(1) Nhận Pre- Alert từ đại lý nước ngoài bao gồm: MB/L, HB/L bằng mail hoặc fax
(2) Lập hồ sơ, kiểm tra ngày tàu về, gửi Manifest ( bằng fax) cho hãng tàu đối với hàng FCL và Co-loader đối với hàng LCL, yêu cầu bên nhận
ĐẠI LÝ KHÁCH HAØNG BỘ PHẬN CHỨNG TỪ HÃNG TAØU (1) (3) (4) (2) (5)
xác nhận lại về việc đã nhận chứng từ này, ghi lại tên người nhận để tránh việc đổ trách nhiệm khi có sai sót xảy ra, khơng để trường hợp chậm Manifest xảy ra, gây nhiều rắc rối và mất nhiều chi phí.
(3) Gửi thơng báo hàng đến (Arrival Notice) bằng fax và gọi điện xác nhận lại việc nhận thơng báo đó cho khách hàng trước ngày tàu vào 1 ngày hoặc chậm nhất là ngày tàu vào.
(4) Nhận lệnh giao hàng ( Delivery Oder) ở hãng tàu. Khi nhận lệnh phải mang theo giấy giới thiệu, trong trường hợp có giao hàng bằng vận đơn gốc thì phải trình vận đơn gốc cho hãng tàu ( vận đơn gốc nhận được từ đại lý nước ngoài gửi qua chuyển phát nhanh)
Đóng phí D/O, vệ sinh cont cho hãng tàu đối với hàng FCL. Thường phí D/O là 300.000 VNĐ/ vận đơn và vệ sinh cont là 40.000 VNĐ đối với cont 20’ và 80.000 VNĐ đối với cont 40’.
Trong trường hợp là hàng LCL thì phải trả phí CFS cho Co-loader, phí này thường là 40 USD/CBM
(5) Chuẩn bị D/O giao cho khách hàng gồm lệnh của hãng tàu ( D/O), lệnh của Co-loader 4 lệnh của cơng ty Sagawa Express.
Yêu cầu khách hàng xuất trình vận đơn gốc ( Original B/L) và giấy giới thiệu khi nhận hàng nếu giao hàng bằng điện hay Surrendered B/L thì khơng cần vận đơn gốc. Nhưng trong trường hợp giao hàng theo lệnh của ngân hàng CNEEthì phải có vận đơn ký hậu
Yêu cầu khách hàng ký nhận lên lệnh giao hàng của cơng ty và lưu lại tờ lệnh đó để làm bằng chứng giao hàng ( P.O.D_ Proof of Delivery) Gửi P.O.D cho đại lý nước ngoài đối với hàng chỉ định để đại lý đó biết được rằng lơ hàng đó đã được giao.
Thu phí D/O 15,5 USD/ vận đơn cho hàng LCL và 18,5 USD cho hàng FCL, CFS và vệ sinh cont nếu có.
Chú ý: thời hạn được miễn lưu cont là 5 ngày, tính luơn ngày tàu đến, sau 5 ngày thì khách hàng phải trả tiền phí lưu cont. Phí này khơng nhất định, phụ thuộc vào từng hãng tàu. Thời hạn được miễn lưu kho là 7 ngày tính từ ngày hàng được rút vào kho và phí này cũng khơng nhất định, tuỳ thuộc vào từng kho ở mỗi cảng.
Hoàn thiện Check List ( Bảng liệt kê chi phí của từng lơ hàng) Sau khi hồ sơ hoàn tất, chuyển cho bộ hận kế toán nhập chi phí.
3.2 ĐÁNH GIÁ CHUNG THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN TẠI CƠNG TY TNHH SAGAWA EXPRESS VN
3.2.1 Điểm mạnh
Với địa thế nằm gần cảng biển và thuộc sở hữu riêng. Chính vì vậy, cơng ty khơng phải tốn chi phí thuê mặt bằng và chi phí đi lại.
