- Căn cứ yêu cầu sử dụng, dự trữ hàng hóa, vật tư, phụ tùng các đơn vị lập nhu cầu hàng hóa cụ thể theo các biểu mẫu tương ứng sau: BM-7.4/01/01; BM- 7.4/01/01A; BM-7.5.1/04/08.
- Vật tư, phụ tùng: Lập nhu cầu theo 3 mức: khẩn cấp, thường xuyên, dự trữ,…
+ Nhu cầu phụ tùng khẩn cấp: Căn cứ nhu cầu phụ tùng phát sinh cần sửa chữa khẩn cấp khi xảy ra sự cố thiết bị và lượng phụ tùng tồn kho, cán bộ phụ trách thiết bị của đơn vị lập nhu cầu phụ tùng khẩn cấp (BM-7.4/01/01A) kèm theo biên bản sự cố thiết bị (BM-6.3/01/17) trường hợp đặc biệt có bản giải trình kèm theo.
+ Nhu cầu phụ tùng thường xuyên: Căn cứ vào số thiết bị hiện có, kế hoạch lịch xích, mức độ hao mòn hư hỏng của các kỳ trước và lượng phụ tùng tồn kho hàng quý, các đơn vị lập nhu cầu vật tư phụ tùng theo BM-7.4/01/01A chậm nhất ngày 15 của tháng cuối quý gửi nhu cầu của quý sau (được TGĐ phê duyệt) về PXNK.
+ Nhu cầu phụ tùng dự trữ: căn cứ vào phụ tùng tồn kho mức độ cần thiết phải dự trữ các đơn vị lập nhu cầu dự trữ theo BM-7.4/01/01A.
- Nhu cầu hàng hóa phải ghi mã số theo catalogue hoặc theo bản chào hàng (nếu có) và mã số công ty.
- Nhu cầu hàng hóa được P.KHTT kiểm tra tồn kho, P.KTDT xác nhận nhu cầu, Tổng giám đốc phê duyệt.
- Phòng xuất nhập khẩu xác định số lượng nhập bông xơ cần nhập trên cơ sở nhu cầu của phòng kế hoạch thị trường và tình hình thị trường.
- Một số đơn hàng gấp, nếu đợi nhu cầu từ nhà máy, nhà cung cấp sẽ không đáp ứng thời hạn giao hàng theo yêu cầu, do đó tùy từng trường hợp cụ thể phải báo cáo cán bộ lãnh đạo phòng để có hướng giải quyết linh hoạt.
2.6.2 Mua hàng.
- Lựa chọn nhà cung ứng có trong danh sách đã được phê duyệt, nếu nhà cung ứng chưa có trong danh sách được duyệt thì phải đánh giá nhà cung ứng (xem mục 7).
- Đối với nhà cung ứng do khách hàng chỉ định, nhân viên theo dõi đơn hàng phải cung cấp đầy đủ thông tin về nhà cung ứng cho nhân viên nhập nguyên phụ liệu. Tối thiểu phải có các thông tin sau:
+ Tên nhà cung ứng + Địa chỉ e-mail + Hàng hóa cần mua
+ Mã hàng, PO#, mã công ty, ngày giao hàng + Giá phụ liệu cần mua (nếu có)
b. Hỏi hàng.
- Gửi thông tin mua hàng đến nhà cung ứng được lựa chọn hoặc nhà cung ứng do khách hàng chỉ định (loại trừ các nhà cung ứng do khách hàng chỉ định, mỗi mặt hàng phải có ít nhất 3 bản chào hàng từ 3 nhà cung ứng khác nhau). Trong trường hợp không có đủ bản chào hàng, làm báo cáo xin ý kiến Tổng giám đốc.
- Một số nhà cung cấp yêu cầu gửi thư hỏi hàng theo đơn đặt hàng mẫu của nhà cung cấp ( gọi là PO).
