3.3.1. Đặc điểm của nghiệp vụ mua hàng Nguồn hàng :
Thẻ kho Sổ chi tiết
Chứng từ xuất Chứng từ
nhập
Bảng tổng hợp
Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình kinh doanh thương mại của công ty và nó quyết định có ảnh hưởng tới tất cả các khâu sau này cũng như ảnh hưởng đến uy tín và địa vị của công ty trên thị trường. Hàng hóa của công ty rất đa dạng và phong phú về chủng loại. Do yêu cầu về mặt tiêu chuẩn và chất lượng của Bộ y tế, công ty phải thận trọng trong việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với các tiêu chuẩn công ty đưa ra.Trước khi đặt hàng, bộ phận kinh doanh xem xét, lựa chọn nhà cung cấp nào sẽ phù hợp với các tiêu chuẩn như: chất lượng của mặt hàng, các tiêu chuẩn dược phẩm, giá cả, chất lượng…Trên cơ sở đó phòng kinh doanh sẽ lập các hợp đồng kinh tế giữa công ty và nhà cung cấp để đặt hàng. Các hợp đồng cung cấp thuốc được lập hằng năm (đối với những nhà cung cấp thường xuyên).
Hiện nay có nhiều công ty đã và đang cung cấp thuốc cho công ty như : Công ty TOPCO, Công ty Hoa Thiên Phú, Công ty Yến Việt, Công ty cổ phần siêu thị thuốc Việt, Công ty TNHH Một thành viên Bình Dương…
Thủ tục mua hàng:
Ở công ty cổ phần quốc tế Nano phòng kinh doanh làm nhiệm vụ theo dõi chung lượng hàng hóa lưu thông của công ty, dựa vào nhu cầu thị trường cũng như tốc độ luân chuyển hàng hóa của công ty căn cứ vào báo cáo N-X-T để xác định nhu cầu hàng, lập đơn đặt hàng. Sau khi nghiên cứu thị trường, liên hệ giá cả thỏa thuận và tìm được đối tác cung cấp hàng cho công ty, phòng kinh doanh sẽ làm các thủ tục cần thiết để ký hợp đồng cung cấp hàng hóa cho công ty.
Khi nhà cung cấp giao hàng hóa và hóa đơn GTGT cho đơn vị, phòng kinh doanh sẽ cử ra một dược sĩ trung học kiểm tra hàng nhập lập “Biên bản kiểm nghiệm hàng hóa nhập kho”. Đi kèm với hàng thường có “Giấy chứng nhận sản phẩm”, phiếu báo lô. Các dược sĩ sẽ căn cứ vào đó cùng với hóa đơn GTGT để đối chiếu kiểm tra chất lượng hàng hóa, nếu đúng với tiêu chuẩn trên hợp đồng thì dược sĩ sẽ kí vào” Biên bản kiểm nghiệm hàng hóa nhập kho” và tiến hành cho nhập kho lô hàng hóa trên, ngược lại nếu lô hàng hóa không đúng chất lượng như đã kí kết thì sẽ báo với phòng kinh doanh để tìm biện pháp giải quyết.
Sau khi hàng được kiểm tra chất lượng thì bộ phận kho chính thức làm thủ tục nhập kho hàng hóa, kiểm tra số lượng thực tế đối chiếu với số lượng trên hóa đơn rồi viết phiếu nhập kho. Cuối cùng thủ kho phân loại và tiến hành cho xếp hàng hóa vào kho.
Kết thúc chu trình mua hàng, phòng tài chính kế toán căn cứ vào các giấy tờ hợp lệ để làm thủ tục chuyển trả tiền hàng theo như cam kết trong hợp đồng, đồng thời ghi sổ, lưu chứng từ.
Phƣơng thức mua hàng :
Mua hàng nội địa là nguồn cung cấp hàng hóa chủ yếu của công ty. Hàng hóa được nhập dựa trên các đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế với các đối tác chủ yếu theo phương thức chuyển hàng, bên bán giao hàng hóa trực tiếp tại kho của công ty. Theo quy định của công ty, bộ phận kinh doanh sẽ phụ trách mua hàng hóa.
Phƣơng thức thanh toán:
-Đối với các công ty cung cấp hàng ở Hà Nội hoặc Sài Gòn, khi bộ phận đặt hàng lên đơn hàng fax cho các công ty cung cấp, đồng thời báo cho bộ phận kế toán chuyển tiền hoặc trả chậm cho các công ty để chuyển hàng.
