Quản lý là một yếu tố mang tính chất quyết ñịnh tới hoạt ñộng kinh doanh của công ty có hiệu quả hay không. Để quản lý hiệu quả thì ñòi hỏi phải tổ chức bộ máy quản lý phù hợp cùng ñội ngũ quản lý có trình ñộ và năng lực. Xuất phát từ thực tế cũng như ngành nghề sản xuất và quy mô, loại hình kinh doanh của doanh nghiệp. Công ty ñã từng bước củng cố tổ chức, cơ cấu phòng ban, tuyển chọn nhân viên, cán bộ mới có năng lực ñồng thời ñào tạo và nâng cao nghiệp vụ cho công nhân, cán bộ cũ của công ty sao cho hợp lý giúp phục vụ một các tốt nhất cho kế hoạch của công ty. Dưới ñây mà cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Tân Lộ, nhằm ñưa ra cái nhìn chân thực và cụ thể hơn về công ty.
Sơñồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Thương mại và kỹ thuật Tân Lộ
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính) Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban:
Giám ñốc: là người ñại diện pháp nhân của Doanh nghiệp, chịu trách nhiệm trước pháp luật vềñiều hành hoạt ñộng kinh doanh cũng như tổ chức của công ty. Chịu trách nhiệm triển khai, tổ chức thực hiện các kế hoạch quy ñịnh trong doanh nghiệp. Đề ra các phương thức kinh doanh, mở rộng các mặt hàng kinh doanh. Tổ chức sắp xếp các phòng ban sao cho phù hợp và có trách nhiệm quản lý tất cả các cán bộ nhân viên, có quyền quyết ñịnh trong việc tuyển dụng, xa thải nhân viên cũng như bổ nhiệm, phân nhiệm, khen thưởng nhân viên. Là người ñứng ra ñàm phán, ký kết các hợp ñồng thương mại với khách hàng.
Phó giám ñốc: là người trợ giúp giám ñốc về việc ký kết hợp ñồng kinh doanh với khách hàng theo sự hướng dẫn của giám ñốc. Đồng thời cũng là người có nhiệm vụ quản lý tổ chức chỉ ñạo những công việc cụ thể về công tác kinh doanh, công tác
Phó Giám Đốc Phòng tài chính kế toán Phòng kinh doanh Tổng Giám Đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng kế hoạch vật tư Phòng kỹ thuật
19
hành chính quản trị, công tác kỹ thuật, kiểm tra, ñánh giá chất lượng sản phẩm hàng hóa nhập kho. Chịu trách nhiệm trước giám ñốc và pháp luật về những nhiệm vụ ñược giám ñốc giao phó.
Phòng tài chính kế toán: là phòng chịu trách nhiệm tính toán và tập hợp tất cả các chi phí ñể tính toán giá thành sản phẩm, ghi nhận doanh thu và xác ñịnh kết quả kinh doanh cho công ty. Theo dõi tình hình biến ñộng về tài sản và tiến vốn tại công ty. Tổ chức và chịu trách nhiệm hạch toán kế toán, phân tích hoạt ñộng kinh tế. Nhân viên kế toán xác ñịnh và phân loại các khoản nợ tồn ñọng, phân tích khả năng thu hồi vốn ñể có biện pháp xử lý. Cung cấp các số liệu, tài liệu, các báo cáo có liên quan theo yêu cầu của các bộ phận quản lý trong công ty cũng như theo yêu cầu của cơ quan Nhà nước. Chịu trách nhiệm trước công ty về các số liệu chứng từ sổ sách theo chức năng và nhiệm vụñược phân bổ.
Phòng kinh doanh: là phòng có chức năng khảo sát thị trường, tìm hiểu ñối thủ cạnh tranh với công ty ñể có biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh. Nghiên cứu, tiếp cận nhu cầu tiêu dùng của khách hàng ñối với sản phẩm ñểñáp ứng kịp thời với sự thay ñổi của thị trường. Phân khúc thị trường, xác ñịnh khách hàng mục tiêu, tìm kiếm các ñối tác trong kinh doanh. Trực tiếp quản lý và theo dõi việc sử dụng thương hiệu của công ty.
Phòng tổ chức hành chính: là phòng phụ trách tuyển dụng nhân sự theo yêu cầu của công ty và tuân thủ theo ñúng nhu cầu của công ty và tuân theo các quy ñịnh của pháp luật. Thực hiện công tác tổng hợp, hành chính, văn thư và lưu trữ. Trưởng phòng tổ chức hành chính tiếp nhận, phân loại văn bản ñi và ñến, tham mưu cho giám ñốc xử lý các văn bản hành chính nhanh chóng và kịp thời. Quản lý con dấu, chữ ký theo quy ñịnh, trưởng phòng cấp giấy công tác, giấy giới thiệu, sao lục văn bản do công ty ban hành và văn bản của cấp trên theo quy ñịnh của ban giám ñốc. Quản lý theo dõi tài sản, phương tiện văn phòng của toàn bộ công ty.
Phòng kế hoạch vật tư: là phòng có chức năng tham mưu giúp ñỡ giám ñốc về công tác chiến lược tổng thể và kế hoạch mở rộng kinh doanh. Lập kế hoạch kinh doanh hàng năm, hàng quý, hàng tháng với từng ñơn hàng. Quản lý vật tư, hàng hóa qua hệ thống kho, xuất nhập vật tư và lập các hóa ñơn chứng từ xuất nhập có ñủ chữ kỹ ghi trên hóa ñơn.
Phòng kỹ thuật: Có chức năng tham mưu về công tác ñổi mới kỹ thuật, nghiên cứu các mặt hàng mới, quản lý thiết bị, giải quyết các sự cố máy móc…ñồng thời phối hợp với các phòng ban ñể tham gia quản lý hoạt ñộng kinh doanh của công ty. Thực
hiện nhiệm vụñược giám ñốc bàn giao và chịu trách nhiệm trước pháp luật, giám ñốc, toàn thể công ty về nhiệm vụñược giao phó.
Qua ñây có thể thấy bộ máy tổ chức quản lý của công ty ñược triển khai theo hướng quản lý trực tuyến với sự chỉ ñạo từ trên xuống dưới. Các phòng ban luôn thực hiện ñúng chức năng và nhiệm vụ của mình, phối hợp nhịp nhàng với nhau, không có sự cồng kềnh hay chồng chéo trong công việc, luôn cung cấp kịp thời mọi thông tin kinh doanh nhằm giúp giám ñốc ñưa ra những quyết ñịnh ñúng ñắn có lợi cho công ty.