a. Phát hành các tập sách giới thiệu về Hà Tĩnh
Khởi đầu cho hoạt động XTĐT, cơ quan XTĐT cần phải có ít nhất một bộ trọn gói gồm các thông tin thiết yếu có thể cung cấp cho các nhà đầu tư tiềm năng. Cùng với trang website của cơ quan XTĐT, thông thường mảng nguồn thông tin đầu tiên mà các nhà đầu tư tiềm năng sẽ tham khảo về khu vực mà mình có ý định đầu tư là các tập sách giới thiệu căn bản, và như vậy, việc tạo ấn tượng tốt ban đầu thật quan trọng để khuyến khích nhà đầu tư tìm hiểu thêm về những gì bạn mang lại.
Mặc dù hiện nay đã có một số công cụ hiện đại khác như CD - ROM, Internet nhưng một tập sách giới thiệu mỏng về những hoạt động của cơ quan XTĐT vào Hà Tĩnh nói chung và các KKT, KCN nói riêng có thể cung cấp cho các
68
nhà đầu tư những thông tin về tính chuyên nghiệp cũng như các dịch vụ có thể cung cấp. Ngược lại một bản giới thiệu nghèo nàn có thể đưa ra những thông tin không chính xác hoặc những tiêu chí yếu kém về dịch vụ đầu tư.
Ngoài ra, cần phải thường xuyên phát hành tập sách giới thiệu dưới dạng đa ngôn ngữ tùy thuộc vào các quốc gia chiếm phần đầu tư chính (không chỉ tập trung phát hành vào hai thứ tiếng là tiếng Anh và tiếng Việt). Đồng thời, tìm kiếm đội ngũ có chuyên môn thực hiện, bên cạnh đó là có một nhà biên tập giỏi (am hiểu vể ngôn ngữ mà mình đang định phát hành tập sách bằng thứ tiếng đó) để xem xét bố cục của tập sách giới thiệu và phát hiện các lỗi in ấn, lỗi chính tả hay các vấn đề kích thước, định dạng. Như vậy, không chỉ khẳng định chất lượng của tập sách giới thiệu mà còn tăng độ tin cậy, hài lòng cũng như uy tín của Hà Tĩnh trong con mắt của các nhà đầu tư.
Bên cạnh đó, tập sách giới thiệu nên có ít nhất tổng quan các loại thông tin chính mà nhà đầu tư cần biết như là dịch vụ của cơ quan XTĐT, các thống kê về đầu tư, những điểm bán hàng chính trong khu vực; dữ liệu chuẩn về chi phí, các thông tin vĩ mô và thông tin liên lạc. Thông tin cần phải chính xác, cập nhật, phù hợp với các nhà đầu tư và được cấu trúc gọn gàng.
b. In ấn các tờ rơi quảng cáo
Chi phí in ấn tờ rơi tương đối thấp nên có thể áp dụng thường xuyên. Các tờ rơi chứa đựng một đến hai trang thông tin về địa điểm (nước hoặc tỉnh thành) gửi tới các nhà đầu tư tiềm năng.
Những thông tin bao gồm: Chính sách kinh tế và ngành nghề, các lĩnh vực và ngành nghề chính, vốn FDI hàng năm; thủ tục hải quan, thuế; chế độ lao động bao gồm cả chi phí nhân công chính sách và tiền lương, tổ chức thương mại…; trình độ dân trí, hạ tầng cơ sở; các quy định cũng như dịch vụ của cơ quan xúc tiến đầu tư.
c. Xuất bản các bản tin, mẫu tin thường kỳ
Các bản tin thường kỳ bên cạnh cung cấp cho các nhà đầu tư thông tin về sự phát triển của Hà Tĩnh cũng như các địa điểm thu hút đầu tư, thì đồng thời cũng góp phần quảng cáo cho hoạt động của cơ quan XTĐT. Bản tin có thể được biên soạn và phát hành hai tháng một lần hoặc hàng quý. Để đạt được hiệu quả cao, những bản tin này nên có một chủ đề trọng tâm hoặc một vài điểm nhấn mạnh khác trong các số khác nhau.
69
Thay vì chỉ có các loại thông tin cập nhật vụn vặt, thì việc đôi lúc đưa ra một đề tài nào đó (chẳng hạn cải cách về chính sách ưu đãi đầu tư) hay nêu bật một ngành được chọn lựa (chẳng hạn ngành công nghiệp – xây dựng) trong số phát hành của bản tin sẽ hữu ích hơn nhiều. Các nhà đầu tư thường thấy rằng những loại bản tin như vậy có giá trị thông tin bởi vì chúng chứa đựng nhiều thông tin cô đọng về một ngành hay các vấn đề hiện tại đáng quan tâm đối với các nhà đầu tư.
