2.5.1. Hạch toán chiết khấu thƣơng mại
2.5.1.1. Khái niệm
Chiết khấu thương mại là số tiền mà doanh nghiệp trừ cho người mua do người mua hàng với số lượng lớn
2.5.1.2.Tài khoản sử dụng: TK 521: “Chiết khấu thương mại’
Nợ TK 521 Có
2.5.1.3. Phương pháp hạch toán
- Khi phát sinh các khoản chiết khấu thương mại cho người mua: Nợ TK 521 : Chiết khấu thương mại Nợ TK 3331 : Thuế GTGT được hưởng Có TK 111,112,131… : Tổng giá thanh toán
- Cuối kỳ kết chuyển các khoản chiết khấu thương mại cho khách hàng sang TK511 Nợ TK 511 : Doanh thu bán hàng
Có TK 521 : Chiết khấu thương mại
2.5.2. Hạch toán hàng bán bị trả lại
2.5.2.1.Khái niệm:
Hàng bán bị trả lại là phản ánh giá trị của số sản phẩm, hàng hóa bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân: Vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng, hàng kém phẩm chất… 2.5.2.2.Tài khoản sử dụng: TK 531: “Hàng bán bị trả lại”
Nợ TK 531 Có
2.5.2.3.Phương pháp hạch toán :
- Khi phát sinh các khoản hàng bán bị trả lại Số chiết khấu thương mại khách
hàng được hưởng
Cuối kỳ kết chuyển doanh thu các khoản chiết khấu thương mại sang TK 511
Doanh thu hàng bán bị trả lại Cuối kỳ kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại sang TK 511
Phản ánh giá vốn
Nợ TK 1561, 154, 157 : Giá trị hàng hóa Có TK 632 : Giá vốn hàng bán
Phản ánh doanh thu
Nợ TK 531 : Doanh thu hàng bán bị trả lại Nợ TK 3331 : Thuế GTGT phải nộp
Có TK 111, 112, 131 : Tổng giá thanh toán
Cuối kỳ kết chuyển các khoản doanh thu hàng bán bị trả lại sang TK 511 Nợ TK 511 :Doanh thu bán hàng
Có TK 531 : Doanh thu hàng bán bị trả lại
2.5.3. Hạch toán giảm giá hàng bán
2.5.3.1. Khái niệm
Giảm giá hàng bán là số tiền doanh nghiệp giảm giá cho khách hàng 2.5.3.2.Tài khoản sử dụng: TK 532: “Giảm giá hàng bán”
Nợ TK 532 Có
2.5.3.3.Phương pháp hạch toán :
-Khi phát sinh các khoản giảm giá hàng bán
Nợ TK 532 : Giảm giá hàng bán Nợ TK 3331 : Thuế GTGT phải nộp Có TK 111, 112, 131 : Tổng giá thanh toán Cuối kỳ kết chuyển các khoản giảm giá hàng bán sang TK 511 Nợ TK 511 : Doanh thu bán hàng Có TK 532 : Giảm giá hàng bán
2.6. Hạch toán kiểm kê hàng hóa
Kiểm kê là một phương pháp kiểm tra tính chính xác và chân thực của số liệu kế toán nhằm đảm bảo sự phù hợp với số liệu thực tế và số liệu trên các sổ kế toán.
Các khoản giảm giá hàng bán đã chấp thuận cho người mua hàng
Kết chuyển các khoản giảm giá hàng bán sang TK 511
Trình tự hạch toán kiểm kê hàng hóa
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ hạch toán kiểm kê hàng hóa Chú thích:
(1) Tài sản thừa đã xác định nguyên nhân (2) Tài sản thừa chờ xử lý
(3) Tài sản thiếu trong định mức chờ xử lý (4) Tài sản thiếu đã được xác định nguyên nhân
Kết luận chƣơng 2
Chương 2 đã trình bày cơ sở lý luận về kế toán lưu chuyển hàng hóa với các nội dung sau: Quy trình hoạt động cơ bản về giao dịch mua bán hàng hóa của doanh nghiệp thương mại dịch vụ. Phương pháp phân tích và ghi nhận bút toán các giao dịch mua bán hàng hóa.
Căn cứ vào lý thuyết này, các kế toán viên trong công ty có thể hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Giúp cho công tác kế toán diễn ra chặt chẽ hơn, giúp cho việc quản lý hàng hóa và cung cấp thông tin trên báo cáo tài chính cho cấp trên và cơ quan Nhà nước một cách hợp lí, chính xác. Tạo cơ sở cho Ban giám đốc đưa ra các quyết định quản trị kịp thời để gia tăng lợi nhuận đây cũng là mục đích cuối cùng mà doanh nghiệp cần đạt được.
Tiếp theo chương 3 sẽ trình bày về thực trạng kế toán lưu chuyển hàng hóa tại Công ty cổ phần quốc tế Nano. (1) (2) (4) (3) TK 711 TK 642,138 TK 156(1561) TK 338 (3381) TK 811
CHƢƠNG 3:TÌNH HÌNH THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN LƢU CHUYỂN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TYCỔ PHẦN QUỐC
TẾ NANO
3.1. Đặc điểm hàng hóa kinh doanh của công ty
-Thuốc là một loại hàng hóa đặc biệt, giữ vai trò quan trọng trong công tác phòng và chữa bệnh của nhân dân, ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe con người. Vì vậy, mỗi sản phẩm từ khi sản xuất đến tiêu thụ đều phải đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn hết sức nghiêm ngặt. Bên cạnh đó công tác quản lí hàng hóa cũng phải rất chặt chẽ, tuân thủ đúng hạn sử dụng cũng như quy định bảo quản các loại thuốc.
Các sản phẩm của công ty rất đa dạng phục vụ cho nhiều đối tượng khách hàng nhưng nhìn chung có những đặc điểm chủ yếu sau:
Thực phẩm chức năng là sản phẩm kinh doanh chiếm tỉ trọng lớn nhất trong tổng lượng hàng hóa kinh doanh của công ty.
Thiết bị y tế cũng là lĩnh vực kinh doanh của công ty. Công ty chủ yếu cung cấp thiết bị y tế theo đơn đặt hàng cho các công ty, trung tâm bảo trợ trẻ em và một số ít phục vụ nhu cầu của nhân dân.
Ngoài ra công ty còn kinh doanh một số mặt hàng về sâm, linh chi Hàn Quốc.Các sản phẩm này phục vụ cho nhu cầu bồi bổ sức khỏe cho nhân dân.
Việc đa dạng hóa các mặt hàng kinh doanh, phục vụ tốt nhất nhu cầu của nhân dân là một nhu cầu tất yếu hiện nay. Nắm bắt được yêu cầu đó công ty đã mở rộng các mặt hàng, kinh doanh them một số sản phẩm phục vụ cho nhân dân.
Như vậy, xuất phát từ đặc điểm kinh doanh hàng hóa của công ty và qua xem xét nhu cầu của thị trường hiện nay ta có thể thấy các sản phẩm của công ty đều mang tính ổn định, nhu cầu về sản phẩm của công ty là khá lớn.
3.2. Kế toán chi tiết hàng hóa
Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song:
-Ở kho:Sử dụng thẻ kho để theo dõi từng loại hàng hóa về mặt khối lượng, tình hình
nhập, xuất, tồn.
-Ở phòng kế toán: Mở sổ chi tiết để theo dõi từng loại hàng hóa kể cả mặt khối lượng và giá trị nhập, xuất, tồn kho.
-Hằng ngày, sau khi làm thủ tục nhập, xuất thì thủ kho phải căn cứ vào các phiếu nhập, xuất để ghi vào thẻ kho của từng hàng hóa và tính khối lượng tồn kho.
-Hằng ngày hoặc định kì thủ kho phải chuyển chứng từ cho kế toán hàng hóa nhập vào sổ chi tiết ở phòng kế toán cả về số lượng và giá trị.
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ kế toán chi tiết phƣơng pháp thẻ song song Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu
3.3. Kế toán hoạt động mua hàng tại công ty 3.3.1. Đặc điểm của nghiệp vụ mua hàng 3.3.1. Đặc điểm của nghiệp vụ mua hàng Nguồn hàng :
Thẻ kho Sổ chi tiết
Chứng từ xuất Chứng từ
nhập
Bảng tổng hợp
Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình kinh doanh thương mại của công ty và nó quyết định có ảnh hưởng tới tất cả các khâu sau này cũng như ảnh hưởng đến uy tín và địa vị của công ty trên thị trường. Hàng hóa của công ty rất đa dạng và phong phú về chủng loại. Do yêu cầu về mặt tiêu chuẩn và chất lượng của Bộ y tế, công ty phải thận trọng trong việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với các tiêu chuẩn công ty đưa ra.Trước khi đặt hàng, bộ phận kinh doanh xem xét, lựa chọn nhà cung cấp nào sẽ phù hợp với các tiêu chuẩn như: chất lượng của mặt hàng, các tiêu chuẩn dược phẩm, giá cả, chất lượng…Trên cơ sở đó phòng kinh doanh sẽ lập các hợp đồng kinh tế giữa công ty và nhà cung cấp để đặt hàng. Các hợp đồng cung cấp thuốc được lập hằng năm (đối với những nhà cung cấp thường xuyên).
Hiện nay có nhiều công ty đã và đang cung cấp thuốc cho công ty như : Công ty TOPCO, Công ty Hoa Thiên Phú, Công ty Yến Việt, Công ty cổ phần siêu thị thuốc Việt, Công ty TNHH Một thành viên Bình Dương…
Thủ tục mua hàng:
Ở công ty cổ phần quốc tế Nano phòng kinh doanh làm nhiệm vụ theo dõi chung lượng hàng hóa lưu thông của công ty, dựa vào nhu cầu thị trường cũng như tốc độ luân chuyển hàng hóa của công ty căn cứ vào báo cáo N-X-T để xác định nhu cầu hàng, lập đơn đặt hàng. Sau khi nghiên cứu thị trường, liên hệ giá cả thỏa thuận và tìm được đối tác cung cấp hàng cho công ty, phòng kinh doanh sẽ làm các thủ tục cần thiết để ký hợp đồng cung cấp hàng hóa cho công ty.
Khi nhà cung cấp giao hàng hóa và hóa đơn GTGT cho đơn vị, phòng kinh doanh sẽ cử ra một dược sĩ trung học kiểm tra hàng nhập lập “Biên bản kiểm nghiệm hàng hóa nhập kho”. Đi kèm với hàng thường có “Giấy chứng nhận sản phẩm”, phiếu báo lô. Các dược sĩ sẽ căn cứ vào đó cùng với hóa đơn GTGT để đối chiếu kiểm tra chất lượng hàng hóa, nếu đúng với tiêu chuẩn trên hợp đồng thì dược sĩ sẽ kí vào” Biên bản kiểm nghiệm hàng hóa nhập kho” và tiến hành cho nhập kho lô hàng hóa trên, ngược lại nếu lô hàng hóa không đúng chất lượng như đã kí kết thì sẽ báo với phòng kinh doanh để tìm biện pháp giải quyết.
Sau khi hàng được kiểm tra chất lượng thì bộ phận kho chính thức làm thủ tục nhập kho hàng hóa, kiểm tra số lượng thực tế đối chiếu với số lượng trên hóa đơn rồi viết phiếu nhập kho. Cuối cùng thủ kho phân loại và tiến hành cho xếp hàng hóa vào kho.
Kết thúc chu trình mua hàng, phòng tài chính kế toán căn cứ vào các giấy tờ hợp lệ để làm thủ tục chuyển trả tiền hàng theo như cam kết trong hợp đồng, đồng thời ghi sổ, lưu chứng từ.
Phƣơng thức mua hàng :
Mua hàng nội địa là nguồn cung cấp hàng hóa chủ yếu của công ty. Hàng hóa được nhập dựa trên các đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế với các đối tác chủ yếu theo phương thức chuyển hàng, bên bán giao hàng hóa trực tiếp tại kho của công ty. Theo quy định của công ty, bộ phận kinh doanh sẽ phụ trách mua hàng hóa.
Phƣơng thức thanh toán:
-Đối với các công ty cung cấp hàng ở Hà Nội hoặc Sài Gòn, khi bộ phận đặt hàng lên đơn hàng fax cho các công ty cung cấp, đồng thời báo cho bộ phận kế toán chuyển tiền hoặc trả chậm cho các công ty để chuyển hàng.
-Đối với các công ty ở Vũng Tàu thì khi các công ty giao hàng, giao chứng từ thì bộ phận nhận hàng sẽ nhận hàng, đồng thời bộ phận kế toán sẽ thanh toán bằng tiền mặt đối với số tiền ít, số tiền lớn thì sẽ được trả bằng chuyển khoản.
-Đối với những công ty cung cấp thường xuyên hoặc đã kí hợp đồng hằng năm thì hình thức thanh toán sẽ theo sự thỏa thuận trong hợp đồng.
Tính giá nhập kho:
Hiện nay công ty đang áp dụng phương pháp tính giá hàng nhập kho theo phương pháp giá thực tế. Theo phương pháp này, trị giá hàng mua được tính như sau:
Trị giá nhập kho=Giá mua của hàng hóa – Giảm giá hàng mua
(chưa thuế)
-Công ty chủ yếu mua bán các mặt hàng về thuốc, thực phẩm chức năng nên hầu hết đều được các công ty giao hàng tận kho của công ty. Do đó chi phí vận chuyển khi nhập hàng công ty không phải trả.
Đơn hàng đã duyệt Đơn hàng đã duyệt
Báo giá hợp lí Kí hợp đồng Đặt hàng
Giao hàng Giao hàng
Sơ đồ 3.2: Sơ đồ quy trình mua hàng tại công ty Cổ phần Quốc tế Nano 3.3.2. Chứng từ và sổ sách sử dụng :
- Chứng từ:
+ Hóa đơn GTGT
+ Phiếu xuất kho của bên bán
+ Biên bản bàn giao nhận hàng hóa khi về nhập kho + Phiếu nhập kho
+Biên bản kiểm nghiệm chất lượng hàng hóa. - Sổ sách ghi chép: + Thẻ kho Bộ phận kho hàng Bo Bộ phận đặt hàng Bộ phận mua hàng Công ty đã kí hợp đồng Công ty mới Bộ phận nhận hàng Báo cáo N-X-T Đơn hàng
+ Sổ theo dõi nhập-xuất-tồn hàng hóa + Sổ theo dõi chi tiết hàng hóa
+ Bảng kê chứng từ theo tài khoản + Chứng từ ghi sổ
+ Sổ cái
-Một số chứng từ và sổ sách chính được sử dụng:
+ Hoá đơn GTGT:Do bên bán lập và đưa cho công ty liên 2. Là căn cứ để kế toán ghi giá trị, số lượng hàng hoá nhập kho, công nợ phải trả nhà cung cấp.
+ Phiếu nhập kho : Là cơ sở để thủ kho ghi nhận số lượng hàng hoá nhập kho, làm căn cứ ghi thẻ kho, ghi sổ kế toán.
Dựa trên hóa đơn GTGT liên 2 do bên giao và hàng thực về kho, bộ phân kho tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên:
Trong đó:
Liên 1: Lưu tại kho
Liên 2: Đưa cho thủ kho viết thẻ kho.
Liên 3: Chuyển lên phòng kế toán để nhập vào phiếu nhập kho trên phần mềm kế toán và lưu.
+ Giấy đề nghị thanh toán: Đề nghị thanh toán tiền mua hàng, các dịch vụ cho nhà cung cấp.
+ Phiếu chi, uỷ nhiệm chi.
+ Hợp đồng kinh tế: Là bản hợp đồng thoả thuận giữa hai bên mua và bán về số lượng, đơn giá, quy cách, mẫu mã hàng hoá cũng như địa điểm giao nhận hàng, hình thức thanh toán.
+ Đơn đặt hàng có ký xác nhận của phòng kinh doanh: Là cơ sở để kế toán xác định số lượng, mã hàng, đơn giá của từng loại hàng mà lập phiếu giao hàng và lập hoá đơn bán hàng.
-Trình tự luân chuyển chứng từ: Bộ phận kho Bộ phận mua hàng Nhà cung cấp Bộ phận nhận hàng Kế toán hàng hóa
(Nguồn: Phòng tài chính – kế toán công ty Cổ phần quốc tế Nano)
Sơ đồ 3.3: Sơ đồ trình tự luân chuyển chứng từ mua hàng
3.3.3. Tài khoản sử dụng : TK 151, TK156, TK331, TK 111……
TK 151: Hàng mua đang đi đường TK 156: Hàng hóa
TK 331: Phải trả người bán TK 111 : Tiền mặt
TK 112 : Tiền gửi ngân hàng TK 131: Thuế GTGT đầu vào
3.3.4. Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
Công ty có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quý 3/2013 như sau:
Lập phiếu
Yêu cầu
Phiếu yêu cầu
Lập ĐĐH Đơn ĐH Giao hàng Lập HĐ Nhận hàng Nhận HĐ Kiểm tra ct Thanh toán HĐGTGT PXK NCC KT B/b kiểm nhận Phiếu NK BP kho lưu Phiếu chi Séc lưu
1/ Ngày 03/07 công ty mua 1 lô hàng nhập kho gồm 20 máy đo đường huyết Onecare, 20 máy đo huyết áp Andon, 15 que thử đường huyết Onecare theo hóa đơn GTGT số 0000040. Kế toán hạch toán: Nợ TK 1561 (Máy Onecare): 3.550.000đ Nợ TK 1561 (Máy Andon): 6.610.000đ Nợ TK 1561 (Que Onecare): 3.000.000đ Nợ TK 1331: 1.316.000đ Có TK 111: 14.476.000đ
2/Ngày 4/07 công ty mua một lô hàng gồm 20 hộp shark cartilage, 20 hộp super opc, 30 hộp essen joint, 40 vỉ soy ogenba, kế toán hạch toán:
Nợ TK 1561 (SHARK CARTILAGE): 3.580.000đ Nợ TK 1561 (SUPER OPC): 670.000đ Nợ TK 1561 (ESSEN JOINT): 3.960.000đ Nợ TK 1561 (SOY OGENBA): 2.000.000đ Nợ TK 1331: 1.021.000đ Có TK 331 : 11.231.000đ
3/ Ngày 10/7 công ty nhập 1 lô hàng gồm 18 lon topmass vani, 12 lon topmass dâu, 12 lon topmass cacao, 12 lon topmass gold vani, 6 lon topmass gold cacao giá mua chưa thuế 9.843.000đ thuế GTGT 984.300đ - hóa đơn GTGT AD/11P-0000396 thanh toán bằng chuyển khoản. Kế toán hạch toán :
Nợ TK 1561 (TM VANI): 2.907.000đ Nợ TK 1561 (TM DÂU): 1.938.000đ Nợ TK 1561 (TM CACAO): 1.938.000đ Nợ TK 1561 (TM GOLD VANI): 2.040.000đ Nợ TK 1561 (TM GOLD CACAO): 1.020.000đ Nợ TK 1331: 984.300đ Có TK 112: 10.827.300đ
4/ Ngày 15/07 công ty nhập kho 10 hộp sữa ong chúa nature’s king 1000mg, 7 hộp sữa ong chúa costar 1450mg của công ty cổ phần thế giới thông tin số, kế toán hạch toán: Nợ TK 1561 (SOC NATURE 1000): 4.730.000đ
Nợ TK 1331: 838.050đ Có TK 111 : 9.218.550đ
5/ Ngày 19/07 công ty nhập kho một lô hàng gồm 10 omega3 fish oil, 10 super liver