III. ĐẶC ĐIỂM CỦA CÂU TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
2.Câu phân loại theo mục đích nói
Theo mục đích nói, câu tiếng Việt được phân thành 4 loại: câu tường thuật, câu nghi vấn, câu cầu khiến và câu cảm thán.
- Câu tường thuật: là câu có chức năng trình bày, kể, xác nhận, mô tả một vật, hiện tượng với các đặc trưng và quan hệ của chúng .
- Câu nghi vấn (còn gọi là câu hỏi): là câu có chức năng hỏi, nhằm diễn đạt một điều chưa biết hoặc muốn biết.
- Câu cầu khiến (cònđược gọi là câu mệnh lệnh): là câu có chức năng điều khiển. Phạm vi của sự điều khiển khá rộng: từ việc ra lệnh, yêu cầu, đề nghị cho đến khuyên răn, khuyên nhủ cho đến cầu xin, van nài…
- Câu cảm thán: là câu có chức năng diễn đạt mức độ nhất định của cảm xúc, tâm trạng khác thường, cách đánh giá của người nói đối với vật, việc, hiện tư ợng được nêu ra trong câu với tư cách là nguyên nhân của sự cảm thán.
Văn bản hành chính là loại hình văn bản được sản sinh trong lĩnh vực pháp luật và hoạt động quản lý nhà nước với chức năng chuyển đạt các thông tin pháp lý, quản lý hay nhằm ban hành các yêu cầu, mệnh lệnh giữa các cơ quan, tổ chức cá nhân. Chính vì vậy kiểu câu tường thuật, câu cầu khiến tỏ ra rất thích hợp với văn bản hành chính ; còn câu nghi vấn và câu biểu cảm không thích hợp trong phong cách này.
a. Câu tường thuật
Câu tường thuật dùng trong văn bản hành chính theo hai cách: Trực tiếp và không trực tiếp.
Ở thể loại văn bản Hiến pháp, Nghị định, Thông tư, Chỉ thị, Nghị quyết, Báo cáo, Tờ trình, công văn, do đặc trưng của các loại văn bản này có một điểm nổi bật là trình bày các thông tin pháp lý, quản lý hoặc trình bày các nội dung công việc trong quá trình hoạt động của các cơ quan cho nên câu tường thuật chiếm ưu thế so với câu cầu khiến.
Ví dụ:
- "Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là Nhà nước thống nhất của
các dân tộc cùng sinh sống trên đất nước Việt Nam".
(Điều 5 Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam 1992)
- "Nhiệm kỳ của đại biểu mỗi khóa Quốc hội bắt đầu từ kỳ họp thứ nhất của khóa
Quốc hội đó đến kỳ thứ nhất của Quốc hội khóa sau".
(LuậtTổ chức Quốc hội)
- "Hoạt động tư vấn pháp luật đã góp phần giúp các tổ chức, cá nhân trong việc
(Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường quản lý hoạt động hành nghề tư vấn pháp luật).
Ở các ví dụ trên, câu tường thuật đã đưa ra các thông tin về hệ thống, vai trò, nhiệm vụ…. của các cơ quan Nhà nước. Người đọc dễ dàng tiếp thu được thông tin mà câu biểu đạt một cách rõ ràng, chính xác. Và chính những câu tường thuật ấy được dùng một cách trực tiếp, tức là dùng câu tường thuật phù hợp với mục đích trình bày thông tin pháp lý, quản lý.
Tuy nhiên, trên thực tế, việc sử dụng câu tường thuật trong văn bản hành chính không phải lúc nào cũng với chức năng tường thuật (tức là không p hải lúc nào cũng theo cách trực tiếp). Mà có những lúc, về mặt hình thức là câu tường thuật nhưng mục đích lại là cầu khiến. Và trường hợp này là sử dụng câu tường thuật với mục đích gián tiếp.