Cơng ty cĩ các đại lý của mình ở các nước như: Indonesia. Singapore, Trung quốc, Hàn quốc, Philipine, Mỹ…Và đặc biệt cơng ty mẹ nằm ở Nhật, tạo cho cơng ty thực hiện việc giao nhận trở nên dễ dàng hơn. Thu hút được nhiều khách hàng Nhật nĩi riêng và các nước nĩi chung.
Cơng ty đã và đang có một khối lượng khách hàng trung thành khá lớn và khơng ngừng tìm kiếm nhiều khách hàng tiềm năng khác
Việc thực hiện các dịch vụ cung cấp cho khách hàng diễn ra rất nhanh và chuyên nghiệp. Bên cạnh đó, cơng ty cũng khơng ngưøng nâng cao khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác, luơn giữ được mối quan hệ tốt với khách hàng qua việc cung cấp các dịch vụ ngày càng đa dạng và tốt hơn.
Thường xuyên đào tạo trình độ của các cán bộ nhân viên trong cơng ty, tạo ra một khơng khí làm việc thoải mái, giúp cho các nhân viên ngày càng gắn kết hơn và gắn bó
cũng như cống hiến sức mình vì mục tiêu chung của cơng ty hay chất lượng cơng việc được giao.
3.2.2 Tồn tại
Vì bị phụ thuộc vào các hãng vận tải nên cơng ty chưa thể chủ động được trong việc cung cấp các dịch vụ logistics cho khách hàng.
Phần lớn các đơn hàng của cơng ty là hàng xuất khẩu và là hàng chuyên chở bằng Container chủ yếu là bằng đường biển. Hàng nhập khẩu tuy có nhưng chưa nhiều.
3.2.3 Cơ hội
Với tốc độ toàn cầu hóa ngày càng diễn ra mạnh mẽ, là cơ hội giúp doanh nghiệp có thể “ vươn mình” mở rộng quy mơ kinh doanh khơng chỉ dừng lại ở phại vi trong nước mà cịn trên nhiều nước khác trên thế giới.
Có thể thấy rằng, hoạt động xuất nhập khẩu của Việt Nam đang diễn ra rất mạnh mẽ. Điều này cho thấy được tiềm năng to lớn cũng như sự cần thiết phải có các dịch vụ logistics và một lượng khách hàng tiềm năng vơ cùng lớn.
Sự phát triểm mạnh mẽ của cơng nghệ thơng tin giúp cho quá trình hội nhập toàn cầu hóa của doanh nghiệp được diễn ra một cách nhanh chóng hơn, làm tăng tốc độ cung cấp các dịch vụ cho khách hàng ngày một nhanh chóng và tiện lợi hơn.
3.2.4 Đe dọa
Trước đây, khi mà dịch vụ logistics đang cịn khá mới mẻ và chưa có nhiều doanh nghiệp đầu tư làm ăn vào lĩnh vực này. Nhưng giờ đây thì khối lượng các doanh nghiệp này đang ngày càng gia tăng. Chính vì thế, cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trên thương trường đang ngày một gay gắt hơn và lợi nhuận khơng cịn được cao như trước. Điều này địi hỏi cơng ty phải khơng ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ của mình ngày càng tốt hơn và luơn giữ được uy tín của mình đối với các khách hàng trong và ngoài nước.
Sự phát triển của toàn cầu hóa bên cạnh việc tạo nhiều cơ hội cho doanh nghiệp mở rộng quy mơ kinh doanh thì cũng đồng nghĩa với việc các doanh nghiệp nước ngoài
cũng sẽ có cơ hội nhảy vào lĩnh vực này. Do đó, việc mất thị phần trong tương lai là điều dễ dàng xảy ra nếu doanh nghiệp khơng ngừng phấn đấu vươn lên và nâng cao chất lượng dịch vụ của mình.
