nhiều nhà lý thuyết và nhà quản trị đã không thành công khi cố gắng áp dụng những quan điểm quản trị cổ điển và hệ thống. Do đó, một số người cho rằng trong mỗi tình huống quản trị cụ thể phải có sự lựa chọn phương pháp quản trị phù hợp. Từ đó xuất hiện lý thuyết quản trị theo tình huống.
Các nhà quản trị và lý thuyết thuộc trường phái này cho rằng trong những tình huống khác nhau thì phải áp dụng những phương pháp quản trị khác nhau và các lý thuyết quản trị được áp dụng riêng rẽ hay kết hợp với nhau tuỳ theo từng vấn đề cần giải quyết. Do đó, các nhà quản trị phải dự kiến và hiểu rõ thực trạng của vấn đề cần giải quyết trước khi ra quyết định.
Cơ sở lý luận của phương pháp này dựa trên quan niệm cho rằng tính hiệu quả của từng phong cách, kỹ năng hay nguyên tắc quản trị sẽ thay đổi tuỳ theo từng trường hợp. Các nhà quản trị theo quan điểm này căn cứ vào từng tình huống cụ thể để lựa chọn và sử dụng những nguyên tắc quản trị thuộc các trường phái cổ điển, trường phái hành vi hay quản trị hệ thống mà họ cho là hữu hiệu nhất với tình huống cần giải quyết. Việc lựa chọn cách quản trị nào tuỳ thuộc vào những yếu tố cơ bản sau:
+ Công nghệ: Đây là phương pháp dùng để biến các yếu tố đầu vào của tổ chức thành các yếu tố đầu ra. Công nghệ bao gồm tri thức, thiết bị, kỹ thuật và những hoạt động thích hợp để biến nguyên liệu thô thành dịch vụ hay sản phẩm hoàn thành. Công nghệ có nhiều mức độ từ đơn giản đến phức tạp. Công nghệ
đơn giản liên quan đến những nguyên tắc ra quyết định hàng ngày nhằm hỗ trợ cho người công nhân trong suốt quá trình sản xuất. Còn những công nghệ tinh vi đòi hỏi người công nhân phải đưa ra hàng loạt quyết định, đôi khi trong tình trạng không có đủ các thông tin cần thiết.
+ Môi trường bên ngoài: Các yếu tố môi trường bên ngoài có những tác động rất mạnh mẽ đối với tổ chức và sự thành công hay thất bại của tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào mức độ phù hợp đối với môi trường của các quyết định quản trị. Chẳng hạn nếu ban lãnh đạo một doanh nghiệp quyết định đầu tư xây dựng nhà máy vào một khu vực thường xảy ra bạo động, lạm phát ở mức cao, không có chính sách hỗ trợ từ chính phủ thì mức độ rủi ro của dự án rất cao.
+ Nhân sự: theo quan điểm quản trị tình huống, nhà quản trị cần căn cứ vào tình hình nhân sự của tổ chức để lựa chọn phong cách lãnh đạo thích hợp. Biến số nhân sự thể hiện ở trình độ nhận thức của công nhân, những giá trị chung về văn hoá, lối sống và cách thức phản ứng của họ trước mỗi quyết định quản trị.
Quan điểm quản trị theo tình huống tỏ ra rất hữu hiệu bởi nó dựa trên
phương pháp tiếp cận tuỳ theo tình trạng thực tế của tổ chức hoặc cá nhân mà lựa chọn giải pháp phù hợp nhất để ra các quyết định quản trị.
Nhiều người cho rằng trường phái quản trị này không có gì mới bởi nó chỉ đơn thuần sử dụng một cách thích hợp các kỹ năng quản trị của các trường phái quản trị khác. Tuy nhiên, quan điểm quản trị theo tình huống hết sức linh hoạt về nguyên tắc, nó luôn tuân thủ tính hiệu quả, phù hợp với các nguyên lý và công cụ quản trị với từng tình huống, sau khi đã tìm hiểu, điều tra kỹ lưỡng.