7 Bố cục của đề tài
2.2 TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI NHÀ MÁY ĐẠM
2.2.1. Các chính sách và chế độ kế toán áp dụng[3].
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là: Việt Nam đồng.
- Nhà máy Đạm Phú Mỹ áp dụng chế độ kế toán ban hành theo Quyết Định Số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Trƣởng Bộ Tài Chính.
Tài sản cố định đƣợc đánh giá theo nguyên giá. Nguyên tắc xác định nguyên giá tài sản cố định là toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra tính đến thời điểm đƣa tài sản cố định đó vào trạng thái sẵn sàng sử dụng.
Ngoài ra tài sản cố định còn đƣợc phản ánh theo các chỉ tiêu: Nguyên giá, giá trị còn lại, giá trị hao mòn… theo công thức:
GIÁ TRỊ CÕN LẠI = NGUYÊN GIÁ – HAO MÕN LŨY KẾ
Nhà máy khấu hao tài sản cố định theo phƣơng pháp đƣờng thẳng: mức khấu hao đƣợc chia đều cho mỗi kỳ dựa trên giá trị của tài sản cố định và thời gian sử dụng.
- Phƣơng pháp kế toán hàng tồn kho:
+ Kế toán hàng tồn kho đƣợc hạch toán theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên
+ Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Giá gốc
+ Phƣơng pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho: theo phƣơng pháp tính giá bình quân gia quyền.
- Phƣơng pháp nộp thuế: Nhà máy nộp thuế theo quy định của Nhà Nƣớc, thuế giá trị gia tăng nộp theo phƣơng pháp khấu trừ.
- Đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ theo phƣơng pháp nguyên vật liệu trực tiếp.
- Phƣơng pháp phân bổ chi phí trả trƣớc: theo giá trị và thời gian sử dụng
Nhìn chung hệ thống chứng từ tại Nhà máy đƣợc tổ chức hợp lý theo các quy định về chế độ chứng từ kế toán của Bộ tài chính. Ngoài những chứng từ bắt buộc theo quy định của Bộ Tài Chính, Nhà máy cũng xây dựng các biểu mẫu chứng từ khác phù hợp với đặc điểm kinh doanh của mình nhƣng vẫn đảm bảo tính pháp lý của các chứng từ đó.
2.2.2. Hình thức tổ chức hệ thống sổ sách kế toán[6].
Căn cứ vào chế độ kế toán của Nhà nƣớc, quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kỹ thuật cũng nhƣ điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin mà hiện nay Nhà máy đang áp dụng hình thức kế toán Nhật Ký Chung.
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các
nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải đƣợc ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: + Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt.
+ Sổ Cái.
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung. (1) Hàng ngày:
Căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trƣớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh đƣợc ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trƣờng hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, khối lƣợng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ đƣợc ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
(2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) đƣợc dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ
Ghi chú :
Ghi hằng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung[6].
2.2.3. Tổ chức bộ máy kế toán. 2.2.3.1. Sơ đồ tổ chức[3]
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký đăc biệt Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ tổ chức phòng Kế toán tại Nhà máy Đạm Phú Mỹ
(Nguồn: Phòng Kế toán – Nhà máy Đạm Phú Mỹ[3])
2.2.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận[3].
o Kế toán trƣởng :
Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Nhà máy. Quản lý điều hành chung công việc của phòng Kế toán.
Tham mƣu xây dựng các quy định, chế độ về quản lý kinh tế, kế toán, tham gia vào việc nghiên cứu cải tiến tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy. Kế toán tiền mặt Trƣởng phòng kiêm kế toán trƣởng Phó phòng phụ trách tổng hợp, bán hàng Phó phòng phụ trách thƣơng mại, vật tƣ Tổ trƣởng kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán thƣơng mại Kế toán đầu tƣ XDCB, TSCĐ Tổ trƣởng kế toán thƣơng mại Kế toán thanh toán ngân hàng Kế toán công cụ, dụng vụ, vật tƣ Tổ trƣởn g kế toán vật tƣ, CC, DC Kế toán bán hàng, thành phẩm Kế toán tiền lƣơng Kế toán thuế kiêm thủ quỹ Tổ trƣởng kế toán bán hàng
Theo dõi, quản lý vốn và kết qủa hoạt động sản xuất kinh doanh, thực hiện chế độ thu nộp Ngân sách và nghĩa vụ cấp trên.
Tham gia cùng các Phòng, Ban của Nhà máy trong việc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, chiến lƣợc phát triển của Nhà máy.
o Phó phòng( Phụ trách Tổng hợp, Bán hàng):
Chủ trì công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ và phân tích chi phí, giá thành và hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Lập Báo cáo tài chính theo định kỳ. Hƣớng dẫn và chỉ đạo việc kiểm kê định kỳ và đột xuất đối với tài sản, vật tƣ, công cụ dụng cụ, tiền vốn, công nợ của Nhà máy.
Theo dõi thực hiện chế độ thu nộp Ngân sách và nghĩa vụ cấp trên. Thực hiện việc báo cáo, cung cấp các số liệu tài liệu phục vụ công tác kiểm tra, kiểm toán. Quản trị hệ thống mạng kế toán, phần mềm sử dụng trong công tác kế toán.
o Phó phòng(Phụ trách Thƣơng mại, Vật tƣ):
Tham gia vào việc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của Nhà máy. Theo dõi kiểm tra, kiểm soát, quản lý, tham gia thực hiện đàm phán đầu thầu mua sắm vật tƣ, công cụ dụng cụ, sửa chữa Nhà máy, tham gia xây dựng đơn giá, quản lý tài chính.
Thực hiện kiểm kê đánh giá tài sản, đề xuất xử lý kết quả kiểm kê. Phân tích đánh giá tình hình sử dụng vật tƣ, tài sản của Nhà máy, từ đó đề xuất các biện pháp quản lý có hiệu quả.
o Tổ trƣởng kế toán tổng hợp :
Tiếp nhận, đối chiếu kiểm tra số liệu, xử lý, điều chỉnh bút toán hạch toán, hạch toán chi phí và doanh thu từng loại sản phẩm, xử lý hạch toán, phân bổ chi phí quản lý chung của Nhà máy.
Chịu trách nhiệm giải trình các số liệu liên quan về báo cáo kế toán của Nhà máy và các số liệu quan hệ hạch toán kế toán giữa công ty với Nhà máy với các đoàn kiểm tra, kiểm toán và cơ quan chức năng hữu quan.
o Tổ trƣởng kế toán bán hàng :
Tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lý của hồ sơ khách hàng, số lƣợng, chủng loại thành phẩm. Lập các phiếu xuất kho, phiếu giao nhận hàng cho khách hàng, kho
trung chuyển và các xí nghiệp trực thuộc, ký ngƣời lập phiếu và trình lãnh đạo ký duyệt.
Kết hợp với Phòng Giao nhận đối chiếu số lƣợng hàng tồn của các lệnh xuất hàng.
o Kế toán thành phẩm, bán hàng :
Kiểm tra và đối chiếu số lƣợng, chủng loại thành phẩm xuất kho. Tổng hợp số liệu và lập báo cáo đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Làm báo cáo xuất kho, tổng hợp và chi tiết chuyển sang kế toán thuế xuất hóa đơn GTGT để chuyển lên Công ty ký (Liên 03) và hạch toán.
Làm các thủ tục về nhập kho thành phẩm tại kho Xƣởng Sản Phẩm. Tham gia kiểm kê, đánh giá thành phẩm.
Tiếp nhận, đối chiếu kiểm tra các số liệu. Nghiên cứu và xác định đối tƣợng hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành từng loại sản phẩm,
Tính chi phí sản phẩm dở dang và giá thành cho từng loại sản phẩm.
Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành từng loại sản phẩm, đề xuất các phƣơng án tiết kiệm chi phí, giảm giá thành sản phẩm nhằm nâng cao hiệu quả SXKD.
Giám sát và theo dõi việc bán thành phẩm Urea rời loại I, loại II, loại III cùng với Phòng Giao nhận và Xƣởng Sản phẩm.
o Kế toán thuế – kiêm Thủ quỹ:
Thực hiện việc thu chi tiền mặt tại nhà máy theo lệnh, phiếu thu chi. Mở và ghi chép các loại sổ sách theo đúng quy định hiện hành.
Quản lý kho két của nhà máy và thƣờng xuyên thực hiện đối chiếu, kiểm kê số lƣợng tiền mặt trong két khớp với kết quả thu chi hàng ngày.
Lập bảng kê, tờ khai và quyết toán thuế theo quy định của cơ quan thuế. Quản lý các loại hóa đơn tài chính, séc các loại và lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế và Công ty .
o Kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng:
Lập bảng tính lƣơng, tổng hợp lƣơng, BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN, thuế TNCN theo từng bộ phận của Nhà máy.
Lập các báo cáo về tiền lƣơng, thu nhập của CBCNV, thuế TNCN, BHXH, BHYT, KPCĐ….. của từng bộ phận Nhà máy.
Kiêm nhiệm vụ văn thƣ, chuyển giao các công văn, tài liệu đến từng ngƣời thực hiện nhiệm vụ và lƣu trữ theo chỉ đạo của lãnh đạo phòng.
o Tổ trƣởng kế toán thƣơng mại:
Nhận sự chỉ đạo trực tiếp từ phó phòng phụ trách thƣơng mại, vật tƣ.
Phụ trách các chứng từ thanh toán ngân hàng, thanh toán thƣơng mại và thanh toán tiền mặt.
Chịu trách nhiệm kê khai và kiểm tra thuế GTGT đầu vào của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến phần hành do mình quản lý để bộ phận thuế lập báo cáo.
o Tổ trƣởng kế toán vật tƣ, công cụ dụng cụ:
Nhận sự chỉ đạo trực tiếp từ phó phòng phụ trách thƣơng mại, vật tƣ.
Theo dõi tình hình quản lý, sử dụng các tài sản cố định, tài sản lƣu động, vật tƣ, công cụ dụng cụ.
Đề xuất các biện pháp phân bổ công cụ dụng cụ sử dụng nhiều lần, khấu hao tài sản cố định một cách hợp lý.
o Kế toán thanh toán ngân hàng:
Theo dõi tình hình thực hiện các hoạt động thanh toán qua ngân hàng, tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của hồ sơ, chứng từ mua sắm vật tƣ, công cụ dụng cụ, hàng hoá thanh toán qua ngân hàng. Thƣờng xuyên kiểm tra đối chiếu với kế toán thƣơng mại và kế toán tổng hợp để xử lý số liệu trƣớc khi lập báo cáo quyết toán tài chính.
o Kế toán thanh toán thƣơng mại:
Theo dõi tình hình thực hiện các hoạt động ngoại thƣơng, tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của hồ sơ, chứng từ mua sắm vật tƣ, công cụ dụng cụ, hàng hoá. Thƣờng xuyên kiểm tra đối chiếu với kế toán ngân hàng và kế toán tổng hợp để xử lý số liệu trƣớc khi lập báo cáo quyết toán tài chính.
o Kế toán tiền mặt:
Tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các hồ sơ, chứng từ mua sắm vật tƣ, công cụ dụng cụ, hàng hóa bằng tiền mặt và tiến hành hạch toán vào sổ sách
phần mềm kế toán liên quan.
o Kế toán đầu tƣ xây dựng cơ bản, tài sản cố định:
Theo dõi, quản lý về mặt giá trị, hiện vật, số lƣợng, chất lƣợng về tài sản cố định tại Nhà máy.
Tham gia kiểm kê, đánh giá, đề xuất biện pháp bảo dƣỡng, sửa chữa thƣờng xuyên và định kỳ với từng loại tài sản cố định. Tham gia lập dự toán, trực tiếp giám sát việc sửa chữa lớn tài sản cố định theo kế hoạch.
Chịu trách nhiệm thực hiện các báo cáo theo định kỳ và đột xuất về công tác đầu tƣ, báo cáo thống kê kế toán.
o Kế toán công cụ dụng cụ, vật tƣ:
Tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, nhập xuất, tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ,... Theo dõi tình hình quản lý, sử dụng tài sản lƣu động, công cụ dụng cụ phân bổ nhiều lần để đề xuất các biện pháp xử lý thƣờng xuyên và định kỳ trƣớc khi lập báo cáo tài chính.
Lập báo cáo xuất nhập vật tƣ, hàng hóa, công cụ dụng cụ và tham gia trực tiếp vào công tác kiểm kê đánh giá vật tƣ, hàng hóa, công cụ dụng cụ.
Phân tích tình hình sử dụng vật tƣ, công cụ dụng cụ đề xuất các biện pháp sử dụng vật tƣ, công cụ dụng cụ có hiệu quả.
2.2.4. Hệ thống tài khoản của các phòng ban, phân xƣởng tại Nhà
máy.
Tại Nhà máy có nhiều khối văn phòng, phân xƣởng nên để dễ dàng cho việc theo dõi và hạch toán chi phí cho chính xác, Nhà máy có hệ thống tài khoản cho từng phòng ban, phân xƣởng nhƣ sau:
Bảng 2.2:Bảng hệ thống tài khoản từng phòng ban, phân xƣởng tại Nhà máy[3].
Tài khoản Tên Phòng, Ban
Cấp 1 Cấp 2 Cấp 3
1200 Chi Nhánh Tổng Công Ty Phân Bón Và Hóa Chất Dầu Khí – CTCP – Nhà Máy Đạm Phú Mỹ 1210 Khối văn phòng 1211 Ban Giám Đốc 1212 Phòng Tổ Chức Nhân sự 1213 Phòng Hành Chính 1214 Phòng Kế Toán 1215 Phòng Kiểm Tra Chất Lƣợng 1216 Phòng Kỹ Thuật 1217 Phòng Vật Tƣ 1218 Phòng Công Nghệ
1219 Phòng An Toàn Sức Khỏe và Môi Trƣờng 121A Tổ Kiểm Tra Thiết Bị
1220 Khối Sản Xuất 1221 Xƣởng Điện 1222 Xƣởng Amoniac 1223 Xƣởng Urê 1224 Xƣởng Sản Phẩm 1225 Xƣởng Phụ Trợ 1226 Xƣởng Đo Lƣờng Tự Động Hóa 1227 Xƣởng Sửa Chữa Cơ Khí 1228 Xƣởng Gia Công Chế Tạo 1229 Xƣởng CO2
1230 Khối Giao Nhận 1231 Phòng Giao Nhận
2.3. Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
2.3.1. Tổng quan về tổ chức công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Nhà máy.
2.3.1.1. Phân loại chi phí và tính giá thành sản phẩm.
Để đáp ứng yểu cầu quản lý chi phí và tính giá thành sản phẩm, Nhà máy áp dụng phƣơng pháp phân loại chi phí theo công dụng kinh tế, cụ thể chi phí sẽ đƣợc chia thành các khoản mục sau:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. - Chi phí nhân công trực tiếp. - Chi phí sản xuất chung.
Căn cứ vào đặc điểm, mô hình sản xuất kinh doanh của Nhà máy, giá thành sản phẩm tại Nhà máy đƣợc tính dựa trên giá thành thực tế.