- Thông tin hỏi hàng phải chính xác theo nhu cầu của đơn vị đặt hàng. Trong trường hợp đặt nguyên phụ liệu cho đơn đặt hàng sản xuất xuất khẩu, cần đối chiếu với hợp đồng, tài liệu kỹ thuật của đơn hàng xuất khẩu, ngoài ra thư hỏi hàng cần phải được cung cấp cho nhân viên theo dõi đơn hàng.
c. Nhận và kiểm tra bản chào hàng.
- Kiểm tra các thông tin trên bản chào hàng: tên hàng, tên mã hóa theo catalogue, chỉ tiêu kỹ thuật, ngày giao hàng,… Trường hợp nhà cung ứng chỉ định không đáp ứng yêu cầu như giá cao hơn giá khách hàng thông báo, giao
khách hàng đề nghị can thiệp hoặc có những thỏa thuận phù hợp khác như: tăng giá, lùi ngày giao hàng tương ứng hoặc thay đổi nhà cung ứng…
- Gửi các bản chào hàng cho P.KTĐT xác nhận.
- Nếu có mẫu, gửi mẫu cho P.KTĐT hoặc khách hàng xác nhận.
- Một số nhà cung cấp gửi chào hàng theo dạng PI (Proforma invoice) và yêu cầu công ty ký vào PI khi xác nhận đơn hàng.
d. Phê duyệt.
- Tập hợp các bản chào hàng, làm bảng so sánh giá giữa các bản chào hàng, so sánh với giá cũ, báo cáo các điều kiện giao hàng, thanh toán, các rủi ro, các điểm cần lưu ý (nếu có)… để Tổng giám đốc phê duyệt.
- Trong trường hợp Tổng giám đốc yêu cầu giao dịch lại, lập lại các bước trên.
e. Ký kết hợp đồng.
- Trên cơ sở phê duyệt của Tổng giám đốc, soạn thảo và trình Tổng giám đốc ký kết hợp đồng (và ký PI nếu nhà cung ứng yêu cầu). Hợp đồng ký kết theo thỏa thuận giữa hai bên phù hợp với pháp luật của nhà nước và luật quốc tế. - Đối với những hàng hóa mua trực tiếp không thông qua ký kết hợp đồng, P.XNK trình Tổng giám đốc phê duyệt. Sau khi được duyệt, Phòng XNK làm thủ tục mua hàng.
f. Thông báo hợp đồng đã ký kết.
- Ngay sau khi ký kết hợp đồng, thông báo cho đơn vị có nhu cầu (và nhân viên theo dõi đơn hàng) về hợp đồng đã ký.
g. Thanh toán.
- Tùy thuộc vào thỏa thuận của hai bên, mỗi hợp đồng có một phương thức thanh toán khác nhau.
+ Đối với khách hàng tin cậy, có thể áp dụng phương thức thanh toán trả trước. Tuy nhiên phương thức này có nhiều rủi ro nên chỉ áp dụng đối với những hợp đồng có giá trị thấp.
+ Trường hợp nhà cung cấp tin tưởng công ty, họ có thể chấp nhận phương thức thanh toán trả sau. Phương thức này gây rủi ro cho nhà cung cấp nên họ ít khi chấp nhận.
+ Đối với các phương thức thanh toán D/P, D/A, công ty sẽ thanh toán khi hàng về đến cảng. Phương thức thanh toán này cũng gần giống phương thức thanh toánL/C, tuy nhiên với phương thức thanh toán này cần liên hệ chặt chẽ với P.KTTC để có kế hoạch chuẩn bị tiền trả cho ngân hàng khi nhận chứng từ.
+ Phương thức thanh toán L/C được áp dụng nhiều hơn. - Đối với hình thức thanh toán L/C: làm thủ tục mở L/C:
+ Hỏi phòng KTTC sẽ mở L/C tại ngân hàng nào. + Làm đơn xin mở L/C theo form của ngân hàng đó. + Trình tổng giám đốc ký đơn xin mở L/C.
+ Giao phòng KTTC 3 đơn xin mở L/C (1 bản gốc + 2 bản copy) và 3 bản copy hợp đồng.
+ Bản dịch hợp đồng.
