2.2.1. Kế toán quá trình mua hàng
Các phƣơng thức mua hàng, thanh toán và thủ tục chứng từ
Doanh nghiệp thương mại có thể mua hàng theo các phương thức sau:
+ Mua hàng theo phƣơng thức trực tiếp: Theo phương thức này, căn cứ vào hợp
đồng đã ký kết, doanh nghiệp cử nhân viên thu mua hàng hoá mang giấy uỷ nhiệm nhận hàng đến đơn vị bán hàng để nhận hàng theo quy định của hợp đồng mua bán hàng hoá, hoặc có thể doanh nghiệp mua trực tiếp tại các cơ sở sản xuất kinh doanh, tại thị trường. Sau khi hoàn thành thủ tục chứng từ giao nhận hàng hoá, nhân viên thu mua sẽ vận chuyển hàng hoá bằng phương tiện tự có hoặc thuê ngoài, mọi chi phí vận chuyển thì do doanh nghiệp chịu.
+ Mua hàng theo phƣơng thức chuyển hàng: Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết
hoặc đơn đặt hàng, bên bán chuyển hàng tới cho bên mua theo địa điểm quy định trước và bên mua sẽ cử nhân viên thu mua đến nhận hàng. Trường hợp này thì chi phí vận chuyển hàng hoá có thể do bên bán hoặc bên mua chịu theo thoả thuận của hai bên.
Chứng từ mua hàng hoá có thể kèm theo quá trình mua hàng đó là:
Hoá đơn giá trị gia tăng (bên bán lập)
Hoá đơn bán hàng (bên bán lập)
Bảng kê mua hàng hoá
Phiếu nhập kho
Biên bản kiểm nhận hàng hoá
Phiếu chi, giấy báo nợ, phiếu thanh toán tạm ứng…
2.2.2. Phƣơng pháp tính giá hàng hoá nhập kho
Theo quy định, đối với hàng hoá nhập mua trong hoạt động kinh doanh thương mại được tính theo phương pháp giá thực tế nhằm đảm bảo nguyên tắc giá phí. Tính giá hàng mua là việc xác định giá ghi sổ của hàng hoá mua vào. Giá thực tế của hàng hoá mua vào được xác định:
Giá thực tế của HH mua vào = Giá mua của HH + Các khoản thuế không đƣợc khấu trừ - Giảm giá hàng mua +
Chi phí thu mua phát sinh trong quá trình mua hàng
Giá mua hàng hoá là số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người bán theo hoá đơn: - Đối với doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì giá mua của hàng hoá là mua chưa có thuế giá trị gia tăng đầu vào.
- Đối với doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp và đối với những hàng hoá không thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng thì giá mua hàng hoá bao gồm cả thuế giá trị gia tăng đầu vào.
Ngoài ra, đối với trường hợp hàng hoá mua vào trước khi bán cần phải gia công chế biến thì giá mua hàng hoá bao gồm toàn bộ cho phí phát sinh trong quá trình đó.
Giảm giá hàng bán là số tiền mà người bán giảm cho người mua. Khoản này sẽ ghi giảm giá mua hàng hoá. Giảm giá hàng mua bao gồm: giảm giá đặc biệt, bớt giá và hồi khấu.
Chi phí thu mua hàng hoá là chi phí phát sinh liên quan đến việc thu mua hàng hoá như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức...
Hàng hóa đƣợc biếu tặng
Hàng hóa được biếu tặng không được coi là hàng mua. - Hàng hóa được biếu tặng:
Giá vốn hàng hóa = Giá thị trường tại thời điểm biếu tặng + Chi phí liên quan
2.3. Hạch toán tổng hợp một số nghiệp vụ mua hàng chủ yếu
2.3.1. Theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên
TK 151: “Hàng mua đang đi đƣờng” : TK này dùng phản ánh trị giá của các loại hàng hóa, vật tư mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa về nhập kho của doanh nghiệp, còn trên đường vận chuyển, đang ở bến cảng hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng chờ kiểm nhận nhập kho.
Kết cấu và nội dung phản ánh:
+ Bên NỢ : Giá trị vật tư hàng hóa đang đi đường
+ Bên CÓ : Giá trị vật tư hàng hóa đã về nhập kho hoặc chuyển giao cho khách hàng.
+ Số dư bên NỢ: Giá trị vật tư hàng hóa đã mua nhưng còn đang đi đường cuối kỳ.
