2.2.1.1. Phương thức bỏn hàng
Cụng ty TNHH XD TM & Cơ Khớ Đụng Phong gồm cỏc chi nhỏnh và một Siờu thị Đụng Phong Max vừa là trụ sở chớnh vừa là nơi trưng bày, giới thiệu sản phẩm. Mỗi cửa hàng đều cú quản lý, nhõn viờn bỏn hàng, nhõn viờn thu ngõn.
Cụng ty kinh doanh cỏc loại vật liệu xõy dựng, nội thất trong xõy dựng,..nờn việc bỏn hàng hoỏ tại Cụng ty Đụng Phong cũng được thực hiện dưới 2 hỡnh thức bỏn hàng sau: CHỨNG TỪ GỐC NHẬT Kí CHUNG SỔ CÁI SỔ CHI TIẾT BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT
- Bỏn hàng trực tiếp:
+ Phương thức bỏn buụn hàng hoỏ: Là phương thức bỏn hàng trực tiếp tại kho hoặc chuyển hàng theo hợp đồngcho cỏc doanh nghiệp thương mại, cỏc doanh nghiệp đang cú dự ỏn về xõy dựng...Việc mua hàng hoỏ tại cụng ty Đụng Phong theo phương thức này đều phải ký kết và căn cứ vào hợp đồng kinh tế đó ký kết để xỏc định rừ quyền hạn, trỏch nhiệm của mỗi bờn.
Chứng từ sử dụng: hợp đồng kinh tế (hoặc hợp đồng nguyờn tắc), hoỏ đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu thu. Mỗi hợp đồng phải quy định rừ:
+ Về quy cỏch giỏ cả chủng loại, số lượng từng loại hàng hoỏ (thường được liệt kờ theo phục lục đớnh kốm).
+ Về thời gian giao hàng.
+ Về phương thức giao hàng, thời hạn giao hàng.
+ Về phương thức thanh toỏn: thanh toỏn bằng tiền mặt, tiền gửi ngõn hàng, thanh toỏn trả chậm,….
+ Cỏc điều khoản chung.
Đối với những khỏch hàng lớn như: Chi cục thuế Sơn Tõy, cụng ty cấp thoỏt nước Sơn Tõy, cụng ty xõy dựng Thành Lộc, cụng ty xõy dựng Phỳc Thọ… thỡ cụng ty sẽ vận chuyển đến tận nơi hoặc đến tận kho của khỏch hàng, điều này cũng được ghi rừ trong điều khoản hợp đồng. Khi xuất hàng hoỏ, phũng kinh doanh sẽ lập đầy đủ những thủ tục chứng từ bỏn hàng như sau: Hoỏ đơn GTGT: được lập thành 3 liờn (liờn 1 để lưu, liờn 2 để giao cho khỏch hàng, liờn 3 để luõn chuyển).Phiếu xuất kho sẽ do thủ kho lập.
Phiếu xuất kho và hoỏ đơn giỏ trị gia tăng làm căn cứ xuất hàng và khỏch hàng phải căn cứ theo đỳng những điều khoản ghi trong hợp đồng kinh tế. Cuối cựng căn cứ vào biờn bản giao nhận hàng hoỏ 2 bờn sẽ thanh lý hợp đồng kinh tế. Kế toỏn doanh thu sẽ ghi nhận cụng nợ và doanh thu bỏn hàng theo hoỏ đơn giỏ trị gia tăng.
+ Phương thức bỏn lẻ tại cụng ty: Là phương thức bỏn lẻ cho cỏc đối tượng khỏch hàng mua cỏc vật liệu xõy dựng hoặc đồ phụ kiện cho nội thất cú giỏ trị nhỏ, số lượng ớt hoặc làm theo đơn đặt hàng thiết kế thỡ khỏch hàng cú thể đến trực tiếp siờu thị (trụ sở chớnh cụng ty) để mua hàng và khỏch hàng cú trỏch nhiệm vận chuyển hàng hoỏ.
Chứng từ sử dụng: hoỏ đơn bỏn lẻ, bảng kờ hoỏ đơn bỏn lẻ (tổng hợp cuối ngày), hoỏ đơn GTGT, phiếu thu, phiếu xuất kho.
-Bỏn hàng giỏn tiếp: Kế toỏn bỏn hàng theo phương thức gửi đại lý, cụng ty xuất hàng giao cho bờn đại lý để bỏn hàng cho Cụng ty. Bờn nhận đại lý phải bỏn hàng theo đỳng giỏ bỏn đó quy định và được hưởng thự lao dưới hỡnh thức hoa hồng.