Ví dụ:
- "Các lực lượng vũ trang nhân dân phải tuyệt đối trung thành với Tổ quốc và nhân dân, có nhiệm vụ sẵn sàng chiến đấu bảo vệ độc lập, chủ quyền thống nhất, toàn vẹn lãnh thổ của Tổ quốc, an ninh quốc gia và trật tự, an toàn xã hội, bảo vệ chế độ xã hội chủ nghĩa và những thành quả của cách mạng, cùng toàn d ân xây dựng đất nước".
(Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam 1992)
Câu trên được viết theo lối trình bày, khẳng định (dùng phó từ khẳng định phải) nhưng mục đích lại diễn đạt một điều bắt buộc với đối tượng thực thi văn bản (các lực
lượng vũ trang nhân dân). Và do đó, nó cóý nghĩa cầu khiến.
- "ủy ban thường vụ Quốc hội, Chính phủ hướng dẫn và bảo đảm thực hiện Quy
chế này".
(Quy chế hoạt động của Đại biểu quốc hội và Đoàn đại biểu quốc hội, 1993) Câu trên viết theo lối trình bày, xác nhận song thực chất là một mệnh lệnh, buộc ủy ban thường vụ Quốc hội, Chính phủ có trách nhiệm thực hiện Quy chế….
- "Khâu tiếp nhận hồ sơ tiến hành thận trọng theo trình tự kiểm tra tình trạng tài liệu, lập biên bản tiếp nhận, ghi rõđề nghị của cơ quan giao hồ sơ vào sổ tiếp nhận, lập
biên bản kê danh mục tài liệu có trong hồ sơ".
-"Khách vào cơ quan liên hệ công việc xuất trình giấy giới thiệu cho nhân viên (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
văn phòng thường trực".
(Nội quy ra vào cổng cơ quan)
Ở các ví dụ trên, mệnh lệnh, yêu cầu, đề nghị, hoặc sự bắt buộc đều được diễn đạt dưới hình thức câu tường thuật. Và đây chính là việc câu tường thuật được dùng theo lối gián tiếp.
Hầu hết những câu tường thuật có dùng phó từ khẳng định phải, dùng phó từ phủ
định không, không được…đều mang ý nghĩa cầu khiến (tức là được dùng với mục đích
gián tiếp).
Chẳng hạn: Thẻ "công nhân viên" của ai người đó sử dụng, không được cho
mược hay thay đổi bất cứ chi tiết nào trong thẻ. (Sử dụng thẻcông nhân viên)
hay: Không được tự ý tiếp người thân, bạn bè trong giờ làm việc (Nội quy làm việc cơ quan).
b. Câu cầu khiến
Văn bản hành chính không chỉ có chức năng trình bày, thông tin, thông báo mà còn nhằm điều hành các hoạt động quản lý. Để biể u đạt các yêu cầu, đề nghị, mệnh lệnh hay sự điều khiển ngoài kiểu câu tường thuật dùng theo lối gián tiếp với mục đích cầu khiến như đã trình bàyở mục a thì còn có dạng câu cầu khiến được dùng theo lối có sử dụng một số động từ gây khiến.
Ví dụ:
"Nghiêm cấm tổ chức và tư nhân chữa bệnh, sản xuất, buôn bán thuốc chữa bệnh
trái phép gây tổn hại cho sức khỏe của nhân dân".
"Nghiêm cấm các hoạt động xâm phạm đến các di tích lịch sử, cách mạng, các
công trình nghệ thuật và danh lam, thắng cảnh". (Hiến pháp1992)
Hai ví dụ trên là những câu mệnh lệnh, dùng từ nghiêm cấm nhằm biểu thị sự "không được phép" một cách dứt khoát, rõ ràng khiến đối tượng thực thi văn bản buộc phải chấp hành.
Luật lại có nhiều câu cầu khiến dùng các động từ yêu cầu, đề nghị, kính chuyển
nhằm đề đạt một nguyện vọng, một yêu cầu của chủ thể giao tiếp trong quá trình giải quyết công việc.