TK 156 “Hàng hoá”: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình
tăng, giảm theo giá thực tế của các loại hàng hoá của doanh nghiệp, bao gồm hàng hoá tại các kho hàng, quầy hàng.
TK 156 chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2:
TK 1561 “Giá mua hàng hoá”: phản ánh giá trị mua thực tế của hàng hoá tại kho.
NỢ TK 1561 – Giá mua hàng hóa CÓ
SDĐK: Trị giá mua hàng hóa tồn đầu kỳ
SPS: - Trị giá mua hàng vào nhập kho theo giá hóa đơn - Thuế nhập khẩu phải nộp - Trị giá hàng hóa giao gia công chế biến nhập lại kho
- Trị giá hàng hóa thừa phát hiện khi kiểm kê
Cộng PS Nợ
SDCK: Trị giá mua hàng hóa tong kho cuối kỳ
- Trị giá hàng hóa thực tế xuất kho - Khoản giảm giá được hưởng vì hàng hóa cung cấp không đúng hợp đồng - Trị giá hàng hóa thiếu bị phát hiện khi kiểm kê
TK 1562 “Chi phí thu mua hàng hoá”: phản ánh chi phí thu mua hàng hoá.
Bao gồm các chi phí liên quan đến quá trình mua hàng như: Chi phí bảo hiểm hàng hóa, tiền thuê kho, chi phí vận chuyển bốc xếp, các khoản hao hụt tự nhiên phát sinh trong quá trình mua hàng hóa,…
Quá trình hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong các doanh nghiệp thương mại được khái quát ở sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong nƣớc theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên
Chú thích:
(1a) Mua hàng nhập kho (Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) (1b) Mua hàng nhập kho (Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) (2a) Mua hàng nhập kho còn đang đi trên đường (trực tiếp)
(2b) Mua hàng chưa nhập kho (khấu trừ) (3) Hàng mua đi đường đã nhập kho. (4a) Hàng mua trả lại (trực tiếp) (4b) Hàng mua trả lại (khấu trừ) (5) Hàng mua giảm giá.
2.3.2. Hạch toán nghiệp vụ mua hàng theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ
Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ của hàng hoá trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị hàng hoá, xuất dùng trong kỳ theo công thức:
TK 111, 112, 331 TK 133 TK 151 (1a) TK 156 (156.1) TK 111, 112, 331 TK 133 (1331) (2a) (2b) (1b) (3) (5) (4a ) (4b )
Trị giá của hàng hoá xuất trong kỳ = Trị giá hàng hoá còn lại đầu kỳ + Trị giá của hàng hoá tăng thêm trong kỳ - Trị giá của hàng hoá còn lại cuối kỳ Tài khoản sử dụng: 151, 156, 157, 611 (6112) TK 611 “Mua hàng” Nợ TK 611 (6112) : Mua hàng Có
Quá trình hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong các doanh nghiệp thương mại được khái quát ở sơ đồ sau:
-Trị giá thực tế hàng hóa tồn kho đầu kỳ
-Trị giá thực tế gửi đi bán nhưng chưa xác định tiêu thụ trong kỳ
- Trị giá thực tế hàng mua đi đường đầu kỳ
- Trị giá thực tế hàng mua vào trong kỳ, hoặc hàng hóa đã bán bị trả lại trong kỳ
- Kết chuyển trị giá thực tế tồn kho đầu kỳ
- Kết chuyển trị giá thực tế hàng gửi bán chưa xác định tiêu thụ cuối kỳ. - Kết chuyển trị giá thực tế hàng đi đường cuối kỳ.
- Trị giá hàng hóa xuất kho trong kỳ. - Số tiền được giảm giá về số hàng hóa đã mua không đúng quy cách, phẩm chất như hợp đồng đã ký. TK 156, 157 (1) (3a) TK 111, 112, 331 TK 133 (1331) (2a) TK 611 (6112) TK 111, 112, 331 TK 133 (1331) (2b) (3b)
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong nƣớc theo phƣơng pháp kiểm kê định kì
Chú thích:
(1) Kết chuyển giá trị hàng tồn kho đầu kỳ (2a) Giá trị hàng mua vào trong kỳ (trực tiếp) (2b) Giá trị hàng mua vào trong kỳ (khấu trừ) (3a) Giá trị hàng mua trả lại (trực tiếp)
(3b) Giá trị hàng mua trả lại (khấu trừ).