-Đối với các công ty ở Vũng Tàu thì khi các công ty giao hàng, giao chứng từ thì bộ phận nhận hàng sẽ nhận hàng, đồng thời bộ phận kế toán sẽ thanh toán bằng tiền mặt đối với số tiền ít, số tiền lớn thì sẽ được trả bằng chuyển khoản.
-Đối với những công ty cung cấp thường xuyên hoặc đã kí hợp đồng hằng năm thì hình thức thanh toán sẽ theo sự thỏa thuận trong hợp đồng.
Tính giá nhập kho:
Hiện nay công ty đang áp dụng phương pháp tính giá hàng nhập kho theo phương pháp giá thực tế. Theo phương pháp này, trị giá hàng mua được tính như sau:
Trị giá nhập kho=Giá mua của hàng hóa – Giảm giá hàng mua
(chưa thuế)
-Công ty chủ yếu mua bán các mặt hàng về thuốc, thực phẩm chức năng nên hầu hết đều được các công ty giao hàng tận kho của công ty. Do đó chi phí vận chuyển khi nhập hàng công ty không phải trả.
Đơn hàng đã duyệt Đơn hàng đã duyệt
Báo giá hợp lí Kí hợp đồng Đặt hàng
Giao hàng Giao hàng
Sơ đồ 3.2: Sơ đồ quy trình mua hàng tại công ty Cổ phần Quốc tế Nano 3.3.2. Chứng từ và sổ sách sử dụng :
- Chứng từ:
+ Hóa đơn GTGT
+ Phiếu xuất kho của bên bán
+ Biên bản bàn giao nhận hàng hóa khi về nhập kho + Phiếu nhập kho
+Biên bản kiểm nghiệm chất lượng hàng hóa. - Sổ sách ghi chép: + Thẻ kho Bộ phận kho hàng Bo Bộ phận đặt hàng Bộ phận mua hàng Công ty đã kí hợp đồng Công ty mới Bộ phận nhận hàng Báo cáo N-X-T Đơn hàng
+ Sổ theo dõi nhập-xuất-tồn hàng hóa + Sổ theo dõi chi tiết hàng hóa
+ Bảng kê chứng từ theo tài khoản + Chứng từ ghi sổ
+ Sổ cái
-Một số chứng từ và sổ sách chính được sử dụng:
+ Hoá đơn GTGT:Do bên bán lập và đưa cho công ty liên 2. Là căn cứ để kế toán ghi giá trị, số lượng hàng hoá nhập kho, công nợ phải trả nhà cung cấp.
+ Phiếu nhập kho : Là cơ sở để thủ kho ghi nhận số lượng hàng hoá nhập kho, làm căn cứ ghi thẻ kho, ghi sổ kế toán.
Dựa trên hóa đơn GTGT liên 2 do bên giao và hàng thực về kho, bộ phân kho tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên:
Trong đó:
Liên 1: Lưu tại kho
Liên 2: Đưa cho thủ kho viết thẻ kho.
Liên 3: Chuyển lên phòng kế toán để nhập vào phiếu nhập kho trên phần mềm kế toán và lưu.
+ Giấy đề nghị thanh toán: Đề nghị thanh toán tiền mua hàng, các dịch vụ cho nhà cung cấp.
+ Phiếu chi, uỷ nhiệm chi.
+ Hợp đồng kinh tế: Là bản hợp đồng thoả thuận giữa hai bên mua và bán về số lượng, đơn giá, quy cách, mẫu mã hàng hoá cũng như địa điểm giao nhận hàng, hình thức thanh toán.
+ Đơn đặt hàng có ký xác nhận của phòng kinh doanh: Là cơ sở để kế toán xác định số lượng, mã hàng, đơn giá của từng loại hàng mà lập phiếu giao hàng và lập hoá đơn bán hàng.
