3.4.1. Đặc điểm của nghiệp vụ bán hàng -Phƣơng thức bán hàng
Bán hàng là khâu cuối cùng của hoạt động kinh doanh thương mại của doanh nghiệp, nó chính là quá trình chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa từ tay người bán sang người mua để nhận quyền sở hữu về tiền tệ hoặc quyền được đòi tiền ở người mua. Nắm bắt được tầm quan trọng của quá trình bán hàng, công ty cổ phần quốc tế Nano luôn luôn tìm hiểu và nghiên cứu thị trường, đổi mới phương thức bán hàng nhằm thúc đẩy tốc độ lưu chuyển hàng hóa. Hiện nay, công ty áp dụng 2 phương thức bán hàng vừa bán buôn vừa bán lẻ:
+Bán lẻ thu tiền trực tiếp: Bán cho các khách hàng lẻ có nhu cầu, chiếm tỉ trọng lớn, giá bán lẻ thường theo giá niêm yết.
+Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng: Dựa vào các hợp đồng kinh tế đã kí hằng năm với các công ty dầu khí, trường học…Công ty sẽ giao hàng tận nơi theo địa điểm qui định.Với hình thức này thì công ty có chính sách chiết khấu cho bên mua 2% trên tổng đơn hàng. Ngoài ra, công ty còn cung cấp thuốc cho một số nhà thuốc trên tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu.
-Thủ tục bán hàng theo hình thức bán lẻ:
+Lên phiếu order đơn hàng theo yêu cầu của khách. +Lấy hàng theo đúng yêu cầu.
+Kiểm tra đủ số lượng.
+Tính tiền theo đơn hàng, thu tiền trực tiếp từ khách hàng. +Giao hàng cho khách.
-Thủ tục bán hàng theo hình thức bán buôn:
Nhân viên bán hàng:
+Giới thiệu hàng hóa, chào giá. +Nhận lệnh đặt hàng.
+Thông báo cho kế toán bán hàng nhập lệnh xuất kho. +Lập phiếu giao nhận hàng.
Kế toán bán hàng:
+Lập hợp đồng mua bán đối với nhữngđơn hàng có giá trị lớn. +Nhập lệnh xuất kho.
+Ghi nhận doanh thu, thu tiền bán hàng nếu khách hàng thanh toán tại chỗ hoặc ghi nhận công nợ.
+Xuất hóa đơn GTGT. +Nhập chứng từ.
Nhân viên giao hàng:
+Nhận phiếu giao hàng, nhận hàng.
+Giao hàng, nhận tiền (nếu khách hàng thanh toán tại nơi nhận hàng).
Nhân viên kho hàng:
+Nhận lệnh xuất kho, xuất kho, theo dõi nhập xuất hàng hóa theo từng mặt hàng. -Phương thức thu tiền:
+Đối với khách hàng đã kí hợp đồng: Phương thức thu tiền theo thỏa thuận trong hợp đồng, có thể trả ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc thanh toán chậm. Thường thì đối với những đơn hàng đầu khi khách hàng chuyển tiền thì công ty sẽ giao hàng cho khách, các đơn hàng tiếp theo thì công ty có chính sách công nợ 7 ngày kể từ khi công ty giao hàng đầy đủ.
Như vậy, với lượng khách hàng rất lớn của công ty đòi hỏi kế toán phải nắm được chính xác tình hình thanh toán của khách hàng để đôn đốc việc thanh toán nợ, tránh bị chiếm dụng vốn. Ngoài ra, số lượng nghiệp vụ nhập-xuất hàng hóa diễn ra thường xuyên đòi hỏi hệ thống chứng từ, sổ sách của công ty cho việc hạch toán, tiêu thụ hàng hóa cũng phải cập nhật thường xuyên, kịp thời.