2.4. Quá trình bán hàng
2.4.1. Các phƣơng thức tiêu thụ hàng hoá, phƣơng thức thanh toán và thủ tục chứng từ
Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Thông qua bán hàng giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá được thực hiện, vốn của doanh nghiệp thương mại được chuyển từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị. Doanh nghiệp thu hồi được vốn bỏ ra bù đắp chi phí và có nguồn tích luỹ để mở rộng hoạt động kinh doanh.
Các doanh nghiệp thương mại có thể sử dụng các phương thức bán hàng sau:
Phƣơng thức bán buôn:
Bán buôn hàng hóa là việc bán hàng cho các đơn vị thương mại khác hoặc bán cho các đơn vị sản xuất tiếp tục sản xuất. Đặc điểm của nghiệp vụ bán buôn là hàng hóa chưa đến tay người tiêu dùng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa chưa thực hiện đầy đủ.
Có hai phương thức bán buôn như sau: - Bán hàng qua kho
- Bán hàng vận chuyển thẳng
Bán hàng qua kho: là phương thức bán buôn hàng hoá trong đó hàng hoá được
xuất kho bảo quản của doanh nghiệp. Bán buôn qua kho được thể hiện dưới hai hình thức:
Bán buôn qua kho theo hình thức giao trực tiếp: Khách hàng sẽ đến nhận hàng trực tiếp tại kho của doanh nghiệp, hàng hóa được xác định tiêu thụ khi bên mua đã nhận được hàng và ký vào hóa đơn mua hàng.
Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng: dựa vào hợp đồng đã ký kết bên bán hàng sẽ đưa hàng tới địa điểm giao hàng theo quy định, bên mua sẽ cử nhân viên tới địa điểm giao hàng để nhận hàng. Khi bên mua ký vào chứng từ giao nhận hàng hoá thì coi như hàng hoá đã được tiêu thụ. Chi phí vận chuyển hàng hoá có thể do bên bán hoặc bên mua chịu tuỳ theo sự thoả thuận của hai bên.
Bán buôn vận chuyển thẳng: là phương thức mà hàng hoá mua về không
nhập kho mà doanh nghiệp chuyển thẳng đến cho bên mua. Đây là phương thức bán hàng tiết kiệm vì nó giảm được chi phí lưu thông và tăng nhanh sự vận động của hàng hoá. Bán buôn vận chuyển thẳng có 2 hình thức:
Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán: theo hình thức này, doanh nghiệp vừa tiến hành thanh toán với bên cung cấp hàng hoá và bên mua hàng. Nghĩa là đồng thời phát sinh 2 nghiệp vụ mua hàng và bán hàng. Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán có 2 kiểu:
Giao tay ba: nghĩa là bên mua cử người đến nhận hàng trực tiếp tại nơi cung cấp. Sau khi ký nhận đã giao hàng hoá thì hàng hoá được coi như đã tiêu thụ.
Gửi hàng: doanh nghiệp sẽ chuyển hàng đến nơi quy định cho bên mua, và hàng hoá được coi là tiêu thụ khi bên mua chấp nhận thanh toán.
Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: doanh nghiệp chỉ là bên trung gian giữa bên cung cấp và bên mua. Trong trường hợp này tại đơn vị không phát sinh nghiệp vụ mua bán hàng hoá. Tuỳ theo điều kiện ký kết hợp đồng mà đơn vị được hưởng khoản tiền hoa hồng do bên cung cấp hoặc bên mua trả.
Phƣơng thức bán lẻ: là hình thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc
các tổ chức kinh tế mua để tiêu dùng nôị bộ không mang tính chất hinh doanh. Bán lẻ hàng hoá là giai đoạn vận động cuối cùng của hàng từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng. Bán lẻ hàng hoá thường bán đơn chiếc hoặc khối lượng nhỏ, giá bán thưởng ổn định và thường thanh toán ngay bằng tiền mặt. Bán lẻ thường có các hình thức sau:
Bán lẻ thu tiền tập trung: là hình thức bán hàng mà nghiệp vụ thu tiền và giao
hàng tách rời nhau.
Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp: nhân viên bán hàng sẽ thu tiền trực tiếp
Trang 24
Hình thức bán lẻ tự phục vụ: là hình thức mà khách hàng tự chọn lấy hàng
hoá và mang đến bàn tính tiền để thanh toán tiền hàng. Nhân viên bán hàng sẽ kiểm hàng và tính tiền cho khách hàng.
Hình thức bán trả góp: là hình thức mà người mua có thể thanh toán tiền hàng
nhiều lần. Ngoài số tiền bán hàng mà doanh nghiệp thu được theo giá bán thông thường thì doanh nghiệp còn thu được một khoản lãi do trả chậm.