- Đối với hình thức thanh toán trả trước: làm thủ tục chuyển tiền: + Làm giấy đề nghị thanh toán trả trước.
+ Trình tổng giám đốc ký.
+ Giao phòng KTTC giấy đề nghị thanh toán + hợp đồng copy + bản dịch hợp đồng.
+ Liên hệ với P.KTTC hoặc ngân hàng để có bản copy điện chuyển tiền gửi cho khách hàng (qua fax, e-mail)
- Đối với hình thức thanh toán D/P, D/A: sau khi nhận được chứng từ copy, nếu chấp nhận thanh toán, xác nhận chứng từ hợp lệ hoặc chấp nhận bất đồng, giao cho P.KTTC (xem mục 2.9)
- Đối với hình thức thanh toán trả sau: được thực hiện khi có phiếu nhập kho (xem mục 5.1)
Mua bảo hiểm đối với trường hợp bảo hiểm do người mua chịu trách nhiệm theo quy định của hợp đồng hoặc theo chỉ đạo của lãnh đạo.
i. Đăng ký hợp đồng, định mức.
* Đối với hàng nhập sản xuất xuất khẩu.
- Trước khi đăng ký định mức tại hải quan, cần thống nhất với nhân viên phụ trách đơn hàng về định mức.
- Mỗi hợp đồng một bản đăng ký định mức. Bản đăng ký định mức cần ghi rõ tên nguyên phụ liệu, mã hàng, tên hàng xuất khẩu, định mức/sản phẩm, hao phí, hợp đồng nhập khẩu, hợp đồng xuất khẩu … theo mẫu cơ quan hải quan yêu cầu. Cần tách riêng các loại nguyên phụ liệu cùng chủng loại, nhưng giá khác nhau.
- Hồ sơ đăng ký định mức hải quan gồm: + 02 bản đăng ký theo mẫu
+ 01 bản sao hợp đồng nhập - Thủ tục đăng ký:
+ Đăng ký vào sổ “Đăng ký định mức nhập SXXK”. Ghi sổ đăng ký vào bản đăng ký định mức, số lấyb theo thứ tự.
+ Cán bộ hải quan kiểm tra hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan hải quan sẽ xác nhận vào bản đăng ký định mức. Doanh nghiệp giữ 1 bản, hải quan giữ 1 bản.
- Giao bản gốc cho nhân viên theo dõi đơn đặt hàng. Bản sao sử dụng khi làm thủ tục nhập khẩu.
- Đối với hàng gia công, định mức được xác định trong bản hợp đồng hoặc phụ lục của hợp đồng. Vì thế đăng ký định mức là đăng ký hợp đồng/phụ lục hợp đồng gia công.
- Hồ sơ đăng ký định mức gồm:
+ 2 bản hợp đồng/phụ lục hợp đồng và 2 bản dịch. + hai bản thống kê tờ khai nhập xuất.
+ Nếu đăng ký phụ lục bổ sung, phải kèm theo hợp đồng đã ký.
- Lưu danh mục nguyên liệu đăng ký nhập khẩu (theo nguyên mẫu hải quan gồm: mã đăng ký, tên nguyên phụ liệu, mã HS, số lượng, đơn vị tính) vào đĩa mềm khi đi đăng ký để thuận tiện cho hải quan cập nhập số liệu vào máy tính. - Nếu hồ sơ hợp lệ, hợp đồng/phụ lục hợp đồng được đăng ký vào sổ theo dõi của chi cục hải quan. Một hợp đồng/phụ lục và một bản dịch lưu tại hải quan, 1 hợp đồng/phụ lục và một bản dịch do doanh nghiệp giữ và xuất trình mỗi lần mở tờ khai hải quan.
j. Theo dõi thực hiện hợp đồng.
- Theo dõi tình hình giao hàng của khách hàng để có những giải pháp kịp thời trong trường hợp khách hàng giao muộn hơn ngày giao hàng đã thỏa thuận trong hợp đồng.
