Quy trình tiếp nhận Booking:
(1) Bộ phận dịch vụ khách hàng nhận Booking từ khách hàng ( Nhà xuất khẩu). Có thể qua Email hoặc điện thoại.
(2) Dựa trên những yêu cầu của khách hàng mình đưa ra, bộ phận dịch vụ khách hàng sẽ tiến hành liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ ( Booking Space)
(3) Khi đã có chỗ, bộ phận dịch vụ khách hàng sẽ tiến hành xin giá từ hãng tàu (7) (8) ) 0 0 HÃNG TAØU KHÁCH HAØNG (NHAØ XUẤT KHẨU) (1) (2) (3) DỊCH VỤ KHÁCH HAØNG PHỊNG KINH DOANH (4) (6) (5) PHỊNG KẾ TỐN (9)
(4) Bộ phận dịch vụ khách hàng thơng báo giá từ hãng tàu cho bộ phận Sales
(5) Bộ phận Sales và nhà xuất khẩu sẽ tiến hành thoả thuận giá cả cho đến khi cả hai bên đều cảm thấy mức giá đó là thích hợp nhất cho doanh nghiệp mình
(6) Khi đã được sự đồng ý từ khách hàng, bộ phận Sales sẽ thơng báo cho bộ phận dịch vụ khách hàng để xác nhận lại Booking với hãng tàu
(7) Bộ phận dịch vụ khách hàng tiến hành xác nhận lại Booking với hãng tàu và xin thêm một số yêu cầu nếu có thể như:thêm thời gian miễn phạt xếp dỡ ( Free Demurrage), đối với trường hợp bắt buộc thể hiện giá trên vận đơn hãng tàu ( Master B/L) thì xin thể hiện theo giá giữa cơng ty và nhà xuất khẩu đã thỏa thuận hoặc xin thêm thời hạn chót cho việc đóng hàng (Closing Time)… Khi đã thỏa thuận xong, hãng tàu sẽ gửi “ Lệnh cấp Container rỗng” hoặc “ Booking Note” hoặc “ Booking Confirmation”
(8) Bộ phận dịch vụ khách hàng sẽ gửi “ Lệnh cấp Container rỗng” trên cho nhà xuất khẩu bằng Email hoặc Fax. Đồng thời, tiến hành ghi sổ ( Booking List) để cĩ thể theo dõi cơng việc kinh doanh qua từng thời kỳ.
(9) Sau khi đã tiến hành ghi sổ, Bộ phận dịch vụ khách hàng chuyển các Booking trên cho bộ phận kế toán để nhập vào hệ thống máy tính nhằm thuận lợi cho việc theo dõi cơng nợ.
3.1.1.3 Quy trình giao hàng xuất khẩu Có hai cách thức giao hàng :
• Phương thức giao hàng lẻ ( LCL)
Quy trình làm chứng từ hàng xuất khẩu :
Trong khâu chứng từ, có hai trường hợp như sau:
Trường hợp 1: Khách hàng yêu cầu lấy House Bil of Lading ( tức lấy vận đơn do cơng ty Sagawa Express cấp). Có thể là Surrendered Bill of Lading hoặc Original B/L bao gồm 3 tờ vận đơn gốc và 3 tờ copy tùy thuộc vào yêu cầu của khách hàng. Trong trường này cơng ty sẽ tiến hành lấy điện giao hàng ( Telex Release) từ hãng tàu và gửi cho đại lý ở nước ngồi để nhà nhập khẩu có thể lấy được hàng.
Trường hợp 2: Khách hàng chỉ lấy B/L gốc từ hãng tàu mà khơng lấy vận đơn do cơng ty cung cấp (tức House Bill of Lading).Vận đơn này có thể là ‘’Original” hoặc “Surrendered”.
Quy trình chứng từ trong trường hợp 1:
KHÁCH HAØNG (NHAØ XUẤT KHẨU) (10) (10) HÃNG TAØU PHỊNG CHỨNG TỪ ĐẠI LÝ (9) (6) (2) (1) (3) (8) (11) PHỊNG KẾ TỐN (4) (5) (7) (10)
(1) Sau khi đã đóng hàng vào Container, nhà xuất khẩu sẽ tiến hành gửi chi tiết làm B/L ( Shipping Request) hoặc phiếu đóng gói hàng hóa ( Packing List) cho bộ phận chứng từ của cơng ty.
(2) Dựa theo chi tiết mà khách hàng gửi, bộ phận chứng từ sẽ tiến hành làm House Bill of Lading và fax hoặc gửi B/L nháp cho khách hàng để đề nghị kiểm tra và xác nhận ( check and confirm).
Trong vận đơn này, ở phần ‘Shipper” sẽ là tên và địa chỉ của nhà xuất khẩu thực sự và trong phần “Notify Party” cũng là tên và địa chỉ của nhà nhập khẩu thực sự.
(3) Khách hàng xác nhận B/L nháp và nếu có sai sót thì nhanh chóng kịp thời sửa chữa và gửi lại cho khách hàng cho đến khi khách hàng xác nhận B/L là chính xác như những gì khách hàng đã yêu cầu.
(4) Khi đã nhận được xác nhận của khách hàng, bộ phận chứng từ tiến hành in vận đơn gốc gồm 3 bản gốc có dấu ‘’Original’’ và 3 bản copy có dấu’’Copy – Non negotiable’’. Nếu là “Surrender” thì chỉ cần một bản có dấu ‘’ Surrender” là đủ. Sau đó, chuyển cho bộ phận kế toán để ra hóa đơn, thu phí B/L từ khách hàng, thơng thường là 300 ngàn VNĐ/bộ, đối với hàng đi Mỹ và Canada là 600 ngàn VNĐ/bộ.
(5) Thu phí chứng từ và giao Vận đơn ( House B/L) cho khách hàng.
(6) Gửi chi tiết làm B/L (shipping details) cho hãng tàu để hãng tàu làm Master Bill of Lading dựa trên chi tiết làm B/L cũ mà khách hàng gửi cho mình. Tuy nhiên, trong phần mơ tả về hàng hóa ( Description of Goods) chỉ cần ghi tên hàng hóa là đủ, khơng cần phải chi tiết giống House B/L như : thể hiện số L/C, ngày phát hành, quy cách đóng gói
hàng hóa… Khác với House B/L, đối với Master B/L ở phần “ Shipper” sẽ là tên và địa chỉ của cơng ty mình (sagawa) và ở phần “ Consignee” và “ Notify Party” sẽ là tên và địa chỉ của đại lý của cơng ty mình ở nước ngoài ( tức ở cảng dỡ – Port of Discharge).
(7) Hãng tàu gửi vận đơn nháp ( Draft) cho phịng chứng từ thơng qua email hoặc fax.
(8) Khi đối chiếu vận đơn hãng tàu ( Master B/L) và vận đơn do cơng ty mình phát hành ( House B/L), nếu thấy nội dung giữa hai vận đơn đã khớp với nhau và khơng cần phải sửa chữa gì thêm, phịng chứng từ sẽ liên hệ với bộ phận Booking của hãng tàu để xin tên tàu mẹ và ngày tới dự kiến đến cảng đích ( ETA), tiếp đó sẽ tiến hành làm bản thơng báo trước ( Statement of Account and Pre – Alert). Nếu cước là “Collect” thì Cơng ty Sagawa Express sẽ chi cho đại lý của mình 10 USD để nhờ đại lý này thu dùm tiền cho mình tiền cước ở đầu nước ngoài..
(9) Bộ chứng từ gồm có : Statement of Account and Pre – Alert, Master B/L, House B/L sẽ được gửi cho đại lý ở nước ngoài, nơi nhà nhập khẩu đến để tiến hành các thủ tục cần thiết cho việc lấy hàng.
(10) Trước ngày giao hàng muộn nhất là khoảng 2 ngày, phịng chứng từ sẽ nhắc nhở bộ phận kế toán ứng tiền và giao cho nhân viên giao nhận đến hãng tàu đóng tiền và lấy điện giao hàng ( Telex Release).
(11) Gửi điện giao hàng cho đại lý của mình ở nước nhập khẩu để nhà nhập khẩu có thể đến để hoàn tất thủ tục nhận hàng. Sau đó, phịng chứng từ cũng có trách nhiệm sắp xếp và lưu trữ hồ sơ theo từng tháng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Quy trình chứng từ trong trường hợp 2:
Trong trường hợp này, quy trình chứng từ sẽ đơn giản hơn nhiều vì khách hàng ( nhà xuất khẩu ) chỉ lấy vận đơn do hãng tàu phát hành ( Master B/L).
(1) Khách hàng ( nhà xuất khẩu) gửi chi tiết làm Master B/L ( Shipping Details) cho bộ phận chứng từ.
(2) Khi nhận được chi tiết làm vận đơn do khách hàng gửi, phịng chứng từ sẽ gửi ngay cho bộ phận chứng từ của hãng tàu để làm B/L cho khách hàng. Tuy nhiên, phải sửa lại số booking cho khớp với booking đã đặt với hãng tàu, cịn các nội dung khác vẫn phải để như khách hàng yêu cầu mà khơng được thay đổi như trong trường hợp trên.
(3) Bộ phận chứng từ của hãng tàu sẽ gửi lại bản nháp ( Draft) cho phịng chứng từ.
(4) Phịng chứng từ sẽ gửi lại vận đơn trên cho khách hàng của mình để kiểm tra và xác nhận ( check and confirm)
(5) Khách hàng (nhà xuất khẩu) gửi lại B/L đã được xác nhận.
(6) Nếu B/L đã được xác nhận và khơng phải chỉnh sửa gì thêm thì phịng chứng từ sẽ đề nghị ứng tiền từ phịng kế toán.
(7) Phịng chứng từ sẽ cử nhân viên giao nhận đến hãng tàu đóng tiền để lấy B/L cho khách hàng.
PHỊNG KẾ TỐN PHỊNG CHỨNG TỪ HÃNG TAØU (6) (1) (2) (3) (7) (4) (5) (8) (9) KHÁCH HAØNG ( NHAØ XUẤT KHẨU)
(8) Khi đã lấy được B/L từ hãng tàu, phịng chứng từ sẽ chuyển cho bộ phận kế toán để ra hóa đơn cho khách hàng.
(9) Bộ phận kế toán tiến hành ra hóa đơn, thu tiền phí B/L và giao B/L cho khách hàng.
Những điều cần lưu ý trong khâu làm chứng từ hàng xuất:
Khi nhận Master B/L từ hãng tàu, nhân viên chứng từ cần để ý tiền cước trên vận đơn có thể hiện hay khơng. Thơng thường thì khơng thể hiện nhưng đối với quy định của một số nước thì điều này phải bắt được được thể hiện trên vận đơn.
Ví dụ: Đối với hàng đi Brazil thì trên vận đơn buộc phải thể hiện giá cước tàu. Do đó, nhân viên chứng từ phải để ý xem giá cước đó là giá giữa cơng ty mình với hãng tàu hay giữa mình với khách hàng của mình.Và phải đảm bảo việc bí mật tuyệt đối về giá của mình với hãng tàu.
Đối với hàng đi Mexico, trước khi tàu chạy 72 giờ tại cảng bốc ( Port of loading) nhân viên phịng chứng từ phải có trách nhiệm thơng báo chi tiết về hàng hóa như: tên hàng, tên tàu, cảng bốc, cảng dỡ, số lượng, khối lượng… cho đại lý của mình tại nước này để đại lý có thể kịp thời thơng báo với chính quyền ở nước sở tại.
Cần phải có sự nhanh nhẹn và chính xác trong cơng việc nếu khơng sẽ rất dễ bị phạt tiền chỉnh sửa B/L.
Phải biết sắp xếp cơng việc theo một quy trình và thời gian hợp lý. Tránh để sai sót nhiều trong quá trình làm vận đơn cho khách hàng vì nếu khơng sẽ làm giảm tốc độ cơng việc và làm lỡ việc của khách hàng, nhất là trong trường hợp mà khách hàng đang cần gấp.
3.1.2 QUY TRÌNH DỊCH VU GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU TẠI CƠNG TY TNHH SAGAWA EXPRESS VN
Hàng chỉ định ( nominated ) là loại hàng vốn đã được khách hàng nước ngồi ký hợp đồng trực tiếp với hãng tàu và yêu cầu chủ hàng hay nhà xuất khẩu sử dụng hãng tàu đĩ. Vì vậy, nhiệm vụ chính của sales của các hãng tàu này chỉ là chăm sĩc khách hàng
Hàng freehand là loại hàng mà các nhà bán hàng ( sales ) phải làm tất cả các quy trình, tự tìm cơ hội, xác định tính khả thi, chào giá và theo đuổi.
Như vậy hàng freehand là mục tiêu chính của cơng việc sales Bước 1: Tìm kiếm khách hàng
Phương thức sale hàng nhập:
Sale từ consignee: trong trường hợp consignee mua hàng giá EXW hay FOB thì họ cĩ quyền chỉ định nhà vận chuyển. Chúng ta cần các thơng tin như sau:
o Loại hàng, tính chất hàng hố
o Lượng hàng ( Volume)
o Các yêu cầu về thời gian vận chuyển
o Các yêu cầu về đại lý handle hàng tại cảng xuất
o Đối với lơ hàng mua giá EXW thì phải biết chính xác địa chỉ của shipper để thơng báo cho đại lý ở nước ngồi và yêu cầu giá FOB charges hoặc giá vận chuyển ( trong trường hợp sử dụng giá của đại lý )
o Việc thương lượng giá với khách hàng cũng như thương lượng giá với đại lý là rất quan trọng trong việc sale vì dại lý nước ngồi luơn báo giá cao hơn giá net của họ khá nhiều nên sale phải thương lượng để giảm giá. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
o Hàng nhập thường chia đơi lợi nhuận trên tiền cước với đại lý nên khi báo giá bán cho đại lý phải thơng báo cho giám đốc và được sự đồng ý của giám đốc về mức giá đĩ.
o Tập hợp tất cả các thơng tin cho bộ p hận operation để theo dõi.
Sale thẳng shipper: trong trường hợp cĩ quyền lựa chọn nhà vận chuyển
o Nếu ta biết chính xáx thơng số để liên hệ như địa chỉ mail, tel,… thì liên hệ trực tiếp với shipper để sale hàng. Ta cĩ thể dùng giá ở Việt Nam ( nếu cĩ ) hoặc cĩ thể sử dụng giá của đại lý nước ngồi để chào.
o Khi giá được thoả thuận xong thì ta chỉ định đại lý handle hàng và yêu cầu họ thu hộ tiền cước. Trong trường hợp này cũng chia lợi nhuận ( profit share ) cho đại lý nhưng phải được thoả thuận trước.
Sale gián tiếp
Khi biết khách hàng cĩ nhu cầu nhập hàng nhưng nhập giá CIF thì sale tiếp cận với khách hàng như thế nào để lấy được thơng tin của shipper, cung cấp cho đại lý nước ngồi thơng tin của shipper để đại lý sale lúc đĩ sẽ được chia lợi nhuận.
Sale đại lý
Giới thiệu với đại lý về cơng ty mình, đưa ra những đề nghị hay gợi ý mà cả 2 bên đều cĩ lợi.
Bước 2: khi shipper hay consignee đồng ý với mức giá mình đã chào thì tiến hành gửi bảng báo giá ( quotation ) chi tiết về việc giá cả của từng cơng đoạn như: cước tàu, lệ phí khai hải quan ( customs clearance ), phí
THC… và yều cầu khách hàng thơng báo xác nhận lại 1 lần nữa về thoả thuận giữa hai bên.
Bước 3: Nếu khách hàng đồng ý với tất cả những gì mà 2 bên đã thoả thuận thì 2 bên tiến hành ký kết hợp đồng.
3.1.2.2 Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Quy trình nhận hàng nhập khẩu :
Yêu cầu của nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu:
Tổ chức dỡ hàng nhanh để giải phóng tàu nhằm giảm bớt tiền phạt do dỡ hàng chậm.
Nhận hàng và quyết toán với tàu đầy đủ và chính xác
Phát hiện kịp thời những tổn thất của hàng hóa và lập đầy đủ các giấy tờ hợp lệ, kịp thời gian để khiếu nại các bên có liên quan.
KÝ HỢP ĐỒNG GIAO NHẬN NHẬN HỒ SƠ TỪ KHÁCH HAØNG HOAØN CHỈNH HỒ SƠ THỦ TỤC HẢI QUAN THANH LÝ HỢP ĐỒNG
Nhận hồ sơ từ khách hàng:
Nhân viên giao nhận của cơng ty sẽ liên hệ với khách hàng để lấy bộ hồ sơ gồm những chứng từ chính sau:
Hợp đồng ngoại thương ( Sales Contract) : 1 bản sao Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) : 1 bản chính
Phiếu đóng gói ( Packing List) : 1 bản chính, 2 bản sao Vận đơn ( Bill of Lading) : 1 bản chính
Giấy chứng nhận xuất xứ ( C/O) : 1 bản chính Giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu của chủ hàng : 1 bản sao Giấy giới thiệu của doanh nghiệp hoặc giấy ủy quyền: 1 bản chính Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của chủ hàng : 1 bản sao Các loại giấy chứng nhận chất lượng, số lượng, kiểm dịch ( nếu cần)
Văn bản cho phép xuất nhập khẩu của Bộ Thương Mại, Thủ Tướng chính phủ ( nếu cần)
Một số giấy tờ khác nếu cần
Chuẩn bị hồ sơ khai báo hải quan:
Kiểm tra các chứng từ cần thiết:
Hợp đồng mua bán ngoại thương ( Sales Contract) Hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice) Phiếu đóng gói ( Packing List)
Vận đơn đường biển ( Bill of Lading) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chú ý: Khi kiểm tra 4 loại chứng từ nêu trên, phải chú ý đối chiếu sự chính xác, phù hợp giữa hợp đồng mua bán ngoại thương với các chứng từ khác cũng như giữa các
chứng từ với nhau. Nếu có bất cứ sự sai lệch hoặc thiếu sót nào thì phải bổ sung kịp thời trước khi khai báo hải quan.
Trường hợp chủ hàng có yêu cầu được hưởng thuế suất thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt: Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa ( Certificate of Origin): 01 bản gốc và 01 bản sao. Nếu hàng hóa nhập khẩu có tổng giá trị lơ hàng FOB khơng vượt quá 200 USD thì khơng phải nộp hoặc xuất trình C/O.
Trong 5 loại chứng từ nêu trên, ngoài hợp đồng mua bán ngoại thương và B/L là bắt buộc có ngay, cịn Invoice, B/L, C/O nếu khơng có ngay bản gốc vì một lý do nào đó thì có thể làm cơng văn xin nợ ( thời hạn tối đa nợ Invoice, B/L là 30 ngày, C/O là 60 ngày).
Ở cơng ty SAGAWA EXPRESS VN, đối với các trường hợp Invoice, P/L, C/O đến chậm hoặc có những sai sót khơng thể điều chỉnh ngay được thì nhân viên giao nhận thay mặt chủ hàng làm cơng văn xin nợ và yêu cầu chủ hàng ký tên, đóng dấu rồi mới đăng ký tờ khai. Việc này giúp cho chủ hàng nhanh chóng giải phóng hàng, tránh phí lưu cont, lưu kho bãi mà vẫn hưởng được những ưu đãi thuế quan theo quy định.
Ngoài 5 loại chứng từ nêu trên, các loại chứng từ khác như: Giấy chứng nhận chất lượng, số lượng, kiểm dịch, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký mã số doanh nghiệp xuất nhập khẩu và các văn bản quản lý chuyên ngành… cũng cần kiểm tra về thời gian cấp, thời gian hiệu lực, nội dung chứng nhậ… trước khi đăng ký tờ khai.
Tự khai báo tờ khai hàng hĩa xuất nhập khẩu:
Trên cơ sở các chứng từ do chủ hàng cung cấp, nhân viên giao nhận của cơng ty hoàn thành 1 bộ gồm 2 tờ khai Hải Quan ( tại cơng ty nhân viên giao nhận sẽ thay mặt