Phong cách hành chính công vụ là phong cách ngôn ngữ của tiếng Việt văn hóa hiện đại, dùng trong lĩnh vực pháp luật và hoạt động quản lý nhà nước; nhằm ghi nhận và truyền đạt các thông tin pháp lí, thông tin quản lý từ Nhà nước đến nhân dân, từ nhân dân đến Nhà nước; từ cơ quan này đến cơ quan khác; từ n ước này đến nước khác.
Văn bản hành chính là sản phẩm của phong cách ngôn ngữ hành chính –công vụ.
2. Đặc trưng của văn bản hành chính - công vụ.2.1. Tính chính xác, mạch lạc 2.1. Tính chính xác, mạch lạc
Văn bản hành chính là văn bản chứa đựng những thông tin hết sức quan trọng, liên quan tới sự tồn, vong, thành, bại của Nhà nước, của một cơ quan, tổ chức…Do đó, việc diễn đạt thông tin phải chuẩn xác, mạch lạc là yêu cầu số một.
Ngôn ngữ trong văn bản hành chính phải phản ánh đúng nội dung cần truyền đạt, phản ánh tường tận, sáng tỏ các vấn đề, không để người đọc, người nghe không hiểu hoặc hiểu nhầm, hiểu sai ý. Giữa các ý, các phần trong văn bản phải có sự gắn kết, tiếp nối theo một trật tự hợp lí, lôgic.
Cụ thể là:
- Dùng từ, ngữ chính xác, nhất quán, đơn nghĩa. Cần phân biệt các từ gần âm, các gần nghĩa, các từ ghép Hán Việt có yếu tố đồng nhất… vì rất dễ bị nhầm lẫn trong khi sử dụng.
- Diễn đạt ý chính xác, rõ ràng, mạch lạc. Không dung nạp cách diễn đạt ý đại khái, chung chung hay mập mờ.
- Viết câu chặt chẽ về ngữ pháp; chính xác, ngắn gọn, chặt chẽ, lôgíc về nghĩa. Do đó phải sắp xếp từ đúng trật tự cần thiết, dùng quan hệ từ chính xác, dấu câu phù hợp, …
- Chính xác về chính tả.
Tính khuôn mẫu cũng là một đặc trưng nổi bật của văn bản hành chính - công vụ. Đặc trưng này được biểu hiện ở cả thể thức và ngôn ngữ của văn bản.
- Về mặt thể thức: Văn bản được soạn thảo theo thể thức quy định của Nhà nước. So với các phong cách ngôn ngữ khác, văn bản hành chính - công vụ có tính quy ước rất cao. Thời kỳ Nhà nước phong kiến độc lập (938 -1858) văn bản hành chính Việt Nam được xây dựng theo khuôn mẫu văn bản hành chính của người Hán. Tiêu biểu nhất là bộ Luật Hồng Đức (Lê Triều hình luật) với 721 điều, chia thành 6 quyển 16 chương.
Thời kỳ thuộc Pháp văn bản hành chính kiểu Hán tự dần được thay thế theo lối Pháp kể cả chữ viết và cách hành văn.
Hiện nay, mỗi văn bản hành chính phải có 9 hoặc 10 thành phần được đặt ở những vị trí quy định. Từng thể loại văn bản có mẫu trình bày riêng,đánh dấu từ thời kỳ từ Cách mạng Tháng Tám đến nay.
Khuôn mẫu của văn bản có tính khả biến theo thời gian, thể hiện rõ sự can thiệp của Nhà nước đối với các quy chuẩn của từng thể loại văn bản. Ngay cả trong chế độ mới, thể thức và ngôn ngữ văn bản hành chính vẫn thay đổi thường xuyên do sự điều chỉnh các chính sách quản lí kinh tế, quản lí xã hội.
Thí dụ: Thành phần Quốc hiệu của văn bản cũng có sự thay đổi theo từng thời gian:
+ Từ 1945 - 1975: Việt Nam Dân chủ cộng hòa.
