- Do là đơn vị kinh doanh với tập đồn giao nhận vận chuyển lớn hàng đầu của Nhật Bản, Sagawa Express VietNam được thừa kế nhiều kinh nghiệm quốc tế, được ưu đãi nhiều thuận lợi trong việc cĩ các khách hàng Nhật thường xuyên.
Cơng ty cĩ hoạt động kinh doanh kho ngoại quan, kho CFS và kho thường. điều này cĩ thể đáp ứng mọi nhu cầu về lưu kho khi cần thiết của khách hàng khi cần, giảm lưu kho ở cảng, dành thế chủ động trong việc hoạt động.
Cơng ty có mơi quan hệ rất tớt với hải quan và cảng biển nên thường được ưu tiên cung cấp những hệ thớng thầu phụ với chi phí ưu đãi.
Cơng ty cung cấp dịch vụ vận tải đa phương thức , dịch vụ vận chuyển từ cửa tới cửa.. đáp ứng yêu cầu của hầu hết các khách hàng do vậy ngày càng nhiều khách hàng chủ đợng đến với cơng ty, ngoài ra cơng ty cịn sở hữu mợt đợi ngũ cán bợ nhân viên giỏi nghiệp vụ, năng đợng, nhiệt tình với tỉ lệ tớt nghiệp đại học cao.
Khơng những thế cơng ty cịn có thế mạnh trong dịch vụ khai thuê hải quan cho hàng hóa xuất nhập khẩu do có quan hệ tớt với hải quan nên rất thuận lợi cho quá trình làm thủ tục hải quan.
Cơng ty Sagawa Express Vietnam cĩ mạng lưới chi nhánh đại diện phủ khắp các vùng đầu tư trọng điểm trên cả nước như Hà Nội, Đà Nẵng… do đĩ gĩp phần làm tăng nguồn hàng từ các khách hàng tại các khu vực miền Trung và miền Bắc.
2.6. Phương hướng kinh doanh trong thời gian tới của Cơng ty
•Nâng cao hiệu quả kinh doanh về mọi mặt của cơng ty về mọi mặt của cơng ty, tiếp tục giữ vững uy tín của cơng ty, tạo mối quan hệ làm ăn lâu dài, vững chắc hơn
đối với khách hàng cũ. Bên cạnh đĩ, ra sức tìm kiếm những khách hàng mới, cĩ lượng hàng hĩa lưu chuyển thường xuyên.
•Khơng ngừing nâng cao khả năng cạnh tranh với càc doanh nghiệp kinh doanh cùng lĩnh vực, nắm vững thơng tin thị trường và luơn cập nhật những kiến thức mới.
•Tổ chức các khĩa học ngắn hạn cho nhân viên để khơng ngừng nâng cao hồn thiện hơn nữa trình độ, nghiệp vụ, kỹ năng chuyên mơn.
•Tiếp tục duy trì khách hàng truyền thống, đồng thời khơng ngừng mở rộng giao dịch để tìm khách hàng cĩ nhu cầu về giao nhận, vận tải, kho bãi.
•Khai thác tối đa tuyến vận chuyển Bắc- Nam.
•Trang bị thêm thiết bị vận tải và chuyên dùng.
•Phối hợp chặt chẽ các phịng nghiệp vụ nhằm giảm chi phí và tăng hiệu quả.
•Nghiên cứu để mở rộng quy mơ
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG, ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH KINH DOANH DỊCH VU GIAO NHẬN HÀNG XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CƠNG TY TNHH SAGAWA EXPRESS VN
3.1 PHÂN TÍCH QUY TRÌNH TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG DỊCH VU GIAO NHẬN TẠI CƠNG TY TNHH SAGAWA EXPRESS VN
3.1.1 Quy trình dịch vụ giao nhận hàng xuất khẩu tại cơng ty TNHH SAGAWA EXPRESS VN
3.1.1.1 Tìm kiếm, đàm phán với khách hàng và kí kết hợp đồng
(1) Bộ phận Sales của cơng ty sẽ liên hệ với bộ phận Booking của Hãng tàu để xin lịch tàu (qua Email hoặc điện thoại). Có thể từ một hoặc nhiều hãng tàu cùng một lúc.
