Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Quy trình nhận hàng nhập khẩu :

Yêu cầu của nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu:

Tổ chức dỡ hàng nhanh để giải phóng tàu nhằm giảm bớt tiền phạt do dỡ hàng chậm.

Nhận hàng và quyết toán với tàu đầy đủ và chính xác

Phát hiện kịp thời những tổn thất của hàng hóa và lập đầy đủ các giấy tờ hợp lệ, kịp thời gian để khiếu nại các bên có liên quan.

KÝ HỢP ĐỒNG GIAO NHẬN NHẬN HỒ SƠ TỪ KHÁCH HAØNG HOAØN CHỈNH HỒ SƠ THỦ TỤC HẢI QUAN THANH LÝ HỢP ĐỒNG

Nhận hồ sơ từ khách hàng:

Nhân viên giao nhận của cơng ty sẽ liên hệ với khách hàng để lấy bộ hồ sơ gồm những chứng từ chính sau:

Hợp đồng ngoại thương ( Sales Contract) : 1 bản sao Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) : 1 bản chính

Phiếu đóng gói ( Packing List) : 1 bản chính, 2 bản sao Vận đơn ( Bill of Lading) : 1 bản chính

Giấy chứng nhận xuất xứ ( C/O) : 1 bản chính Giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu của chủ hàng : 1 bản sao Giấy giới thiệu của doanh nghiệp hoặc giấy ủy quyền: 1 bản chính Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của chủ hàng : 1 bản sao Các loại giấy chứng nhận chất lượng, số lượng, kiểm dịch ( nếu cần)

Văn bản cho phép xuất nhập khẩu của Bộ Thương Mại, Thủ Tướng chính phủ ( nếu cần)

Một số giấy tờ khác nếu cần

Chuẩn bị hồ sơ khai báo hải quan:

Kiểm tra các chứng từ cần thiết:

Hợp đồng mua bán ngoại thương ( Sales Contract) Hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice) Phiếu đóng gói ( Packing List)

Vận đơn đường biển ( Bill of Lading)

Chú ý: Khi kiểm tra 4 loại chứng từ nêu trên, phải chú ý đối chiếu sự chính xác, phù hợp giữa hợp đồng mua bán ngoại thương với các chứng từ khác cũng như giữa các

chứng từ với nhau. Nếu có bất cứ sự sai lệch hoặc thiếu sót nào thì phải bổ sung kịp thời trước khi khai báo hải quan.

Trường hợp chủ hàng có yêu cầu được hưởng thuế suất thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt: Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa ( Certificate of Origin): 01 bản gốc và 01 bản sao. Nếu hàng hóa nhập khẩu có tổng giá trị lơ hàng FOB khơng vượt quá 200 USD thì khơng phải nộp hoặc xuất trình C/O.

Trong 5 loại chứng từ nêu trên, ngoài hợp đồng mua bán ngoại thương và B/L là bắt buộc có ngay, cịn Invoice, B/L, C/O nếu khơng có ngay bản gốc vì một lý do nào đó thì có thể làm cơng văn xin nợ ( thời hạn tối đa nợ Invoice, B/L là 30 ngày, C/O là 60 ngày).

Ở cơng ty SAGAWA EXPRESS VN, đối với các trường hợp Invoice, P/L, C/O đến chậm hoặc có những sai sót khơng thể điều chỉnh ngay được thì nhân viên giao nhận thay mặt chủ hàng làm cơng văn xin nợ và yêu cầu chủ hàng ký tên, đóng dấu rồi mới đăng ký tờ khai. Việc này giúp cho chủ hàng nhanh chóng giải phóng hàng, tránh phí lưu cont, lưu kho bãi mà vẫn hưởng được những ưu đãi thuế quan theo quy định.

Ngoài 5 loại chứng từ nêu trên, các loại chứng từ khác như: Giấy chứng nhận chất lượng, số lượng, kiểm dịch, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký mã số doanh nghiệp xuất nhập khẩu và các văn bản quản lý chuyên ngành… cũng cần kiểm tra về thời gian cấp, thời gian hiệu lực, nội dung chứng nhậ… trước khi đăng ký tờ khai.