-Trình tự luân chuyển chứng từ: Bộ phận kho Bộ phận mua hàng Nhà cung cấp Bộ phận nhận hàng Kế toán hàng hóa
(Nguồn: Phòng tài chính – kế toán công ty Cổ phần quốc tế Nano)
Sơ đồ 3.3: Sơ đồ trình tự luân chuyển chứng từ mua hàng
3.3.3. Tài khoản sử dụng : TK 151, TK156, TK331, TK 111……
TK 151: Hàng mua đang đi đường TK 156: Hàng hóa
TK 331: Phải trả người bán TK 111 : Tiền mặt
TK 112 : Tiền gửi ngân hàng TK 131: Thuế GTGT đầu vào
3.3.4. Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
Công ty có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quý 3/2013 như sau:
Lập phiếu
Yêu cầu
Phiếu yêu cầu
Lập ĐĐH Đơn ĐH Giao hàng Lập HĐ Nhận hàng Nhận HĐ Kiểm tra ct Thanh toán HĐGTGT PXK NCC KT B/b kiểm nhận Phiếu NK BP kho lưu Phiếu chi Séc lưu
1/ Ngày 03/07 công ty mua 1 lô hàng nhập kho gồm 20 máy đo đường huyết Onecare, 20 máy đo huyết áp Andon, 15 que thử đường huyết Onecare theo hóa đơn GTGT số 0000040. Kế toán hạch toán: Nợ TK 1561 (Máy Onecare): 3.550.000đ Nợ TK 1561 (Máy Andon): 6.610.000đ Nợ TK 1561 (Que Onecare): 3.000.000đ Nợ TK 1331: 1.316.000đ Có TK 111: 14.476.000đ
2/Ngày 4/07 công ty mua một lô hàng gồm 20 hộp shark cartilage, 20 hộp super opc, 30 hộp essen joint, 40 vỉ soy ogenba, kế toán hạch toán:
Nợ TK 1561 (SHARK CARTILAGE): 3.580.000đ Nợ TK 1561 (SUPER OPC): 670.000đ Nợ TK 1561 (ESSEN JOINT): 3.960.000đ Nợ TK 1561 (SOY OGENBA): 2.000.000đ Nợ TK 1331: 1.021.000đ Có TK 331 : 11.231.000đ
3/ Ngày 10/7 công ty nhập 1 lô hàng gồm 18 lon topmass vani, 12 lon topmass dâu, 12 lon topmass cacao, 12 lon topmass gold vani, 6 lon topmass gold cacao giá mua chưa thuế 9.843.000đ thuế GTGT 984.300đ - hóa đơn GTGT AD/11P-0000396 thanh toán bằng chuyển khoản. Kế toán hạch toán :
Nợ TK 1561 (TM VANI): 2.907.000đ Nợ TK 1561 (TM DÂU): 1.938.000đ Nợ TK 1561 (TM CACAO): 1.938.000đ Nợ TK 1561 (TM GOLD VANI): 2.040.000đ Nợ TK 1561 (TM GOLD CACAO): 1.020.000đ Nợ TK 1331: 984.300đ Có TK 112: 10.827.300đ
4/ Ngày 15/07 công ty nhập kho 10 hộp sữa ong chúa nature’s king 1000mg, 7 hộp sữa ong chúa costar 1450mg của công ty cổ phần thế giới thông tin số, kế toán hạch toán: Nợ TK 1561 (SOC NATURE 1000): 4.730.000đ
Nợ TK 1331: 838.050đ Có TK 111 : 9.218.550đ
5/ Ngày 19/07 công ty nhập kho một lô hàng gồm 10 omega3 fish oil, 10 super liver tonic, 30 hộp essen protate, 20 hộp essen chronium, kế toán hạch toán:
Nợ TK 1561 (OMEGA 3): 5.300.000đ Nợ TK 1561 (SUPER LIVER TONIC): 4.000.000đ Nợ TK 1561 (ESSEN PROTATE): 2.070.000đ Nợ TK 1561 (ESSEN CHRONIUM): 1.210.000đ Nợ TK 1331: 1.258.000đ Có TK 331 : 13.838.000đ
6/ Ngày 23/07 công ty mua một lô hàng nhập kho gồm 18 lon topmass vani, 18 lon topmass cacao, 6 lon topmass dâu, 12 lon topmass gold vani, 12 lon topmass gold cacao theo hóa đơn GTGT AD/11P-0000398. Kế toán hạch toán :
Nợ TK 1561 (TM VANI): 2.907.000đ Nợ TK 1561 (TM CACAO): 2.907.000đ Nợ TK 1561 (TM DÂU): 969.000đ Nợ TK 1561 (TM GOLD VANI): 2.040.000đ Nợ TK 1561 (TM GOLD CACAO): 2.040.000đ Nợ TK 1331: 1.086.300đ Có TK 112: 11.949.300đ THÁNG 8
