứng từ ghi số
Nhật ký chung
Sổ cái TK 621, 622, 627
Bảng cân đối phát sinh
Sổ kế toán chi tiết TK 621, 622, 627, 154
Bảng tổng hợp chi tiết
36
- Quyết định 15/2006/QH-BTC: của bộ tài chính ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp.
- Luật số 13/2008/QH12 của quốc hội: Luật thuế giá trị gia tăng. - Luật số 31/2013/QH13 của quốc hội: Sửa đổi bổ sung một số điều
của luật thuế giá trị gia tăng.
- Luật số 14/2008/QH12 của quốc hội: Luật thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Luật số 32/2013/QH13 của quốc hội: Sửa đổi, bổ sung một số điều của luật thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Thông tƣ 45/2013/TT-BTC: Hƣớng dẫn chế độ quản lý,sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định.
2.4. Thực trạng công tác kế toán chi phí sản xuất tại công ty
Do đặc điểm của sản phẩm xây lắp là quá trình thi công thƣờng xuyên diễn ra ở những địa điểm cách xa đơn vị trong khi khối lƣợng vật tƣ thiết bị lại rất lớn nên rất dễ xẩy ra hao hụt mất mát. Vì vậy, công ty tổ chức hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo phƣơng pháp khoán gọn công trình, hạng mục công trình cho các đội thi công. Công ty giao khoán cho các đội xây lắp quản lý các chi phí vật liệu, nhân công, máy thi công, chi phí sản xuất chung tại các đơn vị xây lắp ( gồm toàn bộ các chi phí sản xuất để làm ra sản phẩm) căn cứ vào dự toán khoán quản lý chi phí đƣợc duyệt. Các đội xây dựng nhận khoán sẽ tổ chức cung ứng vật tƣ, tổ chức lao động. Khi công trình hoàn thành sẽ nhiệm thu bàn giao và đƣợc thanh toán toàn bộ theo quyết toán và phải nộp một khoản 6% doanh thu cho công ty.
Các công trình trƣớc khi thi công đều đƣợc lập dự toán thiết kế, dự toán thi công và đƣợc phân tích theo từng khoản mục chi phí. Định kỳ so sánh kiểm tra chi phí sản xuất xây lắp thực tế pháp sinh so với dự toán. Công ty có thể chủ động điều chỉnh đơn giá từng phần việc phù hợp với điều kiện từng công trình nhằm đảm bào hoàn thành bàn giao công trình đúng tiến độ, chất lƣợng.
Mỗi công trình, hạng mục công trình đều đƣợc mở sổ chi tiết riêng để theo dõi và tập hợp chi phí từ khi phát sinh chi phí đến khi hoàn thành từng khoản mục:
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí nhân công trực tiếp (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
37
Chi phí sản xuất chung
Hàng tháng kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán phát sinh nhập dữ liệu vào máy theo từng mã số của công trình để theo dõi chi phí sản xuất riêng của từng công trình.
2.4.1. Kế toán nguyên vật liệu trực tiếp
Là một công ty lớn, thi công xây lắp nhiều công trình, hạng mục công trình khác nhau nhƣ xây dựng cầu đƣờng, xây dựng dân dụng, xây dựng công nghiệp… nên công ty sử dụng nguyên vật liêu với khối lƣợng lớn, đa dạng về chủng loại với nhiều tính năng công dụng khác nhau. Chi phí NVL trực tiếp dùng cho sản xuất của công ty chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất ( chiếm 60 – 70%). Bởi vậy việc quản lý NVL tiết kiệm hay lãng phí có ảnh hƣởng không nhỏ tới sự biến động của giá thành công trình xây lắp cũng nhƣ toàn bộ kết quả sản xuất kinh doanh của công ty. Chi phí NVL trực tiếp của công ty gồm các loại sau:
- Chi phí NVL chính: sắt thép, xi măng, cát sỏi … - Chi phí NVL phụ: Sơn, đinh, ván khuôn …
- Chi phí nhiên liệu: Xăng, dầu diezel, mỡ tra máy…
Giá trị vật liệu bao gồm cả chi phí mua, chi phí vận chuyển bốc dỡ tới tân công trình hoặc kho, hao hụt định mức.
Nguồn nguyên vật liệu: Công ty chủ yếu sử dụng nguồn nguyên liệu trong nƣớc bao gồm: Thép xây dựng, xi măng PCB300 & 400, cát đá, phụ gia… Ngoài ra công ty cũng có sử dụng một lƣợng nhỏ nguồn nguyên liệu nhập khẩu.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thƣờng đƣợc tính trực tiếp cho từng công trình, hạng mục công trình. Nếu chi phí nguyên vật liệu trực tiếp có liên quan đến nhiều công trình mà không tập hợp riêng đƣợc thì có thể tập hợp chung sau đó phân bổ cho các công trình liêu quan.
Nhân viên thu mua vật tƣ tiến hành mua vật tƣ và vận chuyển về kho. Công ty giao trách nhiệm cho đội trƣởng đội thi công tự quản lý và sử dụng vật tƣ theo kế hoạch trong dự toán. Giám sát công trình sẽ theo dõi định mức tiêu hao NVL.
Nguyên vật liệu về đến kho sẽ đƣợc kiểm tra về số lƣợng, chất lƣợng, chủng loại … trƣớc khi nhập kho. Căn cứ vào hóa đơn GTGT, hóa đơn kiểm
38
phiếu xuất kho của bên bán, biên bản kiểm nghiệm vật tƣ, thủ kho tiến hành lập phiếu nhập kho. Kế toán mở thẻ chi tiết tƣơng ứng với từng thẻ kho, phản ánh cả số lƣợng và giá trị. Cơ sở để ghi thẻ chi tiết là các phiếu nhập, phiếu xuất và các chứng từ khác.
Trƣờng hợp nguyên vật liệu mua ngoài không qua kho: nhằm đảm bảo sử dụng vật liệu tiết kiệm, tránh ứ đọng vốn trong thi công nên vật liệu chỉ đƣợc sử dụng khi có nhu cầu, vật liệu mua đƣợc chuyển tới công trình để sử dụng mà không phải nhập kho. Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp đƣợc xác định dựa trên hóa đơn giá trị gia tăng và các chi phí thu mua phát sinh. Định kỳ, căn cứ vào số chứng từ do các đội sản xuất đƣa lên kế toán công ty tiến hành phân loại và lên chứng từ ghi sổ của từng nghiệp vụ mua nguyên vật liệu.
Công ty áp dụng phƣơng pháp giá thực tế đích danh để tính giá vật liệu xuất kho. Căn cứ vào kế hoạch thi công và định mức sử dụng nguyên vật liệu, các tổ, đội xây dựng lập Giấy đề nghị cung cấp thiết bị vật tƣ và trình lên