THƯƠNG MẠI KHANG PHÚ
3.2.2.2/ Kế toán chi tiết các khoản thanh toán với người mua:
Chứng từ kế toán sử dụng:
- Hóa đơn GTGT 3 liên của Bộ Tài Chính phát hành, mỗi lần giao hàng kế toán sẽ xuất hóa đơn và giao liên 02 cho khách hàng, nếu khách hàng ở xa, Công ty sẽ gởi thư bảo đảm cho khách hàng.
- Phiếu xuất kho - Phiếu thu
- Phiếu nhập kho do bị trả lại. Thủ tục:
Khi xuất kho hàng hóa kèm theo phiếu xuất kho, nếu thủ kho kiểm hàng đúng và quản đốc kiểm tra đạt yêu cầu chất lượng, kế toán xuất hóa đơn căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi nhận nợ phải thu của khách hàng.
- Kế toán theo dõi chi tiết theo từng khách hàng theo mã số mà Phòng kinh doanh đã mã hóa, đồng thời kế toán cũng theo dõi theo từng loại hợp đồng bán ra để biết thời hạn thanh toán và hình thức thanh toán của khách hàng. Sổ chi tiết phải thu người mua (Mở chi tiết cho từng đối tượng), bao gồm những khách hàng sau:
1311Bachkhoa – Phải thu Công Ty TNHH Bách Khoa 1311BP – Phải thu Điện Lực Bình Phú
1311CKTN – Phải thu Công ty Cơ khí Tây Ninh
1311DD2 – Phải thu Công ty CP Cơ khí CN Cao Đại Dũng 2 1311LP – Phải thu Công ty CP TV & PT Điện Lập Phát 1311LVP – Phải thu Công Ty TNHH Lý Vĩ Phong
1311SB – Phải thu Công ty TNHH Xây Lắp Điện Sông Bé Electric 1311TA – Phải thu Công ty Tuấn Aân Long An
1311TGT – Phải thu Công ty TNHH Trần Gia Thịnh 1311TH – Phải thu Công ty TNHH Tây Hoa
1311TL – Phải thu Công ty CP SX Thiết Bị Điện Thành Long 1311VP – Phải thu Công ty Việt Phương
1311XB – Phải thu Công ty TNHH Xây Dựng Điện Xuân Bách 1311XDD – Phải thu Công ty Xây Dựng Điện Cần Thơ
…
- Sổ tổng hợp chi tiết phải thu của khách hàng.
Trình tự ghi chép và quan hệ đối chiếu các khoản thanh toán với người bán tại Công ty Khang Phú:
Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng và hàng đã được làm xng và có phiếu xuất kho, kế toán các khoản thanh toán nhận mã nhà cung cấp được xuất dữ liệu từ mạng nội bộ của phòng kinh doanh. Kế toán các khoản phải thu tiến hành mở sổ theo dõi chi tiết cho từng khách hàng, sau đó chuyển số liệu cho phòng kế toán để đối chiếu công nợ.
3.2.2.3./ Kế toán tổng hợp các khoản thanh toán với người mua:
Tài khoản và sổ kế toán sử dụng:
- Tài khoản 131”Phải thu khách hàng”
- Sổ kế toán sử dụng: Sổ Cái Tài khoản 131, Bảng tổng hợp chi tiết các tài khoản 131, Nhật ký bán hàng.