Chứng từ sử dụng: Phiếu xuất kho, Húa đơn GTGT, Phiếu thu cụng nợ, Phiếu chi trớch hoa hồng cho đại lý.
2.2.1.2. Giỏ cả và phương thức thanh toỏn
- Giỏ cả: Để thu hỳt khỏch hàng đến với cụng ty, Cụng ty cú một chớnh sỏch giỏ cả hết sức hợp lý, linh hoạt, giỏ bỏn được tớnh trờn cơ sở giỏ hàng hoỏ nhập kho và cỏch tớnh giỏ xuất kho, điều chỉnh theo giỏ thị trường đồng thời cũn phụ thuộc vào mối quan hệ của khỏch hàng với cụng ty để giỏ cả của cỏc mặt hàng được phự hợp, thuận mua vừa bỏn cả 2 bờn khỏch hàng và Cụng ty.
- Phương thức thanh toỏn: Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, để đảm bảo thu hỳt được nhiều khỏch hàng, mở rộng thị trường, tăng lợi nhuận. Cụng ty cũng phải xõy dựng cỏc phương thức thanh toỏn linh hoạt phự hợp với từng đối tượng khỏch hàng và từng điều kiện cụ thể.
+ Thanh toỏn ngay: ỏp dụng bỏn hàng cho cỏc khỏch hàng mua khụng thường xuyờn, mua với khối lượng, số lượng nhỏ (khỏch hàng mua lẻ tại cụng ty) và chưa cú tớn nhiệm với cụng ty, khụng phải khỏch hàng lõu năm của cụng ty. Khỏch hàng thường yờu cầu lấy hàng ngay và thanh toỏn tiền ngay sau đú. Ngoài tiền mặt thu trực tiếp, cụng ty cũng chấp nhận thanh toỏn với khỏch hàng thụng qua Uỷ nhiệm thu ngõn hàng với giỏ trị lớn. Hỡnh thức này đảm bảo cho cụng ty thu hồi được vốn nhanh và tỏi tiếp tục đầu tư cho cỏc hoạt động sản xuất kinh doanh.
+ Thanh toỏn trả chậm: Phương thức này chỉ được ỏp dụng đối với những khỏch hàng lõu năm của cụng ty, cú tớn nhiệm với cụng ty hoặc xuất bỏn hàng hoỏ cho những hợp đồng, dự ỏn kinh tế lớn cú sự đảm bảo. Thời hạn thanh toỏn cũng được xem xột cụ thể theo từng trường hợp hoặc theo từng hợp đồng tuỳ thuộc mối quan hệ với khỏch hàng tối đa từ 30 – 40 ngày. Cụng ty luụn luụn tạo thuận lợi trong mọi khõu thanh toỏn đồng thời khụng gõy thiệt hại về kinh tế cho bản thõn doanh nghiệp.
Phương thức thanh toỏn trả chậm chiếm tỷ trọng cao trong cụng ty. Để đảm bảo quản lý chặt chẽ cỏc khoản phải thu và khụng bị chiếm dụng vốn, trong hợp đồng kinh tế sẽ phải quy định rừ thời hạn thanh toỏn. Nếu như quỏ thời hạn quy định, cụng ty sẽ tớnh lói suất quỏ hạn ngõn hàng trờn tổng giỏ thanh toỏn, hoặc cú những biện phỏp thu hồi vốn tuỳ điều kiện cụ thể. Theo chớnh sỏch này mà cụng ty ỏp dụng, cụng ty sẽ hạn chế tối đa được sự thất thoỏt hoặc bị chiếm dụng vốn. Tất nhiờn, chớnh sỏch này của cụng ty chỉ được ỏp dụng cho cỏc bạn hàng lõu dài, cú quan hệ mật thiết với cụng ty và cú hợp đồng qua ngõn hàng bảo lónh, khụng bỏn chịu cho khỏch hàng vóng lai.
2.2.2. Phương phỏp xỏc định trị giỏ vốn của hàng hoỏ xuất bỏn trong kỳ
Tại Cụng ty TNHH XD TM & Cơ khớ Đụng Phong, khi xuất kho bỏn hàng hoỏ sẽ sử dụng phương phỏp bỡnh quõn gia quyền cho cả thỏng (bỡnh quõn cả kỳ dự trữ). Tức là khi cụng ty bỏn hàng hoỏ theo từng loại mặt hàng, kế toỏn ghi nhận nghiệp vụ doanh
thu vào trong phần mềm bỏn hàng và phần mềm kế toỏn. Cuối thỏng, kế toỏn chốt cỏc nghiệp vụ bỏn hàng của thỏng và tớnh giỏ vốn của từng loại hàng hoỏ theo phương phỏp bỡnh quõn gia quyền cả thỏng trong phần mềm kế toỏn MISA.