Tự khai báo tờ khai hàng hĩa xuất nhập khẩu:

Trên cơ sở các chứng từ do chủ hàng cung cấp, nhân viên giao nhận của cơng ty hoàn thành 1 bộ gồm 2 tờ khai Hải Quan ( tại cơng ty nhân viên giao nhận sẽ thay mặt chủ hàng điền các thơng tin cần thiết lên tờ khai) mỗi tờ gồm hai mặt.

Mặt 1: Phần dành cho người đi khai báo hải quan tự kê khai và tính thuế Mặt 2: Phần dành cho kiểm tra của hải quan.

Phần Tổng Cục Hải Quan, người khai báo hải quan sẽ ghi lên chỗ Cục Hải Quan ở đâu.

Ví dụ: Tp. HCM, Biên Hịa

Chi Cục Hải Quan, ghi lên đó khu vực mấy

Ví dụ: Cát Lái, Tân Cảng là KV 1 ( nếu là Cát Lái thì ghi KV I – Cát lái, Tân Cảng ghi KVI – Tân Cảng.

ICD: KV2 VIC: KV3

Tờ khai số mấy do hải quan cho

Ngày đăng ký ngày mấy tháng mấy ghi lên Số lượng phụ lục tờ khai mấy tờ ghi vào

Cán bộ đăng ký ghi rõ họ tên của người đi đăng ký vào.

A. Phần dành cho người khai hải quan kê khai và tính thuế Mục 1: Người nhập khẩu sẽ ghi lên mã số thuế cơng ty của người ngiao nhận. Bên

dưới ghi rõ họ tên, địa chỉ, số điện thoại cơng ty của người giao nhận. ( nếu là giao nhận ủy thác thì ghi tên của cơng ty người giao nhận vào).

Mục 2: Chỗ người xuất khẩu khơng cần ghi mã soá thuế

Chỉ ghi tên địa chỉ của cơng ty bên xuất khẩu

Mục 3: Khơng cần ghi ( nếu là hàng ủy thác thì ghi tên người ủy thác vào) Mục 4: Khơng cần ghi

Mục 5: Loại hình gì đánh dấu “v” hoặc “x” vào ơ thích hợp với loại hình: kinh

doanh, đầu tư, gia cơng, sản xuất xuất khẩu, nhập tái xuất, tái nhập.

Mục 6: Giấy phép ( nếu có thì ghi vào) Mục 7: Hợp đồng

Số mấy ghi vào ( Contract No) Ngày ( thường là ngày ký hợp đồng)

Mục 8: Hóa đơn thương mại

Dựa vào Invoice Số mấy ghi vào

Ngày mấy ghi vào ( thường là ngày trước hoặc cùng ngày ký hợp đồng)

Mục 9: Phương tiện vận tải

Dựa vào vận đơn ( Bill of Lading) Tên, số hiệu gì ghi vào

Ngày khởi hành là ngày ghi trên B/L. ngày đến là ngày tàu đến cảng dỡ hàng ghi trên D/O.

Mục 10: Vận tải đơn

Số vận đơn là số mấy

Ngày: thường là sau ngày ký hợp đồng hay sau ngày của Invoice

Mục 11: Nước xuất khẩu

Nước nào ghi vào, 2 ơ trống bên dưới ghi tên viết tắt của nước đó vào Ví dụ: Taiwan viết vào 2 ơ đó là T và W

Mục 12: Cảng bốc hàng

Theo hợp đồng hoặc cảng bốc ghi trong B/L ( Port of Loading) Ghi tên cảng xuất

Mục 13: Cảng dỡ hàng ( thường dựa vào D/O)

Ghi tên cảng nhập ( Ví dụ: KVI_ Tân Cảng)

Ghi rõ điều kiện giao hàng kèm theo địa điểm giao hàng trong hợp đồng ngoại thương.