CHƯƠNG 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN HOẠT ĐỘNG DỊCH VU GIAO NHẬN HÀNG XUẤT NHẬP KHẨU CHO KHÁCH HÀNG CỦA CƠNG TY TNHH SAGAWA EXPRESS VN
4.1 Mục tiêu phát triển hoạt động dịch vụ giao nhận của cơng ty 4.1.1 Doanh thu
Tốc độ tăng tương đối của doanh thu đã cĩ dấu hiệu giảm, vì vậy mục tiêu của cơng ty là khơng để tiếp tục giảm, và qua các năm tới tốc độ tăng sẽ tăng lên.
4.1.2 Lợi nhuận
Tiếp tục gia tăng lợi nhuận, giảm bớt chi phí cĩ thể giảm.
4.1.3 Thị trường
Luơn giữ vững thị phần hiện cĩ đồng thời tăng thị phần ở Việt nam nĩi riêng và nước ngồi nĩi chung
Khơng ngừng cập nhật thơng tin về những biến động thị trường của tất cả các ngành liên quan vì các ngành khác bổ sung, hỗ trợ cho sự phát triển của logistics.
4.2 Một số giải pháp nhằm hồn thiện hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu cho khách hàng
4.2.1 Giải pháp 1: Củng cố mối quan hệ với khách hàng cũ và tìm kiếm
Đới với khách hàng cũ:
+ Do họ là những khách hàng truyền thớng của cơng ty nên luơn phải hoàn thành cơng việc mợt cách có hiệu quả. Để làm được diều này thì tất cả các khâu phải làm đúng ngay từ đầu.
+ Sau mợt năm, cơng ty nên nghiên cứu thái đợ của khách hàng cũ: làm mợt bản phỏng vấn khách hàng bằng cách gửi bản đó qua email hoặc fax cho họ. Thơng báo cho họ về mục đích nghiên cứu là nhằm hoàn thiện hơn nữa dịch vụ của mình, dùng mới quan hệ sẵn có với họ từ trước tới nay thuyết phục họ trả lời mợt cách nghiêm túc để cơng ty hoàn thiện lại mình, nên làm cho họ hiểu việc làm này có lợi ích cho cả 2 bên và tránh bị họ hiểu lầm về việc nghiên cứu của mình bằng cách: tránh những câu hỏi đi sâu vào việc kinh doanh của cơng ty, chỉ hỏi những phần liên quan tới cơng việc giao nhân.
Mợt khi hoàn thành tớt quá trình nghiên cứu làm cho họ thấy được sự quan tâm , từ đó tạo được thiện cảm tớt của họ về cơng ty của mình. Đặc biệt cơng ty sẽ đưa ra mợt chiến lược mới khả quan nhờ vào mợt dữ liệu này mà các đới thủ cạnh tranh khó lịng mà có được.
Đới với việc tìm kiếm khách hàng mới:
+ Cơng ty nên đởi mới cơng việc quảng cáo sao cho khơng giớng các năm nhằm thu hút các khách hàng tiềm năng:
Tạo mẫu quảng cáo trên mợt vài trang web phở biến nhất hay trên tạp chí kinh tế, hàng hải…
+ Nhanh chóng thu thập thơng tin về các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, doanh nghiệp nào đang cần chuyển giao cơng tác giao nhận hàng xuất nhập khẩu hoặc cần thuê ngoài để làm dịch vụ giao nhận hàng. Từ đó cơng ty sẽ đưa ra mợt chính sách marketing phù hợp, đúng đới tượng, có thể marketing mợt cách trực tiếp. + Đưa ra những chiết khấu cho khách hàng cũ nếu giới thiệu thêm khách hàng mới cho cơng ty.
Hồn thiện cơng tác chuẩn bị chứng từ
+ Mợt sớ điểm về trị giá, khới lượng, điều kiện thanh toán , tên cảng đi, tên cảng đến , trong C/O, invoice, packing list, hợp đờng.. phải luơn khớp nhau để đảm bảo việc giao hàng khơng chậm trễ.
