3.5.1. Đặc điểm của hàng hóa kiểm kê
-Hàng hóa của công ty rất đa dạng, do yêu cầu ngành cũng như là để tiện theo dõi, phòng kinh doanh đã dựa vào công dụng, hệ thuốc để chia thành nhiều nhóm khác nhau để tiện theo dõi như:
+Nhóm Thực phẩm chức năng +Nhóm Giảm đau-hạ sốt +Nhóm hô hấp +Nhóm tim mạch-huyết áp +Nhóm mỡ máu-tiểu đường +Nhóm tiêu hóa +Nhóm kháng sinh +Nhóm kháng viêm-giãn cơ +Nhóm vật tư y tế 3.5.2. Cách thức mã hóa hàng hóa
-Để quản lí một số lượng thuốc đa dạng về chủng loại, đồng thời góp phần phản ánh kịp thời dữ liệu phát sinh các giao dịch thì mã hóa hàng hóa là việc làm tất yếu với mục đích nhận diện nhanh chóng hàng hóa tránh nhầm lẫn. Trong điều kiện thực hiện kế toán máy của công ty hiện nay thì đây là việc cần làm để dễ quản lí và nhanh chóng.
-Cụ thể, hàng hóa thuốc của công ty được quản lí chi tiết theo: tên thuốc, hàm lượng, quy cách đóng gói, xuất xứ, nơi cung cấp thuốc…Vì vậy khối lượng thẻ kho được mở để quản lí là rất lớn.
-Việc mã hóa thuốc đƣợc thể hiện nhƣ sau:
+Mỗi loại thuốc được đặt một mã riêng đại diện cho tên hàng, mã này được lấy 3 hoặc 4 kí tự đầu tiên của tên thuốc hoặc lấy theo tên chính của chúng. Ví dụ: Vitamine – VIT, Sữa Topmass-TM…
+Cùng một loại thuốc nhưng hàm lượng, quy cách đóng gói, nơi cung cấp khác nhau thì được mã hóa thêm 3 kí tự cuối. Ví dụ: Vitamine C 500mg vidipha-VIT C 500 VIDI.
-Hàng hóa trong kho được chia theo khu vực tùy theo chức năng, tên của mỗi loại hàng hóa.Tại kho, thủ kho sắp xếp hàng hóa theo tên A,B,C và theo từng lô hàng để dễ quản lí và tránh tình trạng ứ đọng thuốc quá hạn sử dụng.
3.5.3.Kiểm kê và quản lí hàng hóa: 3.5.3.1. Tại kho
Do đặc thù hàng hóa của công ty rất đa dạng nhiều chủng loại, nhiều quy cách nên thủ kho theo dõi số lượng hàng hóa nhập-xuất-tồn trên “Bảng theo dõi nhập-xuất-tồn” trên phần mềm Excel. Bảng này được theo dõi cho cả kho hàng và theo từng mã hàng, do công ty tự thiết kế theo yêu cầu quản lí.
Số lượng nhập-xuất trong ngày sau khi được nhập vào máy, máy sẽ tự động tính ra số tồn kho của từng loại hàng hóa trên Bảng theo dõi nhập-xuất-tồn. Mỗi tháng sẽ được theo dõi một file. Trong file có các sheet Danh mục, Chi tiết nhập, Chi tiết xuất và Tổng hợp. Cuối mỗi tháng, thủ kho dựa vào số liệu trên sheet tổng hợp của Bảng theo dõi nhập-xuất-tồn để làm cơ sở kiểm tra, đối chiếu với kế toán.
Mặt khác do yêu cầu quản lí hàng hóa nên hằng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho, hóa đơn thì thủ kho lần lượt ghi chép vào các thẻ kho đã lập cho từng loại hàng hóa. Định kì cuối tháng, thủ kho tính ra sơ bộ khối lượng tồn trên từng thẻ kho theo công thức:
SL TỒN = SL TỒN + SL NHẬP - SL XUẤT
CUỐI THÁNG ĐẦU THÁNG TRONG THÁNG TRONG THÁNG Nhƣ vậy, tại kho đã có một sự đối chiếu giữa sổ sách và phần mềm tránh để hàng hóa thất thoát đáp ứng nhu cầu quản lí hàng hóa của công ty.
3.5.3.2. Tại phòng kế toán
Kế toán hàng hóa tiến hành nhập số liệu và theo dõi hàng hóa bằng Sổ chi tiết hàng hóa và tình hình nhập-xuất-tồn trên phần mềm.
Kế toán hàng hóa chỉ nhập số liệu vào Sổ chi tiết hàng hóa khi có đầy đủ hóa đơn mua, bán hàng và phiếu nhập, xuất kho.