Ví dụ:
"Kínhđề nghịlãnhđạo Sở quan tâm, xem xét và giải quyết kịp thời".
"Đề nghị Trường sớm trả lời cho Cục biết về sự án cải tạo phòng học chất lượng cao trước ngày 30/8/2002".
"Kính chuyển PhòngĐào tạo giải quyết".
Động từ xin vốn có nghĩa mạnh (cầu xin, van xin) đã có phần giảm nghĩa và có thể dùng làm phụ từ cầu khiến.
Ví dụ:
"Xincác đồng chí lưu tâm vấn đề này và cho ý kiến góp ý kịp thời bằng văn bản trước 30/6/2002".
Trong văn bản Quyết định, Nghị định, câu cầu khiến với cấu trúc điển hình thường gặp là:
- Nay ban hành kèm theo Quyết định này…
- Bộ trưởng…, Thủ trưởng các cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch ủy ban nhân
dân tỉnh, thành phố trực thuộc TW chịu trách nhiệm thi hành Nghị định này. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
-Các … căn cứ Quyết định thi hành.
-Các … chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Về mặt hình thức, câu cầu khiến đích thực có dùng các phụ từ cầu khiến: Hãy,
đừng, chớ, nên, không nên…. kèm theo nội dung mệnh lệnh. Tuy nhiên, trong văn bản
hành chính, rất ít dùng dạng này (chỉ được dùng ở trong thể loại diễn văn khai mạc nhằm khích lệ tinh thần người nghe, chẳng hạn: "Thầy trò trường ta hãy tích cực phấn đấu ngay từ lúc này để thực hiện thắng lợi nhiệm vụ năm học mới".
Để ban hành một mệnh lệnh, chủ thể quản lý hoàn toàn có thể dùng từ hãy kèm theo nội dung lệnh, kiểu như: "Trường hãy nộp báo cáo số liệucông tác tuyển sinh năm
2003 về Cục trước 30/9/2003". Nhưng để đảm bảo tính lịch sự trong quan hệ giao tiếp, người ta không dùng hãy mà thay vào đó là các động từ cầu khiến đề nghị, yêu câu, mời… Và câu: "Đề nghị Trường nộp báo cáo số liệu về công tác tuyển sinh năm 2003
về Cục trước ngày 30/9/2003" là một lệnh vừa ngắn gọn, chính xác, rành mạch vừa tôn
trọng đối tượng thực thi văn bản.
Gọi là câu cầu khiến cũng nên phân biệt phần cầu và phần khiến. Cầu là sự mong muốn, van nài, đề nghị, thỉnh cầu, thỉnh thị, đề xuất, đề đạt nguyện vọng;
khiến là nghiêm cấm, bãi bỏ, đình chỉ, cho phép, ban hành, yêu cầu, bắt buộc, ra lệnh, khuyên nhủ, răn đe. Đó cũng chính là các thang độ của câu cầu khiến.
-Thông thường, câu viết theo lối cầu hay sử dụng trong văn bản của cơ quan cấp dưới gửi cấp trên. Tần số xuất hiện nhiều nhất là trong các loại hình văn bản: công văn đề nghị, tờ trình, đề án, kế hoạch, đơn từ (đơn đề nghị, đơn khiếu nại), báo cáo, giấy mời của cấp dưới gửi cấp trên.
Ví dụ:
"Với tình hình trên,ủy ban nhân dân xã Tam Cường kiến nghị với ủy ban nhan
dân huyện hỗ trợ giúp xã hướng dẫn phòng trị rầy nâu nhằm đảm bảo an toàn và năng
xuất vụ hè thu năm nay".
(Báo cáo về tình hình xuất hiện rầy nâu phá hoại lúa hè thu)
"Với lý do như trên, kính đề nghị ủy ban nhân dân quận, các ngành chức năng
của quận, thành phố xem xét, phê duyệt để Công ty sớm được thành lập và đi vào hoạt
động có hiệu quả thiết thực".
