- Phũng kế toỏn tài chớnh: Phũng kế toỏn tài chớnh là phũng nghiệp vụ giỳp cho Giỏm Đốc thực hiện cụng tỏc quản lý tài chớnh và thực hiện nghiệp vụ chi tiờu nội bộ
c. Nghiệp vụ thanh toỏn quốc tế
2.2.1.2. Đăng ký và phỏt hành L/C nhập khẩu
Khi hồ sơ để phỏt hành L/C nhập khẩu của khỏch hàng đó hội tủ cỏc điều kiện theo quy định, thanh toỏn viờn tiến hành mở hồ sơ L/C trờn mạng mỏy tớnh, thu tiền ký quỹ và cỏc khoản phớ liờn quan.
- Cỏc bước phỏt hành L/C nhập khẩu của khỏch hàng phải được tuừn thủ theo đỳng tài liệu hướng dẫn sử dụng chương trỡnh, trong quỏ trỡnh sử dụng nếu cú vướng mắc, cỏc chi nhỏnh phải điện về Command Center xin trợ giỳp.
- Chương trỡnh mỏy tớnh sẽ tự động kiểm tra cỏc yếu tố cần thiết theo chế độ tớn dụng và cỏc quy định hiện hành về việc phỏt hành L/C nhập khẩu của NHCT Việt Nam. Nếu giỏ trị L/C vượt quỏ hạn mức cho vay và bảo lúnh cũn lại hoặc mức ký quỹ chưa đủ mức tối thiểu theo quy định thỡ L/C sẽ khụng được phỏt hành.
Tạo diện L/C
-Sau khi hoàn tất cỏc bước nhập dữ liệu mở L/C trờn mạng mỏy tớnh, thanh toỏn viờn tiến hành tạo diện MT 700, ngoài cỏc nội dung MT 700 theo quy định của SWIFT, trong quỏ trỡnh nhập dữ liệu cỏn bộ thanh toỏn quốc tế phải tuừn thủ nghiờm ngặt quy định riờng về cỏch lập và sử dụng điện MT 700 của NHCT Việt Nam và một số quy định cụ thể.
- Sau khi hoàn thiện việc nhập dữ liệu trờn tập tin MT 700, thanh toỏn viờn kiểm soỏt đối chiếu giữa L/C với hợp đồng ngoại thương và đơn xin mở L/C, nếu khớp đỳng thỡ lưu bức điện trong chương trỡnh mỏy tớnh và in 3 bản L/C. Thanh toỏn viờn ký vào vị trớ quy định trờn L/C, sau đú chuyển toàn bộ hồ sơ mở L/C và L/C đó mở trong chương trỡnh cho trưởng phũng TTQT.
Kiểm soỏt L/C
- Trưởng phũng phải kiểm soỏt lại toàn bộ hồ sơ xin mở L/C đảm bảo cỏc điều kiện mở L/C đó được đỏp ứng đầy đủ và đảm bảo sự nhất quỏn giữa nội dung của hợp đồng ngoại thương, đơn xin mở L/C và L/C. Sau đú xem xột kỹ nội dung của L/C, nếu cú điều khoản nào bất lợi cho người yờu cầu mở L/C và cho ngừn hàng phỏt hành thỡ phải khẩn trương thụng bỏo cho khỏch hàng, đề nghị sửa đổi lại đơn xin mở L/C để làm căn cứ sửa L/C nhằm giảm bớt rủi ro.
- Trường hợp khỏch hàng khụng thực hiện việc sửa đổi, chi nhỏnh phải yờu cầu khỏch hàng làm cam kết chịu hoàn toàn rủi ro và bồi hoàn những thiệt hại cho ngừn
hàng phỏt hành (nếu cú). Đồng thời chi nhỏnh cú biện phỏp bảo vệ mỡnh trước những rủi ro đú bằng cỏch yờu cầu khỏch hàng tăng mức ký quỹ, tăng tài sản thế chấp …
- Trường hợp cỏc điều khoản của L/C cú thể mang đến những thiệt hại nghiờm trọng cho chi nhỏnh mà khỏch hàng khụng chịu sửa đổi đơn xin mở L/C, chi nhỏnh cú quyền từ chối khụng phỏt hành L/C đú và lập biờn bản huỷ L/C trờn mạng IBS.
- Nếu L/C khụng mừu thuẫn với hợp đồng ngoại thương và khớp đỳng với đơn xin mở L/C của khỏch hàng, cỏc điều khoản của L/C đều cú khả năng thực thi và khụng tiềm ẩn rủi ro cho người yờu cầu mở L/C và ngõn hàng phỏt hành thỡ trưởng phũng ký vào L/C và chuyển Giỏm Đốc hoặc người được Giỏm đốc uỷ quyền ký phờ duyệt. Sau khi hoàn tất việc phờ duyệt, L/C được chuyển lại cho trưởng phũng TTQT tớnh ký hiệu mật của L/C để chuyển về Hội sở chớnh và chuyển tiếp cho người hưởng thụng qua ngừn hàng đại lý. Cuối cựng toàn bộ hồ sơ và L/C được chuyển cho thanh toỏn vien lưu giữ và trả lại khỏch hàng 1 liờn L/C.
- Một khi cần sửa chữa L/C do thanh toỏn viờn mới soạn thảo, trưởng phũng TTQT phải vào vựng kiểm soỏt chuyển L/C về cho thanh toỏn viờn để họ sửa chữa và lưu vào chương trỡnh, sau đú trỡnh tự kiểm soỏt tương tự như trờn.
- Cuối ngày làm việc thanh toỏn viờn phải in bản ACK của L/C và kiểm tra đối chiếu với L/C mà chi nhỏnh đó truyền đi, nếu cú vướng mắc phải thụng bỏo ngay với phũng thanh toỏn XNK - Hội sở chớnh.
- Đối với những L/C cú giỏ trị từ 500,000 USD trở lờn phải thờm một bước tớnh ký hiệu mật mó của Giỏm đốc chi nhỏnh hoặc người được giỏm đốc uỷ quyền.