Phương pháp ghi chép:
3.15./ Ngày 02/08/2011, nhận gia công nhúng kẽm cho Công ty TNHH TM SX
TBĐ ĐT Hoàng Nguyễn, tổng giá trị thanh toán 17.242.500 đồng của hóa đơn 0000217 ngày 02/08/2011, trong đó đã bao gồm VAT 10%, chưa thu tiền của khách hàng, hàng đã về nhập kho bên mua. Kế toán tiến hành nhập số liệu và mô tả định khoản vào phần mềm kế toán máy như sau:
Có TK 5111: 15.675.000 đồng Có TK 33311: 1.567.500 đồng
3.16./ Ngày 08/08/2011 Cơ Sở Vinh Phong thanh toán HĐ 0000212 ngày
01/08/2011, cụ thể là 27.511.000 đồng. Kế toán nhận được thông báo từ kế toán tiền gửi ngân hàng, ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn – Chi nhánh Sài Gòn đã Báo Có, kế toán các khoản thanh toán vào theo dõi công nợ các khoản phải thu, và chuyển Bảng theo dõi các khoản công nợ phải thu để đối chiếu với khách hàng. Mô tả nghiệp vụ qua định khoản trên phần mềm kế toán như sau:
Nợ TK 11214: 27.511.000đồng
Có TK 1311VP: 27.511.000 đồng
3.17./ Ngày 15/08/2011Công ty CP Cơ Khí Công Nghệ Cao Đại Dũng II
chuyển trả tiền hàng, nhận được giấy Báo Có của Ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển Việt Nam – Chi nhánh Sài Gòn. Kế toán tiến hành kiểm tra và nhập số liệu vào phần mềm kế toán, kế toán mô tả nghiệp vụ định khoản như sau:
Nợ TK 11212: 75.165.081 đồng Có TK 1311DD2: 75.165.081 đồng
3.18./ Ngày 16/09/2011 bán đế giày APT cho Công ty Tây Hoa, với số tiền
503.504.900 đồng, chưa bao gồm VAT 10%, hóa đơn đã xuất số 0080635 ngày xuất 16/06/2011, Công ty Tây Hoa chưa thanh toán. Kế toán mô tả nghiệp vụ này vào phần mềm kế toán như sau:
Nợ TK 1311TH: 553.855.390 đồng Có TK 5111: 503.504.900 đồng Có TK 33311: 50.350.490 đồng
3.19./ Ngày 19/09/2011 Công ty Tây Hoa thanh toán tiền mua đế giày cho hóa
đơn số 0080635 ngày 16/06/2011, Ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển Việt Nam gửi Giấy Báo Có khoản thanh toán trên. Kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu và mô tả định khoản vào phần mềm kế toán như sau:
Nợ TK 11212: 553.855.390 đồng Có TK 1311TH: 553.855.390 đồng
3.20./ Ngày 20/09/2011, nhận gia công nhúng kẽm kẹp dừng cáp cho công ty
CP Tuấn Aân Long An, tổng giá trị thanh toán là 14.752.828 đồng, trong đó VAT 10%, chưa thu tiền của khách hàng. Kế toán tiến hành mô tả định khoản này vào phần mềm kế toán như sau:
Nợ TK 1311TA: 14.752.828 đồng Có TK 5111: 13.411.662 đồng
3.2.3./ Kế toán thanh toán với người bán tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khang Phú:
3.2.3.1./ Mối quan hệ thanh toán với người bán:
Do nhu cầu chất lượng của sản phẩm ngày càng được nâng cao, nên Công ty luôn tìm kiêám những nhà cung cấp có tên trên thị trường, đạt chất lượng cao về sản phẩm và có uy tín để đặt hàng. Qua đó, Công ty cố gắng giữ mối quan hệ với các nhà cung cấp mà thời gian đầu đã giúp đỡ Công ty rất nhiều.
Một số nhà cung cấp chủ yếu như:
o Công Ty Cp TM & DV An Hiệp Lợi o Công Ty TNHH TM XD An Phú Thành o Công Ty CP Lưới Thép Bình Tây o Công Ty TNHH TM Kim Tín
o Công Ty CP Thiết Bị Điện Sài Gòn o Công Ty TNHH DL & TM Minh Trung o Công Ty CP Đầu Tư Minh Quang o Công Ty Thép Đại Toàn Thắng o Công Ty CP CN Mới Nam Tiến
o Công Ty TNHH SX TM DV Nghi Quân o Công Ty TNHH Hoa Long
o Công Ty TNHH Quí Nghệ o Công Ty TNHH Việt Trường
Các loại giao dịch:
- Đối với các công ty ở thành phố: Mỗi lần mua hàng, Công ty sẽ cử 02 người để đi đặt hàng và thực hiện các chứng từ có liên quan
- Đối với các nhà cung cấp ở ngoài thành phố: Công ty sẽ gọi điện thoại đặt hàng, khi hàng về Công ty sẽ cử đại diện người để kiểm tra hàng hàng có đạt so với yêu cầu.
Phương thức thanh toán:
Khi đặt hàng, nhà cung cấp sẽ báo giá, nếu trong hợp đồng thể hiện hình thức thanh toán nào thì thực hiện đúng theo hợp đồng. Còn trường hợp trên hợp đồng ghi cả hai hình thức thanh toán tiền mặt hoặc chuyển khoản, nếu tổng hóa đơn GTGT khách hàng xuất cho Công ty có giá trị nhỏ hơn 20.000.000 đồng thì công ty sẽ thanh toán bằng tiền mặt (có sự đồng ý của hai bên), còn những hóa đơn GTGT có tổng tiền thanh toán lớn hơn 20.000.000 đồng thì tất cả đều thanh toán bằng chuyển khoản.