1/Ngày 01/08 công ty nhập lô hàng gồm 10 máy đo đường huyết onecare, 15 máy đo đường huyết andon, 15 que thử đường huyết onecare của công ty cổ phần topco, kế toán hạch toán: Nợ TK 1561 (Máy Onecare): 1.775.000đ Nợ TK 1561 (Máy Andon): 4.957.500đ Nợ TK 1561 (Que Onecare): 3.000.000đ Nợ TK 1331: 973.250đ Có TK 331: 10.705.750đ
2/Ngày 13/08 công ty mua một lô hàng nhập kho gồm 30 lon topmass vani, 6 lon topmass dâu, 24 lon topmass gold vani, 6 lon topmass gold cacao theo hóa đơn GTGT AD/11P-0000402. Kế toán hạch toán :
Nợ TK 1561 (TM VANI): 4.845.000đ Nợ TK 1561 (TM DÂU): 969.000đ Nợ TK 1561 (TM GOLD VANI): 4.080.000đ Nợ TK 1561 (TM GOLD CACAO): 1.020.000đ Nợ TK 1331: 1.091.400đ Có TK 112: 12.005.400đ
3/ Ngày 15/08 công ty mua một lô hàng nhập kho gồm 30 lon topmass vani, 12 lon topmass cacao, 18 lon topmass dâu, 6 lon topmass gold vani, 6 lon topmass gold cacao theo hóa đơn GTGT AD/11P-0000405. Kế toán hạch toán :
Nợ TK 1561 (TM VANI): 4.845.000đ Nợ TK 1561 (TM CACAO): 1.938.000đ Nợ TK 1561 (TM DÂU): 2.907.000đ Nợ TK 1561 (TM GOLD VANI): 1.020.000đ Nợ TK 1561 (TM GOLD CACAO): 1.020.000đ Nợ TK 1331: 1.173.000đ Có TK 112: 12.903.000đ
4/ Ngày 15/08 công ty nhập kho 10 hộp sữa ong chúa nature’s king 1000mg, 10 hộp sữa ong chúa costar 1450mg theo hóa đơn GTGT EG/13T-0000055 của công ty cổ phần thế giới thông tin số, kế toán hạch toán:
Nợ TK 1561 (SOC NATURE 1000): 4.730.000đ Nợ TK 1561 (SOC COSTAR 1450): 5.215.000đ Nợ TK 1331: 994.500đ Có TK 112 : 10.939.500đ
5/ Ngày 18/08 công ty nhập 30 hộp essen joint, 50 vỉ soy ogenba của công ty cổ phần topco, kế toán hạch toán:
Nợ TK 1561 (ESSEN JOINT): 3.960.000đ Nợ TK 1561 (SOY OGENBA): 2.500.000đ Nợ TK 1331: 646.000đ
Có TK 111 : 7.106.000đ
6/ Ngày 20/08 công ty mua lô hàng gồm 15 lon topmass cacao, 20 lon topmass gold cacao theo hóa đơn GTGT AD/11P-0000407, kế toán hạch toán:
Nợ TK 1561 (TM CACAO): 2.422.500đ Nợ TK 1561 (TM GOLD CACAO): 3.400.000đ Nợ TK 1331: 582.250đ Có TK 331: 6.404.750đ
7/Ngày 22/08 công ty nhập 1 lô hàng gồm 30 hộp Omega 3 fish oil, 30 hộp shark cartilage, 30 hộp super liver tonic, 30 hộp super opc theo hóa đơn số 0000062. Kế toán hạch toán :
Nợ TK 1561 (OMEGA 3): 15.900.000đ Nợ TK 1561 (SHARK CARTILAGE): 5.370.000đ Nợ TK 1561 (SUPER LIVER TONIC): 12.000.000đ Nợ TK 1561 (SUPER OPC): 1.005.000đ Nợ TK 1331: 3.427.500đ Có TK 111: 37.702.500đ
THÁNG 9
1/Ngày 8/9 công ty mua 15 hộp omega 3 fish oil từ công ty cổ phần topco, kế toán hạch toán:
Nợ TK 1561 (OMEGA 3): 7.950.000đ
Nợ TK 1331: 795.000đ
Có TK 331: 8.745.000đ
2/ Ngày 17/09 công ty nhập 1 lô hàng gồm 15 hộp máy đo đường huyết onecare, 10 máy đo huyết áp andon, 5 que thử tiểu đường onecare của công ty cổ phần topco, kế toán hạch toán: Nợ TK 1561 (Máy Onecare): 2.662.500đ Nợ TK 1561 (Máy Andon): 3.305.000đ Nợ TK 1561 (Que Onecare): 1.000.000đ Nợ TK 1331: 696.750đ Có TK 111: 7.664.250đ