Bán hàng tự động: Sử dụng máy bán hàng tự động.
Phƣơng thức bán hàng đại lý hay ký gửi hàng hoá: là phương thức bán hàng
mà trong đó doanh nghiệp giao hàng cho cơ sở đại lý, ký gửi sẽ trực tiếp bán hàng. Bên nhận đại lý sẽ trực tiếp bán hàng, thanh toán tiền hàng và được hưởng hoa hồng đại lý bán. Số hàng gửi đại lý, ký gửi vẫn thuộc quyền sở hữu của các doanh nghiệp thương mại. Số hàng này được coi là tiêu thụ khi doanh nghiệp nhận được thông báo chấp nhận thanh toán.
2.4.2. Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá chủ yếu + Tài khoản sử dụng
TK 511 “Doanh thu bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ”: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịchvụ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán của hoạt động sản xuất kinh doanh từ các giao dịch và các nghiệp vụ sau:
Bán hàng: Bán sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra và bán hàng hoá mua vào. Cung cấp dịch vụ: Thực hiện công việc đã thoả thuận theo hợp đồng trong một kỳ, hoặc nhiều kỳ kế toán, như cung cấp dịch vụ vận tải, du lịch, cho thuê TSCĐ theo phương thức cho thuê hoạt động....
TK 511 có các TK cấp 2 như sau:
- TK 5111 “Doanh thu bán hàng hoá” - TK 5112 “Doanh thu bán thành phẩm” - TK 5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ” - TK 5114 “Doanh thu trợ cấp, trợ giá”
Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”
Nợ TK 511 Có - Các khoản thuế phải nộp ( thuế
TTĐB, thuế xuất khẩu, thuế GTGT)
- Các khoản làm giảm trừ doanh
- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ
TK 512 “Doanh thu nội bộ”
TK 531 “Hàng bán bị trả lại”
TK 532 “Giảm giá hàng bán”
TK 521 “Chiết khấu thương mại”
TK 515 “Doanh thu hoạt động tài chính”
TK 632 “Giá vốn hàng bán”: phản ánh trị giá vốn của hàng hoá tiêu thụ trong kỳ.
Phương pháp xác định giá vốn hàng bán
Trị giá hàng tồn
cuối kỳ =
Số lượng hàng
tồn cuối kỳ x
Đơn giá mua tại thời điểm sau cùng Trị giá hàng xuất trong kỳ = Trị giá hàng tồn đầu kỳ + Trị giá hàng nhập trong kỳ - Trị giá hàng tồn cuối kỳ
Ngoài những tài khoản này thì kế toán còn sử dụng một số TK có liên quan như: TK 111, 112, 131, 3331, 611....
+ Sơ đồ hạch toán
Doanh nghiệp hạch toán theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên và tính thuế
GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ:
- Trị giá vốn của hàng hóa đã bán theo hóa đơn
- Giảm giá vốn hàng bán bị trả lại đã nhập kho.
- Kết chuyển giá vốn hàng hóa vào TK xác định kết quả kinh doanh.
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán hàng theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên
Chú thích
(1) Bán hàng trực tiếp cho khách hàng.
(2) Bán hàng theo phương pháp chuyển hàng.
(3) Hàng bán bị trả lại, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán cho khách hàng. (4) Bán hàng qua đại lý
(5) Bán hàng trả góp, trả chậm
(6) Đem hàng hóa trả lương cho công nhân viên (7) Hàng hóa đem biếu tặng, khuyến mãi
(8) Bán hàng có chiết khấu thanh toán cho người mua (9) Bán hàng có phát sinh thừa chưa rõ nguyên nhân (10) Bán hàng có phát sinh thiếu chưa rõ nguyên nhân.
TK 632 TK 1561 TK 157 (1),(5),(7),(6) (1),(2) TK 3381 TK 1381 (9) (10) TK 511 TK 111,112,131 TK 521,531,532 (1) TK 3331 TK 641 (4) TK 3387 (5) (3) TK 3331 TK 133 (7) TK 334 TK 641,642 TK 635 TK 512 (6) (7) (8)
Doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không chịu thuế GTGT
Đối với các doanh nghiệp này, quy t nh và cách thức hạch toán cũng tương tự như các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, chỉ khác trong các chỉ tiêu ghi nhận doanh thu ở TK 511, TK 512 bao gồm cả thuế GTGT. Cuối kỳ xác định