Cụng ty dựa vào bảng theo dừi tỡnh hỡnh nhập xuất tồn của sơn chống gỉ Hà Nội (Biểu 2.1) để tớnh giỏ vốn cho sản phẩm xuất bỏn.
Từ bảng dưới ta thấy đơn giỏ sơn chống gỉ Hà Nội 0,5 Kg trong thỏng khụng cú biến động nờn ta lấy đơn giỏ 30.000 đ/sp là giỏ tớnh giỏ vốn.
Biểu 2.1: Bảng theo dừi tỡnh hỡnh nhập xuất tồn hàng hoỏ thỏng 4/2012 Sản phẩm: Sơn chống gỉ Hà Nội loại vừa, lon 0,5 Kg (màu ghi bạc)
NT Diễn giải SL Đơn giỏ Thành tiền
Tồn đầu kỳ 150 30.000 4.500.000 1/4 Nhập mua sơn chống gỉ HN-0,5 kg 300 30.000 9.000.000 1/4 Xuất bỏn sơn chống gỉ HN-0,5 kg 50 30.000 1.500.000 2/4 Nhập mua sơn chống gỉ HN-0,5 kg 200 30.000 6.000.000 4/4 Xuất bỏn sơn chống gỉ HN-0,5 kg 400 30.000 12.000.000 ... ... ... ... 23/4 Xuất bỏn sơn chống gỉ HN-0,5 kg 20 30.000 600.000 27/4 Xuất bỏn sơn chống gỉ HN-0,5 kg 50 30.000 1.500.000 ... ... ... ... Tồn cuối kỳ 212 30.000 6.360.000
(Nguồn: Phũng tài chớnh kế toỏn)
2.2.3. Nội dung kế toỏn bỏn hàng tại cụng ty TNHH Xõy Dựng Thương Mại và Cơ Khớ Đụng Phong
2.2.3.1. Kế toỏn bỏn hàng trực tiếp
- Chứng từ sử dụng
+ Hợp đồng kinh tế về cung cấp hàng hoỏ hoặc hợp đồng nguyờn tắc (cú tuỳ vào từng phương thức bỏn hàng).
Giỏ ĐVBQ cả kỳ dự trữ
Giỏ trị hàng tồn đầu kỳ Giỏ trị hàng mua trong kỳ
Số lượng hàng tồn đầu kỳ Số lượng hàng mua trong kỳ =
+
+ Hoỏ đơn GTGT, Phiếu giao hàng.
+ Phiếu thu, giấy bỏo nợ.
+ Phiếu xuất kho.
+ Thẻ kho
+ Cỏc chứng từ khỏc cú liờn quan.
- Thủ tục
Sơ đồ 2.4: Quy trỡnh thủ tục thực hiện đơn đặt hàng, chuyển hàng và ghi sổ nghiệp vụ cho khỏch hàng tại cụng ty
Khỏch hàng Kế toỏn bỏn hàng Kế toỏn Kế toỏn kho Thủ quỹ
Giải thớch: Khi khỏch hàng cú nhu cầu về hàng hoỏ tại cụng ty, cụng ty sẽ thực hiện đơn đặt hàng theo đỳng nhu cầu mà khỏch hàng mong muốn và thụng qua đơn đặt hàng đú, bộ phận bỏn hàng sẽ thực hiện việc lập hợp đồng (tựy phương thức mà cụng ty ỏp dụng cho từng đối tượng khỏch hàng).
Sau đú, hợp đồng sẽ được chuyển đến bộ phận kế toỏn, kế toỏn sẽ tiến hành việc lập hoỏ đơn GTGT, hoỏ đơn GTGT lập thành 3 liờn:
+ Liờn 1 (màu tớm): Lưu tại quyển + Liờn 2 (màu đỏ): Giao cho người mua + Liờn 3 (màu xanh): Luõn chuyển nội bộ
Tiếp theo thủ quỹ sẽ tiến hành lập cỏc chứng từ cần thiết như: phiếu thu tiền mặt hay tuỳ hợp đồng mà sẽ nhận tiền sau.
Yờu cầu bỏo giỏ Lập và gửi bỏo giỏ Nhận phiếu và xuất hàng Lập hoỏ đơn và chuyển hàng Nhận bỏo giỏ Lập phiếu xuất kho Nhận đơn đặt hàng Yờu cầu đặt hàng Nhận tiền Ghi sổ cụng nợ Định khoản vào phần mềm MISA
Lập phiếu thu Thu tiền và
Cuối cựng, khi cỏc chứng từ đó hoàn thiện, cụng ty sẽ tiến hành xuống kho, thủ kho tiến hành lập phiếu xuất kho, ghi sổ kế toỏn và xuất sản phẩm, hàng hoỏ, vận chuyển cho khỏch hàng.
- Tài khoản sử dụng
+ TK 632: “Giỏ vốn hàng bỏn”
+ TK 156: “Hàng hoỏ”
+ TK 157: “Hàng gửi bỏn”
+ TK 511: “Doanh thu hàng bỏn và dịch vụ bỏn ra”
+ TK 521: “Cỏc khoản giảm trừ doanh thu”
Ngoài ra cũn cỏc Tài khoản liờn quan như: TK 131 - “Phải thu khỏch hàng”; TK111 - “Tiền mặt”; TK112 - “Tiền gửi ngõn hàng”; TK3331 - “Thuế GTGT đầu ra”.
- Trỡnh tự hạch toỏn
Đầu tiờn, kế toỏn căn cứ vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn đến thời điểm hiện tại để tớnh giỏ thành xuất bỏn cho khỏch hàng. (Biểu 2.1)
Hạch toỏn bỏn hàng và xỏc định kết quả bỏn hàng thành phẩm tại Cụng ty TNHH TM XD & Cơ Khớ Đụng Phong sẽ được minh họa qua một số nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh tại Cụng ty trong thỏng 04 năm 2012 như sau:
Trường hợp bỏn buụn: Hợp đồng nguyờn tắc ký ngày 19 thỏng 04 năm 2012
(Biểu số 2.2) giữa bờn bỏn là cụng ty TNHH XD TM & Cơ Khớ Đụng Phong và bờn mua là cụng ty CP ĐTXD & TM Phỳ Thịnh, bảng bỏo giỏ hàng hoỏ đi kốm hợp đồng về việc mua bỏn vật liệu là Sơn chống gỉ Hà Nội loại nhỏ 0,5 Kg, đơn giỏ 60.000, giỏ của cụng ty là giỏ chưa thuế GTGT.
Kế toỏn tại Cụng ty lập Húa đơn GTGT mẫu số 01GTKT3/001 số 0000224ngày 23 thỏng 04 năm 2012 (Biểu số 2.3). Húa đơn được lập thành 3 liờn: liờn 1 lưu sổ gốc, liờn 2 giao cho khỏch hàng, liờn 3 giao cho bộ phận kho làm thủ tục cấp hàng và đến cuối ngày, bộ phận kho nộp lờn phũng kế toỏn để kế toỏn bỏn hàng làm cơ sở để hạch toỏn.
Căn cứ hoỏ đơn GTGT trờn, kế toỏn bỏn hàng lập “Phiếu xuất kho” (Biểu số 2.4), phiếu này phản ỏnh số hàng xuất kho theo chỉ tiờu số lượng và chỉ tiờu giỏ vốn hàng bỏn. Phiếu này được lập thành 2 liờn:
Liờn 1: Thủ kho giữ; Liờn 2: Lưu phũng kế toỏn làm căn cứ hạch toỏn.
Cụng ty Phỳ Thịnh tiến hành thanh toỏn luụn nờn, cụng ty Đụng Phong lập phiếu thu tiền mặt (Biểu 2.5)
Trường hợp bỏn lẻ hàng hoỏ: Hoỏ đơn bỏn lẻ số 275 ngày 23 thỏng 04 năm 2012 xuất kho hàng bỏn cho Bỏc Phựng Minh Chiến 1 lon sơn chống gỉ Hà Nội loại nhỏ 0,5 Kg.
Đối với trường hợp bỏn lẻ, trị giỏ hàng bỏn dưới 200.000 đồng thỡ Kế toỏn bỏn hàng lập Hoỏ đơn bỏn lẻ hàng hoỏ (Biểu 2.6). Phiếu này phản ỏnh số lượng và giỏ trị của hàng xuất. Hoỏ đơn bỏn lẻ gồm 3 liờn: 1 liờn giao cho khỏch hàng, 1 liờn lưu, 1 liờn cuối ngày chuyển kế toỏn tổng hợp. Phiếu xuất kho hàng hoỏ (Biểu số 2.7), Phiếu Thu (Biểu 2.8). Cuối ngày, kế toỏn tổng hợp Hoỏ đơn bỏn lẻ hàng hoỏ để lập Bảng kờ hàng húa bỏn lẻ theo mẫu số 06/GTGT ban hành kốm theo Thụng tư 60/2007-TT-BTC (Biểu 2.9).
