- Chứng từ sử dụng
+ Hợp đồng kinh tế về cung cấp hàng hoỏ hoặc hợp đồng nguyờn tắc (cú tuỳ vào từng phương thức bỏn hàng).
Giỏ ĐVBQ cả kỳ dự trữ
Giỏ trị hàng tồn đầu kỳ Giỏ trị hàng mua trong kỳ
Số lượng hàng tồn đầu kỳ Số lượng hàng mua trong kỳ =
+
+ Hoỏ đơn GTGT, Phiếu giao hàng.
+ Phiếu thu, giấy bỏo nợ.
+ Phiếu xuất kho.
+ Thẻ kho
+ Cỏc chứng từ khỏc cú liờn quan.
- Thủ tục
Sơ đồ 2.4: Quy trỡnh thủ tục thực hiện đơn đặt hàng, chuyển hàng và ghi sổ nghiệp vụ cho khỏch hàng tại cụng ty
Khỏch hàng Kế toỏn bỏn hàng Kế toỏn Kế toỏn kho Thủ quỹ
Giải thớch: Khi khỏch hàng cú nhu cầu về hàng hoỏ tại cụng ty, cụng ty sẽ thực hiện đơn đặt hàng theo đỳng nhu cầu mà khỏch hàng mong muốn và thụng qua đơn đặt hàng đú, bộ phận bỏn hàng sẽ thực hiện việc lập hợp đồng (tựy phương thức mà cụng ty ỏp dụng cho từng đối tượng khỏch hàng).
Sau đú, hợp đồng sẽ được chuyển đến bộ phận kế toỏn, kế toỏn sẽ tiến hành việc lập hoỏ đơn GTGT, hoỏ đơn GTGT lập thành 3 liờn:
+ Liờn 1 (màu tớm): Lưu tại quyển + Liờn 2 (màu đỏ): Giao cho người mua + Liờn 3 (màu xanh): Luõn chuyển nội bộ
Tiếp theo thủ quỹ sẽ tiến hành lập cỏc chứng từ cần thiết như: phiếu thu tiền mặt hay tuỳ hợp đồng mà sẽ nhận tiền sau.
Yờu cầu bỏo giỏ Lập và gửi bỏo giỏ Nhận phiếu và xuất hàng Lập hoỏ đơn và chuyển hàng Nhận bỏo giỏ Lập phiếu xuất kho Nhận đơn đặt hàng Yờu cầu đặt hàng Nhận tiền Ghi sổ cụng nợ Định khoản vào phần mềm MISA
Lập phiếu thu Thu tiền và
Cuối cựng, khi cỏc chứng từ đó hoàn thiện, cụng ty sẽ tiến hành xuống kho, thủ kho tiến hành lập phiếu xuất kho, ghi sổ kế toỏn và xuất sản phẩm, hàng hoỏ, vận chuyển cho khỏch hàng.
- Tài khoản sử dụng
+ TK 632: “Giỏ vốn hàng bỏn”
+ TK 156: “Hàng hoỏ”
+ TK 157: “Hàng gửi bỏn”
+ TK 511: “Doanh thu hàng bỏn và dịch vụ bỏn ra”
+ TK 521: “Cỏc khoản giảm trừ doanh thu”
Ngoài ra cũn cỏc Tài khoản liờn quan như: TK 131 - “Phải thu khỏch hàng”; TK111 - “Tiền mặt”; TK112 - “Tiền gửi ngõn hàng”; TK3331 - “Thuế GTGT đầu ra”.
