Những ưu điểm trờn trong cụng tỏc kế toỏn đó đúng gúp khụng nhỏ vào sự thành cụng của cụng ty song bờn cạnh những ưu điểm đú vẫn cũn những vướng mắc những tồn tại mà cỏc nhà quản lý núi chung và cỏc cỏn bộ kế toỏn núi riờng cần phải quan tõm để cú biện phỏp xử lý kịp thời, nõng cao hơn nữa hiệu quả cụng tỏc kế toỏn cũng như hiệu quả của việc tổ chức hạch toỏn bỏn hàng và xỏc định kết quả bỏn hàng tại cụng ty TNHH XD TM & Cơ Khớ Đụng Phong. Những hạn chế đú được bộc lộ ở những điểm như sau:
- Chứng từ kế toỏn:
Về hạch toỏn hàng gửi bỏn đại lý bỏn đỳng giỏ hưởng hoa hồng, Cụng ty vẫn sử dụng chứng từ Phiếu xuất kho giống như hạch toỏn bỏn hàng trực tiếp, chưa ỏp dụng quy định riờng về sổ sỏch chứng từ cho trường hợp gửi bỏn đại lý. Về phớa đại lý cũng chậm trong việc gửi hoỏ đơn GTGT phản ỏnh số hoa hồng được hưởng về cho Cụng ty Đụng Phong.
Khi phỏt sinh cỏc nghiệp vụ kinh tế, cỏc chứng từ kế toỏn cú liờn quan hàng ngày được lưu tại phũng kế toỏn nhưng chưa được hạch toỏn vào phần mềm kế toỏn MISA mà sau 10 ngày, kế toỏn mới hạch toỏn vào phần mềm kế toỏn MISA
- Sổ sỏch kế toỏn:
Hiện nay Cụng ty chưa sử dụng cỏc sổ Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền để theo dừi riờng cỏc loại nghiệp vụ kế toỏn tiờu thụ thường xuyờn phỏt sinh. Mà đặc điểm tiờu thụ tại Cụng ty lại nảy sinh nhiều nghiệp vụ trong ngày và nhiều trường hợp bỏn hàng chưa thu tiền ngay, cỏc trường hợp này Cụng ty phản ỏnh luụn vào Nhật ký chung.
- Cụng nợ phải thu, phải trả
Để giữ mối quan hệ với cỏc bạn hàng lớn cũng như cỏc bạn hàng cú uy tớn thỡ cụng ty Đụng Phong thường cú chớnh sỏch cho phộp khỏch hàng được trả chậm hoặc giao hàng trước rồi sau đú nhận tiền sau. Tuy nhiờn, kế toỏn tại cụng ty chưa tiến hành trớch lập dự phũng phải thu khú đũi, điều này làm ảnh hưởng khụng nhỏ đến việc hoàn vốn và xỏc định kết quả tiờu thụ.
Kế toỏn cụng nợ của cụng ty hiện nay cũn nhiều hạn chế dẫn đến phỏt sinh nhiều khoản thu khú đũi, cụng nợ khụng cú khả năng thanh toỏn, làm ảnh hưởng đến nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp. Hằng năm, Cụng ty nờn trớch lập dự phũng nợ phải thu khú đũi.
- Chi phớ quản lý kinh doanh
Chi phớ bỏn hàng và chi phớ quản lý doanh nghiệp khụng được cụng ty TNHH Đụng Phong phõn bổ cho sản phẩm tiờu thụ mà cuối thỏng sẽ được hạch toỏn tổng hợp, kết chuyển để xỏc định kết quả kinh doanh. Điều này sẽ khụng phản ỏnh thực chất giỏ thành sản phẩm, hàng hoỏ ảnh hưởng đến doanh thu tiờu thụ, xỏc định kết quả cuối năm, mặt khỏc dẫn đến việc cung cấp thụng tin cho Ban giỏm đốc hoặc nhà quản lý chưa thật sự chớnh xỏc.
- Nờn xõy dựng sản phẩm, hàng hoỏ thành cỏc danh mục, nhúm:
Do đặc thự kinh doanh của cụng ty Đụng Phong là cụng ty thương mại, xõy dựng và cơ khớ nờn cú rất nhiều sản phẩm, hàng hoỏ được tiờu thụ. Cụng ty nờn xõy dựng thành hệ thống cỏc danh mục hoặc nhúm sản phẩm theo từng chủng loại hoặc theo chức năng của sản phẩm.
- Cụng tỏc đụn đốc cụng nợ:
Hiện nay cụng tỏc đụn đốc cụng nợ của Cụng ty cũn chưa hiệu quả. Cỏc khoản nợ chưa được theo dừi sỏt sao về giỏ trị cũng như thời hạn thanh toỏn. Điều này dẫn đến tỡnh trạng khú theo dừi cỏc đối tượng cụng nợ, khú tổng hợp, dễ xảy ra tỡnh trạng thiếu xút hoặc nhầm lẫn.
Cỏc khoản phải thu khú đũi, cỏc khoản phải thu sắp đến hạn thanh toỏn vẫn chưa cú chớnh sỏch cụ thể đối phú.
Hiện tại, chớnh sỏch tiờu thụ sản phẩm của Cụng ty chưa thực sự đạt hiệu quả. Số lượng sản phẩm tiờu thụ nhiều lỳc cũn chậm gõy ra tỡnh trạng việc quay vũng vốn cũn chậm, đọng vốn trong sản phẩm. Cụng ty chưa cú cỏc chớnh sỏch khuyến mại, marketing mạnh mẽ để thỳc đẩy tiờu thụ hàng húa.
3.2. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn bỏn hàng và xỏc định kết quả bỏn hàng tại cụng ty TNHH XDTM & Cơ Khớ Đụng Phong
- Chứng từ kế toỏn:
Đối với phương thức bỏn hàng thụng qua đại lý, Cụng ty phải sử dụng mẫu chứng từ riờng cho phương thức gửi hàng đại lý theo quy định. Phiếu xuất kho hàng gửi bỏn đại lý (Biểu số 3.1) là cơ sở ghi sổ kế toỏn và là chứng từ để lưu thụng hàng hoỏ trờn thị trường.
+ Khi Cụng ty xuất hàng hoỏ giao cho đại lý thỡ kốm theo phiếu xuất kho hàng gửi bỏn đại lý. Khi đại lý thụng bỏo bỏn được hàng thỡ Cụng ty Đụng Phong sẽ xuất hoỏ đơn GTGT dựa trờn số lượng hàng hoỏ ghi trờn bảng kờ mà đại lý gửi về. Cụng ty nờn đụn đốc đại lý gửi hoỏ đơn GTGT phản ỏnh hoa hồng đại lư được hưởng về cho Cụng ty ngay trong thỏng, trỏnh để chậm trễ sang thỏng sau.
Cỏc chứng từ kế toỏn như hoỏ đơn, phiếu xuất, nhập kho.… cần được kịp thời hàng ngày hạch toỏn vào phần mềm kế toỏn MISA để đảm bảo việc theo dừi thường xuyờn tỡnh hỡnh nhập – xuất – tồn của sản phẩm, hàng hoỏ, cụng nợ của khỏch hàng. Việc này trỏnh cho cụng việc khụng bị dồn quỏ nhiều vào cuối thỏng đồng thời cũn cung cấp cỏc thụng tin kịp thời cho ban giỏm đốc để phục vụ tốt cụng tỏc quản lý tiền vốn, cụng tỏc quản lý hàng tồn kho,.. cho cụng ty.
- Sổ sỏch kế toỏn:
Cụng ty nờn mở cỏc sổ Nhật ký đặc biệt như Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền để cú thể cập nhật kịp thời, theo dừi được dũng tiền lưu thụng hiện tại cú trong doanh nghiệp.
Cụng ty nờn sử dụng Sổ nhật ký bỏn hàng được lập cho từng thỏng. Sổ Nhật ký bỏn hàng dựng để ghi tất cả cỏc nghiệp vụ bỏn hàng chưa thu tiền. Căn cứ vào sổ Nhật ký bỏn hàng để lập Sổ cỏi cỏc tài khoản liờn quan TK 131, TK 511…
Biểu số 3.1:Phiếu xuất kho hàng gửi bỏn đại lý
Mẫu số: 04HGDL
Tờn tổ chức, cỏ nhõn: Đại ký Thuỷ Sơn
Địa chỉ:Ngó Ba Gạch – Phỳc Thọ - Hà Nội
Mó số thuế: Ký hiệu:
Số:
PHIẾU XUẤT KHO HÀNG GỬI BÁN ĐẠI Lí
Liờn 1: Lưu
Ngày 26 thỏng 03 năm 2012 Căn cứ hợp đồng kinh tế số: HDDL-01/2012
của Cụng ty TNHH XD Thương Mại và Cơ Khớ Đụng Phong với (tổ chức, cỏ nhõn):
Bà Lờ Thị Thuỷ (Đại ký Thuỷ Sơn)
Họ tờn người vận chuyển: Đoàn Khuất Quang Hợp đồng số:….. Phương tiện vận chuyển: Xe kộo
Xuất tại kho: kho Cụng ty 01 Nhập tại kho: kho Thuỷ Sơn
Đơn vị tớnh: VNĐ STT Tờn nhón hiệu, quy cỏch, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng húa) Mó số Đơn vị tớnh
Số lượng Đơn giỏ Thành
tiền
1
Sơn chống gỉ Hà Nội 0,5 Kg (mới
100%) lon 25
Tổng cộng:
Người nhận hàng Người lập Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập
(ký, họ tờn) (ký, họ tờn) (ký, họ tờn) (ký, họ tờn) (ký, họ tờn)
Ghi chỳ: (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoỏ đơn) Liờn 1: Lưu
Liờn 2: Dựng để vận chuyển hàng Liờn 3: Nội bộ
Biểu số 3.2:Sổ Nhật ký bỏn hàng
SỔ NHẬT Kí BÁN HÀNG
Thỏng 4 năm 2012
Đơn vị tớnh: VNĐ
Hà Nội, ngày 30 thỏng 04 năm 2012
Người ghi sổ Kế toỏn trưởng Giỏm đốc
(Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn) (ký, ghi rừ họ tờn,đúng dấu)
Ngày thỏng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Phải thu khỏch hàng
Tài khoản ghi cú
Thuế GTGT phải nộp Số Ngày Sản phẩm Hàng húa Dịch vụ
04/04 04/04 Xuất bỏn KT ESSCO chưa thu tiền
1.320.000 1.200.000 120.000
... ... ... ...
10/04 10/04 Xuất bỏn cty XD TM Huy Hựng 1.320.000 1.200.000 120.000
11/04 11/04 Bỏn bỡnh núng lạnh cty Minh Đức 4.290.000 3.900.000 390.000 12/04 12/04 Xuất bỏn nhà mỏy Z151 1.320.000 1.200.000 120.000 ... ... ... ... 29/04 29/04 Cty Cp XD TK Phỳc Thọ 3.300.000 3.000.000 300.000 ... ... ... ... Tổng 67.320.000 61.200.000 6.120.000
-Nờn trớch lập cỏc khoản dự phũng phải thu khú đũi với từng đối tượng khỏch hàng và kế toỏn dự phũng phải thu khú đũi:
Do phương thức bỏn hàng của Cụng ty TNHH XD TM & Cơ Khớ Đụng Phong cũn cú những trường hợp khỏch hàng chịu tiền hàng. Bờn cạnh đú việc thu tiền hàng gặp nhiều khú khăn và tỡnh trạng này ảnh hưởng khụng nhỏ đến việc giảm doanh thu của doanh nghiệp.
Mặt khỏc, để trỏnh tỡnh trạng bị chiếm dụng vốn, cũng như để dự phũng trong trường hợp Cụng ty khỏch hàng mất khả năng thanh toỏn thỡ kế toỏn nờn theo dừi chi tiết cỏc khoản phải thu của khỏch hàng bằng cỏch mở sổ chi tiết riờng cho từng khỏch hàng (khỏch hàng lõu năm và khoản phải thu cú giỏ trị lớn) để cú thể quản lý, theo dừi và cú cỏc biện phỏp thu hồi vốn.
Vớ dụ:
TK 131 – ĐLST: Phải thu khỏch hàng - Điện lực Sơn Tõy TK 131 – CKĐ1: Phải thu khỏch hàng - Cơ Khớ điện 1
TK 131 – MĐUC: Phải thu khỏch hàng - Cụng ty cổ phẩm Minh Đức …..
Vỡ vậy Cụng ty nờn tớnh toỏn khoản nợ cú khả năng khú đũi, tớnh toỏn lập dự phũng để đảm bảo sự phự hợp giữa doanh thu và chi phớ trong kỳ.
Khi lập dự phũng phải thu khú đũi phải ghi rừ họ tờn, địa chỉ, nội dung từng khoản nợ, số tiền phải thu của đơn vị nợ hoặc người nợ trong đú ghi rừ số nợ phải thu khú đũi.
Phải cú đầy đủ chứng từ gốc, giấy xỏc nhận của đơn vị nợ, người nợ về số tiền chưa thanh toỏn như là hợp đồng kinh tế, cỏc khế ước về vay nợ, cỏc bản thanh lý về hợp đồng, cỏc giấy cam kết nợ để cú căn cứ lập cỏc bảng kờ phải thu khú đũi.
Theo thụng tư 228/2009/TT-BTC ngày 07 thỏng 12 năm 2009 về hướng dẫn trớch lập dự phũng phải thu khú đũi thỡ:
Đối với nợ phải thu quỏ hạn thanh toỏn, mức trớch lập dự phũng như sau:
+ 30% giỏ trị đối với khoản nợ phải thu quỏ hạn từ trờn 6 thỏng đến dưới 1 năm. + 50% giỏ trị đối với khoản nợ phải thu quỏ hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. + 70% giỏ trị đối với khoản nợ phải thu quỏ hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. + 100% giỏ trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lờn.
Sau khi lập dự phũng cho từng khoản nợ phải thu khú đũi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phũng cỏc khoản nợ vào bảng kờ chi tiết để làm căn cứ hạch toỏn vào chi phớ quản lý của doanh nghiệp.
Tài khoản sử dụng:
TK 159 “Dự phũng phải thu khú đũi” TK 004 “Nợ khú đũi đó xử lý”
Doanh số bỏn hàng của loại sản phẩm i
Vớ dụ: Giả sử Cụng ty TNHH Phỳ Thịnh đang nợ Cụng ty một số tiền là 10.000.000 (VNĐ) và đó quỏ hạn thanh toỏn là một năm. Trường hợp này Cụng ty sẽ hạch toỏn khoản dự phũng như sau:(Trường hợp này Cụng ty chưa trớch lập dự phũng phải thu khú đũi trước đú).
Nợ TK 642.2: 5.000.000 (=10.000.000 x 50%) Cú TK 139: 5.000.000
Tới năm tiếp theo mà Cụng ty TNHH Phỳ Thịnh vẫn chưa thanh toỏn tức đó quỏ hạn thanh toỏn 2 năm. Cụng ty lập dự phũng là: 10.000.000 x 70% = 7.000.000 (VNĐ) Tuy nhiờn, Cụng ty Đụng Phong đó trớch trước 5.000.000 (VNĐ) nờn số lập dự phũng thờm là:
Nợ TK 642: 2.000.000 Cú TK 139: 2.000.000
Như vậy việc lập dự phũng đối với cỏc khoản phải thu khú đũi và xử lý hạch toỏn như trờn giỳp Cụng ty đảm bảo sự phự hợp giữa doanh thu và chi phớ trong kỳ. Từ đú việc xỏc định kết quả tiờu thụ chớnh xỏc hơn đồng thời Cụng ty cũng cú biện phỏp ứng phú kịp thời, chủ động những khú khăn về tài chớnh do việc thu hồi chậm cỏc khoản nợ đú gõy ra.
-Nờn phõn bổ chi phớ bỏn hàng và chi phớ quản lý doanh nghiệp cho từng mặt hàng tiờu thụ để xỏc định kết quả tiờu thụ của từng mặt hàng:
Do cỏc mặt hàng trong việc kinh doanh của Cụng ty Đụng Phong khỏ đa dạng, cú tớnh chất khỏc nhau nờn việc phõn bổ cỏc chi phớ bỏn hàng và chi phớ QLDN nờn theo cỏc nhúm hàng húa khỏc nhau theo ý kiến phõn nhúm hàng húa đó nờu ở trờn. Vỡ thế, phương ỏn đề xuất tớnh chi phớ bỏn hàng và chi phớ QLDN cú thể phõn bổ theo doanh số bỏn hàng trong thỏng hoặc trong quý.
Ta cú cụng thức tớnh như sau: = = x = x Tỷ lệ doanh số bỏn hàng của loại sản phẩm i Chi phớ bỏn hàng phõn bổ cho loại sản phẩm i Tổng Doanh số bỏn hàng trong thỏng Tổng chi phớ bỏn hàng cần phõn bổ trong thỏng Tỷ lệ doanh số bỏn hàng của loại sản phẩm i Chi phớ QLDN phõn bổ cho loại sản phẩm i Tổng chi phớ QLDN cần phõn bổ trong thỏng Tỷ lệ doanh số bỏn hàng của loại sản phẩm i
Tổng doanh số bỏn hàng về mặt hàng sơn trong thỏng là 70.000.000 (VNĐ) Chi phớ bỏn hàng trong thỏng 4 cần phõn bổ là 9.000.000 (VNĐ)
Chi phớ QLDN trong thỏng 4 cần phõn bổ là 14.000.000 (VNĐ) Vậy ta cú:
Tỷ lệ doanh số bỏn hàng của mặt hàng sơn Dulex loại A hộp lớn (mó màu 11221 - 11230) là: 20.000.000/70.000.000 = 0,285714
Chi phớ bỏn hàng phõn bổ cho nhúm hàng trờn là: 9.000.000 x 0,285714 =2.571.429 đ Chi phớ QLDN phõn bổ cho nhúm hàng trờn là: 14.000.000 x 0,285714 = 4.000.000 đ
-Nờn xõy dựng doanh sỏch hệ thống sản phẩm theo chủng loại:
Do đặc thự của cụng ty Đụng Phong là vừa gia cụng cơ khớ cỏc sản phẩm về kim loại như nhụm, sắt, kớnh ụtụ cỏc loại,... và vừa kinh doanh, làm đại lý phõn phối cho nhiều hóng chuyờn về nội thất, gia dụng trong xõy dựng cụng trỡnh như sơn lút, sơn nền cụng trỡnh, sàn gỗ cụng nghiệp, cửa cỏc loại như cửa đi, cửa sổ, cửa cuốn, cỏc loại bỡnh tắm, bồn tắm thụng minh,….nờn cỏc sản phẩm, hàng hoỏ của cụng ty là rất đa dạng gõy khú khăn trong quản lý.
Vậy nờn, nếu cụng ty phõn loại và xậy dựng được một danh mục hệ thống hàng hoỏ sẽ rất thuận lợi trong việc quản lý và hạch toỏn sản phẩm, hàng hoỏ giỳp cho cụng việc của cỏc kế toỏn viờn được thuận lợi và đơn giản hơn, trỏnh được tỡnh trạng cụng việc bị dồn dập, chồng chộo vào cuối thỏng.
Vớ dụ: cụng ty cú thể phõn loại thành cỏc nhúm sản phẩm, hàng hoỏ như sau:
+ Sơn cỏc loại: độ lớn loại lớn, nhỏ, chất lương loại A, B, C,…
(Vớ dụ: S_Kova_K206_18L: Sơn Kova loại màu K206 loại 18 lớt S_Maxilite_A21312_18L: Sơn Maxilite màu A21312 18 lớt…)
+ Sàn gỗ (GLS_T25x5: Gỗ lỏt sàn bằng gỗ thụng, kớch thước 25x5cm…);
+ Bồn tắm;
+ Bỡnh nước
+ Vật liệu thụ phục vụ cụng trỡnh: gạch, đinh, vớt,…;
+ Cầu thang và cửa cỏc loại;
+ ……
-Cụng ty cần phải đụn đốc cụng nợ tốt hơn:
Cụng ty cần mở sổ theo dừi chi tiết cỏc khoản nợ, tiến hành sắp xếp cỏc khoản phải thu theo tuổi. Định kỳ, cần tổng kết cụng tỏc tiờu thụ, kiểm tra cỏc khỏch hàng đang nợ về giỏ trị khoản nợ và thời hạn thanh toỏn, trỏnh xảy ra cỏc khoản nợ phải thu rơi vào tỡnh trạng nợ khú đũi. Như vậy, cụng ty sẽ luụn kiểm soỏt được một cỏch dễ dàng khoản nào sắp đến hạn để cú cỏc biện phỏp nhắc nhở, đụn đốc khỏch hàng trả nợ đỳng hạn. Đồng thời, phõn loại nợ để cú biện phỏp quản lý phự hợp.
- Đối với những khoản nợ trong và đến hạn: Khi đang là cỏc khoản nợ trong hạn, cần theo dừi liờn tục đặc biệt là theo dừi về tỡnh hỡnh tài chớnh và khả năng thanh toỏn của khỏch hàng. Đến khi đến hạn thanh toỏn, cụng ty cần cú biện phỏp đốc thu: Thụng bỏo nợ đến hạn cho khỏch hàng, chuẩn bị giấy tờ chứng từ thanh toỏn liờn quan, thực hiện kịp thời thủ tục thanh toỏn để rỳt ngắn thời gian và chủ động trong thanh toỏn.
- Đối với những khoản nợ quỏ hạn thanh toỏn, cụng ty phải tiến hành phõn tớch rừ