- Nếu khách giao hàng muộn hơn so với quy định, kiểm tra với các đơn vị có liên quanvà báo cáo lãnh đạo xin hướng giải quyết.
k. Kiểm tra chứng từ.
- Sau khi giao hàng, khách hàng sẽ gửi chứng từ (bằng fax, e-mail, phát chuyển nhanh …) đến P.XNK. Kiểm tra chứng từ phù hợp với L/C và/hoặc hợp đồng. Thông báo cho khách hàng về chứng từ bất đồng và yêu cầu sửa chứng từ (nếu cần).
- Trong trường hợp chứng từ gốc gửi qua ngân hàng hoặc vận đơn cần ký hậu tại ngân hàng, chuyển chứng từ hoặc chấp nhận thanh toán do Tổng giám
đốc ký (trường hợp chứng từ thanh toán theo L/C có bất đồng hoặc thanh toán D/P, D/A) cho phòng KTTC để lấy vận đơn và chứng từ gốc tại ngân hàng.
l. Là thủ tục mở tờ khai và nhận hàng.
(Áp dụng cho hàng nhập kinh kinh doanh, nhập sản xuất xuất khẩu và nhập gia công)
* Làm thủ tục hải quan
- Làm thủ tục nhanh trong vòng 5 ngày kể từ ngày tàu cập cảng để không bị nộp phí lưu container.
- Hồ sơ hải quan gồm:
+ 2 tờ khai nhập khẩu (và phụ lục nếu số mục hàng nhập khẩu lớn hơn 3) + 2 tờ khai trị giá GATT (chỉ áp dụng đối với nhập kinh doanh)
+ Vận đơn copy
+ Invoice (1 bản gốc + 1 copy) + Packing list (1 bản gốc + 1 copy)
+ Copy hợp đồng + L/C hoặc điện chuyển tiền nếu thanh toán trả trước (áp dụng đối với hàng nhập kinh doanh, nhập sản xuất xuất khẩu)
+ Copy giấy kiểm dịch (nếu nhập bông), giấy phép bộ thương mại (nếu có), các quyết định phê duyệt hợp đồng, phê duyệt dự án (nếu nhập thiết bị theo dự án đầu tư)
+ Copy hợp đồng xuất và bản đăng ký định mức (áp dụng đối với hàng nhập sản xuất xuất khẩu)
- Khi làm tờ khai cần tra đúng mã HS để tính thuế đúng, nếu sai mã HS => sai thuế suất => sai tổng số thuế => hải quan sẽ lập biên bản và phạt gấp 5 lần số thuế.
- Công thức tính thuế (hàng gia công không cần tính thuế)
Thuế NK = Trị giá CIF * tỷ giá tính thuế * thuế suất nhập khẩu
Thuế VAT = { Thuế nhập khẩu + (Trị giá CIF * tỷ giá tính thuế) * thuế suất VAT}
Tỷ giá tính thuế là tỷ giá bình quân liên ngân hàng ngày mở tờ khai
- Quy trình mở tờ khai như sau
+ Xuất trình hồ sơ tại các bàn kiểm tra hồ sơ
+ Sau khi cán bộ hải quan tiếp nhận bộ hồ sơ, nhận tờ khai, ký thông báo thuế (đối với nhập sản xuất, thông báo thuế phải có ân hạn 275 ngày, nhập kinh doanh là 30 ngày. Trong trường hợp nợ thuế, HQ sẽ chỉ cho ân hạn 30 ngày)
+ Nộp lệ phí
+ Nhận bộ hồ sơ tại bàn trả tờ khai
+ Viết biên bản bàn giao, xin tỷ lệ kiểm tại Lãnh đạo chi cục và làm các thủ tục tại Tổ kiểm hóa.