(Đề án thành lập Công ty cổ phần Vận tải)
"Kính mongủy ban nhân dân tỉnh quan tâm, xem xét và giải quyết kịp thời".
(Công văn đề nghị của Sở Văn hóa Thông tin Hà Tây về việc bảo vệ các di tích lịch sử).
"Đề nghị Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cho ý kiến chỉ đạo kịp thời về vấn đề
nêu trên".
(Công văn hỏi ý kiến của Trường T.H Văn thư Lưu trữ TWI về việc thay đổi kế hoạch đào tạo Nghề).
"Chúng tôi khẩn thiết đề nghị Công an thành phố Hà Nội và các cấp ngành có liên quan xem xét sự việc đã trình bày trên và trả lại sự công bằng, trong sạch cho gia đình tôi".
(Đơn khiếu nại của một cá nhân).
Sự thỉnh thị, đề nghị, mong muốn…. của dạng câu viết theo lối cầu không chỉ phổ biến trong các văn bản của cơ quan cấp dưới gửi cơ quan cấp trên mà còn được dùng
trong văn bản của các cơ quan ngang cấp gửi cho nhau hoặc cả trong những văn bản (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
quyết văn bản. Đồng thời, làm giảm nhẹ sự nặng nề của câu văn, tạo yếu tố tích cực về mặt tâm lý cho đối tượng thực thi văn bản.
Ví dụ: "Văn phòng Chính phủ đề nghị các Văn phòng lưuý và chỉ đạo bộ phận văn thư, hành chính thực hiện theo nội dung nêu tr ên".
(Công văn của Văn phòng Chính phủ hướng dẫn gửi công văn, tài liệu lên Chính phủ)
Ở ví dụ trên, bình thường phải viết: "Văn phòng Chính phủ yêu cầu các Văn
phòng lưuý và chỉ đạo bộ phận văn thư, hành chính thực hiện theo nội dung nêu trên".
Song, lối diễn đạt đó tỏ ra cứng và có phần áp đặt. Việc chuyển từ yêu cầu thành đề
nghị cho thấy sự cầu thị, hợp tác và tôn trọng cấp dưới trong quá trình giải quyết công việc.
Hoặc trong một văn bản gửi cơ quan ngang cấp, chỉ có mối quan hệ giao tiếp thông thường, không chịu sự quản lý lẫn nhau về mặt Nhà nước, ta cũng gặp lối viết này:
Ví dụ: "Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước kính chuyển ủy ban nhân dân tỉnh Quảng
Ninh xem xét và cho chúng tôi biết ý kiến trả lời trước ngày 02/10/2002".
(Công văn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước). Hoặc trong các loại giấy mời, lối viết này có tác dụng khích lệ người được mời. Người ta ít dùng diễn đạt: Yêu cầu…mà dùng lối diễn đạt Kính mời… hoặc Trân trọng
kính mời…hoặc Đề nghị… Thực chất, câu viết như trên vẫn là một lệnh , song câu văn mềm dẻo hơn, dễ tiếp nhận hơn.
Ví dụ: "Đề nghị các đồng chí tham dự họp đúng giờ để cuộc họp đạt kết quả tốt".
(Giấy mời họp bất thường của Công ty Khóa Minh Khai)
Đôi khi trong văn bản gửi cho cơ quan ngang cấp, vì tính lịch sự, ở câu cầu khiến còn dùng thêm từ chúng tôi sau tên cơ quan để tự xưng. Sự thỉnh thị lúc này được tăng lên.
Ví dụ:
Công ty Giầy Thượng Đình chúng tôi xin trân trọng đề nghị…
- Câu cầu khiến viết theo mục đích khiến lại xuất hiện ở các văn bản của cơ quan cấp trên gửi cho cấp dưới nhằm ban hành mệnh lệnh, chỉ thị có tính chất bắt buộc phải thực hiện, phải tuân thủ.
