2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 6: Tổ chức bộ máy kế toán tại đơn vị
Bộ phận kế toán của công ty Vilexim gồm 7 người trong đó mỗi người đều có nhiệm vụ, chức năng riêng, thực hiện từng phần hành kế toán cụ thể nhưng có quan hệ với nhau trong quá trình hạch toán kinh doanh của công ty.
Có thể sơ lược về bộ máy kế toán của công ty trong đó chức năng cụ thể của mỗi người như sau:
Kế toán trưởng:
Chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị, ban giám đốc công ty về việc tổ chức sắp xếp bộ máy kế toán thống kê, đáp ứng theo yêu cầu với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty. Trực tiếp chỉ đạo điều hành các công việc
+ Xây dựng kế hoạch ngân sách, kế hoạch tài chính trong năm tài chính. + Chỉ đạo công tác hạch toán kế toán, công tác đầu tư xây dựng cơ bản, công tác sửa chữa lớn, công tác bảo toàn và phát triển vốn.
Kế toán tổng hợp
Kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm ghi chép sổ sách tổng hợp, thực hiện các nghiệp vụ điều chỉnh, kết chuyển, khóa sổ cuối kỳ; lập bảng cân đối tài khoản, kiểm tra lại số liệu trên sổ kế toán trước khi lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo khác; lập các báo cáo nội bộ khác phục vụ cho yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Kế toán ngân hàng:
Có nhiệm vụ thanh toán các khoản bằng tiền gửi, lập hồ sơ vay vốn, mở L/C cho các hợp đồng. Trực tiếp theo dõi và hạch toán các tài khoản: 112, 113, 15612, 33114, 51112, 64189, 64251.
Kế toán công nợ
Là người có nhiệm vụ theo dõi nguyên vật liệu, hàng hóa (thu mua, tiêu thụ, kho hàng), viết phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, công nợ trong và ngoài nước. Có trách nhiệm ghi chép và quản lý các loại sổ sách có liên quan: sổ theo dõi vật tư hàng hóa, sổ theo dõi công nợ tiêu thụ.
Kế toán thuế
Là người chịu trách nhiệm về các khoản thuế phải nộp nhà nước của doanh nghiệp, lập sổ theo dõi các loại thuế trong quá trình kinh doanh.
Kế toán tiền mặt, tiền gửi
Là người có nhiệm vụ ghi chép tất cả các khoản thu, chi tiền mặt, các khoản vay, tạm ứng, ký vào phiếu thu chi tiền mặt, hạch toán nghiệp vụ phát sinh tại các sổ ngân hàng. Chịu trách nhiệm quản lý các loại sổ sách, sổ chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, chi tiền vay, tạm ứng.
Kế toán chi phí và tiền lương
Là người có nhiệm vụ ghi chép tất cả các khoản chi phí cũng như tổng hợp số liệu từ các sổ ghi chép để tính lương trả cho cán bộ công nhân viên trong công ty; lập bảng thanh toán lương, BHXH; theo dõi việc thanh toán các khoản thu nhập cho người lao động…
Kế toán bán hàng:
Đối chiếu số liệu với kế toán công nợ và viết hóa đơn bán hàng cho khách. Ghi chép chi tiết tình hình nhâp, xuất kho thành phẩm; ghi chép chi tiết và tổng hợp doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu…; lập các báo cáo nội bộ về tình hình tiêu thụ và kết quả kinh doanh.
Nhìn chung công việc tổ chức kế toán đã được công ty tinh giản. Đội ngũ nhân viên kế toán là những người có trình độ đại học, tốt nghiệp hệ chính quy của các trường đại học về kinh tế - tài chính và có nhiều kinh nghiệm. Kế toán trưởng là người có trình độ cao và kinh nghiệm lâu năm trong nghề.
Phòng kế toàn còn đảm bảo đủ vốn cho các hoạt động kinh doanh của công ty và có nhiệm vụ nộp thuế cho Nhà nước đúng thời điểm quy định. Trong quá trình thực hiện chức năng của mình phòng kế toán có quan hệ với một số tổ chức như Ngân hàng ngoại thương Hà Nội, Ngân hàng công thương Hà Nội, Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn, chi cục thuế Hà Nội đồng thời thực hiện thanh toán qua ngân hàng và khách hàng cũng như các tổ chức có liên quan.
Việc tổ chức công tác hạch toán kế toán trong công ty được thực hiện theo chế độ kế toán nhà nước hiện hành, phù hợp với hoàn cảnh và điều kiện cụ thể của công ty. Mọi hoạt động kế toán tài chính xảy ra đều được phản ánh trung thực và kịp thời.