Bộ mỏy kế toỏn ở cụng ty TNHH XD TM & Cơ khớ Đụng Phong được tổ chức theo hỡnh thức kế toỏn tập trung, tức là toàn bộ cụng việc kế toỏn được tập trung tại phũng tài chớnh kế toỏn. Ở cỏc phõn xưởng sẽ cú nhõn viờn làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra cụng tỏc kế toỏn ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chộp sổ sỏch, hạch toỏn nghiệp vụ, tỡnh hỡnh trả lương cho cụng nhõn viờn phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của từng bộ phận, định kỳ chuyển chứng từ và bỏo cỏo về cho phũng Tài chớnh kế toỏn.
Phũng Tài chớnh kế toỏn bao gồm: - 1 Kế toỏn trưởng
- 1 Kế toỏn thuế - 1 kế toỏn ngõn hàng - 1 kế toỏn giỏ thành - 1 kế toỏn thanh toỏn
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ mỏy kế toỏn tại cụng ty TNHH Xõy dựng Thương mại và Cơ khớ Đụng Phong
(Nguồn: Phũng tài chớnh kế toỏn)
-Kế toỏn trưởng: cú nhiệm vụ quản lý chung, trực tiếp theo dừi, đụn đốc cỏc cụng việc của phũng, biết tổ chức cụng tỏc phõn cụng nhiệm vụ cho phự hợp, theo dừi tất cả cỏc phần hành nghiệp vụ kế toỏn, kiểm tra, cõn đối tài chớnh, quản lý mọi chi phớ, thực hiện lập cỏc chi tiờu kinh tế phục vụ cho Ban Giỏm đốc. Kế toỏn trưởng là người giỳp việc cho Giỏm đốc trong lĩnh vực tài chớnh, kế toỏn đồng thời kế toỏn trưởng phải chịu trỏch nhiệm trước Ban Giỏm đốc, chịu trỏch nhiệm trước Nhà Nước về mặt cụng tỏc quản lý tài chớnh.
-Kế toỏn thuế: cú nhiệm vụ kiểm tra, đối chiếu tất cả hoỏ đơn giỏ trị gia tăng, chứng từ cú liờn quan với bảng kờ đầu vào đầu ra của từng nghiệp vụ. Hàng thỏng phải lập bỏo cỏo tổng hợp về thuế đầu ra, đầu vào của toàn cụng ty, phõn loại theo thuế suất theo mặt hàng. Lập cỏc bỏo cỏo, bỏo cỏo tài chớnh, bảng kờ, hồ sơ mà kế toỏn trưởng, Ban giam đốc yờu cầu. Là người trực tiếp làm việc với cơ quan thuế khi cú phỏt sinh và chịu trỏch nhiệm trước cơ quan thuế.
-Kế toỏn ngõn hàng: nhiệm vụ chủ yếu là dựa vào cỏc số liệu kế toỏn thanh toỏn cung cấp, lập ủy nhiệm chi thanh toỏn tiền hàng cho cỏc nhà cung cấp. Theo dừi, hạch toỏn chứng từ ngõn hàng, giỳp Kế toỏn trưởng trong việc giao dịch cỏc hợp đồng tớn dụng, vay vốn, hỗ trợ lói suất, thanh toỏn…cũng với ngõn hàng. Mặt khỏc, phải tổ chức tốt cụng việc giao dịch với khỏch hàng, cung cấp thụng tin đầy đủ cho khỏch hàng cũng như cỏc đối tỏc khỏc như ngõn hàng,..
-Kế toỏn giỏ thành: Chịu trỏch nhiệm trước kế toỏn trưởng trong cụng tỏc quản lý, theo dừi xõy dựng giỏ thành chi tiết sản phẩm của cụng ty. Kết hợp với thống kờ cỏc phõn xưởng tổng hợp số liệu, vật tư hàng húa xuất cho sản xuất. Cựng kế toỏn kho đối chiếu vật tư xuất cho sản xuất và thành phẩm nhập kho theo định mức và cú trỏch nhiệm thụng bỏo trưởng phũng để cú biện phỏp xử lý khi cú sự sai lệch, nhầm lẫn.
Kế toỏn trưởng
-Kế toỏn thanh toỏn: cú trỏch nhiệm tổng hợp và chi tiết cỏc phần hành kế toỏn: cụng nợ, hàng húa, quỹ tiền mặt, cỏc khoản phải thu, phải trả, tài sản cố định, nguồn vốn của Cụng ty và cỏc khoản thanh toỏn nội bộ. Chịu trỏch nhiệm theo dừi và quản lý cụng nợ đầu và của cỏc nhà cung cấp dựa trờn tờ khai, hoỏ đơn giỏ trị gia tăng, phiếu nhập kho. Cụng nợ đầu ra dưa trờn phiếu xuất hàng bỏn, hoỏ đơn giỏ trị gia tăng, số thu tiền mặt, tiền gửi ngõn hàng. Theo dừi cỏc tài khoản tạm ứng, cụng cụ dụng cụ,..căn cứ vào hợp đồng và đơn đặt hàng để lờn lịch thanh toỏn với nhà cung cấp.
Ngoài ra cũn cú cỏc kế toỏn bỏn hàng, kế toỏn kho,…làm việc tại kho hàng và siờu thị Đụng Phong Max.
2.1.5. Đặc điểm tổ chức cụng tỏc kế toỏn
-Hiện nay cụng ty đang ỏp dụng chế độ kế toỏn ban hành theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chớnh.
-Niờn độ kế toỏn ỏp dụng: bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thỳc vào ngày 31/12 hàng năm.
-Đơn vị tiền tệ sử dụng trong cụng ty là VNĐ.
-Cụng ty ỏp dụng hỡnh thức sổ kế toỏn là Nhật ký chung với sự hỗ trợ của phần mềm kế toỏn MISA.
-Phương phỏp hạch toỏn hàng tồn kho: Phương phỏp kờ khai thường xuyờn. Tổ chức hạch toỏn chi tiết theo phương phỏp thẻ song song.
-Tớnh giỏ vốn hàng xuất kho theo phương phỏp bỡnh quõn cả kỳ dự trữ.
-Cụng ty Đụng Phong tớnh thuế GTGT theo phương phỏp khấu trừ và cỏc sản phẩm của cụng ty sẽ phải chịu thuế suất 10%.
-Phương phỏp tớnh khấu hao tài sản cố định là phương phỏp khấu hao theo đường thẳng.
Tất cả cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trỡnh tự thời gian phỏt sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toỏn) của nghiệp vụ bằng phẩn mềm hỗ trợ kế toỏn mỏy. Sau đú cỏc số liệu trờn cỏc sổ Nhật ký sẽ được chuyển, kết chuyển sang sổ Cỏi. Cuối kỳ, kế toỏn sẽ kết chuyển để lập cỏc bỏo cỏo tổng hợp.
Sơ đồ 2.3: Trỡnh tự ghi sổ theo hỡnh thức nhật ký chung tại cụng ty TNHH Xõy dựng Thương mại và Cơ khớ Đụng Phong
Ghi chỳ:
Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng, định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Giải thớch: Hàng ngày, căn cứ vào cỏc chứng từ phỏt sinh, kế toỏn ghi cỏc số liệu, định khoản vào sổ nhật ký chung bằng phần mềm kế toỏn MISA. Sau đú, từ cỏc số liệu đó ghi trờn Nhật ký chung, phần mềm sẽ tự động kết chuyển vào cỏc tài khoản phự hợp trờn sổ tổng hợp như sổ Cỏi, cỏc bỏo cỏo tài chớnh. Cỏc số liệu liờn quan đến sổ, thẻ kế toỏn chi tiết cũng được đồng thời ghi vào cỏc sổ, thẻ chi tiết tương ứng.Cụng ty TNHH Đụng Phong khụng mở sổ Nhật ký đặc biệt.
2.2. Thực trạng cụng tỏc kế toỏn bỏn hàng và xỏc định kết quả bỏn hàng tại cụng ty TNHH Xõy Dựng Thương Mại & Cơ Khớ Đụng Phong
2.2.1. Phương thức bỏn hàng và phương thức thanh toỏn tại cụng ty 2.2.1.1. Phương thức bỏn hàng 2.2.1.1. Phương thức bỏn hàng
Cụng ty TNHH XD TM & Cơ Khớ Đụng Phong gồm cỏc chi nhỏnh và một Siờu thị Đụng Phong Max vừa là trụ sở chớnh vừa là nơi trưng bày, giới thiệu sản phẩm. Mỗi cửa hàng đều cú quản lý, nhõn viờn bỏn hàng, nhõn viờn thu ngõn.
Cụng ty kinh doanh cỏc loại vật liệu xõy dựng, nội thất trong xõy dựng,..nờn việc bỏn hàng hoỏ tại Cụng ty Đụng Phong cũng được thực hiện dưới 2 hỡnh thức bỏn hàng sau: CHỨNG TỪ GỐC NHẬT Kí CHUNG SỔ CÁI SỔ CHI TIẾT BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT
- Bỏn hàng trực tiếp:
+ Phương thức bỏn buụn hàng hoỏ: Là phương thức bỏn hàng trực tiếp tại kho hoặc chuyển hàng theo hợp đồngcho cỏc doanh nghiệp thương mại, cỏc doanh nghiệp đang cú dự ỏn về xõy dựng...Việc mua hàng hoỏ tại cụng ty Đụng Phong theo phương thức này đều phải ký kết và căn cứ vào hợp đồng kinh tế đó ký kết để xỏc định rừ quyền hạn, trỏch nhiệm của mỗi bờn.
Chứng từ sử dụng: hợp đồng kinh tế (hoặc hợp đồng nguyờn tắc), hoỏ đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu thu. Mỗi hợp đồng phải quy định rừ:
+ Về quy cỏch giỏ cả chủng loại, số lượng từng loại hàng hoỏ (thường được liệt kờ theo phục lục đớnh kốm).
+ Về thời gian giao hàng.
+ Về phương thức giao hàng, thời hạn giao hàng.
+ Về phương thức thanh toỏn: thanh toỏn bằng tiền mặt, tiền gửi ngõn hàng, thanh toỏn trả chậm,….
+ Cỏc điều khoản chung.
Đối với những khỏch hàng lớn như: Chi cục thuế Sơn Tõy, cụng ty cấp thoỏt nước Sơn Tõy, cụng ty xõy dựng Thành Lộc, cụng ty xõy dựng Phỳc Thọ… thỡ cụng ty sẽ vận chuyển đến tận nơi hoặc đến tận kho của khỏch hàng, điều này cũng được ghi rừ trong điều khoản hợp đồng. Khi xuất hàng hoỏ, phũng kinh doanh sẽ lập đầy đủ những thủ tục chứng từ bỏn hàng như sau: Hoỏ đơn GTGT: được lập thành 3 liờn (liờn 1 để lưu, liờn 2 để giao cho khỏch hàng, liờn 3 để luõn chuyển).Phiếu xuất kho sẽ do thủ kho lập.
Phiếu xuất kho và hoỏ đơn giỏ trị gia tăng làm căn cứ xuất hàng và khỏch hàng phải căn cứ theo đỳng những điều khoản ghi trong hợp đồng kinh tế. Cuối cựng căn cứ vào biờn bản giao nhận hàng hoỏ 2 bờn sẽ thanh lý hợp đồng kinh tế. Kế toỏn doanh thu sẽ ghi nhận cụng nợ và doanh thu bỏn hàng theo hoỏ đơn giỏ trị gia tăng.
+ Phương thức bỏn lẻ tại cụng ty: Là phương thức bỏn lẻ cho cỏc đối tượng khỏch hàng mua cỏc vật liệu xõy dựng hoặc đồ phụ kiện cho nội thất cú giỏ trị nhỏ, số lượng ớt hoặc làm theo đơn đặt hàng thiết kế thỡ khỏch hàng cú thể đến trực tiếp siờu thị (trụ sở chớnh cụng ty) để mua hàng và khỏch hàng cú trỏch nhiệm vận chuyển hàng hoỏ.
Chứng từ sử dụng: hoỏ đơn bỏn lẻ, bảng kờ hoỏ đơn bỏn lẻ (tổng hợp cuối ngày), hoỏ đơn GTGT, phiếu thu, phiếu xuất kho.
-Bỏn hàng giỏn tiếp: Kế toỏn bỏn hàng theo phương thức gửi đại lý, cụng ty xuất hàng giao cho bờn đại lý để bỏn hàng cho Cụng ty. Bờn nhận đại lý phải bỏn hàng theo đỳng giỏ bỏn đó quy định và được hưởng thự lao dưới hỡnh thức hoa hồng.
Chứng từ sử dụng: Phiếu xuất kho, Húa đơn GTGT, Phiếu thu cụng nợ, Phiếu chi trớch hoa hồng cho đại lý.
2.2.1.2. Giỏ cả và phương thức thanh toỏn
- Giỏ cả: Để thu hỳt khỏch hàng đến với cụng ty, Cụng ty cú một chớnh sỏch giỏ cả hết sức hợp lý, linh hoạt, giỏ bỏn được tớnh trờn cơ sở giỏ hàng hoỏ nhập kho và cỏch tớnh giỏ xuất kho, điều chỉnh theo giỏ thị trường đồng thời cũn phụ thuộc vào mối quan hệ của khỏch hàng với cụng ty để giỏ cả của cỏc mặt hàng được phự hợp, thuận mua vừa bỏn cả 2 bờn khỏch hàng và Cụng ty.
- Phương thức thanh toỏn: Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, để đảm bảo thu hỳt được nhiều khỏch hàng, mở rộng thị trường, tăng lợi nhuận. Cụng ty cũng phải xõy dựng cỏc phương thức thanh toỏn linh hoạt phự hợp với từng đối tượng khỏch hàng và từng điều kiện cụ thể.
+ Thanh toỏn ngay: ỏp dụng bỏn hàng cho cỏc khỏch hàng mua khụng thường xuyờn, mua với khối lượng, số lượng nhỏ (khỏch hàng mua lẻ tại cụng ty) và chưa cú tớn nhiệm với cụng ty, khụng phải khỏch hàng lõu năm của cụng ty. Khỏch hàng thường yờu cầu lấy hàng ngay và thanh toỏn tiền ngay sau đú. Ngoài tiền mặt thu trực tiếp, cụng ty cũng chấp nhận thanh toỏn với khỏch hàng thụng qua Uỷ nhiệm thu ngõn hàng với giỏ trị lớn. Hỡnh thức này đảm bảo cho cụng ty thu hồi được vốn nhanh và tỏi tiếp tục đầu tư cho cỏc hoạt động sản xuất kinh doanh.
+ Thanh toỏn trả chậm: Phương thức này chỉ được ỏp dụng đối với những khỏch hàng lõu năm của cụng ty, cú tớn nhiệm với cụng ty hoặc xuất bỏn hàng hoỏ cho những hợp đồng, dự ỏn kinh tế lớn cú sự đảm bảo. Thời hạn thanh toỏn cũng được xem xột cụ thể theo từng trường hợp hoặc theo từng hợp đồng tuỳ thuộc mối quan hệ với khỏch hàng tối đa từ 30 – 40 ngày. Cụng ty luụn luụn tạo thuận lợi trong mọi khõu thanh toỏn đồng thời khụng gõy thiệt hại về kinh tế cho bản thõn doanh nghiệp.
Phương thức thanh toỏn trả chậm chiếm tỷ trọng cao trong cụng ty. Để đảm bảo quản lý chặt chẽ cỏc khoản phải thu và khụng bị chiếm dụng vốn, trong hợp đồng kinh tế sẽ phải quy định rừ thời hạn thanh toỏn. Nếu như quỏ thời hạn quy định, cụng ty sẽ tớnh lói suất quỏ hạn ngõn hàng trờn tổng giỏ thanh toỏn, hoặc cú những biện phỏp thu hồi vốn tuỳ điều kiện cụ thể. Theo chớnh sỏch này mà cụng ty ỏp dụng, cụng ty sẽ hạn chế tối đa được sự thất thoỏt hoặc bị chiếm dụng vốn. Tất nhiờn, chớnh sỏch này của cụng ty chỉ được ỏp dụng cho cỏc bạn hàng lõu dài, cú quan hệ mật thiết với cụng ty và cú hợp đồng qua ngõn hàng bảo lónh, khụng bỏn chịu cho khỏch hàng vóng lai.
2.2.2. Phương phỏp xỏc định trị giỏ vốn của hàng hoỏ xuất bỏn trong kỳ
Tại Cụng ty TNHH XD TM & Cơ khớ Đụng Phong, khi xuất kho bỏn hàng hoỏ sẽ sử dụng phương phỏp bỡnh quõn gia quyền cho cả thỏng (bỡnh quõn cả kỳ dự trữ). Tức là khi cụng ty bỏn hàng hoỏ theo từng loại mặt hàng, kế toỏn ghi nhận nghiệp vụ doanh
thu vào trong phần mềm bỏn hàng và phần mềm kế toỏn. Cuối thỏng, kế toỏn chốt cỏc nghiệp vụ bỏn hàng của thỏng và tớnh giỏ vốn của từng loại hàng hoỏ theo phương phỏp bỡnh quõn gia quyền cả thỏng trong phần mềm kế toỏn MISA.
Cụng ty dựa vào bảng theo dừi tỡnh hỡnh nhập xuất tồn của sơn chống gỉ Hà Nội (Biểu 2.1) để tớnh giỏ vốn cho sản phẩm xuất bỏn.
Từ bảng dưới ta thấy đơn giỏ sơn chống gỉ Hà Nội 0,5 Kg trong thỏng khụng cú biến động nờn ta lấy đơn giỏ 30.000 đ/sp là giỏ tớnh giỏ vốn.
Biểu 2.1: Bảng theo dừi tỡnh hỡnh nhập xuất tồn hàng hoỏ thỏng 4/2012 Sản phẩm: Sơn chống gỉ Hà Nội loại vừa, lon 0,5 Kg (màu ghi bạc)
NT Diễn giải SL Đơn giỏ Thành tiền
Tồn đầu kỳ 150 30.000 4.500.000 1/4 Nhập mua sơn chống gỉ HN-0,5 kg 300 30.000 9.000.000 1/4 Xuất bỏn sơn chống gỉ HN-0,5 kg 50 30.000 1.500.000 2/4 Nhập mua sơn chống gỉ HN-0,5 kg 200 30.000 6.000.000 4/4 Xuất bỏn sơn chống gỉ HN-0,5 kg 400 30.000 12.000.000 ... ... ... ... 23/4 Xuất bỏn sơn chống gỉ HN-0,5 kg 20 30.000 600.000 27/4 Xuất bỏn sơn chống gỉ HN-0,5 kg 50 30.000 1.500.000 ... ... ... ... Tồn cuối kỳ 212 30.000 6.360.000
(Nguồn: Phũng tài chớnh kế toỏn)
2.2.3. Nội dung kế toỏn bỏn hàng tại cụng ty TNHH Xõy Dựng Thương Mại và Cơ Khớ Đụng Phong
2.2.3.1. Kế toỏn bỏn hàng trực tiếp
- Chứng từ sử dụng
+ Hợp đồng kinh tế về cung cấp hàng hoỏ hoặc hợp đồng nguyờn tắc (cú tuỳ vào từng phương thức bỏn hàng).
Giỏ ĐVBQ cả kỳ dự trữ
Giỏ trị hàng tồn đầu kỳ Giỏ trị hàng mua trong kỳ
Số lượng hàng tồn đầu kỳ Số lượng hàng mua trong kỳ =
+
+ Hoỏ đơn GTGT, Phiếu giao hàng.
+ Phiếu thu, giấy bỏo nợ.
+ Phiếu xuất kho.
+ Thẻ kho
+ Cỏc chứng từ khỏc cú liờn quan.
- Thủ tục
Sơ đồ 2.4: Quy trỡnh thủ tục thực hiện đơn đặt hàng, chuyển hàng và ghi sổ nghiệp vụ cho khỏch hàng tại cụng ty
Khỏch hàng Kế toỏn bỏn hàng Kế toỏn Kế toỏn kho Thủ quỹ
Giải thớch: Khi khỏch hàng cú nhu cầu về hàng hoỏ tại cụng ty, cụng ty sẽ thực hiện đơn đặt hàng theo đỳng nhu cầu mà khỏch hàng mong muốn và thụng qua đơn đặt hàng đú, bộ phận bỏn hàng sẽ thực hiện việc lập hợp đồng (tựy phương thức mà cụng ty ỏp dụng cho từng đối tượng khỏch hàng).
Sau đú, hợp đồng sẽ được chuyển đến bộ phận kế toỏn, kế toỏn sẽ tiến hành việc lập hoỏ đơn GTGT, hoỏ đơn GTGT lập thành 3 liờn:
+ Liờn 1 (màu tớm): Lưu tại quyển + Liờn 2 (màu đỏ): Giao cho người mua + Liờn 3 (màu xanh): Luõn chuyển nội bộ
Tiếp theo thủ quỹ sẽ tiến hành lập cỏc chứng từ cần thiết như: phiếu thu tiền mặt hay tuỳ hợp đồng mà sẽ nhận tiền sau.
Yờu cầu bỏo giỏ Lập và gửi bỏo giỏ Nhận phiếu và xuất hàng Lập hoỏ đơn và chuyển hàng Nhận bỏo giỏ Lập phiếu xuất kho Nhận đơn đặt hàng Yờu cầu đặt hàng Nhận tiền Ghi sổ cụng nợ Định khoản vào phần mềm MISA
Lập phiếu thu Thu tiền và
Cuối cựng, khi cỏc chứng từ đó hoàn thiện, cụng ty sẽ tiến hành xuống kho, thủ kho tiến hành lập phiếu xuất kho, ghi sổ kế toỏn và xuất sản phẩm, hàng hoỏ, vận