+ Từ 1976 - nay: Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
- Về ngôn ngữ: Tính khuôn mẫu của văn bản hành chính thể hiện ở việc thường dùng lặp đi lặp lại những câu, những từ, những cấu trúc có sẵn mà không bị coi là lỗi lặp từ, lặp câu.
Thí dụ:
-Căn cứ Quyết định số..../QĐ-XYZ ngày ..../.../... của .... về việc... ; -Theo đề nghị của ....,
-Các .... có tên trên căn cứ Quyết định thi hành.
Tính khuôn mẫu đảm bảo cho sự thống nhất, kỉ cương, chuẩn mực của văn bản; giúp cho việc tăng năng suất và chất lượng soạn thảo văn bản, tránh được những sai sót trong quá trình soạn thảo văn bản; giúp thuận lợi cho việc lập hồ sơ, sắp xếp tài liệu trong công tác văn thư, lưu trữ. Tính khuôn mẫu cũng giúp cho người thực hiện văn bản
dễ tiếp nhận nội dung thông tin, biết chỗ nào là quan trọng cần chú ý, chỗ nào có thể lướt qua. Và ở một mức độ, tính khuôn mẫu cũng đem lại sự cân đối, thẩm mĩ cho văn bản.
Một văn bản hành chính công vụ được soạn thảo đúng thể thức là một trong những yếu tố quyết định hiệu lực pháp lí của văn bản.
2.3 Tính nghiêm túc, trang trọng, lịch sự
Văn bản là phương tiện giao tiếp, là phát ngôn chính thức của các cơ quan nhằm ban hành mệnh lệnh hoặc giải quyết công việc. Ngôn ngữ trong văn bản hành chính phải hết sức nghiêm túc, đó là ngôn ngữ của lí trí. Và tính nghiêm túc được coi như một dấu hiệu đặc biệt của văn bản hành chính.
Đối với văn bản thuộc các phong cách khác như văn bản nghệ thuật, văn bản chính luận, văn bản báo chí... thì hình thức, kết cấu của văn bản hoàn toàn phụ thuộc vào ý tưởng riêng của tác giả. Với văn bản hành chính, điều này không được phép. Văn bản phải được soạn thảo theo một khuôn mẫu nhất định do Nhà nước quy định. Mỗi văn bản phải có đầy đủ 9 hoặc 10 thành phần (quốc hiệu, tác giả, số kí hiệu, địa danh, tên loại, ....) được đặt ở những vị trí nhất định. Mỗi thể loại văn bản cụ thể lại có mẫu riêng cho việc soạn thảo.
Thể thức của một văn bản khẳng định tính nghiêm túc của văn bản. Sự tùy tiện thay đổi hình thức của văn bản là điều không thể cho phép, nó làm mất đi tính nghiêm túc, và mất tính hiệu lực của văn bản (nói cách khác, một văn bản không được soạn thảo đúng thể thức sẽ không có giá trị về mặt pháp lí).
Về phương diện sử dụng ngôn ngữ, tính nghiêm túc vốn là thuộc tính của ngôn ngữ sách vở, đi ngược lại với tính cảm xúc, tính bình giá chủ quan vốn là những thuộc tính của ngôn ngữ hàng ngày. Lời nói trong văn bản hành chính - công vụ là lời nói được coi là nghiêm túc bậc nhất và cũng do đó mang tính chất đơn điệu, lạnh lùng. Ngôn ngữ hành chính - công vụ dùng truyền đạt các tư tưởng mang tính hành chính và mang tính luật pháp. Nó không phải là sự trao đổi cá nhân. Để đảm bảo tính nghiêm túc, cần lưuý:
- Tuyệt đối không dùng tiếng lóng, từ tục tĩu… (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Tránh lối diễn đạt dông dài, bỡn cợt hoặc đưa những ý kiến bình giá dễ dãi, chủ quan đối với nội dung thông tin của văn bản.
-Xưng hô đúng tôn ti, trật tự hành chính.