- Trỡnh tự hạch toỏn
Đầu tiờn, kế toỏn căn cứ vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn đến thời điểm hiện tại để tớnh giỏ thành xuất bỏn cho khỏch hàng. (Biểu 2.1)
Hạch toỏn bỏn hàng và xỏc định kết quả bỏn hàng thành phẩm tại Cụng ty TNHH TM XD & Cơ Khớ Đụng Phong sẽ được minh họa qua một số nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh tại Cụng ty trong thỏng 04 năm 2012 như sau:
Trường hợp bỏn buụn: Hợp đồng nguyờn tắc ký ngày 19 thỏng 04 năm 2012
(Biểu số 2.2) giữa bờn bỏn là cụng ty TNHH XD TM & Cơ Khớ Đụng Phong và bờn mua là cụng ty CP ĐTXD & TM Phỳ Thịnh, bảng bỏo giỏ hàng hoỏ đi kốm hợp đồng về việc mua bỏn vật liệu là Sơn chống gỉ Hà Nội loại nhỏ 0,5 Kg, đơn giỏ 60.000, giỏ của cụng ty là giỏ chưa thuế GTGT.
Kế toỏn tại Cụng ty lập Húa đơn GTGT mẫu số 01GTKT3/001 số 0000224ngày 23 thỏng 04 năm 2012 (Biểu số 2.3). Húa đơn được lập thành 3 liờn: liờn 1 lưu sổ gốc, liờn 2 giao cho khỏch hàng, liờn 3 giao cho bộ phận kho làm thủ tục cấp hàng và đến cuối ngày, bộ phận kho nộp lờn phũng kế toỏn để kế toỏn bỏn hàng làm cơ sở để hạch toỏn.
Căn cứ hoỏ đơn GTGT trờn, kế toỏn bỏn hàng lập “Phiếu xuất kho” (Biểu số 2.4), phiếu này phản ỏnh số hàng xuất kho theo chỉ tiờu số lượng và chỉ tiờu giỏ vốn hàng bỏn. Phiếu này được lập thành 2 liờn:
Liờn 1: Thủ kho giữ; Liờn 2: Lưu phũng kế toỏn làm căn cứ hạch toỏn.
Cụng ty Phỳ Thịnh tiến hành thanh toỏn luụn nờn, cụng ty Đụng Phong lập phiếu thu tiền mặt (Biểu 2.5)
Trường hợp bỏn lẻ hàng hoỏ: Hoỏ đơn bỏn lẻ số 275 ngày 23 thỏng 04 năm 2012 xuất kho hàng bỏn cho Bỏc Phựng Minh Chiến 1 lon sơn chống gỉ Hà Nội loại nhỏ 0,5 Kg.
Đối với trường hợp bỏn lẻ, trị giỏ hàng bỏn dưới 200.000 đồng thỡ Kế toỏn bỏn hàng lập Hoỏ đơn bỏn lẻ hàng hoỏ (Biểu 2.6). Phiếu này phản ỏnh số lượng và giỏ trị của hàng xuất. Hoỏ đơn bỏn lẻ gồm 3 liờn: 1 liờn giao cho khỏch hàng, 1 liờn lưu, 1 liờn cuối ngày chuyển kế toỏn tổng hợp. Phiếu xuất kho hàng hoỏ (Biểu số 2.7), Phiếu Thu (Biểu 2.8). Cuối ngày, kế toỏn tổng hợp Hoỏ đơn bỏn lẻ hàng hoỏ để lập Bảng kờ hàng húa bỏn lẻ theo mẫu số 06/GTGT ban hành kốm theo Thụng tư 60/2007-TT-BTC (Biểu 2.9).
Căn cứ vào Bảng kờ kế toỏn lập Húa đơn GTGT số 0000226 (Biểu số 2.10) với số tiền là tổng cộng số tiền trờn Bảng kờ để hạch toỏn phản ỏnh doanh thu và thuế GTGT. Tiờu thức “Tờn, địa chỉ người mua” trờn hoỏ đơn này ghi là “khỏch hàng mua lẻ”.
