III. ĐẶC ĐIỂM CỦA CÂU TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
1. Về cấu trúc ngữ pháp
Văn bản hành chính là loại văn bản thuộc phong cách ngôn ngữ gọt giũa, được dùng trong lĩnh vực pháp luật và hoạt động quản lý nhà nước, được soạn thảo theo một khuôn mẫu nhất định; chứa đựng hiệu lực có tính quy định hay bắt buộc một cá nhân, đơn vị chịu trách nhiệm thi hành, chấp hành. Thông tin được trình bày trong văn bản hành chính là nhằm thông báo, nhằm tác động hoặc nhằm trao đổi ý kiến giưa đối tượng quản lý và đối tượng bị quản lý và ngược l ại. Chính vì vậy, nhìn một cách khái quát, văn bản hành chính ưu tiên dùng những câu có kết cấu hoàn chỉnh. Đặc điểm này trái ngược với đặc điểm cú pháp ở phong cách khẩu ngữ tự nhiên (dùng kết cấu tỉnh lược xen lẫn kết cấu có yếu tố dư). Sở dĩ như vậy vì nội dung thông tin được biểu đạt trong văn bản hành chính là những thông tin có ý nghĩa pháp lý, có ảnh hưởng đến vận mệnh, quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của cá nhân hay đơn vị nào đó, thậm trí là cả một quốc gia nên văn bản hành chính không được phép tạo nên tình trạng ngờ vực, lúng túng trong nhận thức nội dung câu nói. Mặt khác, văn bản hành chính là phương tiện giao tiếp chính thức của các cơ quan nhà nước có tính chất nghiêm chỉnh, trang trọng nên cũng không cho phép đặt câu có những yếu tố dư (thừa thành phần).
Về mặt cấu tạo, câu tiếng Việt được phân loại thành câu đơn và câu phức hợp. Trong văn bản hành chính, dùng cả hai loại câu này. Tuy nhiên, không phải tất cả các dạng câu đơn và câu phức của tiếng Việt đều xuất hiện đầy đủ trong văn bản hành chính.
a. Câu đơn một thành phần (câu đơn đặc biệt)
Câu đơn đặc biệt là loại câu bao gồm nòng cốt một thành phần, do một từ hay một cụm từ đảm nhiệm. Câu đơn đặc biệt dùng để xác định trạng thái tồn tại của sự vật, để biểu thị một sự đánh giá về sự vật, để xác định thời gian, nơi chốn, cảnh tượng, sự kiện hay để liệt kê sự vật.
Trong văn bản hành chính, câu đơn đặc biệt có xuất hiện nhưng không nhiều. Chúng thường được dùng trong các trường hợp sau đây:
-Dùng để làm đề mục hoặc tiêu đề cho văn bản. Ví dụ:Điều 10 (cụm danh từ làm nòng cốt)
Chế độ kinh tế (cụm danh từ)
Giải quyết khiếu nại tố cáo(cụm động từ)
Hàng đưa ra khỏi kho ngoại quan (cụm danh từ)
Quy định quản lý và sử dụng con dấu (cụm động từ)
-Dùng để chỉ chức danh của người có thẩm quyền ở thể thức ký văn bản. Ví dụ: HIỆU TRƯỞNG (cụm danh từ)
GIÁM ĐỐC (cụm danh từ)
-Dùng để chỉ quốc hiệu, tiêu ngữ của văn bản
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-Dùng để chỉ tên cơ quan ban hành văn bản ( thành phần tác giả, ghiở góc trái, trên cùng mỗi văn bản).
Ví dụ: BỘ NỘI VỤ
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
-Dùng để chỉ tên loại của văn bản (ghi ở giữa dòng, dưới địa danh, ngày tháng). Ví dụ:- THÔNG BÁO
- GIẤY MỜI - LỆNH
-Dùng để biểu thị địa dạnh, ngày tháng trong văn bản. Ví dụ:- Hà nội,ngày 19 tháng 8 năm 2003
- Vĩnh phúc, ngày 20 tháng 6 năm 2003
-Dùng để biểu thị họ tên đầy đủ của người ký văn bản. Ví dụ: Nguyễn Tấn Dũng
Nguyễn Thiện Nhân
b. Câu đơn hai thành phần.