+ Luơn chuẩn bị đầy đủ chứng từ khi đi khai báo hải quan, tránh tình trạng để gần tới ngày xuất lơ hàng cũ thì mới chuẩn bị làm các chứng từ vì có thể do cơng việc quá gấp rút, phải giải quyết nhiều lơ hàng mới sẽ gây ra làm khơng kịp hoặc nhập dữ liệu sai xót. Từ đó giảm chất lượng trong khi làm, gây ra nhiều hậu quả cho cơng ty như là: rớt cơng, giảm uy tín, khách hàng thiếu lịng tin…Vì vậy, nhân viên chứng từ nên giải quyết các cơng việc mợt cách nhanh chóng, việc hơm nay phải làm cho xong tránh để lại ngày mai làm. Có được như vậy cơng việc sẽ khơng bị chờng chất.
+ Luơn theo dõi, cập nhật các thơng tin , những thay đởi liên quan tới dịch vụ giao nhận hàng hóa của các cơ quan chức năng có thẩm quyền (những chứng từ cần thiết phải bở sung hoặc có mợt sớ chứng từ khơng cịn cần thiết nữa) để có sự thay đởi cho phù hợp.
+ Đưa ra những mức khen thưởng đới với nhân viên sáng tạo và xử phạt nghiêm khắc đới với những người thiếu trách nhiệm.
Hồn thiện cơng tác làm thủ tục hải quan
+ Trong khâu tính thuế, nhân viên cơng ty cần lưu ý tới mợt sớ điểm sau :
Biểu thuế hàng hóa xuất nhập khẩu thường xuyên thay đổi qua các năm, vì vậy nhân viên cần cập nhật thường xuyên để tính thuế chính xác.
+ Biểu thuế danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu của Việt Nam kém chi tiết mà đới tượng hàng hóa giao nhận của cơng ty lại rất đa dạng, có những hàng có tính tở hợp cao, nhiều chi tiết , do vậy cơng ty cũng cần chú ý theo dõi biểu thuế riêng của hải quan đới với mợt sớ mặt hàng khơng có mã thuế trong danh mục thuế của nhà nước.
+ Cơng ty cũng nên chọn ra những nhân viên đi khai báo hải quan cĩ khả năng giao tiếp tốt, cĩ mối quan hệ rộng và đặc biệt phải nắm vững nghiệp vụ hải quan. Điều đĩ giúp quá trình khai báo được diễn ra nhanh hơn, tránh được việc giao nhận ngoài giờ hành chính với cơ quan hải quan.
+ Nhanh chóng liên lạc với cán bợ kiểm hóa sao cho hàng có thể lên tàu đúng tiến đợ hay giải phóng hàng đúng thời điểm.
Hồn thiện cơng tác nhận và kiểm tra hàng
+ Cơng ty phải chú ý trong khâu này, hàng hóa phải đúng với chứng từ, tránh tình trạng chủ quan trong khâu kiểm tra để dẫn đến những tranh chấp về sau.
+ Nhân viên nhận hàng cần chú ý đến thời gian, địa điểm để nhận hàng bởi chỉ cần mợt sự chậm trễ nhất thời cũng có thể làm trì trệ quá trình giao nhận hàng. Hàng có thể được nhận tại kho của doanh nghiệp ủy thác (đới với hàng xuất khẩu) hoặc kho của cảng ( đới với hàng nhập khẩu). Khi đó người tiến hành giao hàng cịn phải là người thơng thuợc đường lới, địa điểm và tính toán sao cho thời điểm chính xác nhất.
Đối với lơ hàng nhập, sau khi nhận được bộ chứng từ từ phía khách hang gửi tới, nhân viên giao nhận nên gọi điện ngay cho hãng tàu để khẳng định hỏi lại tàu về ngày nào, cập bến ở cảng nào…Cơng việc này địi hỏi nhân viên phải ghi nhớ thật chính xác, tránh nghe nhầm vì nĩ gây ra thiệt hại cho cơng ty ( tiền phạt, tiền lưu bãi, giảm độ tin cậy của khách hàng …).