Căn cứ vào Bảng kờ kế toỏn lập Húa đơn GTGT số 0000226 (Biểu số 2.10) với số tiền là tổng cộng số tiền trờn Bảng kờ để hạch toỏn phản ỏnh doanh thu và thuế GTGT. Tiờu thức “Tờn, địa chỉ người mua” trờn hoỏ đơn này ghi là “khỏch hàng mua lẻ”.
Biểu 2.3: Hoỏ đơn GTGT xuất bỏn cho cụng ty CP ĐTXD & TM Phỳ Thịnh
HểA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/001
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: DP/11P Liờn 1: Lưu Số: 0000224
Ngày 23 thỏng 04 năm 2012
Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty TNHH XD TM & Cơ Khớ Đụng Phong
Mó số thuế: 0500589432
Địa chỉ: Số 575 – Chựa Thụng – Sơn Tõy – Hà Nội
Điện thoại: 043.834.539 Fax: 043.834.539
Họ tờn người mua hàng:
Tờn đơn vị: cụng ty CP ĐTXD & TM Phỳ Thịnh
Mó số thuế: 0500472089
Địa chỉ: Số 10, Khu TT Hữu nghị 80, phố Hàng, Phỳ Thịnh, thị xó Sơn Tõy, Hà Nội
Hỡnh thức thanh toỏn:..TM….. Số tài khoản:………
STT Tờn hàng húa,dịch vụ Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
1 2 3 4 5 6
1 Sơn chống gỉ Hà Nội 0,5 Kg Lon 20 60.000 1.200.000
Cộng tiền hàng chưa cú GTGT: 1.200.000
Thuế suất GTGT: 10% ; Tiền thuế GTGT: 120.000
Tổng cộng tiền thanh toỏn: 1.320.0000
Số tiền bằng chữ: Một triệu ba trăm hai mươi nghỡn đồng.
Người mua hàng Người bỏn hàng Giỏm đốc
Biểu số 2.4: Phiếu xuất kho
Đơn vị: Cụng ty TNHH XD TM & Mẫu số: 02 - VT
Cơ Khớ Đụng Phong (Ban hành theo QĐ số:48/2006/QĐ-BTC
Địa chỉ: 575 – Chựa Thụng - ST - HN Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
ĐT: 0433.834.539 - Fax: 0433.834.539
PHIẾU XUẤT KHO Nợ: TK 632
Ngày 23 thỏng 04 năm 2012 Cú: TK 156 Số: PX-222
Tờn khỏch hàng: Cụng ty CP ĐTXD & TM Phỳ Thịnh Địa chỉ (bộ phận):………. Lý do xuất kho: Xuất kho bỏn hàng
Xuất tại kho:…….……….…..Địa điểm………..
Số TT Tờn, nhón hiệu, quy cỏch, phẩm chất vật tư, sản phẩm hàng hoỏ Mó số Đơn vị tớnh
Số lượng Đơn giỏ Thành tiền Yờu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Sơn chống gỉ Hà Nội 0,5 Kg Lon 20 20 30.000 600.000 2 3 4 5 6 7 8 Cộng 600.000
Tổng số tiền (bằng chữ): Sỏu trăm nghỡn đồng.
Số chứng từ gốc kốm theo: Hoỏ đơn GTGT số 0000224
Ngày 23 thỏng 04 năm 2012
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toỏn trưởng
Biểu 2.5: Phiếu thu tiền mặt cụng ty CP ĐTXD & TM Phỳ Thịnh trả tiền ngay
Đơn vị: Cụng ty TNHH XD TM & Mẫu số: 01 – TT
Cơ Khớ Đụng Phong (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC Địa chỉ: 575 – Chựa Thụng - ST - HN Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC) ĐT: 0433.834.539 - Fax: 0433.834.539
Quyển số:002 Số: 101
PHIẾU THU Nợ: TK 111
Ngày 23 thỏng 04 năm 2012 Cú: TK 131
Tờn người nhận tiền: Kiều Thanh
Địa chỉ: Nhõn viờn kế toỏn
Lý do thu: Thu tiền hàng
Số tiền: 1.320.000 VNĐ
Viết bằng chữ: Một triệu ba trăm hai mươi nghỡn đồng.
Kốm theo: 01 Chứng từ gốc: Húa đơn GTGT số 0000224
Đó nhận đủ số tiền 1.320.000 VNĐ
Viết bằng chữ: Một triệu ba trăm hai mươi nghỡn đồng.
Ngày 23 thỏng 04 năm 2012
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toỏn trưởng
Biểu 2.6: Hoỏ đơn bỏn lẻ Cụng ty TNHH XD TM & Cơ Khớ Đụng Phong ĐC: 575 – Chựa Thụng – ST – HN