Câu đơn hai thành phần (còn gọi là câu đơn bình thường) là câu đơn có cấu tạo nòng cốt là một cụm chủ -vi. Trong văn bản hành chính, câu đơn bình thường có tần số xuất hiện nhiều hơn câu đặc biệt, thông thường theo trật tự thuận: chủ ngữ trước, vị ngữ sau.
Ví dụ: "Mọi công dân đều bìnhđẳng trước pháp luật"
"Công dân nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là người có quốc tịch Việt
Nam"
(Hiến pháp 1992) + Câu mở rộng nòng cốt bằng cách thành phần song song rất hay được dùng trongvăn bản hành chính nhằm biểu đạt nội dung thông báo phong phú. Có thể gặp câu đơn mở rộng thành phần chủ ngữ.
Ví dụ: "Thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sĩ được hưởng các chính sách ưu đãi của Nhà nước".
(Hiến pháp 1992) + Cũng có thể gặp câu đơn mở rộng thành phần bổ ngữ.
Ví dụ: "Con cháu có bổn phận kính trọng và chăm sóc ông bà, cha mẹ".
(Hiến pháp 1992) + Cũng có thể gặp câu đơn mở rộng thành phần phụ trạng ngữ.
Ví dụ: "Trong sản xuất, trong lưu thông phân phối, ta còn gặp rất nhiều khó khăn".
- Ở văn bản hành chính, loại câu mà nòng cốt được mở rộng bằng thành phần trạng ngữ rất phổ biến. Trong đó trạng ngữ chỉ mục đích, chỉ thời gian, cách thức, nguyên nhân, sự nhượng bộ được dùng nhiều.
Ví dụ 1: "Để thực hiện nghiêm túc chế độ và nguyên tắc kế toán của Nhà nước
quy định, Văn phòng xinđề nghị Thủ trưởng các đơn vị đôn đốc, nhắc nhở cán bộ của
đơn vị mình thanh toán tạm ứng với phòng Tài vụ" - Trạng ngữ chỉ mục đích.
Ví dụ 2: "Căn cứ vào Hiến pháp, Quốc hội ban hành Luật và Nghị quyết" (Hiến pháp 1992) - Trạng ngữ chỉ phương tiện.
Cũng gặp những trường hợp, trạng ngữ đứngở vị trí sau bộ phận nòng cốt câu. Ví dụ: "Nhiều tập thể và cá nhân đã được Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng,
Trưởng ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ và Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước tặng
Bằng khen, vì đã đạt được nhiều thành tích xuất sắc trong công tác văn thư, lưu trữ".
(Báo cáo kỷ niệm 40 năm thành lập Cục Lưu trữ Nhà nước) - Trạng ngữ chỉ nguyên nhân.
Hoặc cũng có trường hợp, trạng ngữ đứng xen giữa thành phần chính của câu: Ví dụ: "ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, trong phạm vi
địa phương mình, có các nhiệm vụ và quyền hạn sau: […] (Quy chế hành nghề tư vấn
pháp luật của tổ chức Luật sư nước ngoài tại Việt Nam).
Dạng câu có trạng ngữ chỉ mục đích, chỉ phương tiện, chỉ nguyên nhân thường được dùng để mở đầu khi viết văn bản Chỉ thị.
Ví dụ: "Để đảm bảo giữ gìn an ninh trật tự trong những ngày lễ lớn, ủy ban
nhân dân thành phố Chỉ thị như sau: […]".
hoặc cótác dụng liên kết văn bản:
Ví dụ: […]
Tình hình lắp đặt, sử dụng truyền hình từ vệ tinh (TVRO) không có giấy phép,
nhất là trường hợp không đúng đối tượng được sử dụng TVRO chưa được các địa phương tích cực kiểm tra, sử lý như quy định tại văn bản số 3328/BC. (1)
Do tình hình trên, Bộ Văn hóa Thông tin tạm ngừng cấp phép sử dụng TVRO kể
từ tháng 9/1996. (2)
[…]
Ở ví dụ trên, (2) được bắt đầu bằng một trạng ngữ. Do tình hình trên vừa được bổ sung ý nghĩa nguyên nhân cho nội dung trong câu, vừa có tác dụng liên kết ý nghĩa giữa câu (1) và câu (2).
- Kết cấu kiểu câu luận cũng thường xuất hiện trong văn bản hành chính. Câu luận biểu thị một quá trình tư duy và thông báo có tính chất một sự suy luận theo đẳng thức X = Y, trong đó X là sự vật chủ thể, Y là đặc trưng nhận thức về sự vật ấy. Nòng cốt của câu luận rất điển hình với dạng D là D. Thông qua quá trình suy luận mà xác định được đặc trưng của sự vật.
Ví dụ:Tổ quốc Việt Nam là thiêng liêng, bất khả xâm phạm.
Nhà nước Việt Nam là Nhà nước của dân, do dân, vì dân.
c. Câu tỉnh lược.
Trong ngữ pháp tiếng Việt, có hiện tượng tỉnh lược một bộ phận nào đó của câu như: tỉnh lược riêng chủ ngữ, riêng vị ngữ, riêng bổ ngữ hoặc tỉnh lược toàn bộ nòng cốt câu, chỉ còn lại bổ ngữ, trạng ngữ hay một thành tố phụ nào đó của cụm từ. Với phong cách ngôn ngữ khẩu ngữ tự nhiên, hiện tượng tỉnh lược rất phổ biến bởi nó phù hợp với đặc điểm của giao tiếp bằng lời trực tiếp.
Chẳng hạn:
- Cậu làm bài tập chưa đấy?
- Rồi. (tỉnh lược cả nòng cốt câu).
hoặc:
- Ai vừa cầm quyển sách của tôi thế?
- Tôi. (tỉnh lược vị ngữ). hoặc:
- Cậu ăn cơm chưa?
-Ăn rồi. (tỉnh lược chủ ngữ).
Ở văn bản hành chính, câu tỉnh lược có được dùng, nhưng chỉ trong trường hợp đối tượng đọc văn bản đã xácđịnh được văn cảnh. Việc tạo dựng ra văn cảnh t rước đó của câu tỉnh lược là rất quan trọng bởi văn bản hành chính cần phải diễn đạt thông tin một cách chính xác, diễn đạt làm sao để người đọc tiếp nhận đúng nội dung thông tin. Nếu không có văn cảnh thì người đọc khó phỏng đoán nội dụng, từ đó lúng túng, ngờ vực khi nhận thức nội dung văn bản. Và tất nhiên, việc thực thi văn bản sẽ không đúng như mục đích ban hành văn bản.
Thường thấy câu tỉnh lược xuất hiện trong các trườnghợp sau đây: - Khi kết thúc một bài diễn văn, một bài phát biểu.
Ví dụ: "Chúc đại hội thành công rực rỡ" (tỉnh lược chủ ngữ)
hoặc: " Xin cảm ơn và kính chúc các vị đại biểu sức khỏe, hạnh phúc, thành đạt
trên mọi lĩnh vực". (tỉnh lược chủ ngữ)
- Khi kết thúc một công văn hành chính.
Ví dụ: " Rất mong Cục Lưu trữ Nhà nước q uan tâm, xem xét và cho ý kiến chỉ đạo kịp thời". (tỉnh lược chủ ngữ).
- Khi kết thúc một thông báo, một giấy mời họp.
Ví dụ: " Rất mong các đồng chí đến đúng giờ và đúng thành phần để hội nghị đạt kết quả tốt". (tỉnh lược chủ ngữ)
- Hoặc khi là một mệ nh đề được dùng để liệt kê.
Ví dụ: "Chi nhánh tổ chức Luật sư nước ngoài vi phạm các quy định của Quy chế
này, thì tùy theo mức độ bị xử lí theo các hình thức sau đây:
1. Hành nghề tư vẫn pháp luật khi chưa đăng kí hành nghề thì bị phạt 10.000
USD.
2. […] "
(Trích Điều 40, Quy chế hành nghề tư vấn pháp luật của tổ chức Luật sư nước ngoài tại Việt Nam).
Ở mệnh đề 1, khuyết chủ ngữ "Chi nhánh tổ chức Luật sư nước ngoài", nhưng vì nó nằm trong văn cảnh đãđược xác định nên nội dung ngữ nghĩa của câu vẫn h ết sức rõ ràng, dễ hiểu.
Hầu hết các điều, khoản tại các văn bản Hiến pháp, Luật, Nghị định, Thông tư… nếu có các bộ phận đồng chức là các mệnh đề được liệt kê theo dạng:
A như sau (sau đây, để, như là, gồm….):- a;
- b; - c.
thì a, b, c có thể coi là câu tỉnh lược.
d. câu phức hợp: - câu ghép (gồm câu ghép song song và câu ghép chính phụ). - Câu phức thành phần
Câu phức thành phần và câu ghép đều là câu có từ hai cấu trúc chủ - vị trở lên và biểu thị một phán đoán phức hợp hay một suy lý. Nhìn chung, thông tin chưa đựng trong câu phức và câu ghép thường phong phú, nhiều ý, nhiều phần.
Văn bản hành chính thuộc phong cách gọt giũa của tiếng Việt, nó chứa đựng lượng thông tin cao, thông tin chính xác, rõ ràng về các lĩnh vực pháp lý và hoạt động quản lý, điều hành. Vì vậy, văn bản hành chính sử dụng câu phức hợp với một tần số cao.
Tuy nhiên, câu phức hợp trong văn bản hành chính có nhiều dạng thể hiện. Tìm hiểu các văn bản hành chính, thấy có những điểm nổi bật sau đây:
1) Vì văn bản hành chính là loại hình văn bản được soạn thảo theo một khuôn mẫu nhất định do Nhà nước quy định, cho nên một số văn bản quy phạm pháp luật như Chỉ thị, Quyết định, Nghị quyết, Nghị định có thể được coi là một "siêu câu", "câu lớn" hay trường cú". Chẳng hạn trong văn bản Quyết định của ủy ban nhân dân, việc trình bày theo một mẫu như sau:
ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
………. Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: ….. / QĐ - UB _____________________
Địa danh, ngày …. tháng …. năm…..
QUYẾT ĐỊNH
Về việc ………
ỦY BAN NHÂN DÂN
Căn cứ….; Căn cứ…; Theo đề nghị của…., QUYẾT ĐỊNH: Điều 1.….. Điều 2... ……. ……
Nơi nhận: TM.ỦY BAN NHÂN DÂN
...
...
Toàn bộthành phần nội dung của quyết định mới biểu thị trọn vẹn được một hành động "quyết định" của " ai" "về việc gì". Và cả uyết định, xét về mặt cấu tạo chỉ là một câu được viết theo dạng "trường cú".
Trong mỗi "trường cú" đó lại bao gồm nhiều câu.
Chẳng hạn, trong văn bản Quyết định mỗi căn cứ ra quyết định là một mệnh đề tỉnh lược chủ ngữ được sắp xếp theo kiểu liệt kê, nối tiếp nhau và đồng chức, mỗi Điều là một câu diễn đạt một thông tin tương đối trọn vẹn. Còn trong văn bản Nghị định, mỗi điều của Nghị định lại được diễn đạt bằng một câu đ ơn có thành phần phụ, có nòng cốt (C-V) hoặc bằng một câu ghép có nhiều thành phần.
2) Do yêu cầu dễ hiều, chính xác, mạch lạc trong việc biểu đạt thông tin mà văn bản hành chính thường sử dụng các loại câu dài có nhiều thành phần đồng chức nhằm trình bày trọn vẹn một nội dung thông báo lớn.
Các thành phần đồng chức này có thể được trình bày theo các dạng khác nhau.
- Dạng 1: Các thành phần đồng chức được được sắp xếp tiếp nối tiếp nhau và có
sự đối xứng về hình thức hoặc về nghĩa. Ngăn cách giữa các thành phần đồng chức ấy là dấu chấm phẩy.
Ví dụ 1: "Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ trong phạm vi,
nhiệm vụ và quyền hạn của mình có trách nhiệm phối hợp với Bộ Quốc phòng thực hiện
quản lý Nhà nước về tổ chức, xây dựng, hoạt động của lực lượng dân quân tự vệ; theo
dõi,đôn đốc các đơn vị cơ sở trong ngành mình xây dựng tự vệ theo kế hoạch của cơ
quan quân sự địa phương; giải quyết những vấn đề có liên quan đến tổ chức, xây dựng
và hoạt động của dân quân tự vệ".
(Pháp lệnh Dân quân tự vệ) Dạng 1 có thể được mẫu hóa như sau:
A; a1; a2; a3. hoặc a1; a2; a3. (trong đó a1, a2, a3 là các mệnh đề, các vế của câu ghép)
- Dạng 2: Các thành phần đồng chức là các mệnh đề được trình bày riêng thành từng dòng, có dấu gạch đầu dòng(hoặc các số Ả rập, hoặc các chữ cái a, b, c…) đặt trước. Sau mỗi mệnh đề, mỗi ý có thể dùng dấu chấm phẩy (;)
Ví dụ 1:Sự phát triển đại học trong những năm qua có những nét nổi bật:
- Nhu cầu học đại học của nhân dân rất lớn, nhiều loại hìnhđào tạo được mở ra,
số lượng sinh viên tăng nhanh;
- Xuất hiện các đại học mở, các trung tâm đào tạo từ xa, là các công cụ quan
trọng để tăng quy mô đào tạo của hệ thống giáo dục đại học;
- Và xuất hiện các trường đại học dân lập.
(Báo cáo của Bộ Giáo dục và Đào tạo về công tác Đào tạo đại học)
Kiểu cấu trúc như dạng 2 rất thường gặp trong văn bản hành chính. Đây chính là kiểu câu có nhiều bộ phận liệt kê. Đặc biệt là trong các văn bản như Hiến pháp, Luật, Quy định, Nghị định. Một ý tổng quát, ý chủ đề được đưa ra, sau đó có những ý cụ thể có tác dụng minh hoạ, làm rõ nghĩa được trình bày thành một hệ thống. Trong lọai câu này, hầu như đều sử dụng hệ thống các con số I, II, III…. 1, 2, 3…. hay các con chữ a, b, c…. để đặt trước các bộ phận liệt kê (bằng cách xuống dòng, viết hoa chữ cái đầu tiên). Bằng kiểu kết cấu này, những câu phức có độ dài rất lớn nhưng nội dung vẫn rất rõ ràng, minh bạch, người đọc dễ theo dõi, dễ tiếp thu và tất nhiên, thực hiện sẽ đúng. Thường thấy trước phần liệt kê, có những từ: sau đây, để, là, như sau.
Hoặc khi trình bày các căn cứ để trình bày một Quyết định thì cũng trình bày như dạng 2.
Ví dụ:
HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG CAAO ĐẲNG VĂN THƯ - LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG I
Căn cứ Quyết định số108/2005 QĐ-BNV ngày 17 tháng 10 năm 200 của Bộ
trưởng Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I;