Biểu 2.3: Hoỏ đơn GTGT xuất bỏn cho cụng ty CP ĐTXD & TM Phỳ Thịnh
HểA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/001
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: DP/11P Liờn 1: Lưu Số: 0000224
Ngày 23 thỏng 04 năm 2012
Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty TNHH XD TM & Cơ Khớ Đụng Phong
Mó số thuế: 0500589432
Địa chỉ: Số 575 – Chựa Thụng – Sơn Tõy – Hà Nội
Điện thoại: 043.834.539 Fax: 043.834.539
Họ tờn người mua hàng:
Tờn đơn vị: cụng ty CP ĐTXD & TM Phỳ Thịnh
Mó số thuế: 0500472089
Địa chỉ: Số 10, Khu TT Hữu nghị 80, phố Hàng, Phỳ Thịnh, thị xó Sơn Tõy, Hà Nội
Hỡnh thức thanh toỏn:..TM….. Số tài khoản:………
STT Tờn hàng húa,dịch vụ Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
1 2 3 4 5 6
1 Sơn chống gỉ Hà Nội 0,5 Kg Lon 20 60.000 1.200.000
Cộng tiền hàng chưa cú GTGT: 1.200.000
Thuế suất GTGT: 10% ; Tiền thuế GTGT: 120.000
Tổng cộng tiền thanh toỏn: 1.320.0000
Số tiền bằng chữ: Một triệu ba trăm hai mươi nghỡn đồng.
Người mua hàng Người bỏn hàng Giỏm đốc
Biểu số 2.4: Phiếu xuất kho
Đơn vị: Cụng ty TNHH XD TM & Mẫu số: 02 - VT
Cơ Khớ Đụng Phong (Ban hành theo QĐ số:48/2006/QĐ-BTC
Địa chỉ: 575 – Chựa Thụng - ST - HN Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
ĐT: 0433.834.539 - Fax: 0433.834.539
PHIẾU XUẤT KHO Nợ: TK 632
Ngày 23 thỏng 04 năm 2012 Cú: TK 156 Số: PX-222
Tờn khỏch hàng: Cụng ty CP ĐTXD & TM Phỳ Thịnh Địa chỉ (bộ phận):………. Lý do xuất kho: Xuất kho bỏn hàng
Xuất tại kho:…….……….…..Địa điểm………..
Số TT Tờn, nhón hiệu, quy cỏch, phẩm chất vật tư, sản phẩm hàng hoỏ Mó số Đơn vị tớnh
Số lượng Đơn giỏ Thành tiền Yờu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Sơn chống gỉ Hà Nội 0,5 Kg Lon 20 20 30.000 600.000 2 3 4 5 6 7 8 Cộng 600.000
Tổng số tiền (bằng chữ): Sỏu trăm nghỡn đồng.
Số chứng từ gốc kốm theo: Hoỏ đơn GTGT số 0000224
Ngày 23 thỏng 04 năm 2012
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toỏn trưởng
Biểu 2.5: Phiếu thu tiền mặt cụng ty CP ĐTXD & TM Phỳ Thịnh trả tiền ngay
Đơn vị: Cụng ty TNHH XD TM & Mẫu số: 01 – TT
Cơ Khớ Đụng Phong (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC Địa chỉ: 575 – Chựa Thụng - ST - HN Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC) ĐT: 0433.834.539 - Fax: 0433.834.539
Quyển số:002 Số: 101
PHIẾU THU Nợ: TK 111
Ngày 23 thỏng 04 năm 2012 Cú: TK 131
Tờn người nhận tiền: Kiều Thanh
Địa chỉ: Nhõn viờn kế toỏn
Lý do thu: Thu tiền hàng
Số tiền: 1.320.000 VNĐ
Viết bằng chữ: Một triệu ba trăm hai mươi nghỡn đồng.
Kốm theo: 01 Chứng từ gốc: Húa đơn GTGT số 0000224
Đó nhận đủ số tiền 1.320.000 VNĐ
Viết bằng chữ: Một triệu ba trăm hai mươi nghỡn đồng.