3/ Ngày 19/09 công ty nhập 1 lô hàng gồm 30 hộp Essen chromium, 30 hộp essen protate, 30 hộp essen joint, 60 vỉ soy ogenba theo hóa đơn GTGT AA/12P – 0000069. Kế toán hạch toán: Nợ TK 1561 (ESSEN CHROMIUM): 1.815.000đ Nợ TK 1561 (ESSEN PROTATE): 2.070.000đ Nợ TK 1561 (ESSEN JOINT): 3.960.000đ Nợ TK 1561 (SOY OGENBA): 3.000.000đ Nợ TK 1331: 1.084.500đ Có TK 111 : 11.929.500đ
4/ Ngày 21/9 công ty nhập kho một lô hàng gồm 84 lon topmass vani, 12 lon topmass cacao, 12 lon topmass gold vani, 18 lon topmass gold cacao theo hóa đơn GTGT AD/11P-0000409, kế toán hạch toán:
Nợ TK 1561 (TM VANI): 13.566.000đ Nợ TK 1561 (TM CACAO): 1.938.000đ Nợ TK 1561 (TM GOLD VANI): 2.040.000đ Nợ TK 1561 (TM GOLD CACAO): 3.060.000đ Nợ TK 1331: 2.060.400đ Có TK 112: 22.664.400đ
3.4. Kế toán hoạt động bán hàng tại công ty3.4.1. Đặc điểm của nghiệp vụ bán hàng 3.4.1. Đặc điểm của nghiệp vụ bán hàng -Phƣơng thức bán hàng
Bán hàng là khâu cuối cùng của hoạt động kinh doanh thương mại của doanh nghiệp, nó chính là quá trình chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa từ tay người bán sang người mua để nhận quyền sở hữu về tiền tệ hoặc quyền được đòi tiền ở người mua. Nắm bắt được tầm quan trọng của quá trình bán hàng, công ty cổ phần quốc tế Nano luôn luôn tìm hiểu và nghiên cứu thị trường, đổi mới phương thức bán hàng nhằm thúc đẩy tốc độ lưu chuyển hàng hóa. Hiện nay, công ty áp dụng 2 phương thức bán hàng vừa bán buôn vừa bán lẻ:
+Bán lẻ thu tiền trực tiếp: Bán cho các khách hàng lẻ có nhu cầu, chiếm tỉ trọng lớn, giá bán lẻ thường theo giá niêm yết.
+Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng: Dựa vào các hợp đồng kinh tế đã kí hằng năm với các công ty dầu khí, trường học…Công ty sẽ giao hàng tận nơi theo địa điểm qui định.Với hình thức này thì công ty có chính sách chiết khấu cho bên mua 2% trên tổng đơn hàng. Ngoài ra, công ty còn cung cấp thuốc cho một số nhà thuốc trên tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu.
-Thủ tục bán hàng theo hình thức bán lẻ:
+Lên phiếu order đơn hàng theo yêu cầu của khách. +Lấy hàng theo đúng yêu cầu.
+Kiểm tra đủ số lượng.
+Tính tiền theo đơn hàng, thu tiền trực tiếp từ khách hàng. +Giao hàng cho khách.
-Thủ tục bán hàng theo hình thức bán buôn:
Nhân viên bán hàng:
+Giới thiệu hàng hóa, chào giá. +Nhận lệnh đặt hàng.
+Thông báo cho kế toán bán hàng nhập lệnh xuất kho. +Lập phiếu giao nhận hàng.
Kế toán bán hàng:
+Lập hợp đồng mua bán đối với nhữngđơn hàng có giá trị lớn. +Nhập lệnh xuất kho.
+Ghi nhận doanh thu, thu tiền bán hàng nếu khách hàng thanh toán tại chỗ hoặc ghi nhận công nợ.
+Xuất hóa đơn GTGT. +Nhập chứng từ.
Nhân viên giao hàng:
+Nhận phiếu giao hàng, nhận hàng.
+Giao hàng, nhận tiền (nếu khách hàng thanh toán tại nơi nhận hàng).
Nhân viên kho hàng:
+Nhận lệnh xuất kho, xuất kho, theo dõi nhập xuất hàng hóa theo từng mặt hàng. -Phương thức thu tiền:
+Đối với khách hàng đã kí hợp đồng: Phương thức thu tiền theo thỏa thuận trong hợp đồng, có thể trả ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc thanh toán chậm. Thường thì đối với những đơn hàng đầu khi khách hàng chuyển tiền thì công ty sẽ giao hàng