Ví dụ: FOB – HCMC, CFR – HCMC

Mục 15: Đồng tiền thanh toán

Tính bằng đồng nào ghi vào Ví dụ: USD

Tỷ giá tính thuế: lấy tỷ giá ngày mở tài khoản

Là lấy tỷ giá đơla ngày mở tài khoản là bao nhiêu ( Ví dụ: ngày hơm đó đồng đơla là 16.973 thì ghi là 16.973 vào)

Mục 16: Phương thức thanh toán

Thanh toán bằng phương thức nào thì ghi phương thức đó vào Ví dụ: TT, L/C

Mục 17: Tên hàng và quy cách phẩm chất

Ghi rõ tên, phẩm chất chính, mơ tả sơ bộ về lơ hàng. Phải ghi bằng tiếng Việt để làm cơ sở cho việc áp dụng mã thuế.

Nếu quá ba mặt hàng phải làm phụ lục tờ khai

Mục 18: Mã số hàng hóa

Tra mã số trong biểu thuế

Mục 19: Xuất xứ

Ghi tên nước nơi hàng hóa được sản xuất, căn cứ vào giấy chứng nhận xuất xứ đúng quy định thỏa thuận trong hợp đồng và các tài liệu có liên quan tới lơ hàng Ghi chính xác nơi xuất xứ để khỏi gặp chở ngại khi kiểm hóa.

Ví dụ: xuất xứ ở Nhật thì ghi là Japan

Là số lượng của từng đơn vị tính của từng loại hàng hóa xuất nhập khẩu đã thỏa thuận trong hợp đồng

Số lượng bao nhiêu ghi lên

Mục 21: Đơn vị tính

Cũng tương tự như số lượng Ví dụ: kgs, cái ( unit)

Mục 22: Đơn giá nguyên tệ

Là đơn giá cho đơn vị tính

Mục 23: Trị giá nguyên tệ

Trị giá nguyên tệ tính bằng cách lấy đơn giá nguyên tệ x lượng. Cộng: Cộng lại bằng bao nhiêu

Tổng cộng: Dựa trên Packing List ghi vào (ví dụ: 489 kiện / 4612420 kg)

Mục 24: Thuế nhập khẩu

Dựa vào biểu thuế xuất nhập khẩu hiện hành để ghi mã số tính thuế tương ứng với từng mặt hàng. Do tầm quan trọng của khâu này nên nhân viên giao nhận luơn nghiên cứu tỉ mỉ, cẩn thận bảng giá tối thiểu, biểu thuế xuất nhập khẩu hiện hành và tính chất, đặc điểm, cơng dụng của hàng hóa để áp mã tính thuế cho hàng hóa một cách hiệu quả nhất. Đặc biệt đối với những mặt hàng mới thì cần chuẩn bị kỹ hơn. Đối với những mặt hàng có trong bảng giá tối thiểu thì khi tính trị giá thuế lượng hàng hóa phải được quy đổi sao cho có cùng đơn vị tính với đơn vị tính trong bảng giá tối thiểu của nhà nước rồi mới tính trị gí tính thuế và nên ghi trị giá tính thuế thấp hơn giá tối thiểu để sau đó hải quan áp lại giá tối thiểu, cịn nếu ghi giá cao hơn giá tối thiểu thì hải quan sẽ giữ nguyên giá đó, khi đó doanh nghiệp sẽ bị thiệt thịi. Đối với mặt hàng chưa nắm vững về mã số thuế thì nên áp mã có thuế suất thấp hoặc làm cơng văn xin tạm áp mã, chờ giám định.

Trị giá tính thuế = trị giá nguyên tệ x tỷ giá Thuế suất (%) : dựa vào ơ mã số hàng hóa

Tiền thuế: Trị giá tính thuế x thuế suất/ 100 ( Bên dưới cộng tất cả lại) Lưu ý:

Nếu lơ hàng có nhiều hơn ba mặt hàng thì sử dụng phụ lục kèm theo mỗi tờ khai hải quan. Mỗi tờ phụ lục này được khai tối đa 9 mặt hàng. Chỉ được thống kê số tiền thuế phải nộp lên tờ khai một ngày trước khi đi khai hải quan vì tỷ giá thuế luơn thay đổi.

Nắm rõ loại hình nhập xuất để ghi lên tờ khai vì mỗi loại hình có thời hạn nộp thuế khác nhau:

Đối với hàng là nguyên liệu sản xuất, doanh nghiệp có cơng văn xin nợ thuế thì sẽ được duyệt theo thuế 60 ngày.