Ngày 23 thỏng 04 năm 2012
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toỏn trưởng
Biểu 2.6: Hoỏ đơn bỏn lẻ Cụng ty TNHH XD TM & Cơ Khớ Đụng Phong ĐC: 575 – Chựa Thụng – ST – HN ĐT: 0433.834.539 - Fax: 0433.834.539 HOÁ ĐƠN BÁN LẺ
CHUYấN KINH DOANH:
SƠN CÁC LOẠI, BèNH TẮM, BỒN TẮM THễNG MINH, VẬT LIỆU, DỤNG CỤ TRONG XÂY DỰNG Liờn 1: Lưu Ngày 23 thỏng 04 năm 2012 Số: 275 Tờn khỏch hàng: Phựng Minh Chiến Địa chỉ: 124 Chựa Thụng – ST – HN
STT Tờn hàng Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
1 Sơn chống gỉ Hà Nội – 0.5 Kg 1 66.000 66.000
Tổng cộng 1 66.000
Số tiền viết bằng chữ: Sỏu mươi sỏu nghỡn đồng.
Ngày 23 thỏng 04 năm 2012
Khỏch hàng Người bỏn hàng
Biểu 2.7: Phiếu xuất kho
Đơn vị: Cụng ty TNHH XD TM & Mẫu số: 02 - VT
Cơ Khớ Đụng Phong (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC
Địa chỉ: 575 – Chựa Thụng – ST – HN Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
ĐT: 0433.834.539 - Fax: 0433.834.539
PHIẾU XUẤT KHO Nợ: TK 632 Ngày 23 thỏng 04 năm 2012 Cú: TK 156 Số: PX-224
Tờn khỏch hàng: Bỏc Phựng Minh Chiến Địa chỉ (bộ phận): 124 Chựa Thụng – ST - HN Lý do xuất kho: Xuất kho bỏn hàng
Xuất tại kho:…….……….…..Địa điểm………....
Số TT Tờn, nhón hiệu, quy cỏch, phẩm chất vật tư, sản phẩm hàng hoỏ Mó số Đơn vị tớnh
Số lượng Đơn giỏ Thành tiền Yờu cầu Thực xuất
A B C D 1 2 3 4
1 Sơn chống gỉ 0.5kg Lon 1 1 30.000 30.000
Cộng X X 1 1 30.000
Tổng số tiền (bằng chữ): Ba mươi nghỡn đồng chẵn Số chứng từ gốc kốm theo: hoỏ đơn bỏn lẻ số 275
Ngày 23 thỏng 04 năm 2012
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toỏn trưởng
Biểu 2.8: Phiếu Thu
Đơn vị: Cụng ty TNHH XD TM & Mẫu số: 01 – TT
Cơ Khớ Đụng Phong (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC
Địa chỉ: 575 – Chựa Thụng - ST - HN Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
ĐT: 0433.834.539 - Fax: 0433.834.539
Quyển số:002 Số: 102
PHIẾU THU Nợ: TK 111
Ngày 23 thỏng 04 năm 2012 Cú: TK 131
Tờn người nhận tiền: Kiều Thanh
Địa chỉ: Nhõn viờn kế toỏn
Lý do thu: Thu tiền hàng
Số tiền: 66.000 VNĐ
Viết bằng chữ: Sỏu mươi sỏu nghỡn đồng.
Kốm theo: 01 Chứng từ gốc: Húa đơn bỏn lẻ hàng hoỏ số 275
Đó nhận đủ số tiền 66.000 VNĐ
Viết bằng chữ: Sỏu mươi sỏu nghỡn đồng.
