Điều V: Những cam kết chung
3.2. Các giải pháp hoàn thiện Quản trị Nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Xây lắp Điện
3.1.3. Giải pháp hoàn thiện.
Để hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu ở Công ty thì công ty phải quản lý chặt chẽ các khâu: khâu thu mua, bảo quản, sử dụng, và khâu thu hồi phế liệu phế phẩm.
+ Khâu thu mua: Là một khâu quan trọng trong công tác quản lý nguyên vật liệu, nó ảnh hưởng rất lớn đến quá trình sản xuất sản phẩm đồng thời nó ảnh hưởng rất lớn tới giá thành sản phẩm hay lợi nhuận vì đòi hỏi Công ty phải thường xuyờn theo dừi xiết xao sự thay đổi giỏ cả của nguyờn vật liệu, liên tục liên hệ với các nhà cung cấp và đồng thời phải khảo sát giá cả trên thị trường như tập hợp các bảng báo giá của nhiều đối tác. Để từ đó có thể đưa ra quyết định cuối cùng lên mua vật liệu của nhà cung cấp nào hoặc đề nghị nhà cung cấp thường xuyên cho Công ty xem xét lại bảng giá (do chênh lệch giá cả trên thị trường).
+ Khâu sử dụng: Đòi hỏi các nhà thiết kế phải thiết kế chính xác từng hạng mục, từng công đoạn thi công của mỗi công trình. khi thiết kế chính xác rồi thì Công ty có thể khoán cho từng đội thi công từng hạng mục của công trình khi đó việc quản lý nguyên vật liệu sẽ do từng đội thi công chịu trách nhiệm, từ đó xẽ tập hợp, thu hồi các phế liệu từ các đội. Từ đó công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty sẽ dễ dàng và thuận tiện hơn.
Trong cụng tỏc kế toỏn việc theo dừi cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh theo
thời gian là rất cần thiết tạo điều kiện cho việc kiểm tra đối chiếu được dễ dàng. Tại Công ty khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán thường không lấy chứng từ kiểm tra và ghi sổ ngay mà thường ít lâu sau mới tiến hành, điều này gây khó khăn cho công tác quản lý tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu, đôi khi xảy ra nhầm lẫn. Theo em để đảm bảo tính nguyên tắc kịp thời trong kế toán thì sau khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán cần ghi chép kiểm tra ngay vào sổ, bờn cạnh đú Cụng ty nờn mở sổ theo dừi chi tiết nguyờn vật liệu.
Để ổn định giá thành của sản phẩm Công ty nên tiến hành trích trước lương nghỉ phép của công nhân lao động. Đảm bảo đúng nguyên tắc của kế toán tài chính.
Hiện nay nhiều phần mềm kế toán áp dụng rất có hiệu quả trong các doanh nghiệp sản xuất. Công ty nên lựa chọn một phần mềm hợp lý với điều kiện sản xuất của đơn vị để hạn chế tình trạng ghi chép trùng lặp.
3.2.1 Về công tác quản trị Nguyên vật liệu.
Về công tác quản trị Nguyên vật liệu trong kỳ. Công ty cần tích cực hơn trong công tác quản lý chặt chẽ vật tư mua về theo định mức, giảm hao hụt trong vận chuyển, bảo quản tại kho và tại các giai đoạn của quy trình sản xuất sản phẩm. Tránh những thiệt hại gây ra trong quá trình sản xuất sản phẩm như: Nguyên vật liệu bị hư hỏng….. Các nhân viên thu mua cần bám sát thị trường, có được thông tin cập nhật về giá cả vật tư. Cần kiểm tra và đảm bảo hóa đơn chứng từ mua bán hợp lệ, hợp lý, việc lập định mức chi phí cho sản phẩm cũng phải hợp lý và sát với thị trường.
3.2.2. Về quản lý nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Xây lắp Điện.
Công tác thu mua NVL: Công ty tổ chức một đội ngũ thu mua vật tư tương đối linh hoạt am hiểu giá cả thị trường và chất lượng. Đồng thời thường xuyên ký kết các hợp đồng mua vật tư với các nhà cung cấp có mặt hàng tốt,
chất lượng cao, luôn đảm bảo cung ứng kịp thời và đầy đủ.
Nguồn nguyên vật liệu chính của Công ty là sắt thép, que hàn, đá mài, oxi, sơn… Trong những năm gần đây, giá cả vật liệu xây dựng có nhiều biến động ảnh hưởng lớn đến tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của các nhà thầu xây dựng, các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực lắp máy và xây dựng. Để tạo cho việc cung ứng kịp thời, đúng quy cách, chất lượng và chủng loại nguyên vật liệu theo yêu cầu, Công ty đã chủ động thiết lập mối quan hệ thường xuyên tin cậy với các nhà cung cấp. Hiện nay, Công ty có một hệ thống các đối tác truyền thống chuyên cung cấp nguyên vật liệu như trên. Những nhà cung cấp này đều là những nhà cung cấp lớn và có uy tín trên thị trường, đáp ứng kịp thời yếu tố đầu vào cho Công ty. Ngoài những nhà cung cấp thường xuyên thì các nhà cung cấp nhỏ lể khác cũng được Công ty chú ý đến
Công ty luôn chủ động cho các tổ đội công trình tự mua sắm NVL theo nhu cầu sử dụng nhưng phải nằm trong dự toán. Nhờ vậy việc cung cấp vật tư cho các công trình luôn đảm bảo tính kịp thời, tiết kiệm được chi phí, lưu kho, lưu bãi, giảm hao hụt, mất mát trong quá trình bảo quản, các công trình thi công đúng tiến độ và đảm bảo chất lượng.
Đối với những NVL do chủ đầu tư giao thầu hay ứng trước, Công ty tổ chức lưu kho tạm thời hoặc chuyển thăng số vật liệu đó tới chân công trình đang có nhu cầu.
Đối với những vật liệu thừa, sau khi kiểm nghiệm mà vẫn đảm bảo được chất lượng, phẩm chất Công ty tiến hành điều chuyển sang công trình khác có nhu cầu. Điều này giúp Công ty tránh lãng phí, mất giá khi bán lại số vật liệu nói trên. Khi kết thúc công trình ....Công ty thu hồi 560.498 kg thép các loại (VLC0413) với số tiền là 187.482.650 đồng, sau khi tiến hành kiểm nghiệm Công ty thấy số thép trên đạt phẩm chất 91,8% nên quyết định chuyển số thép trên về phục vụ công trình
Về công tác sử dụng NVL: Căn cứ vào Bảng dự toán kinh phí, Công ty đã tính toán lượng NVL cần thiết cho mỗi công trình. Khi các đội công trình sử dụng NVL phải có đầy đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ, kế toán HTK căn cứ vào số dự toán và nhu cầu sử dụng để hạch toán, thông thường nhu cầu sử dụng không được vượt quá số dự toán. Qua đó ta có thể thấy NVL sử dụng tại doanh nghiệp được quản lý chặt chẽ, nên ít khi xảy ra trường hợp sử dụng lãng phí không đúng mục đích. Vật liệu được đưa vào sử dụng đúng thời điểm không làm giảm tiến độ thi công các công trình cũng như ảnh hưởng tới chất lượng NVL. Phế liệu thu hồi của mỗi công trình được tổ chức bán lại nhằm tạo thu nhập cho Công ty, tránh lãng phí và tăng giá thành sản phẩm.
Về công tác lưu trữ, bảo quản: Hệ thống kho bãi của Công ty không đặt ở trụ sở chính mà đặt tại các công trình. Công ty tổ chức hệ thống kho bãi rất khoa học, bảo quản NVL theo từng tính chất, công dụng của chúng. Hệ thống kho bãi rộng, thông thoáng, thuận tiện cho các nghiệp vụ nhập, xuất và kiểm kê khi cần.Ngoài ra, đội ngũ thủ kho trung thực, thật thà, có trình độ, kinh nghiệm trong công tác quản lý, bảo quản, các nghiệp vụ xuất vật tư đựoc thực hiên theo đúng quy đinh, chính xác, khoa học.
Nguyên vật liệu được bảo quản theo từng lô hàng nhập, bảo quản tại các công trình, hạng mục công trình nhất định. Công ty luôn cố gằng tối thiểu hóa chi phí lưu kho, lưu bãi và bảo quản bằng cách cho các tổ, đội công trình chủ động trong việc mua sắm theo nhu cầu. Với chính sách trên Công ty tránh được tình trạng hao hụt, mất mát, giảm giá NVL.
Công ty xây dựng cho mình một hạn mức dự trữ tối thiểu và tối đa hợp lý có thể phục vụ thi công khi NVL trên thị trường khan hiếm nhằm công trình thi công đúng tiến độ, mặt khác không gây lãng phí về vốn và tăng chi phí lưu trữ, bảo quản.
Tuy Công ty có sự quản lý chặt chẽ nhưng trong quá trình thi công vẫn
xảy ra tình trạng lãng phí, mất mát, hao hụt vật tư. Ở một số kho tình trạng bảo quản không thật tốt dẫn tới việc NVL không đảm bảo phẩm chất để thi công. Như ở kho Thái năm 2006 do bảo quản không tốt nên một số đồng hồ đo áp lực bị hỏng dẫn tới tình trạng Công ty phái trích thêm chi phí để đi mua lại.Vật tư đôi khi đưa vào thi công chậm hoặc khâu thu mua thực hiện không tốt nên đãn tới tình trạng NVL không kịp cung ứng cho công trình làm chậm tiến độ thi công. Tuy Công ty đẩy nhanh tiến độ ở những giai đoạn sau nhưng không nên để tình trạng này tiếp diễn.
3.2.3.Về phân loại và tính giá nguyên vật liệu
Về phân loại NVL: Công ty phân loại NVL dựa trên công dụng của chúng, điều này là phù hợp với đặc điểm hoạt động xây dựng khi NVL mà Công ty sử dụng là rất nhiều, mặt khác thể hiện được vai trò của từng NVL trong các công trình, giúp Công ty thuận tiện, tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán. Mặt khác NVL được quản lý ở từng kho trên từng danh mục vật tư, cú mó húa rừ ràng, dễ hiểu
Về tính giá NVL: Công ty áp dụng phương pháp giá thực tế đích danh trong tính giá xuất NVL, phù hợp với tình hình của Công ty khi số lượng NVL nhiều, các nghiệp vụ nhập, xuất kho diễn ra liên tục. NVL được quản lý, bảo quản theo từng lô riêng, có thể dự trữ ngắn ngày hoặc được đưa vào sử dụng ngay sau khi mua. Hiện tại phương pháp này phù hợp trong khi tình hình thị trường giỏ cả đầy biến động, nú cho phộp kế toỏn theo dừi tỡnh hỡnh biến động tăng, giảm NVL một cách thường xuyên, liên tục, hiệu quả, tránh dồn công việc vào cuối kỳ. Bên cạnh đó là việc Công ty đưa phần mềm kế toán máy vào áp dụng đã làm cho phương pháp này càng dễ thực hiện và cho hiệu quả cao hơn.