Ngoài ra, một công cụ hiệu quả khác để quảng bá thông tin quan trọng là các mẫu tin. Cơ quan XTĐT có thể thỉnh thoảng phát hành các mẫu tin để cung cấp thông tin chính xác cho các nhà đầu tư. Các mẫu tin chỉ nên dài từ 1 đến 3 trang và có thể được cập nhật dễ dàng. Đề tài mẫu tin có thể xoay quanh các vấn đề như chi phí lao động, các cơ quan chính của chính phủ và các phòng quản lý đầu tư, các chính sách của chính phủ, các ưu đãi đầu tư, thủ tục hải quan và nhiều đề tài khác nữa.
d. Duy trì và nâng cấp website
Như trên đã phân tích, trang website hiện nay của Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Tĩnh, KKT Vũng Áng đang bị hạn chế về thông tin XTĐT, hình ảnh minh họa đơn giản. Vì vậy, để có thể nâng cao hiệu quả hoạt động của website thì cần phải:
- Đưa ra thiết kế hấp dẫn hơn.
- Thông tin sử dụng phải chính xác, luôn cập nhật và bằng các ngôn ngữ khác như tiếng Anh để tạo điều kiện cho người truy cập hiểu rõ hơn những lợi thế của quốc gia hay địa phương đó.
- Cố gắng đưa nhiều tài liệu xúc tiến và những dữ liệu khác vào trang website hoặc như là những trang liên kết hoặc sẵn sàng để tải xuống.
- Website cần phải kết nối được tới các website khác của Trung tâm XTĐT cả nước và ba miền để có thể đáp ứng được nhu cầu tìm kiếm thông tin của nhà đầu tư cũng như tạo điện kiện thuận lợi để các nhà đầu tư có thể so sánh lợi thế đầu tư của Hà Tĩnh với các tỉnh thành khác.
Ngoài ra, cơ quan chức năng cần cử một đội ngũ chuyên nghiệp duy trì và phát triển Website với các công việc như:
- Trả lời những yêu cầu, đề nghị, phàn nàn qua thư điện tử. Có thể giới hạn thời hạn trả lời tối đa là trong vòng 48 giờ đồng hồ.
70
- Duy trì hoạt động của website tránh để thông tin cũ và lạc hậu. Thông tin cần được cập nhật định kỳ, những tài liệu mới và thông tin mới được đưa lên trang web và kiểm tra trang web thường xuyên.
- Đảm bảo website hoạt động bình thường và cung cấp các phương tiện để các nhà đầu tư có thể đề nghị hoặc phản hồi nhằm nâng cấp website.
e. Tổ chức những hội nghị, hội thảo về đầu tư cả ở trong và ngoài nước
Những hội nghị, hội thảo về đầu tư cũng là những công cụ xúc tiến hết sức hiệu quả. Việc này có thể góp phần xây dựng hình ảnh và giúp tìm kiếm những nhà đầu tư tiềm năng. Để có được hiệu quả cao thì những buổi hội thảo này cần được chuẩn bị kỹ càng và có sự tập trung tốt nhất. Một buổi hội thảo tổ chức yếu kém có thể đem lại những ấn tượng xấu cho các nhà đầu tư tiềm năng.
Vậy để có được một cuộc hội thảo thành công thì cần phải có những điều kiện sau:
- Trình độ tổ chức chuyên nghiệp của cơ quan xúc tiến hoặc các nhà tư vấn chuyên nghiệp.
- Tài liệu và thuyết minh có chất lượng cao.
- Lựa chọn được người thuyết minh phù hợp – có khả năng marketing và kỹ năng thuyết trình tốt.
- Đảm bảo tất cả các bài thuyết trình phải thống nhất với mục tiêu và chủ chương của hội nghị.
- Có sự tham gia của những nhà đầu tư tiềm năng.
- Đảm bảo có được quan hệ cộng đồng tốt cả trước và sau một hội thảo. Cần mời thêm những đại diện của các phương tiện truyền thông trong nước và quốc tế tới dự.
- Tiếp tục cuộc hội thảo bằng những bản câu hỏi điều tra về chất lượng hội thảo và những lợi ích tương lai mà hội thảo có thể đem lại.