-Thông tin trong văn bản phải được phản ánh đúng hiện thực khách quan, không hư cấu.
- Tất cả các bên tham gia giao tiếp đều phải tôn trọng văn bản như là với tư cách, một công cụ của luật pháp.
Tính nghiêm túc của văn bản gắn liền với chuẩn mực, vị thế, tôn ti mang tính hệ thống của các cơ quan Nhà nước.
Là phương tiện giao tiếp chính giữa các cơ quan, tổ chức.... nên trang trọng, lịch sự lễ độ cũng là yêu cầu cần thiết đối với văn bản hành chính - công vụ. Tính lịch sự trong văn bản phản ánh trìnhđộ văn hóa trong giao tiếp của các Nhà nước và của các cơ quan, tổ chức.
- Trước hết, hình thức văn bản phải đảm bảo tính thẩm mĩ. Nghĩa là được trình bày đúng thể thức; cân đối, sáng sủa.
-Cách xưng hô phải đúng thứ bậc hành chính. Việc đưa ra các yêu cầu, đề nghị, mệnh lệnh phải phân định rõ dạng cầu hoặc dạng khiến. Việc đề đạt các yêu cầu hay nguyện vọng cần phải được diễn đạt theo lối cầu thị, cầu tiến....
- Trình bày thông tin phải rõ ràng, dễ hiểu, không đánh đố người đọc. Và đặc biệt là diễn đạt phải trong sáng để không bị suy diễn theo những nghĩa thô tục.
- Dùng ngôn ngữ gọt rũa, văn hoá. Ưu tiên sử dụng từ Hán Việt vì lớp từ này mang sắc thái biểu cảm trang trọng, nghiêm túc, lịch sự. Không dùng từ thô tục, khiếm nhã vì chúng dễ gây nên phản ứng xấu ở người đọc.
-Thường sử dụng cách diễn đạt có tính chất nghi thức, thể hiện phép lịch sự xã giao. Thí dụ:
+ Trân trọng kính mời... + Kính đề nghị…
+ Xin trân trọng thông báo…
+ Rất mong được…xem xét và giải quyết .
- Khi ban hành mệnh lệnh cho cấp dưới thi hành hoặc trong các quyết định khiển trách đối với người phạm lỗi, cần thể hiện thái độ đúng mực với đối tượng, không tỏ thái độ hách dịch, trịch thượng hoặc dọa nạt, khinh bỉ… Đối với văn bản của cấp dư ới gửi cấp trên, tránh lối diễn đạt thể hiện sự khúm núm, sợ hãi hay nịnh bợ; song cũng
không xưng hô, trình bày một cách xách mé, hạ thấp cấp trên. Đặc biệt với các văn bản phải đưa ra lời từ chối nên lưuý cách diễn đạt để tránh có tác động xấu đến tâm l í người đọc. Thí dụ:
Nên viết: Tổng Công ty rất tiếc phải từ chối lời đề nghị của Xí nghiệp v/v xin
thay đổi phương hướng kinh doanh vìđiều kiện hiện nay chưa cho phép.
Không nên viết: Tổng Công ty không thể chấp nhận lời đề nghị của Xí nghiệp v/v
xin thay đổi phương hướng kinh doanh vìđiều kiện hiện nay chưa cho phép.
- Lời văn trang trọng sẽ thể hiện sự tôn trọng đối với các chủ thể thi hành, làm tăng uy tín của cá nhân, tập thể ban hành văn bản.
2.4. Tính khách quan
Văn bản hành chính phải trình bày thông tin một cách khách quan, không thiên vị vì nó là tiếng nói quyền lực của Nhà nước chứ không phải là tiếng nói của cá nhân, dù rằng văn bản có thể được giao cho một cá nhân hay một nhóm cá nhân soạn thảo.
Là người phát ngôn thay cho công quyền, người soạn thảo văn bản không được tự ý đưa những quan điểm riêng của mình vào văn bản, mà phải nhân danh cơ quan trình bàyđúng ý chí của Nhà nước, ý tưởng của tập thể hay của của lãnh đạo. Do đó, ngôn ngữ phải khách quan. Tính khách quan của văn bản hành chính gắn liền với tính chính xác của văn bản.