(2) Hãng tàu sẽ gửi lịch tàu theo yêu cầu qua Fax hoặc Email
(3) Bộ phận Sales sẽ tiến hành tìm kiếm khách hàng, giới thiệu về các dịch vụ của mình, giới thiệu về đặc điểm của các Cảng ở Việt Nam cũng như trên thế giới, cũng như báo giá theo từng tuyến đường với khách hàng. Đồng thời bộ phận Sales cũng sẽ đưa ra những lời khuyên đối với khách hàng để từ đó khách hàng có thể chọn được hãng tàu tốt nhất với mức giá thích hợp cho doanh nghiệp của mình.
(4) Dựa vào những dịch vụ mà cơng ty đưa ra thì khách hàng sẽ mua dịch vụ ở mức khác nhau. Hai bên sẽ tiến hành trả giá để đi đến được mức
HÃNG TAØU SAGAWA EXPRESS KHÁCH HAØNG
(1)
(2) (3)
giá thống nhất. Khi đã đồng ý với mức giá mà nhà dịch vụ đưa ra, hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng dịch vụ.
3.1.1.2 Thực hiện hợp đồng
Quy trình tiếp nhận Booking:
(1) Bộ phận dịch vụ khách hàng nhận Booking từ khách hàng ( Nhà xuất khẩu). Có thể qua Email hoặc điện thoại. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
(2) Dựa trên những yêu cầu của khách hàng mình đưa ra, bộ phận dịch vụ khách hàng sẽ tiến hành liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ ( Booking Space)
(3) Khi đã có chỗ, bộ phận dịch vụ khách hàng sẽ tiến hành xin giá từ hãng tàu (7) (8) ) 0 0 HÃNG TAØU KHÁCH HAØNG (NHAØ XUẤT KHẨU) (1) (2) (3) DỊCH VỤ KHÁCH HAØNG PHỊNG KINH DOANH (4) (6) (5) PHỊNG KẾ TỐN (9)
(4) Bộ phận dịch vụ khách hàng thơng báo giá từ hãng tàu cho bộ phận Sales
(5) Bộ phận Sales và nhà xuất khẩu sẽ tiến hành thoả thuận giá cả cho đến khi cả hai bên đều cảm thấy mức giá đó là thích hợp nhất cho doanh nghiệp mình
(6) Khi đã được sự đồng ý từ khách hàng, bộ phận Sales sẽ thơng báo cho bộ phận dịch vụ khách hàng để xác nhận lại Booking với hãng tàu
(7) Bộ phận dịch vụ khách hàng tiến hành xác nhận lại Booking với hãng tàu và xin thêm một số yêu cầu nếu có thể như:thêm thời gian miễn phạt xếp dỡ ( Free Demurrage), đối với trường hợp bắt buộc thể hiện giá trên vận đơn hãng tàu ( Master B/L) thì xin thể hiện theo giá giữa cơng ty và nhà xuất khẩu đã thỏa thuận hoặc xin thêm thời hạn chót cho việc đóng hàng (Closing Time)… Khi đã thỏa thuận xong, hãng tàu sẽ gửi “ Lệnh cấp Container rỗng” hoặc “ Booking Note” hoặc “ Booking Confirmation”
(8) Bộ phận dịch vụ khách hàng sẽ gửi “ Lệnh cấp Container rỗng” trên cho nhà xuất khẩu bằng Email hoặc Fax. Đồng thời, tiến hành ghi sổ ( Booking List) để cĩ thể theo dõi cơng việc kinh doanh qua từng thời kỳ.
(9) Sau khi đã tiến hành ghi sổ, Bộ phận dịch vụ khách hàng chuyển các Booking trên cho bộ phận kế toán để nhập vào hệ thống máy tính nhằm thuận lợi cho việc theo dõi cơng nợ.