-Tính giá xuất kho: tính theo đơn giá bình quân
Đơn giá bình quân = (Giá trị tồn đầu kỳ + Giá trị hàng nhập kho) (Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập kho) Quy trình bán hàng tại công ty được khái quát như sau:
-Đối với bán lẻ:
Thu tiền
Giao hàng
Sơ đồ 3.4: Sơ đồ quy trình bán lẻ tại công ty Cổ phần Quốc tế Nano
Khách hàng Yêu cầu hàng Nhân viên
-Đối với bán buôn:
-Đơn đặt hàng -Fax
Báo giá
-Đơn hàng đã duyệt Phiếu xuất kho
-Hợp đồng -Soạn hàng
-Xuất hóa đơn -Ghi sổ -Thu tiền, công nợ
-Giao hàng
-Biên bản giao nhận
Sơ đồ 3.5: Sơ đồ quy trình bán buôn tại công ty Cổ phần Quốc tế Nano 3.4.2. Chứng từ và sổ sách sử dụng :
- Chứng từ:
+ Hóa đơn GTGT +Hóa đơn bán lẻ + Phiếu giao hàng +Phiếu báo lô + Phiếu xuất kho
+Đơn đặt hàng của khách hàng +Phiếu thu, biên lai, biên nhận
- Sổ sách ghi chép Khách hàng Nhân viên Bán hàng Khách hàng Kế toán Bán hàng Bộ phận kho Bộ phận giao hàng Khách hàng
+ Thẻ kho
+ Sổ theo dõi nhập-xuất-tồn hàng hóa + Sổ theo dõi chi tiết hàng hóa
+ Chứng từ ghi sổ + Sổ cái
-Một số chứng từ, sổ sách được sử dụng chính: +Hóa đơn GTGT:
Khi xuất hàng giao cho khách hàng theo điều kiện ghi trong hợp đồng, phòng kế toán tiến hành ghi nhận doanh thu. Khi ghi nhận doanh thu công ty sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn đỏ), hóa đơn được lập thành 3 liên:
1 liên giao cho khách hàng .
1 liên lưu vào chứng từ gốc .
1 liên lưu cùi.
Do trên hóa đơn GTGT không thể hiện hết những thông tin về hạn sử dụng cũng như mã lô hàng nên đi kèm với hóa đơn GTGT thường có phiếu báo lô.
+Phiếu báo lô: Thể hiện các thông tin như ngày sản xuất, hạn sử dụng, số lô.
+Phiếu xuất kho: Là căn cứ để kế toán theo dõi hàng tồn kho. Đồng thời là căn cứ để bộ phận kho – giao nhận đóng hàng cho khách và theo dõi hàng tồn kho thực tế tại kho.
+Biên bản giao nhận hàng hóa: Là căn cứ pháp lý giữa 2 bên về việc giao nhận hàng hóa trên cơ sở số lượng thực tế và trên các chứng từ đi kèm.
+Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng: Là căn cứ để kế toán công nợ khách hàng và thủ quỹ ghi sổ kiểm tra đối chiếu.
+Sổ theo dõi nhập-xuất-tồn: Giúp thủ kho theo dõi được số lượng hàng hóa trong kho.Đồng thời là căn cứ để đối chiếu với kế toán hàng hóa về số lượng.
-Trình tự luân chuyển chứng từ:
(Nguồn: Phòng tài chính-kế toán công ty Cổ phần quốc tế Nano)
Sơ đồ 3.6: Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng 3.4.3. Tài khoản sử dụng
TK 156: Hàng hóa
TK 131: Phải thu khách hàng TK 111: Tiền mặt
TK 112: Tiền gửi ngân hàng TK 131: Phải thu khách hàng TK 511: Doanh thu bán hàng TK 632: Giá vốn hàng bán
3.4.4.Một số nghiệp vụ phát sinh
Trong quý 3 năm 2013 công ty có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như sau:
THÁNG 7: Đơn hàng Lập HĐ Lập phiếu XK HĐGTGT PXK Soạn hàng Xuất kho Ghi thẻ kho Thẻ kho Giao hàng KH Biên bản giao nhận Lưu
1/ Ngày 06/7 công ty xuất bán gồm 5 máy đo đường huyết Onecare, 5 máy đo huyết áp Andon, giá bán chưa thuế 3.048.000đ, vat 10% theo hóa đơn GTGT số 0000034. Kế toán hạch toán :
Nợ TK 111: 3.352.800đ
Có TK 3331: 304.800đ
Có TK 511: 3.048.000đ Đồng thời theo phiếu xuất kho số 01/7:
Nợ TK 632 (Máy onecare): 887.500đ Nợ TK 632 (Máy Andon): 1.652.500đ Có TK 1561 (Máy onecare): 887.500đ Có TK 1561 (Máy Andon): 1.652.500đ
2/ Ngày 10/07 công ty xuất bán hàng hóa gồm 15 lon topmass vani, 10 lon topmass gold vani với giá bán chưa thuế 4.947.000đ. vat 10% theo hóa đơn GTGT số 0000039. Kế toán hạch toán :
Nợ TK 111: 5.441.700đ
Có TK 3331: 494.700đ
Có TK 511: 4.947.000đ
Đồng thời theo phiếu xuất kho số 02/7(đính kèm phụ lục): Nợ TK 632 (TM VANI) : 2.422.500đ Nợ TK 632 (TM GOLD VANI) : 1.700.000đ Có TK 1561(TM VANI): 2.422.500đ Có TK 1561 (TM GOLD VANI) : 1.700.000đ
3/ Ngày 11/7 công ty xuất bán hàng hóa gồm 8 que onecare, 10 lon topmass vani, 10 lon topmass dâu, 15 lon topmass cacao với giá bán chưa thuế 8.703.000đ, vat 10%, theo hóa đơn GTGT số 0000040. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 111: 9.573.300đ
Có TK 3331: 870.300đ
Có TK 511: 8.703.000đ
Đồng thời theo phiếu xuất kho số 03/7:
Nợ TK 632 ( QUE ONECARE) : 1.600.000đ Nợ TK 632 ( TM VANI) : 1.615.000đ
Nợ TK 632 ( TM DÂU) : 1.615.000đ Nợ TK 632 ( TM CACAO) : 2.422.500đ Có TK 1561 ( QUE ONECARE) : 1.600.000đ Có TK 1561 (TM VANI) : 1.615.000đ Có TK 1561 (TM DÂU) : 1.615.000đ Có TK 1561 ( TM CACAO) : 2.422.500đ
4/ Ngày 11/7 công ty xuất bán hàng hóa gồm 12 hộp shark cartilage, 10 hộp super opc, 5 hộp sữa ong chúa costar với giá bán chưa thuế 6.108.600đ, vat 10%. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 111: 6.719.460đ
Có TK 3331: 610.860đ
Có TK 511: 6.108.600đ
Đồng thời theo phiếu xuất kho số 04/7:
Nợ TK 632 (SHARK CARTILAGE) : 2.148.000đ Nợ TK 632 ( SUPER OPC) : 335.000đ Nợ TK 632 (SOC COSTAR): 2.607.500đ Có TK 1561 (SHARK CARTILAGE): 2.148.000đ Có TK 1561 (SUPER OPC): 335.000đ Có TK 1561( SOC COSTAR) : 2.148.000đ
5/ Ngày 13/7 công ty xuất bán gồm 6 hộp essen joint, 2 hộp sữa ong chúa costar, 7 hộp omega 3 fish oil với giá chưa thuế là 6.654.000đ, vat 10% . Kế toán hạch toán :
Nợ TK 111: 7.319.400đ
Có TK 3331: 665.400đ
Có TK 511: 6.654.000đ
Đồng thời theo phiếu xuất kho số 05/7:
Nợ TK 632 ( ESSEN JOINT) : 792.000đ Nợ TK 632 ( SOC COSTAR) : 1.043.000đ Nợ TK 632 ( OMEGA 3) : 3.710.000đ Có TK 1561 ( ESSEN JOINT) : 792.000đ Có TK 1561 (SOC COSTAR) : 1.043.000đ Có TK 1561 (OMEGA 3) : 3.710.000đ
6/ Ngày 14/7 công ty xuất bán gồm 12 lon topmass gold cacao, 10 lon topmass gold vani, 5 lon topmass cacao với giá chưa thuế là 5.457.000đ, vat 10% . Kế toán hạch toán :
Nợ TK 111: 6.002.700đ
Có TK 3331: 545.700đ
Có TK 511: 5.457.000đ
Đồng thời theo phiếu xuất kho số 06/7:
Nợ TK 632 ( TM GOLD CACAO) : 2.040.000đ Nợ TK 632 ( TM GOLD VANI : 1.700.000đ Nợ TK 632 ( TM CACAO) : 807.500đ Có TK 1561 ( TM GOLD CACAO) : 2.040.000đ Có TK 1561 (TM GOLD VANI) : 1.700.000đ Có TK 1561 (TM CACAO) : 807.500đ
7/ Ngày 17/7 công ty xuất bán gồm 10 vỉ soy ogenba, 3 hộp essen protate với giá chưa thuế là 848.400đ, vat 10% . Kế toán hạch toán :
Nợ TK 111: 933.240đ
Có TK 3331: 84.840đ
Có TK 511: 848.400đ
Đồng thời theo phiếu xuất kho số 07/7:
Nợ TK 632 ( SOY OGENBA) : 500.000đ Nợ TK 632 ( ESSEN PROTATE) : 207.000đ Có TK 1561 ( SOY OGENBA) : 500.000đ Có TK 1561 (ESSEN PROTATE) : 207.000đ
8/ Ngày 17/7 công ty xuất bán 8 hộp omega 3 với giá chưa thuế 5.088.000đ, vat 10%, kế toán ghi:
Nợ TK 1111: 5.596.800đ
Có TK 3331: 508.800đ
Có TK 511: 5.088.000đ
Đồng thời theo phiếu xuất kho số 08/7:
Nợ TK 632 ( OMEGA 3) : 4.240.000đ Có TK 1561 (OMEGA 3) : 4.240.000đ
9/ Ngày 18/7 công ty xuất bán gồm 20 vỉ soy ogenba, 2 hộp shark cartilage, 7 hộp super opc với giá chưa thuế là 1.911.000đ, vat 10% . Kế toán hạch toán :
Nợ TK 111: 2.102.100đ
Có TK 3331: 191.100đ
Có TK 511: 1.911.000đ
Đồng thời theo phiếu xuất kho số 09/7:
Nợ TK 632 ( SOY OGENBA) : 1.000.000đ Nợ TK 632 ( SHARK CARTILAGE) : 358.000đ Nợ TK 632 ( SUPER OPC) : 234.500đ Có TK 1561 ( SOY OGENBA) : 1.000.000đ Có TK 1561 (SHARK CARTILAGE) : 358.000đ Có TK 1561 (SUPER OPC) : 234.500đ
10/ Ngày 20/7 công ty xuất bán gồm 25 vỉ soy ogenba, 15 hộp essen joint, với giá chưa thuế là 3.876.000đ, vat 10% . Kế toán hạch toán :
Nợ TK 111: 4.263.600đ
Có TK 3331: 387.600đ
Có TK 511: 3.876.000đ
Đồng thời theo phiếu xuất kho số 10/7:
Nợ TK 632 ( SOY OGENBA) : 1.250.000đ Nợ TK 632 ( ESSEN JOINT) : 1.980.000đ Có TK 1561 ( SOY OGENBA) : 1.250.000đ Có TK 1561 (ESSEN JOINT) : 1.980.000đ
11/ Ngày 24/7 công ty xuất bán gồm 18 lon topmass vani, 10 lon topmass dâu, 15 lon topmass cacao, 18 lon topmass gold vani, 15 lon topmass gold cacao với giá chưa thuế là 15.065.400đ, vat 10% . Kế toán hạch toán :
Nợ TK 111: 16.571.940đ Có TK 3331: 1.506.540đ Có TK 511: 15.065.400đ Đồng thời theo phiếu xuất kho số 11/7:
Nợ TK 632 ( TM VANI) : 2.907.000đ Nợ TK 632 ( TM DÂU) : 1.615.000đ
Nợ TK 632 ( TM CACAO) : 2.422.500đ Nợ TK 632 ( TM GOLD VANI) : 3.060.000đ Nợ TK 632 ( TM GOLD CACAO) : 2.550.000đ Có TK 1561 ( TM VANI) : 2.907.000đ Có TK 1561 (TM DÂU) : 1.615.000đ Có TK 1561 (TM CACAO) : 2.422.500đ Có TK 1561 (TM GOLD VANI) : 3.060.000đ Có TK 1561 (TM GOLD CACAO) : 2.550.000đ Sơ đồ hạch toán: 1561 SDDK:63.277.000 111 21.540.500 632 (1) 112 51.422.000 20.706.000 (2) (1) 331 22.790.000 (1) TPS: 65.036.500 TPS: 51.422.000 SDCK: 76.891.500
Sơ đồ 3.7: Sơ đồ kế toán giá mua hàng hóa tháng 7/2013 Chú thích:
(1)Trị giá hàng mua vào nhập kho (2)Trị giá hàng hóa thực tế xuất kho
Nhận xét:Trị giá hàng hóa tồn cuối tháng 7/2013 là 76.891.500đ, tăng 21,5% tương
CÔNG TY CP QUỐC TẾ NANO Mẫu số S02c1-DN
MST: 3501565599 (Ban hành theo QĐ số 15/2006QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI
Tháng : 7/2013 Tên tài khoản: Hàng hóa
Số hiệu: 156 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh chúGhi Số hiệu thángNgày Nợ Có Số dƣ đầu kỳ: 63.277.000 03-07 CTGS 01/7 03-07 Nhập kho hàng hóa 111 13.160.000 04-07 CTGS 02/7 04-07 Nhập kho hàng hóa 331 10.210.000 06-07 CTGS 03/7 06-07 Xuất bán hàng hóa 632 2.540.000 10-07 CTGS 04/7 10-07 Nhập kho hàng hóa 112 9.843.000 10-07 CTGS 05/7 10-07 Xuất bán hàng hóa 632 4.122.500 11-07 CTGS 06/7 11-07 Xuất bán hàng hóa 632 7.252.500 11-07 CTGS 07/7 11-07 Xuất bán hàng hóa 632 5.090.500 13-07 CTGS 08/7 13-07 Xuất bán hàng hóa 632 5.545.000 14-07 CTGS 09/7 14-07 Xuất bán hàng hóa 632 4.547.500 15-07 CTGS 10/7 15-07 Nhập kho hàng hóa 111 8.380.500 17-07 CTGS 11/7 17-07 Xuất bán hàng hóa 632 707.000 17-07 CTGS 12/7 17-07 Xuất bán hàng hóa 632 4.240.000 18-07 CTGS 13/7 18-07 Xuất bán hàng hóa 632 1.592.500 19-07 CTGS 14/7 19-07 Nhập kho hàng hóa 331 12.580.000 20-07 CTGS 15/7 20-07 Xuất bán hàng hóa 632 3.230.000 23-07 CTGS 16/7 23-07 Nhập kho hàng hóa 112 10.863.000 24-07 CTGS 17/7 24-07 Xuất bán hàng hóa 632 12.554.500 Cộng số phát sinh 65.036.500 51.422.000 Số dƣ cuối kỳ: 76.891.500 Ngày tháng năm
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
1/ Ngày 01/8 công ty xuất bán 8 máy đo đường huyết onecare, 25 lon topmass vani, giá chưa thuế là 6.549.000đ, vat 10%, kế toán hạch toán:
Nợ TK 131: 7.203.900đ
Có TK 3331: 654.900đ
Có TK 511: 6.549.000đ
Đồng thời theo phiếu xuất kho số 01/8 :
Nợ TK 632 (Máy onecare): 1.420.000đ Nợ TK 632 (TM VANI): 4.037.500đ Có TK 1561 (Máy onecare): 1.420.000đ Có TK 1561 (TM VANI): 4.037.500đ
2/ Ngày 01/8 công ty xuất bán gồm 9 que onecare, 5 hộp essen joint và 10 hộp sữa ong chúa nature với giá chưa thuế là 8.628.000đ, vat 10%. Kế toán hạch toán :
Nợ TK 1111: 9.490.800đ
Có TK 3331: 862.800đ
Có TK 511: 8.628.000đ
Đồng thời theo phiếu xuất kho số 02/8:
Nợ TK 632 (QUE ONECARE): 1.800.000đ Nợ TK 632 (ESSEN JOINT): 660.000đ Nợ TK 632 (SOC NATURE): 4.730.000đ Có TK 1561 (QUE ONECARE): 1.800.000đ Có TK 1561 (ESSEN JOINT): 660.000đ Có TK 1561 (SOC NATURE): 4.730.000đ
3/ Ngày 03/8 công ty xuất bán 5 hộp sữa ong chúa nature, 5 hộp sữa ong chúa costar, giá chưa thuế là 5.967.000đ, vat 10%, kế toán hạch toán:
Nợ TK 131: 6.563.700đ
Có TK 3331: 596.700đ
Có TK 511: 5.967.000đ
Nợ TK 632 (SOC NATURE): 2.365.000đ Nợ TK 632 (SOC COSTAR): 2.607.500đ Có TK 1561 (SOC NATURE): 2.365.000đ Có TK 1561 (SOC COSTAR): 2.607.500đ
4/ Ngày 07/8 công ty xuất bán 15 máy đo huyết áp andon, 7 que onecare, giá chưa thuế là 7.629.000đ, vat 10%, kế toán hạch toán:
Nợ TK 131: 8.391.900đ
Có TK 3331: 762.900đ Có TK 511: 7.629.000đ Đồng thời theo phiếu xuất kho số 04/8 :
Nợ TK 632 (Máy andon): 4.957.500đ Nợ TK 632 (QUE ONECARE): 1.400.000đ Có TK 1561 (Máy andon): 4.957.500đ Có TK 1561 (QUE ONECARE): 1.400.000đ
5/ Ngày 14/8 công ty xuất bán gồm 20 lon topmass vani, 5 lon topmass cacao và 10 lon topmass gold vani với giá chưa thuế là 6.885.000đ, vat 10%. Kế toán hạch toán :
Nợ TK 1111: 7.573.500đ
Có TK 3331: 688.500đ
Có TK 511: 6.885.000đ
Đồng thời theo phiếu xuất kho số 05/8:
Nợ TK 632 (TM VANI): 3.230.000đ Nợ TK 632 (TM CACAO): 807.500đ Nợ TK 632 (TM GOLD VANI): 1.700.000đ Có TK 1561 (TM VANI): 3.230.000đ Có TK 1561 (TM CACAO): 807.500đ Có TK 1561 (TM GOLD VANI): 1.700.000đ
6/ Ngày 15/08 công ty xuất bán gồm 10 lon topmass dâu, 10 lon topmass cacao và 5 lon topmass gold cacao với giá chưa thuế là 4.896.000đ, vat 10% , HĐGTGT số 0000041. Kế toán hạch toán:
Có TK 3331: 489.600đ
Có TK 511: 4.896.000đ
Đồng thời theo phiếu xuất kho số 06/8:
Nợ TK 632 (TM DÂU): 1.615.000đ Nợ TK 632 (TM CACAO): 1.615.000đ Nợ TK 632 (TM GOLD CACAO): 850.000đ Có TK 1561 (TM DÂU): 1.615.000đ Có TK 1561 (TM CACAO): 1.615.000đ Có TK 1561 (TM GOLD CACAO): 850.000đ
7/ Ngày 17/8 công ty xuất bán gồm 10 hộp super liver tonic, 10 máy andon và 25 lon