Ngày 23 thỏng 04 năm 2012
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toỏn trưởng
Biểu 2.9: Bảng kờ hàng húa dịch vụ bỏn lẻ
BẢNG Kấ BÁN LẺ HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ
Mẫu số: 06/GTGT
(Ngày 23 thỏng 04 năm 2012)
Tờn cơ sở kinh doanh: Cụng ty TNHH XD TM & Cơ Khớ Đụng Phong Địa chỉ: 575 – Chựa Thụng – Sơn Tõy – Hà Nội
Họ tờn người bỏn hàng: Nguyễn Thị Loan
Địa chỉ nơi bỏn hàng: 162 – Chựa Thụng – Sơn Tõy – Hà Nội
STT
Tờn hàng húa, dịch
vụ
Đơn vị
tớnh Số lượng Đơn giỏ
Doanh thu cú thuế GTGT Thuế suất GTGT A B C 1 2 3 4 1 Sơn chống gỉ - 0.5 Kg Lon 3 60.000 198.000 10% 2 Sơn chống gỉ - 0.5 Kg Lon 2 60.000 132.000 10% 3 Sơn chống gỉ - 0.5 Kg Lon 2 60.000 132.000 10% … .. … .. … .. … Tổng 20 1.320.000
Tổng cộng tiền thanh toỏn: 1.320.000 (VNĐ)
Tổng số tiền (bằng chữ): Một triệu ba trăm hai mươi nghỡn đồng.
Người bỏn
Biểu 2.10: Hoỏ đơn GTGT kốm bảng kờ
HểA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/001
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: DP/11P Liờn 1: Lưu Số: 0000226 Ngày 23 thỏng 04 năm 2012
Đơn vị bỏn hàng:Cụng ty TNHH XD TM & Cơ Khớ Đụng Phong
Mó số thuế: 0500589432
Địa chỉ: Số 575 – Chựa Thụng – Sơn Tõy – Hà Nội
Điện thoại: 043.834.539 Fax: 043.834.539
Họ tờn người mua hàng: Khỏch lẻ
Tờn đơn vị: xxx Mó số thuế: xxx Địa chỉ: xxx
Hỡnh thức thanh toỏn:..TM….. Số tài khoản:……… STT Tờn hàng húa, dịch vụ Đơn vị
tớnh
Số lượng
Đơn giỏ Thành tiền
1 2 3 4 5 6
1 Hàng bỏn theo bảng kờ đớnh kốm
1.200.000
Cộng tiền hàng chưa cú GTGT: 1.200.000
Thuế suất GTGT:10%; Tiền thuế GTGT: 120.000
Tổng cộng tiền thanh toỏn: 1.320.000
Số tiền bằng chữ: Một triệu ba trăm hai mươi nghỡn đồng
Người mua hàng Người bỏn hàng Giỏm đốc
Biểu 2.11: Thẻ kho
THẺ KHO
Tờ số:
- Tờn nhón hiệu, quy cỏch vật tư: Sơn chống gỉ Hà Nội loại nhỏ 0,5 Kg - Đơn vị tớnh: Lon - Mó số: Ngày thỏng Số hiệu CT Diễn giải Số lượng Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Tồn cuối tháng 03/2012 150 Tháng 04/2012 01/04/12 Nhập từ nhà mỏy sản xuất 300 01/04/12 Xuất bỏn cho Cụng ty CP cung cấp giải phỏp KT ESSCO- 173 Xuõn Thủy .... 50 23/04/12 Xuất bỏn cho cụng ty CP ĐTXD & TM Phỳ Thịnh 20 23/04/12 Xuất bỏn cho bỏc Phựng Minh Chiến 1 …. ... ... ... Tồn cuối thỏng 04/2012 1.100 888 212 Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán tr-ởng (Ký, họ tên) - Kế toỏn bỏn hàng trực tiếp
Sơ đồ 2.5: Quy trỡnh lờn sổ kế toỏn bỏn hàng
Chứng từ (hoỏ đơn GTGT,...) Phần mềm kế toỏn MISA Sổ nhật ký bỏn hàng, sổ cỏi TK 511, TK 632,…
Ghi chỳ:
Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Căn cứ vào cỏc chứng từ như húa đơn GTGT (Biểu 2.3) hoặc hoỏ đơn GTGT kốm bảng kờ bỏn lẻ hàng hoỏ dịch vụ (Biểu 2.10),… kế toỏn phản ỏnh cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh vào phần mềm kế toỏn MISA. Sau đú, phần mềm kế toỏn MISA sẽ tự động lờn sổ tổng hợp trờn phần mềm kế toỏn MISA:
Biểu 2.16: Sổ Cỏi TK 511
Biểu 2.17: Sổ Cỏi TK 632
Biểu 2.25: Trớch Sổ Nhật ký chung
2.2.3.2. Kế toỏn bỏn hàng theo phương thức hàng gửi bỏn
- Chứng từ sử dụng
+ Hoỏ đơn GTGT, phiếu giao hàng
+ Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho
+ Phiếu thu
- Thủ tục
Sơ đồ 2.6: Quy trỡnh thủ tục lập hoỏ đơn, giao hàng cho đại lý
- Tài khoản sử dụng
+ TK 632: “Giỏ vốn hàng bỏn”
+ TK 157: “Hàng gửi bỏn”
+ TK 511: “Doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ”
Đại lý Kế toỏn bỏn hàng Kế toỏn Kế toỏn kho
Nhận hàng Nhận phiếu và xuất hàng Chuyển hàng Lập phiếu xuất kho Nhận yờu cầu gửi hàng Yờu cầu gửi hàng Lập hoỏ đơn hàng gửi bỏn Định khoản vào phần mềm MISA Thụng bỏo bỏn được hàng Chuyển tiền
Ngoài ra, tương tự như phương thức bỏn hàng trực tiếp, cụng ty cũn sử dụng cỏc tài khoản liờn quan như: TK 131: “Phải thu khỏch hàng”; TK 111: “Tiền mặt”; TK 1112: “Tiền gửi ngõn hàng”,….
- Trỡnh tự hạch toỏn
Hạch toỏn bỏn hàng và xỏc định kết quả bỏn hàng tại cụng ty TNHH XD TM & Cơ Khớ Đụng Phong khi bỏn hàng theo phương thức bỏn hàng gửi đại lý thể hiện qua nghiệp vụ sau:
Ngày 26 thỏng 03 năm 2012 khi xuất kho gửi đại lý Thuỷ Sơn – Ngó ba gạch – Phỳc Thọ 25 lon sơn chống gỉ Hà Nội 0,5 Kg. Giỏ chưa thuế GTGT 60.000 đ/lon, trớch hoa hồng 5% trờn tổng doanh thu, kế toỏn bỏn hàng lập “Phiếu xuất kho” (Biểu số 2.12), phiếu này phản ỏnh số hàng xuất kho theo chỉ tiờu số lượng của hàng bỏn. Phiếu này được lập thành 3 liờn: 1 liờn thủ kho giữ; 1 liờn lưu phũng kế toỏn làm căn cứ hạch toỏn và 1 liờn đưa cho đại lý.
Ngày 27 thỏng 04 năm 2012 khi nhận được thụng bỏo hàng gửi bỏn đại lý Thủy Sơn đó bỏn được 25 lon sơn chống gỉ Hà Nội 0,5 Kg. Căn cứ, Phiếu xuất kho đó xuất cho đại lý Thuỷ Sơn, kế toỏn tổng hợp tại Cụng ty lập Húa đơn GTGT mẫu số 01GTKT3/001 (Biểu số 2.13). Hoỏ đơn được lập thành 3 liờn. Liờn 1 lưu sổ gốc, liờn 2 giao cho khỏch hàng, liờn 3 giao cho bộ phận kho làm thủ tục cấp hành và đến cuối ngày, bộ phận kho nộp lờn cho bộ phận kế toỏn để kế toỏn bỏn hàng làm cơ sở định khoản vào phần mềm kế toỏn MISA.
Biểu 2.12: Phiếu xuất kho
Đơn vị: Cụng ty TNHH XD TM & Mẫu số: 02 - VT
Cơ Khớ Đụng Phong (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC