Đơi khi trong truyền thơng, chúng ta gặp khĩ khăn là khơng biết chọn kênh truyền thơng nào cho phù hợp. Nên nĩi trực tiếp hay viết thư? nĩi qua điện thoại hay gửi báo cáo? Câu trả lời là tuỳ theo tình huống. Bạn phải biết thơng tin mình muốn truyền đi cĩ đặc điểm như thế nào? Thơng thường chúng ta sẽ phân tích thơng tin dựa trên các yếu tố:
- Tính thường lệ của thơng tin. - Tính mơ hồ của thơng tin.
- Tính phong phú của phương tiện truyền thơng.
Hình 6.4 cho ta biết kênh truyền thơng nào là tốt nhất theo từng trường hợp. Ví dụ, khi tình huống rõ ràng và theo thường lệ như quy định làm việc, phương thức đánh giá khen thưởng, hệ thống tính lương....thì nên sử dụng kênh truyền thơng cĩ tính rõ ràng cao như báo cáo, bản ghi nhớ, thư từ. Nếu tổ chức hội họp thì chỉ làm lãng phí thời gian. Ngược lại, khi giải quyết những vấn đề mà thơng tin cĩ tính mơ hồ như tại sao doanh thu lại giảm? tại sao thị phần của cơng ty bị thu hẹp?...thì cần phải nĩi chuyện trực tiếp, hoặc tổ chức họp bàn, hội nghị.... để thảo luận và làm rõ vấn đề hơn. Nếu sử dụng kênh truyền thơng bằng emai hay thư từ thì việc giải quyết sẽ kéo dài và xác suất hiểu lầm càng cao.
Hình 6.4: Độ phong phú của phương tiện truyền thong
Nguồn: McShane S.L. (2005), Organizational Behavior, p.333
Tính phong phú Phương tiện truyền thơng Tính rõ ràng Thường lệ, rõ ràng Bất thườhồng, mơ Nĩi chuyện trực tiếp Hội nghị quay phim Điện thoại Email Bảng ghi nhớ, thư từ
Báo cáo, tập tài liệu
Tình huống truyền thơng