- Bộ phận thi công
2.6. Quản trị thông tin
2.6.1.Lập kế hoạch thông tin
Đây là dự án quy hoạch xây dựng quán café Pet nên những thông tin cần cho dự án là những thông tin liên quan đến quy hoạch xây dựng như: ký kết hợp đồng, mời thầu, đấu thầu, chọn nhà thầu, triển khai thiết kế - xây dựng, giám sát, nghiệm thu.
* Đầu vào
- Các yêu cầu về thông tin: Do yêu cầu của quản trị nên nguồn thông tin được truyền tải (nguồn thông tin đi) và nguồn thông tin thu thập được (nguồn thông tin đến) phải là thông tin ngắn gọn, chính xác, mạch lạc, khách quan và có mức độ tin cậy cao. - Các nội dung thông tin:
Thông tin về các nhà thầu có thể đáp ứng yêu cầu. Thông tin về giá cả vật liệu xây dựng, nhân công. Thông tin về các nghị định, luật xây dựng.
Thông tin nội bộ, thông tin triển khai dự án. Thông tin về các trang thiết bị
Thông tin mật.
- Thông tin cụ thể được lấy từ các nguồn đó là: Tiếp nhận yêu cầu từ phía chủ đầu tư
Tiến hành khảo sát định kỳ tham khảo và cập nhật thông tin từ nhiều nguồn
Ghi nhận phản hồi từ các cơ quan bộ phận có liên quan Tiếp xúc thường xuyên với các bộ phận
Tổng hợp phân tích truyền tin và lưu trữ
Tuy nhiên có một vài điểm cần chú ý khi tiếp nhận thông tin đó là :
Phải cập nhật thông tin đó được kiểm tra và qua chắt lọc để tránh có những thông tin bị trùng lặp, chồng chéo, loãng không cần thiết.
Luôn luôn thận trọng với những nguồn thông tin nội bộ cần bảo mật. Theo dõi, giám sát các nguồn thông tin được truyền tải để tránh bóp méo, sai sự thật.
Đối tượng cần thông tin
Loại thông tin Cách thức
tiếp cận
Chủ đầu tư dự án : Group 4
Mọi thông tin chung và 1 phần thông tin mật
Gián tiếp Ban điều hành dự án Mọi thông tin của dự án (thông tin
chung, thông tin mật)
Gián tiếp, trực tiếp
Phòng thiết kế và quy hoạch
Thông tin chuyên môn, thông tin chung Gián tiếp Bộ phận thi công Thông tin chung, thông tin chuyên môn
Phòng thông tin Thông tin chung, thông tin mật Trực tiếp Ban cố vấn Thông tin chuyên môn, thông tin chung Gián tiếp
Phòng tài chính Thông tin chung Gián tiếp
Phòng hành chính Thông tin chung Gián tiếp
Ban thanh tra, giám sát
Thông tin chung Gián tiếp, trực
tiếp Các cơ quan, tổ chức
khác
Thông tin chung Gián tiếp
* Quản lý thông tin
a. Phân nhóm thông tin: Thông tin của dự án là các dữ liệu được thu thập, cập nhật trong quá trình thực hiện dự án. Thông tin được chia làm 5 nhóm
Nhóm 1: Tài liệu dự án bao gồm các tài liệu bao quát về nội dung dự án (mục đích, nội dung, hoạt động, kinh phí, thời gian…), các điều chỉnh dự án, các tài liệu được chính thức thông qua với các bên liên đới, các hướng dẫn điều hành, chương trình và lịch làm việc…
Nhóm 2: Tài liệu hợp tác với các bên liên quan bao gồm các văn bản kí kết, các nội dung thoả thuận,các văn bản pháp luật sử dụng
Nhóm 3: Tài liệu về hoạt động dự án bao gồm các thông tin bao quát về hoạt động của dự án ( mua sắm các trang thiết bị, thuê nhân công, các công việc đó và đang thực hiện, kế hoạch triển khai hoạt động, đầu vào, đầu ra…)
Nhóm 4: Các dữ liệu thu thập trong quá trình triển khai thực hiện dự án là những dữ liệu do dự án thu thập nhằm xây dựng dự án, được dùng để thực hiện, đánh giá như nhu cầu, điều kiện kinh tế xã hội…, các dữ liệu thu thập trong quá trình giám sát, đánh giá, tổng kết dự án. Tránh những thông tin bất khả kháng xảy ra khi thực hiện dự án
Nhóm 5: Hệ thống báo cáo là báo cáo tổng hợp như báo cáo giám sát, báo cáo đánh giá, báo cáo tổng kế, báo cáo tài chính,…
Mục đích của việc phân nhóm thông tin là để lựa chọn công cụ quản lý phù hợp (phần mềm quản lý) và chương trình quản lý thông tin (thời gian cập nhật, kiểm tra, báo cáo, chia sẻ). Tránh thu thập những thông tin trùng lặp, sai lệch trong quá trình triển khai và thực hiện dự án. Thông tin báo cáo đầy đủ góp phàn vào việc dự toán thời gian và chi phí vượt quá mức.
b. Phân loại thông tin: Thông tin thì có rất nhiều, nhưng để xác định nguồn thông tin nào cần phải thu thập thì ta cần phải hiểu rõ chất lượng của từng loại thông tin.
Thông tin bên ngoài:
• Tầm quan trọng của thông tin bên ngoài là rất lớn, nên doanh nghiệp cần phải có một hệ thống thu thập, phân tích và "đọc" thông tin bên ngoài.
• Thông tin về giá cả thị trường đối với vật liệu xây dựng: giá sắt thép của các cửa hàng chênh nhau bao nhiêu, giá của một khối betong…chất lượng của những vật liệu có đảm bảo cho yêu cầu của dự án: an toàn phải được đặt lên hàng đầu • Thiết kế những bản câu hỏi để tìm hiểu thông tin tư phía dân cư sống gần đó họ đồng tình hay không đồng tình xây dựng cửa hàng
Giao thông đi lại có thuận tiện khi đưa dự án này vào kinh doanh cũng như việc chuyên trở các vật liệu thi công…
Thông tin nội bộ:
Sơ đồ nguồn thông tin nội bộ