+ Nhận hồ sơ. Cần nhận lại các hồ sơ có niêm phong hải quan như sau:
• Trường hợp miễn kiểm:
+ 1 TK bản lưu người khai HQ + Biên bản bàn giao
+ Thông báo thuế: 2 bản gốc (doanh nghiệp giữ 1 bản)
• Trường hợp kiểm hóa theo tỷ lệ: + Bộ tờ khai: Đủ cả 2 bản
+ Packing list (Trường hợp không có dùng Invoice) + Thông báo thuế: 2 bản gốc (doanh nghiệp giữ 1 bản) + Biên bản bàn giao
- Địa điểm mở tờ khai:
+ Đối với hàng nhập kinh doanh: hàng vào cảng nào mở tờ khai nhập khẩu tại cảng đó. Hồ sơ mở tờ khai tại cảng: ngoài những hồ sơ nêu trên còn có giấy báo nhận hàng hoặc lệnh giao hàng (nếu lệnh giao hàng phát hành tại Hà Nội). Thông thường địa điểm mở tờ khai là: Chi cục hải quan đầu tư gia công, hải quan Hải Phòng, hải quan Nội bài.
+ Đối với hàng gia công và sản xuất xuất khẩu: nhập khẩu và xuất khẩu cùng một địa điểm. Nếu địa điểm mở tờ khai khác cảng nhập khẩu, phải gửi bộ hồ sơ có niêm phong hải quan đến cảng đó để làm tiếp thủ tục nhập tại cảng. Ngoài ra còn cần gửi thêm 1 bộ chứng từ gồm invoice, packing list, vận đơn và giấy báo nhận hàng hoặc lệnh giao hàng (nếu lệnh giao hàng phát hành tại Hà Nội). Sau khi kiểm hóa, trả hồ sơ cho hải quan nơi tiếp nhận hồ sơ. Địa điểm mở tờ khai hiện nay là chi cục Hải quan đầu tư gia công.
- Theo dõi và nhận lại tờ khai gốc sau khi hải quan tính thuế. Đối với hàng gia công, nhận lại tờ khai ngay sau khi kiểm hóa.
* Những lưu ý:
- Trường hợp thanh toán bằng L/C mà chưa có chứng từ gốc, cần yêu cầu phòng KTTC làm thủ tục xin bảo lãnh nhận hàng với ngân hàng mở L/C để làm thủ tục nhận hàng kịp thời gian.
- Trường hợp nếu do chứng từ khách gửi muộn, hoặc lượng hàng quá lớn không kịp lấy hàng trong thời gian miễn phí lưu container phải thông báo cho khách hàng biết và yêu cầu khách xin gia hạn miễn phí lưu container hoặc làm công văn gửi hãng tàu xin gia hạn miễn phí lưu container.
- Trường hợp phải nộp phí lưu container, phải tìm nguyên nhân vì sao chậm làm thủ tục, nếu lỗi do người bán thì yêu cầu người bán trả tiền, nếu do lỗi khách quan báo cáo trưởng phòng để làm thủ tục thanh toán.
- Đối với hàng gia công và sản xuất xuất khẩu: yêu cầu lấy và lưu giữ mẫu vải và phụ liệu đã được hải quan niêm phong để làm thủ tục thanh khoản và kiểm tra định mức thực tế sau này.
m. Giao chứng từ.
- Giao các chứng từ sau cho phòng KHTT và đơn vị đặt mua hàng để làm thủ tục nhập kho và xác nhận chất lượng (đối với bông, xơ, sợi, vải, ngoài các đơn vị trên cần phải giao chứng từ cho TTTN).
+ Hợp đồng (bản sao) + Bản dịch hợp đồng + Invoice (bản sao) + Packing list (bản sao)
2.6.3 Kiểm tra hàng hóa.
- Thông báo cho đơn vị có nhu cầu và các đơn vị có chức năng kiểm tra hàng theo hợp đồng hoặc theo những thỏa thuận riêng.
- Trường hợp hàng hóa không đạt yêu cầu về chất lượng, kiếu nại khách hàng theo quy định của hợp đồng.
- Trong quá trình nhận hàng ngay khi phát hiện thấy hàng hóa đổ vỡ, hư hỏng, mất mát, thiếu hụt … phải mời cơ quan giám định bảo hiểm và lập hồ sơ kiếu nại bảo hiểm (theo quy định của chứng từ bảo hiểm)