Để hạch toỏn khoản mục chi phớ sử dụng mỏy thi cụng, kế toỏn sử dụng tài khoản 623 vừa được mở chi tiết cho từng cụng trỡnh vừa hạch toỏn chung cho cỏc khoản chi phớ khụng thể phõn bổ trực tiếp được, đến cuối kỳ kế toỏn mới tiến hành phõn bổ theo phương phỏp thớch hợp.
Trong quy trỡnh sản xuất kinh doanh của cụng ty, mỏy múc đúng vai trũ quan trọng đối với tiến độ thi cụng cũng như chất lượng cụng trỡnh. Mỏy múc tham gia vào hầu hết cỏc giai đoạn thi cụng cụng trỡnh, từ khõu thi cụng nền múng đến khõu rải thảm, thi cụng bề mặt và hoàn thiện cụng trỡnh. Toàn bộ mỏy múc phục vụ thi cụng được quản lý tập trung tại phũng xe mỏy thiết bị, ở cỏc đội thi cụng khi phỏt sinh nhu cầu về mỏy thi cụng, đổi trưởng đội xõy dựng phải thoả thuận với phũng kế hoạch dự toỏn để ký hợp đồng thuờ xe mỏy. Phũng kế hoạch dự toỏn căn cứ vào tiến độ thi cụng, nhu cầu sử dụng xe
mỏy - thiết bị thi cụng trờn cỏc cụng trỡnh và khả năng đỏp ứng của cụng ty để ký hợp đồng cho thuờ. Trường hợp cỏc đội trưởng tự thuờ mỏy bờn ngoài thỡ phải tự thanh toỏn toàn bộ cỏc chi phớ về mỏy này.
Cỏc yếu tố chi phớ trong khoản mục chi phớ mỏy thi cụng được hạch toỏn như sau:
+ Chi phớ nhõn cụng: Bao gồm tiền lương chớnh, lương phụ, phụ cấp lương phải trả cho cụng nhõn điều khiển mỏy, khoản chi này được hạch toỏn dựa vào bảng thanh toỏn lương mà nhõn viờn kế toỏn đội gửi lờn.
+ Chi phớ nguyờn vật liệu phục vụ cho mỏy thi cụng như xăng, dầu, mỡ… Cỏc khoản này đội phải tự chi và cuối kỳ gửi cỏc chứng từ về phũng kờ toỏn cụng ty để hạch toỏn vào chi phớ mỏy.
+ Chi phớ khấu hao mỏy thi cụng : được hạch toỏn vào tài khoản 632-200 Chi phớ mỏy thi cụng toàn doanh nghiệp, đến cuối kỳ mới phõn bổ cho cỏc cụng trỡnh.
+ Chi phớ sửa chữa, bảo dưỡng mỏy thi cụng:
- Đối với trường hợp sửa chữa bất thường: khi phỏt sinh, phũng xe mỏy thiết bị sẽ trực tiếp tiến hành sửa chữa hoặc thuờ ngoài sửa chữa. Toàn bộ chi phớ này sẽ được tập hợp trực tiếp trờn tài khoản 623 chi tiết cho cụng trỡnh đú. - Đối với trường hợp sửa chữa lớn mỏy thi cụng: trong năm, nếu phỏt sinh chi phớ sửa chữa lớn mỏy thi cụng thỡ sẽ được hạch toỏn vào tài khoản 142- Chi phớ chờ phõn bổ. Sau đú tiến hành phõn bổ vào tài khoản 623-200.
+ Chi phớ mua ngoài khỏc: bao gồm cỏc chi phớ khỏc bằng tiền ngoài những chi phớ trờn.
Toàn bộ chi phớ mỏy được tập hợp riờng cho từng cụng trỡnh, đến cuối kỳ kế toỏn kết chuyển để tớnh giỏ thành cụng trỡnh. Cũn với cỏc khoản được tập hợp trờn tài khoản 623-200 chi phớ mỏy toàn doanh nghiệp, cuối kỳ kế toỏn tiến hành phõn bổ cho cỏc cụng trỡnh.
Năm 2002 vừa qua tổng chi phớ sử dụng mỏy thi cụng tại Cụng ty là 7.439.100.190 đồng chiếm 10,9% trong tổng chi phớ là 67.788.932.386 đồng. Cũng như cỏc khoản mục chi phớ khỏc việc quản lý tốt xe mỏy thiết bị, cú kế
hoạch bảo dưỡng sửa chửa, tớnh khấu hao hợp lý sẽ giỳp Cụng ty hạch toỏn đỳng và đủ chi phớ, gúp phần thực hiện kế hoạch hạ giỏ thành sản phẩm.
Qua hệ thống sổ kế toỏn, quỏ trỡnh hạch toỏn chi phớ sử dụng mỏy thi cụng được tiến hành như sau:
Kế toỏn đội cú nhiệm vụ phải tập hợp cỏc chứng từ gốc phỏt sinh liờn quan đến chi phớ sử dụng mỏy thi cụng và cuối thỏng gửi lờn phũng kế toỏn Cụng ty.