Hàng sản xuât kinh doanh sẽ được treo thuế 275 ngày.

Mục 25: Thuế giá trị gia tăng ( hoặc thuế tiêu thụ đặc biệt)

Trị giá tính thuế = trị giá tính thuế nhập khẩu + tiền thuế nhập khẩu Thuế suất (%) dựa vào thuế giá trị gia tăng

Tiền thuế = trị giá tính thuế x thuế suất/ 100 (bên dưới cộng tất cả loại)

Mục 26: Nếu có thu khác thì ghi vào Mục 27: Tổng số tiền thuế và thu khác

Cộng các ơ 24 + 25 + 26 ( nếu ơ 26 khơng có thì khỏi cộng)

Mục 28: chứng từ kèm theo:

Có kèm theo cái nào thì đánh vào, phải đánh chính xác bản chính và bản sao).

Mục 29: Tơi xin cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật về những nội dung

Ký tên đóng dấu ( bên cơng ty của người giao nhận)

Nhận D/O từ hãng tàu

Chủ hàng giao cho nhân viên giao nhận của Sagawa Express thơng báo tàu đến ( Arrival Notice). Căn cứ vào thời điểm tàu đến trên thơng báo, nhân viên giao nhận đem một B/L gốc và giấy giới thiệu của chủ hàng đến đại lý hãng tàu nhận D/O ( Delivery Order)

Tại đây, nhân viên giao nhận phải đóng phí D/O và nếu B/L chưa thanh toán cước thì phải trả cước chuyên chở cho hãng tàu

Kiểm tra kỹ D/O gồm những nội dung chính như: tên người nhận hàng, số vận đơn, tên tàu, ngày đến, số hiệu Container, số Seal, khối lượng hàng trước khi rời đại lý hãng tàu, nếu có sai thì phải sửa và đóng dấu “ Correct” vào. Sau đó, nhân viên hãng tàu sẽ cấp cho nhân viên giao nhận một bộ gồm 3 D/O và một Manifest, nhân viên giao nhận ký nhận là đã đủ các chứng từ.

Hồn chỉnh bộ hồ sơ khai báo hải quan

Căn cứ vào nội dung trên D/O, nhân viên giao nhận sẽ biết được chính xác cảng tàu cập bến và tiến hành khai báo hải quan. Sau đó, chuyển bộ tờ khai giám đốc doanh nghiệp nhập khẩu ký tên, đóng dấu.

Bộ hồ sơ nộp hải quan được sắp xếp theo yêu cầu của hải quan và bao gồm những chứng từ sau:

Tờ khai hàng hóa xuất nhập khẩu : 2 bản chính Giấy giới thiệu của doanh nghiệp : 1 bản chính Hợp đồng mua bán ngoại thương ( Sales Contract) : 1 bản sao Vận đơn( Bill of Lading) : 1 bản sao Phiếu đóng gói ( Packing List) : 1 bản chính Hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice) : 1 bản chính Giấy chứng nhận xuất xứ- Certificate of Origin : 1 bản chính ( nếu có)

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh : 1 bản sao Giấy phép kinh doanh : 1 bản sao Mã số thuế của doanh nghiệp : 1 bản Lệnh giao hàng ( D/O) : 2 bản Kê khai thuế : 1 bản

Giấy tiếp nhận : 1 bản

Nếu nhiều mặt hàng phải có phụ lục tờ khai và kèm theo đĩa vi tính để hải quan lưu.

Tất cả các chứng từ nêu trên từ các bản chính, các bản sao đều phải có ký tên, đóng dấu xác nhận “ Sao Y” của chủ hàng.