Cuối tháng kế toán tổng kết Sổ chi tiết hàng hóa và tiến hành kiểm tra, đối chiếu với Bảng theo dõi nhập-xuất-tồn của thủ kho theo số lượng. Số liệu tổng hợp trong “Bảng theo dõi nhập-xuất-tồn” của thủ kho theo từng mặt hàng được làm cơ sở đối chiếu với kế toán tổng hợp trên tài khoản 156.
Căn cứ vào kết quả kiểm kê giữa phòng kế toán và kho định kì, phòng kinh doanh sẽ tìm ra nguyên nhân thừa, thiếu để kịp thời điều chỉnh và xử lí.
Kết luận chƣơng 3
Chương 3 đã trình bày về thực trạng công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa tại công ty cổ phần quốc tế Nano. Tìm hiểu các quá trình mua, bán hàng hóa, từng tài khoản liên quan đến quá trình lưu chuyển hàng hóa và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quý 3/2013, từ đó giúp doanh nghiệp biết được loại hàng hóa nào mang lại lợi nhuận nhiều, loại hàng hóa nào tồn kho nhiều để đưa ra giải pháp nhằm tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận.
Mặt khác chương 3 cũng đưa ra phương pháp kiểm kê giúp doanh nghiệp quản lí hàng hóa một cách chặt chẽ, tránh để hàng hóa ứ đọng, hàng kém chất lượng.
Tiếp theo chương 4 sẽ đưa ra những nhận xét chung, những ưu điểm, nhược điểm về công tác kế toán tại công ty, từ đó đưa ra một vài giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại công ty cổ phần quốc tế Nano.
CHƢƠNG 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HÕA THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN LƢU CHUYỂN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN QUỐC TẾ NANO
4.1. Đánh giá thực trạng hạch toán kế toán lƣu chuyển hàng hóa tại công ty 4.1.1.Đánh giá khái quát về công ty
Công ty Cổ phần Quốc tế Nano là công ty kinh doanh, phân phối và cung cấp các dòng sản phẩm hỗ trợ chăm sóc sức khỏe, công ty đã có nền tản kinh doanh vững chắc, hoạt động kinh doanh đã ổn định. Hiện nay Công ty đang nhắm đến việc phát triển kinh doanh, ổn định thị phần.
Năm 2009 trước tình hình suy thoái toàn cầu nhưng Nano đã ra đời bắt đầu phát triển. Trước tình hình khó khăn chung thế giới Công ty luôn cố giắng duy trì tốt hoạt động kinh doanh không để gián đoạn, tập trung vào việc giảm chi phí tăng doanh thu góp phần ổn định việc làm cho nhân viên trong công ty, kết quả doanh thu đã tăng mạnh trong năm 2011 và những tháng đầu năm 2012. Thực hiện tốt nghĩa vụ nộp thuế đối với Nhà nước.
Qua thời gian thực tập tại Công ty em đã học hỏi và tiếp thu được nhiều kinh nghiệm quý báu, trên cơ sở đối chiếu với thực tế để bổ sung kiến thức em đã học ở trường lớp. Đối chiếu giữa lý thuyết và công tác kế toán thực tế tại Công ty em xin có vài nhận xét như sau:
4.1.1.1. Ƣu điểm (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trải qua một thời gian hoạt động Công ty Cổ phần Quốc tế Nano đã không ngừng lớn mạnh về quy mô, sản phẩm đa dạng. Hiện nay, Công ty đã có được một chỗ đứng vững chắc trên thị trường. Có những thành tích như vậy là do đóng góp không nhỏ của công tác kế toán được thể hiện trên những mặt sau:
Về công tác hạch toán:
Từ công việc hạch toán ban đầu đến việc kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ được Công ty tiến hành một cách khá cẩn thận, đảm bảo số liệu có căn cứ pháp lý, chính xác theo quy định của Bộ t i chính. Nói chung, công tác hạch toán tại Công ty rất sát với thực tế em đã học từ việc mua hàng đến bán hàng.
Đặc điểm lớn nhất của bộ máy kế toán là gọn nhẹ, được tổ chức, phân công hợp lý giữa các thành viên sao cho đảm bảo công việc không bị chồng chéo. Kế toán vừa thực hiện công tác kế toán chi tiết vừa công tác tổng hợp, phân tích do đó toàn bộ quá trình vận động các loại vốn, chi phí, doanh thu…được nắm bắt kịp thời. Quá trình tập hợp thông tin và xử lý thông tin tài chính doanh nghiệp về thị trường chính xác, tạo điều kiện cho lãnh đạo công ty có những định hướng đúng trong việc đề ra các chiến lược kinh doanh trong từng thời kỳ.
Các nhân viên trong phòng kế toán được đào tạo và có trình độ nghiệp vụ vững vàng.
Về hình thức sổ kế toán:
Công ty đã áp dụng hình thức “Chứng từ ghi sổ”, một hình thức sổ đơn giản nhưng lại phù hợp với đặc điểm kế toán, quá trình hạch toán của Công ty. Hệ thống chứng từ được lập khá đấy đủ và hợp lệ. Mở các loại sổ như sổ chi tiết, sổ Cái…phù hợp với hình thức chứng từ ghi sổ, đảm bảo phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Hiện nay, công ty có áp dụng phần mềm kế toán MISA để giải quyết khối lượng công việc lớn, phòng kế toán của công ty đã tổ chức rất tốt việc luân chuyển chứng từ, ghi sổ và tính toán vừa đảm bảo tính đầy đủ, hợp pháp vừa đảm bảo tính kịp thời, chính xác. Vì vậy, đã đáp ứng được thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho Công ty.
Về quá trình lưu chuyển hàng hóa tại Công ty:
Công ty Cổ phần Quốc tế Nano hoạt động dưới hình thức doanh nghiệp thương mại, hoạt động chủ yếu là mua bán lẻ. Các sản phẩm của công ty đa dạng phong phú phù hợp với sức khỏe mọi người.
Quá trình mua hàng : Công ty chỉ mua hàng có giấy chứng nhận nguồn gốc theo tiêu chuẩn của Bộ y tế đưa ra đảm bảo chất lượng về hàng hoá.
Quá trình bán hàng: Công ty Cổ phần Quốc tế Nano tuy mới thành lập nhưng đã có vị trí trên thị trường, với một Nano pharmacy đang phát triển và dần hoàn thiện bản thân mình thì người tiêu dùng hãy yên tâm hãy đem sức khỏe của bạn đến với Nano.
4.1.1.2.Nhƣợc điểm
Tuy bộ máy kế toán doanh nghiệp được tổ chức rất tốt song với số lượng nhân viên hạn chế nên khó tránh khỏi việc ứ đọng công việc. Nhân viên kế toán còn kiêm nhiệm
nhiều trong công việc nên rất dễ ảnh hưởng đến năng suất làm việc cũng như công tác kiểm soát không được chặt chẽ, dễ dẫn đến gian lận, biển thủ.
Hàng hoá của công ty đa dạng, khối lượng luân chuyển phát sinh trong tháng khá nhiều nên việc hạch toán lại làm một cách chung như vậy không đánh giá được phần lợi nhuận mang lại của từng mặt hàng, từng khách hàng, từng khu vực .
Công ty không có bộ phận quan hệ khách hàng, nên ảnh hưởng không nhỏ đến việc tranh thầu những công trình có giá trị lớn, đặc biệt là các công ty dầu khí là khách hàng tiềm ẩn. Trong khi hiện nay thuốc, thực phẩm chứa năng, các sản phẩm chăm sóc sức khỏe đang bị cạnh tranh khá gay gắt trên thị trường.
4.2. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tại Công ty Cổ phần Quốc tế Nano phần Quốc tế Nano
Công tác kế toán nói chung và kế toán lưu chuyển hàng hóa nói riêng là những công việc phức tạp, đòi hỏi về tính chính xác, đầy đủ, kịp thời. Vì thế, hoàn thiện công tác kế toán là việc làm cần thiết và thường xuyên của các cấp quản lý. Mặc dù tổ chức tốt song công tác kế toán tại công ty không thể tránh khỏi những tồn tại cần điều chỉnh. Bằng những hiểu biết còn hạn hẹp của mình, em xin mạnh dạn đề xuất một vài giải pháp hoàn thiện như sau:
Giải pháp 1: Thiết lập bộ phận chăm sóc khách hàng, thăm dò thị trƣờng
Cơ sở đƣa ra giải pháp: Qua tìm hiểu thực trạng tại công ty và đã trình bày ở
chương 3, hiện tại phòng kinh doanh chưa có bộ phận chăm sóc khách hàng, bỏ sót các khách hàng tiềm năng ảnh hưởng không nhỏ tới doanh thu của công ty. Đặc biệt mặt hàng kinh doanh của công ty là thực phẩm chức năng và các sản phẩm chăm sóc sức khỏe đang bị cạnh tranh gay gắt trên thị trường.
Thực hiện giải pháp:
Công ty nên lập một bộ phận quan hệ khách hàng, thăm dò tìm hiểu phân loại đối tượng, nắm bắt được nhu cầu của người tiêu dùng. Giới thiệu những hàng hoá phù hợp với từng đối tượng, đẩy mạnh việc luân chuyển hàng hoá tránh trình trạng ứ đọng hàng.
Vào các dịp lễ tết công ty nên có các chương trình khuyến mại tri ân khách hàng. Đối với những khách hàng lớn, hợp tác lâu dài với công ty thì bộ phận chăm sóc khách hàng phải có chính sách ưu đãi riêng cho họ như chiết khấu bằng tiền mặt trực tiếp trên từng đơn hàng hay đưa ra các gói chương trình mua hàng hấp dẫn…Tương tự như
vậy đối với các khách hàng nhỏ lẻ công ty cũng không nên bỏ qua, công ty phải có chính sách khuyến mại thu hút khách hàng của mình.
Bên cạnh việc khuyến mại tri ân khách hàng, bộ phận chăm sóc khách hàng cần phải tìm kiếm các khách hàng tiềm năng tranh thủ những hợp đồng có giá trị lớn với những đối tác là các công ty hoạt động trong lĩnh vực dầu khí, vì hiện nay các công ty dầu khí rất chịu chi trong vấn đề sức khỏe của nhân viên họ.
Dự kiến kết quả đạt đƣợc:
Việc lập bộ phận chăm sóc khách hàng, thăm dò thị trường tìm hiểu được nhu cầu của khách hàng giúp công ty tránh được hàng hóa ứ đọng, hết hạn sử dụng , đẩy mạnh việc luân chuyển hàng hóa. Bên cạnh đó sẽ giúp công ty giữ chân được các khách hàng của mình, có nhiều khách hàng mới nhằm giúp doanh thu của công ty tăng lên dẫn đến lợi nhuận tăng. Đây là mục tiêu cuối cùng mà các công ty hướng đến.
Giải pháp 2: Tăng cƣờng hệ thống quản lí và kiểm soát hàng tồn kho (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Cơ sở đƣa ra giải pháp: Qua tìm hiểu thực trạng tại công ty và đã trình bày ở
chương 3, mặt hàng chủ yếu công ty kinh doanh là mặt hàng thực phẩm chức năng và các sản phẩm chăm sóc sức khỏe, những mặt hàng này thời gian sử dụng có hạn nên công ty cần theo dõi thường xuyên những mặt hàng này để đảm bảo chất lượng hàng hóa tồn kho trong suốt quá trình dự trữ nhằm cung cấp và đáp ứng tốt nhu cầu của thị trường.
Thực hiện giải pháp: Mua hàng
-Khi lượng hàng tồn kho giảm đến mức dự trữ tối thiểu, thủ kho phải tự động lập phiếu đề nghị mua hàng. Phiếu này công ty có thể tự thiết kế riêng bằng phần mềm hoặc viết tay tuy nhiên phải đảm bảo được các nội dung chính như: ngày chứng từ, tên hàng hóa, số lượng, quy cách, người đề nghị…
-Trong quá trình mua hàng, bộ phận mua hàng phải thực hiện đầy đủ các thủ tục chứng từ, không được bỏ sót một quy trình nào để tránh sai sót và để bảo vệ quyền lợi cho đơn vị nếu có phát sinh tranh chấp.
-Khi nhận hàng phải kiểm tra các nội dung ghi trên hóa đơn kèm theo phiếu báo lô, nếu có sai lệch thì phải báo cho phòng kinh doanh để kịp thời xử lí.
Bảo quản
-Sau khi nhập kho, hàng sẽ được bảo quản tại kho hàng cho đến khi hàng được xuất kho. Vì thế công ty cần tổ chức hệ thống kho một cách khoa học, đảm bảo các yêu cầu về an toàn chống cháy nổ, nhiệt độ và độ ẩm hợp lí theo tiêu chuẩn của thực phẩm chức năng, hạn chế sự ra vào của các nhân viên không phận sự để tránh sự thất thoát hàng hóa.
-Ghi nhận các thông tin mua hàng nhập kho và xuất kho một cách cụ thể chính xác. Những mặt hàng nào có hạn sử dung gần hết thì bộ phận kho cần phải ghi chú và báo cho phòng kinh doanh để có chính sách đẩy nhanh hàng hóa.
-Lượng hàng hóa tồn kho phải đủ đảm bảo cho quá trình bán hàng. Công ty cần phải cân nhắc lượng hàng tồn kho tránh để tình trạng hàng hóa ứ đọng nhiều làm tăng chi phí tồn kho cho công ty.
-Hằng năm công ty cần phải tiến hành kiểm kê định kì. Đây là việc làm cần thiết để xem có sự chênh lệch giữa sổ sách và thực tế không để kịp thời xử lí. Thủ kho có trách nhiệm chỉ đạo sắp xếp hàng hóa trước khi kiểm kê. Nhân sự tham gia kiểm kê gồm có