+ Khi nhận hàng phải kiểm tra hàng hóa cho thật chính xác
Tên hàng: tên hàng phải phù hợp với hợp đờng, nhân viên cán bợ phải kiểm tra kỹ trong packing list bởi có mợt sớ hợp đờng, hàng hóa thường có nhiều loại vì vậy sẽ có mợt danh mục hàng hóa dài vầ rất dễ bị nhầm lẫn.
Sớ lượng: nhân viên giao nhận phải đếm thật kỹ sớ lượng hàng nhận, kiểm tra xem có khớp với lượng hàng hóa phải nhận trong hợp đờng giao nhận hay khơng.
Chất lượng hàng được giao đúng qui cách phẩm chất theo hợp đờng hoặc theo mẫu. Bao bì : đới với hàng xuất cần kiểm tra xem bao bì đã đủ qui cách hay chưa. Đới với hàng nhập tình trạng của bao bì sẽ nói lên tình trạng của hàng hóa bên trong do vậy nếu bao bì bị rách, khơng nguyên vẹn thì cơng ty phải bỏ hàng ra kiểm tra.
Ký mã hiệu : Ví dụ như ký mã hiệu hàng dễ vỡ đới với hàng gớm sứ, tránh ẩm ướt đới với mặt hàng có tính hút ẩm. Nhân viên giao nhận cần kiểm tra mã hiệu đã đầy đủ chưa ? Có cần bở sung thêm khơng ?
Trọng lượng , khới lượng hàng hóa : cần cân đo kiểm tra đới với mợt sớ mẫu tiêu biểu. Ví dụ như cần cân kiểm tra mợt lượng hàng nhất định để xem hàng có đủ trọng lượng hay khơng.
+ Trong quá trình chờ xếp hàng lên phương tiện hoặc trong lúc trước khi hàng được gom vào container thì khâu kiểm tra hàng hóa trước khi lưu kho thì nhân viên giao nhận cần chú ý để bảo quản hàng hĩa tốt hơn, đồng thời cũng cần có những am hiểu nhất định về hàng hóa, đặc biệt là đới với hàng hóa có tính dễ hỏng, dễ tác đợng của mơi trường bên ngoài (khả năng hút ẩm , dễ bị ơxi hóa)
+ Trong quá trình bao gói nhân viên giao nhận cũng cần phải có sự giám sát chặt chẽ để tránh đở vỡ, hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Để hoàn thành tớt khâu này địi hỏi người giao nhận phải hiểu biết về kỹ thuật đóng gói sao cho phù hợp với đặc tính của hàng hóa.
+ Sau khi kiểm tra thơng thường hàng hóa cần phải gia cớ thêm bởi khi kiểm tra hàng, kiểm hóa viên thường mở kiện hàng ra xem do vậy làm cho bao bì hàng bị kém chắc chắn, nếu khơng hoặc gia cớ khơng tớt, bao bì sẽ khơng thực hiện được chức năng là bảo vệ hàng hóa.
Hồn thiện cơng tác bớc xếp
+ Hàng hóa khi bớc xếp lên phương tiện vận chuyển phải tiến hành sao cho nhẹ nhàng, nhanh chóng, đúng tiến đợ, chú ý khơng để hỏng , méo hàng hóa hay trầy xước bao bì. + Khi mượn container nhân viên giao nhận cần có kiến thức nhất định về hàng hóa để có thể lựa chọn container và điều kiện bảo quản cho phù hợp. Ví dụ đối với hàng thực phẩm tươi sống, cơng ty nên lựa chọn container cĩ thiết bị làm lạnh tốt, bên trong container phải được vệ sinh sạch sẽ, để giữ thực phẩm khơng hư hại.
+ Khi xếp hàng vào container, nhân viên xếp hàng cần phải có kiến thức về xếp hàng, phải có sự am hiểu về hàng hóa cũng như về container để có thể tận dụng tới đa sức chứa của container và giảm chi phí thuê container đến mức thấp nhất mà vẫn đảm bảo về hàng hóa.
+ Khi vận chuyển hàng hóa phải chú ý sao cho có thể kịp tiến đợ đưa hàng đến cảng