Làm thủ tục hải quan

Tiếp nhận, đăng ký tờ khai:

Hải quan tiếp nhận tờ khai ghi thời gian tiếp nhận lên phiếu tiếp nhận hồn sơ và theo dõi thời gian làm thủ tục hải quan. Đồng thời kiểm tra tính đầy đủ, chính xác và hợp lệ của bộ hồ sơ. Nếu có sai sót, bất hợp lý thì phải thơng báo ngay và hướng dẫn cho nhân viên giao nhận để điều chỉnh hoặc bổ sung những thơng tin cần thiết người giao nhận phải ký nháy vào vị trí sửa trên tời khai nhưng khi sửa phải có sự đồng ý của hải quan)

Hải quan đối chiếu chính sách quản lý nhập khẩu, chính sách thuế, giá đối với hàng nhập khẩu hiện hành, đồng thời kiểm tra lệnh giao hàng để xác định thời hạn hàng đến cửa khẩu.

Khi bộ hồ sơ đã hợp lệ thì đóng dấu “ đã tiếp nhận hồ sơ” và ký tên lên tờ khai hải quan, cho số tờ khai, ngày tiếp nhận. Tiếp đó, chứng từ sẽ được chuyển cho đội trưởng đội đăng ký xem xét và ký tên đóng dấu vào phiếu tiếp nhận hồ sơ. Sau đó hồ sơ được chuyển sang bộ phận kiểm tra thuế.

Tính giá thuế:

Nhân viên giao nhận nộp hồ sơ hải quan tại bộ phận kiểm tra giá thuế để nhân viên hải quan kiểm tra xem đơn vị nhập khẩu có nợ thuế khơng.

Nếu doanh nghiệp khơng nợ thuế thì ghi “ khơng nợ thuế” lên phiếu tiếp nhận hồ sơ và theo dõi thời gian làm thủ tục hải quan rồi trả lại cho nhân viên giao nhận.

Nếu doanh nghiệp cịn nợ thuế thì hải quan sẽ thơng báo cho nhân viên giao nhận biết. Nhân viên giao nhận sẽ hỏi hải quan về số thuế, số tờ khai cịn nợ thuế và kiểm tra xem có đúng vậy khơng, nếu đúng thì thơng báo cho chủ lơ hàng biết để chủ hàng nộp số tiền nợ thuế vào kho bạc nhà nước hoặc cơ quan thuế hải quan. Tại đây, người nộp sẽ nhận được biên lai thu tiền. Nhân viên giao nhận sẽ đem biên lai này kèm theo giấy thơng báo thuế của tờ khai nợ thuế đến bộ phận viết biên lai của hải quan khu vực nợ thuế để đổi lấy biên lai đỏ của hải quan. Căn cứ vào biên lai đỏ này, hải quan khu vực nợ thuế sẽ

ra quyết định giải tỏa cưỡng chế. Nhân viên giao nhận mang lệnh giải tỏa cưỡng chế này đến bộ phận nợ thuế xin xóa nợ, tiếp tục làm thủ tục hải quan.

Cán bộ hải quan sẽ kiểm tra mã số thuế của hàng hóa thuế suất và tiền thuế doanh nghiệp tự kê khai ở tiêu thức 24, 25,26,27 phụ lục tờ khai có đúng khơng và kiểm tra giá hàng trên hóa đơn có phù hợp với mức giá tối thiểu đã qui định khơng.

Nếu kiểm tra các mục kê khai đều đúng với số thuế đã tính thì cán bộ hải quan sẽ ra thơng báo thuế, thơng báo này cho biết số tiền thuế mà doanh nghiệp phải nộp cho lơ hàng nhập khẩu này

Nếu kiểm tra các tiêu thức tự kê khai khơng đúng với số thuế đã tính thì cán bộ hải quan sẽ ra thơng báo điều chỉnh thuế và có thể bị phạt tùy theo tính chất vi phạm.

Căn cứ vào kết quả tính thuế của doanh nghiệp và kết quả kiểm tra thuế của hải quan, cán bộ kiểm tra tính thuế, ghi tổng số thuế và chênh lệch giá thuế phải nộp vào ơ 34 của tờ khai hàng nhập khẩu. Đồng thời, cán bộ kiểm tra thuế viết giấy thơng báo thuế để thơng báo cho chủ hàng thời hạn phải nộp số thuế này.

Sau khi bộ hồ sơ đã được kiểm tra thuế thì sẽ được đưa cho chi cục phó phụ trách đội thủ tục hải quan hàng nhập khẩu. Chi cục phó sẽ quyết định hình thức, xem hàng có