Tính khách quan được biểu hiện cụ thể như sau:
- Thông tin trình bày trong văn bản phải đúng với hiện thực khách quan, không bị hư cấu. Nghĩa là việc tô hồng hay bôi đen, bóp méo thông tin đều đi ngược với yêu cầu khách quan của văn bản.
- Ngôn ngữ phải khách quan, không dùng từ biểu cảm, ít dùng đại từ nhân xưng ngôi thứ nhất số ít, không dùng các danh từ chỉ mối quan hệ thân thuộc để xưng hô giữa các cơ quan hay các cá nhân trong quá trình giải quyết việc công. Dùng từ chỉ chức vụ, chức danh hoặc dùng tên cơ quan để xưng hô trong văn bản.
Thí dụ: Hay dùng các cụm từ chỉ các đối tượng chung như: “Sở Kế hoạch và Đầu
tư đề nghị…”, “Bộ Giáo dục và Đào tạo yêu cầu…”. Nếu văn bản có ghi: “Thủ tướng
Chính phủ yêu cầu...”, “Giám đốc Sở Nội vụ đề nghị...”, “Trưởng phòngĐào tạo thông (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
báo...” thì đó cũng là ý chí Nhà nước. Họ chỉ với tư cách Nhà nước, đại diện cho tập thể, thay mặt tập thể ra văn bản mà thôi.
- Thể hiện ý chí Nhà nước ở mức tối đa, giảm yếu tố cá nhân ở mức tối thiểu. - Không dùng từ địa phương hay các từ mang phong cách cá nhân.
- Không dùng các câu, từ mang sắc thái biểu cảm; tuyệt đối không sử dụng các biện pháp tu từ, những hìnhảnh bóng bẩy, cầu kì.... Ngôn ngữ hành chính là ngôn ngữ của lí trí, và nói chung đơn điệu, lạnh lùng. Tính đơn điệu lạnh lùng này làm cho tính khách quan càng được biểu hiện rõ nét.
2.5. Tính phổ thông, đại chúng
Đối tượng tiếp nhận của văn bản quản lí nhà nước, đặc biệt của nhóm văn bản quy phạm pháp luật, là nhiều tầng lớp nhân dân trong cả nước. Vì vậy, ngôn ngữ biểu đạt phải mang tính phổ thông, đại chúng, dễ hiểu, dễ nhớ, dễ tiếp thu đối với quần chúng nhân dân. Tất nhiên, tính phổ thông, đại chúng không hề mâu thuẫn với tính khuôn mẫu, chuẩn mực. Cần lưuý tránh hiện tượng sử dụng ngôn ngữ suồng sã, thông tục với quan điểm cho rằng như thế mới đạt yêu cầu đại chúng. Không dùng khẩu ngữ, tiếng lóng, tiếng địa phương, các từ nước ngoài chưa được Việt hoá ở phạm vi toàn quốc. Cần viết cho phù hợp với trìnhđộ người tiếp nhận. Không nên viết ở tầm quá thấp cho người có trìnhđộ cao sẽ làm giảm giá trị văn bản, làm mất thiện cảm của người tiếp nhận. Cũng không nên viết ở tầm quá cao cho người có trìnhđộ thấp bởi người đọc sẽ khó tiếp nhận văn bản một cách thấu đáo, chính xác.
Trên đây là một số đặc điểm cơ bản, đồng thời cũng là những tiêu chí của việc lựa chọn và sử dụng ngôn ngữ của phong cách ngôn ngữ hành chính, ngoài ra còn một số đặc điểm khác nữa như tích ngắn gọn, súc tích, tính có hiệu lực cao... Nhưng nói chung, thực hiện tốt những đặc điểm trên đây là đạt được yêu cầu cần thiết của ngôn ngữ văn bản quản lí nhà nước.