3.1.1.3 Quy trình giao hàng xuất khẩu Có hai cách thức giao hàng :
• Phương thức giao hàng lẻ ( LCL)
Quy trình làm chứng từ hàng xuất khẩu :
Trong khâu chứng từ, có hai trường hợp như sau:
Trường hợp 1: Khách hàng yêu cầu lấy House Bil of Lading ( tức lấy vận đơn do cơng ty Sagawa Express cấp). Có thể là Surrendered Bill of Lading hoặc Original B/L bao gồm 3 tờ vận đơn gốc và 3 tờ copy tùy thuộc vào yêu cầu của khách hàng. Trong trường này cơng ty sẽ tiến hành lấy điện giao hàng ( Telex Release) từ hãng tàu và gửi cho đại lý ở nước ngồi để nhà nhập khẩu có thể lấy được hàng.
Trường hợp 2: Khách hàng chỉ lấy B/L gốc từ hãng tàu mà khơng lấy vận đơn do cơng ty cung cấp (tức House Bill of Lading).Vận đơn này có thể là ‘’Original” hoặc “Surrendered”.
Quy trình chứng từ trong trường hợp 1:
KHÁCH HAØNG (NHAØ XUẤT KHẨU) (10) (10) HÃNG TAØU PHỊNG CHỨNG TỪ ĐẠI LÝ (9) (6) (2) (1) (3) (8) (11) PHỊNG KẾ TỐN (4) (5) (7) (10)
(1) Sau khi đã đóng hàng vào Container, nhà xuất khẩu sẽ tiến hành gửi chi tiết làm B/L ( Shipping Request) hoặc phiếu đóng gói hàng hóa ( Packing List) cho bộ phận chứng từ của cơng ty.
(2) Dựa theo chi tiết mà khách hàng gửi, bộ phận chứng từ sẽ tiến hành làm House Bill of Lading và fax hoặc gửi B/L nháp cho khách hàng để đề nghị kiểm tra và xác nhận ( check and confirm).
Trong vận đơn này, ở phần ‘Shipper” sẽ là tên và địa chỉ của nhà xuất khẩu thực sự và trong phần “Notify Party” cũng là tên và địa chỉ của nhà nhập khẩu thực sự.
(3) Khách hàng xác nhận B/L nháp và nếu có sai sót thì nhanh chóng kịp thời sửa chữa và gửi lại cho khách hàng cho đến khi khách hàng xác nhận B/L là chính xác như những gì khách hàng đã yêu cầu.
(4) Khi đã nhận được xác nhận của khách hàng, bộ phận chứng từ tiến hành in vận đơn gốc gồm 3 bản gốc có dấu ‘’Original’’ và 3 bản copy có dấu’’Copy – Non negotiable’’. Nếu là “Surrender” thì chỉ cần một bản có dấu ‘’ Surrender” là đủ. Sau đó, chuyển cho bộ phận kế toán để ra hóa đơn, thu phí B/L từ khách hàng, thơng thường là 300 ngàn VNĐ/bộ, đối với hàng đi Mỹ và Canada là 600 ngàn VNĐ/bộ.
(5) Thu phí chứng từ và giao Vận đơn ( House B/L) cho khách hàng.
(6) Gửi chi tiết làm B/L (shipping details) cho hãng tàu để hãng tàu làm Master Bill of Lading dựa trên chi tiết làm B/L cũ mà khách hàng gửi cho mình. Tuy nhiên, trong phần mơ tả về hàng hóa ( Description of Goods) chỉ cần ghi tên hàng hóa là đủ, khơng cần phải chi tiết giống House B/L như : thể hiện số L/C, ngày phát hành, quy cách đóng gói
hàng hóa… Khác với House B/L, đối với Master B/L ở phần “ Shipper” sẽ là tên và địa chỉ của cơng ty mình (sagawa) và ở phần “ Consignee” và “ Notify Party” sẽ là tên và địa chỉ của đại lý của cơng ty mình ở nước ngoài ( tức ở cảng dỡ – Port of Discharge).
(7) Hãng tàu gửi vận đơn nháp ( Draft) cho phịng chứng từ thơng qua email hoặc fax.