Loại câu này có dùng các động từ gây khiến nhằm mục đích khiến. Các động từ gây khiến thường dùng để biểu thị mục đích khiến là: yêu cầu, chịu trách nhiệm, có trách nhiệm, đình chỉ, bãi bỏ, công nhận, chấp thuận, bác bỏ, cho phép, nghiêm cấm….
Trong văn bản Nghị định, Quyết định, điều khoản cuối cùng hầu như đều được viết theo lối cầu khiến, nhằm lệnh cho đối tượng thực thi văn bản, đồng thời cũng xác định trách nhiệm của cá nhân, đơn vị liên quan thực hiện.
Ví dụ:
"Thống đốc Ngân hàng Nhà nước, các Bộ trưởng, Thủ trưởng các cơ quan ngang
Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc TW
chịu trách nhiệm thi hành Nghị định này".
(Nghị định số 20/CP ngày 01/3/1995 của Chính phủ về tổ chức bộ máy của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam).
"Chủ tịch ủy ban nhân dân, giám đốc Sở Thương mại các tỉnh biên giới Tây Nam,
Thủ trưởng các cơ quan chức năng thuộc Bộ Thương mại chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này".
(Quyết định của Bộ trưởng Bộ Thương mại về việc ban hành Quy chế tổ chức và quản lý chợ biên giới Việt Nam - Campuchia).
Thể loại Nghị quyết cũng thường dùng câu cầu khiến ở cuối văn bản, nhằm nhấn mạnh một nhiệm vụ cần giải quyết trong thời gian sắp tới và yêu cầu thực hiện.
Ví dụ: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
"Chính phủ yêu cầu các Bộ, ngành tiếp tục chỉ đạo tố các giải pháp đã nêu trong
Nghị quyết 08/CP ngày 09/7/1999; đặc biệt chú ý đẩy mạnh chương trìnhđầu tư, giải
ngân các nguồn vốn cònđang ứ đọng…".
(Nghị quyết của Chính phủ về phiên họp Chính phủ thường kỳ tháng 9/1999). Thể loại Chỉ thị có thể dùng câu mệnh lệnh ở cuối văn bản để chỉ đạo cụ thể việc thực hiện các nội dung của Chỉ thị.
Ví dụ: "Văn phòng Chính phủ chịu trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc thực hiện
Chỉ thị này và tổng hợp báo cáo Thủ tướng Chính phủ".
(Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ về việc sơ kết việc thực hiện một bước cải cách thủ tục hành chính…)
Các loại công văn của cấp trên gửi cáp dưới nhằm đôn đốc, nhắc nhở, chấn chỉnh công việc, hầu hết đều có dùng câu cầu khiến với từ yêu cầu.
Ví dụ: "Yêu cầuSở Giáo dục các tỉnh, thành phố nghiên cứu các nội dung trên và trả lời Bộ bằng văn bản trước ngày 30/10/2002".
(Công văn của Bộ Giáo dục và Đào tạo yêu cầu đóng góp ý kiến). Cũng có trường hợp, câu cầu khiến được thể hiện bằng ngữ điệu.
Ví dụ: "Văn phòng Chính phủ thông báo để các Bộ, ngành, địa phương biết, thực
hiện".
(Thông báo về kết luận của Phó Thủ tướng Nguyễn Tấn Dũng tại cuộc họp với Ban Chỉ đạo phòng chống buôn lậu…)
Tóm lại
1) Câu cầu khiến trong văn bản hành chính không kết thúc bằng dấu chấm than(!) mà kết thúc bằng dấu chấm (.)
2) Rất hãn hữu dùng phụ từ cầu khiến hãy, đừng, chớ, nên để tạo ý cầu khiến mà hầu hết dùng trực tiếp các động từ gây khiến để tạo câu như: yêu cầu, đề nghị, xin, chịu
trách nhiệm, bắt buộc…
3) Hiệu quả cầu khiến có thể được tạo bởi từ hình thức của một câu tường thuật