Tại phũng kế toỏn Cụng ty, khi nhận được cỏc chứng từ liờn quan đến chi phớ sử dụng mỏy thi cụng, kế toỏn chi phớ sau khi kiểm tra tớnh hợp phỏp, hợp lệ của cỏc chứng từ, kế toỏn tiến hành nhập dữ liệu vào mỏy, mỏy sẽ thực hiện đồng thời việc hạch toỏn chi phớ nhõn cụng trực tiếp vào “phiếu kế toỏn” và cỏc sổ “Sổ chi tiết tài khoản 6231” và “Sổ tổng hợp tài khoản 623”.. Với cỏc khoản khụng chi tiết được sẽ hạch toỏn vào sổ “Sổ chi tiết phỏt sinh tài khoản 623-200”.
Số liệu trờn “Sổ tổng hợp tài khoản 623” là cơ sở để kết chuyển sang tài khoản 154.
Vớ dụ: Khi cú chứng từ “Hoỏ đơn Bỏn hàng” liờn quan đến chi phớ mỏy thi cụng CT Sài gũn Trung Lương.
HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG Mẫu số: 02
GTTT- 3LL
Liờn 2: (Giao cho khỏch hàng)
Ngày 15 thỏng 6 năm 2002 Đơn vị bỏn: Phạm Trọng Vinh
Địa chỉ: Số tài khoản:
Điện thoại: Mó số : 06 0029806 7
Họ, tờn người mua hàng: Nguyễn Quang Huy. Đơn vị: Cụng ty XDCTGT 889.
Địa chỉ: Khương Đỡnh – Thanh Xuõn – Hà Nội. Số tài khoản:
Hỡnh thức thanh toỏn: Mó số: 01 0015326 4 -1 STT Tờn hàng hoỏ, dịch vụ Đơn vị tớnh Số lượng
Đơn giỏ Thành tiền
01 Dầu DIEZEN Lớt 687 4571 3.140.277
Cộng tiền bỏn hàng hoỏ, dịch vụ:
3.140.277
Số tiền viết bằng chữ : Ba triệu một trăm bốn mươi nghỡn hai trăm bảy mươi bảy đồng.
Người mua hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, đúng dấu ghi rừ họ tờn)
Nhõn viờn kinh tế đội gửi lờn chứng từ này lờn phũng kế toỏn của Cụng ty. Kế toỏn chi phớ của Cụng ty căn cứ vào cỏc chứng từ này để kiểm tra tớnh hợp lệ, hợp phỏp rồi tiến hành nhập dữ liệu vào mỏy, mỏy sẽ thực hiện hạch toỏn chi phớ sử dụng mỏy thi cụng vào phiếu kế toỏn và sổ “Sổ chi tiết tài khoản 6231”.
Cụng ty XDCTGT 889
PHIẾU KẾ TOÁN
Ngày15/06/02 Số chứng từ 95
STT Nội dung TK nợ TK Cú Số tiền
1 Giảm nợ ễ.Huy mua dầu mỏy TC CT Sài gũn Trung Lương
6231 1413 3.140.277
Tổng cộng 3.140.277
Viết bằng chữ: ba triệu một trăm bốn mươi nghỡn hai trăm bảy mươi bẩy đồng.
Kế toỏn trưởng Người lập biểu
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 6231
Số 71
065 – CT Sài gũn Trung Lương
Từ ngày 01/01/2002 Đến ngày 31/12/2002 Số dư đầu kỳ 0 0 Ngày SốC T Nội dung TKĐ Ư Nợ Cú 62
5/06/0225/06/0 25/06/0 2 25/06/0 2 30/07/0 2 28/08/0 2 29/08/0 2 05/11/0 2 05/11/0 2 … 31/12/0 2 95 97 103 109 154 158 03 22 … 442
Giảm nợ ễ.Huy mua dầu mỏy TC CT Sài gũn Trung Lương Giảm nợ ễ.Huy mua dầu mỏy TC CT Sài gũn Trung Lương Tiền lương thợ lỏi mỏyT3/02 TC CT Sài gũn Trung Lương Tiền lương T4+5 thợ lỏi mỏy CT Sài gũn Trung Lương Giảm chi phớ thuờ mỏy thi cụng CT Sài gũn Trung Lương Tiền lương thợ lỏi mỏy T6 CT Sài gũn Trung Lương
Giảm chi phớ sửa chữa, thuờ mỏy thi cụng CT Sài gũn Trung Lương
Chi phớ lương T7 thợ lỏi mỏy CT
Sài gũn Trung Lương …
KC chi phớ mỏy thi cụng CT Sài gũn Trung Lương
14131413 1413 3341 3341 1413 3341 1413 3341 … 1541 3.140.277 93.811.036 3.400.365 10.370.058 74.972.896 6.878.714 82.943.006 7.116.870 … 0 0 0 0 0 0 0 0 0 … 430.384.71 5 Tổng 430.384.71 5 430.384.71 5 Dư cuối kỳ 0 0
Ngày 31 thỏng 12 năm 2002 Người lập biểu Kế toỏn trưởng Thủ trưởng Đối với cỏc chi phớ khụng chi tiết cho từng cụng trỡnh được thỡ mỏy tớnh sẽ