(8) Khi đối chiếu vận đơn hãng tàu ( Master B/L) và vận đơn do cơng ty mình phát hành ( House B/L), nếu thấy nội dung giữa hai vận đơn đã khớp với nhau và khơng cần phải sửa chữa gì thêm, phịng chứng từ sẽ liên hệ với bộ phận Booking của hãng tàu để xin tên tàu mẹ và ngày tới dự kiến đến cảng đích ( ETA), tiếp đó sẽ tiến hành làm bản thơng báo trước ( Statement of Account and Pre – Alert). Nếu cước là “Collect” thì Cơng ty Sagawa Express sẽ chi cho đại lý của mình 10 USD để nhờ đại lý này thu dùm tiền cho mình tiền cước ở đầu nước ngoài..
(9) Bộ chứng từ gồm có : Statement of Account and Pre – Alert, Master B/L, House B/L sẽ được gửi cho đại lý ở nước ngoài, nơi nhà nhập khẩu đến để tiến hành các thủ tục cần thiết cho việc lấy hàng.
(10) Trước ngày giao hàng muộn nhất là khoảng 2 ngày, phịng chứng từ sẽ nhắc nhở bộ phận kế toán ứng tiền và giao cho nhân viên giao nhận đến hãng tàu đóng tiền và lấy điện giao hàng ( Telex Release).
(11) Gửi điện giao hàng cho đại lý của mình ở nước nhập khẩu để nhà nhập khẩu có thể đến để hoàn tất thủ tục nhận hàng. Sau đó, phịng chứng từ cũng có trách nhiệm sắp xếp và lưu trữ hồ sơ theo từng tháng.
Quy trình chứng từ trong trường hợp 2: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trong trường hợp này, quy trình chứng từ sẽ đơn giản hơn nhiều vì khách hàng ( nhà xuất khẩu ) chỉ lấy vận đơn do hãng tàu phát hành ( Master B/L).
(1) Khách hàng ( nhà xuất khẩu) gửi chi tiết làm Master B/L ( Shipping Details) cho bộ phận chứng từ.
(2) Khi nhận được chi tiết làm vận đơn do khách hàng gửi, phịng chứng từ sẽ gửi ngay cho bộ phận chứng từ của hãng tàu để làm B/L cho khách hàng. Tuy nhiên, phải sửa lại số booking cho khớp với booking đã đặt với hãng tàu, cịn các nội dung khác vẫn phải để như khách hàng yêu cầu mà khơng được thay đổi như trong trường hợp trên.
(3) Bộ phận chứng từ của hãng tàu sẽ gửi lại bản nháp ( Draft) cho phịng chứng từ.
(4) Phịng chứng từ sẽ gửi lại vận đơn trên cho khách hàng của mình để kiểm tra và xác nhận ( check and confirm)
(5) Khách hàng (nhà xuất khẩu) gửi lại B/L đã được xác nhận.
(6) Nếu B/L đã được xác nhận và khơng phải chỉnh sửa gì thêm thì phịng chứng từ sẽ đề nghị ứng tiền từ phịng kế toán.
(7) Phịng chứng từ sẽ cử nhân viên giao nhận đến hãng tàu đóng tiền để lấy B/L cho khách hàng.
PHỊNG KẾ TỐN PHỊNG CHỨNG TỪ HÃNG TAØU (6) (1) (2) (3) (7) (4) (5) (8) (9) KHÁCH HAØNG ( NHAØ XUẤT KHẨU)
(8) Khi đã lấy được B/L từ hãng tàu, phịng chứng từ sẽ chuyển cho bộ phận kế toán để ra hóa đơn cho khách hàng.
(9) Bộ phận kế toán tiến hành ra hóa đơn, thu tiền phí B/L và giao B/L cho khách hàng.
Những điều cần lưu ý trong khâu làm chứng từ hàng xuất:
Khi nhận Master B/L từ hãng tàu, nhân viên chứng từ cần để ý tiền cước trên vận đơn có thể hiện hay khơng. Thơng thường thì khơng thể hiện nhưng đối với quy định của một số nước thì điều này phải bắt được được thể hiện trên vận đơn.
Ví dụ: Đối với hàng đi Brazil thì trên vận đơn buộc phải thể hiện giá cước tàu. Do đó, nhân viên chứng từ phải để ý xem giá cước đó là giá giữa cơng ty mình với hãng tàu hay giữa mình với khách hàng của mình.Và phải đảm bảo việc bí mật tuyệt đối về giá của mình với hãng tàu.
Đối với hàng đi Mexico, trước khi tàu chạy 72 giờ tại cảng bốc ( Port of loading) nhân viên phịng chứng từ phải có trách nhiệm thơng báo chi tiết về hàng hóa như: tên hàng, tên tàu, cảng bốc, cảng dỡ, số lượng, khối lượng… cho đại lý của mình tại nước này để đại lý có thể kịp thời thơng báo với chính quyền ở nước sở tại.
Cần phải có sự nhanh nhẹn và chính xác trong cơng việc nếu khơng sẽ rất dễ bị phạt tiền chỉnh sửa B/L.
Phải biết sắp xếp cơng việc theo một quy trình và thời gian hợp lý. Tránh để sai sót nhiều trong quá trình làm vận đơn cho khách hàng vì nếu khơng sẽ làm giảm tốc độ cơng việc và làm lỡ việc của khách hàng, nhất là trong trường hợp mà khách hàng đang cần gấp.
3.1.2 QUY TRÌNH DỊCH VU GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU TẠI CƠNG TY TNHH SAGAWA EXPRESS VN
Hàng chỉ định ( nominated ) là loại hàng vốn đã được khách hàng nước ngồi ký hợp đồng trực tiếp với hãng tàu và yêu cầu chủ hàng hay nhà xuất khẩu sử dụng hãng tàu đĩ. Vì vậy, nhiệm vụ chính của sales của các hãng tàu này chỉ là chăm sĩc khách hàng
Hàng freehand là loại hàng mà các nhà bán hàng ( sales ) phải làm tất cả các quy trình, tự tìm cơ hội, xác định tính khả thi, chào giá và theo đuổi.
Như vậy hàng freehand là mục tiêu chính của cơng việc sales Bước 1: Tìm kiếm khách hàng
Phương thức sale hàng nhập:
Sale từ consignee: trong trường hợp consignee mua hàng giá EXW hay FOB thì họ cĩ quyền chỉ định nhà vận chuyển. Chúng ta cần các thơng tin như sau:
o Loại hàng, tính chất hàng hố
o Lượng hàng ( Volume)
o Các yêu cầu về thời gian vận chuyển
o Các yêu cầu về đại lý handle hàng tại cảng xuất
o Đối với lơ hàng mua giá EXW thì phải biết chính xác địa chỉ của shipper để thơng báo cho đại lý ở nước ngồi và yêu cầu giá FOB charges hoặc giá vận chuyển ( trong trường hợp sử dụng giá của đại lý )
o Việc thương lượng giá với khách hàng cũng như thương lượng giá với đại lý là rất quan trọng trong việc sale vì dại lý nước ngồi luơn báo giá cao hơn giá net của họ khá nhiều nên sale phải thương lượng để giảm giá.
o Hàng nhập thường chia đơi lợi nhuận trên tiền cước với đại lý nên khi báo giá bán cho đại lý phải thơng báo cho giám đốc và được sự đồng ý của giám đốc về mức giá đĩ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
o Tập hợp tất cả các thơng tin cho bộ p hận operation để theo dõi.
Sale thẳng shipper: trong trường hợp cĩ quyền lựa chọn nhà vận chuyển
o Nếu ta biết chính xáx thơng số để liên hệ như địa chỉ mail, tel,… thì liên hệ trực tiếp với shipper để sale hàng. Ta cĩ thể dùng giá ở Việt Nam ( nếu cĩ ) hoặc cĩ thể sử dụng giá của đại lý nước ngồi để chào.
o Khi giá được thoả thuận xong thì ta chỉ định đại lý handle hàng và yêu cầu họ thu hộ tiền cước. Trong trường hợp này cũng chia lợi nhuận ( profit share ) cho đại lý nhưng phải được thoả thuận trước.
Sale gián tiếp
Khi biết khách hàng cĩ nhu cầu nhập hàng nhưng nhập giá CIF thì sale tiếp cận với khách hàng như thế nào để lấy được thơng tin của shipper, cung cấp cho đại lý nước ngồi thơng tin của shipper để đại lý sale lúc đĩ sẽ được chia