Tiếp nhận nguyên vật liệu

II. Đại diện bên B (Bên bán hàng): CÔNG TY TNHH TM&DV TỔNG HỢP TÙNG DƯƠNG

2.3.4.Tiếp nhận nguyên vật liệu

1 Xi măng PC Kg 3.400 400 8.760.000 2Xi măng trắngKg8.350.720 4.362

2.3.4.Tiếp nhận nguyên vật liệu

Công ty đã tiến hành tiệp nhận nguyên vật liệu tương đối tốt. Việc tiếp nhận chính xác số lượng, chủng loại nguyên vật liệu theo đúng hợp đồng giao

hàng, phiếu vận chuyển nên đã không có trường hợp thất thoát nguyên vật liệu và có nhưng vật liệu không đúng quy cách và phẩm chất.

Công ty tiến hành chuyển nguyên vật liệu nhanh từ địa điểm nhận đến kho doanh nghiệp nên đã tránh được sự hư hang mất mát. Mặt khác Công ty đã áp dụng đầy đủ các tiêu thức sau khi có việc tiếp nhận nguyên vật liệu:

+ Mọi vật tư hàng hoá đều phải có giấy tờ hợp lệ

+ Mọi vật liệu tiếp nhận phải đủ thủ tục kiểm tra và kiểm nghiệm + Kiểm tra, Xác định chính sác số lượng, chất lượng và chủng loại + Phải có biên bản xac nhận có hiện tượng thừa thiếu, hỏng sai quy cách

Với những quy định đã được áp dụng trên nên đã tạo điều kiện thuận lơi cho thủ kho mỗi khi xuất nhập và kiểm kê và tránh được thất thoát nguyên vật liệu của Công ty.

Trong khâu này, Công ty sẽ tiến hành lựa chọn, đánh giá nhà cung cấp. Sau khi đã xác định được nhu cầu vật tư cần thiết cho thi công công trình, và tiến độ thi công, cán bộ phụ trách vật tư sẽ tiến hành lựa chọn nhà cung cấp. Việc lựa chọn nhà cung cấp được tiến hành như sau:

- Đánh giá ban đầu Nguyên tắc chung:

Tất cả các nhà cung cấp đã có quan hệ lâu dài từ trước đều có đủ năng lực theo yêu cầu của Công ty, do đó không phải tiến hành đánh giá ban đầu mà chỉ dựa vào danh sách nhà cung cấp do Giám đốc duyệt.

Quá trình đánh giá ban đầu chỉ thực hiện khi phát sinh các nhà cung cấp mới. Việc đánh giá được thực hiện theo các bước:

Sơ đồ 03: Các bước đánh giá và lựa chọn nguyên vật liệu

Thu thập

thông tin Phân tíchđánh giá

Lựa chọn Đưa vào

Cán bộ vật tư chịu trách nhiệm thu thập thông tin về nhà cung cấp qua: các phương tiện thông tin đại chúng như báo chí, đài truyền thanh, truyền hình; các chương trình quảng cáo, tờ rơi, triển lãm, hội chợ; các trang mạng hoặc các bạn hàng…

Sau khi các thông tin về nhà cung cấp được thu thập đầy đủ, cán bộ phụ trách mua vật tư sẽ tiến hành phân tích, đánh giá các nhà cung cấp theo yêu cầu riêng cho từng sản phẩm hoặc từng nhóm sản phẩm cụ thể. Kết quả đánh giá được ghi vào phiếu đánh giá nhà cung cấp theo mẫu của công ty.

Sau đó cán bộ phụ trách mua hàng lựa chọn các nhà cung cấp đáp ứng được nhiều yêu cầu nhất, phù hợp nhất, dựa trên tiêu chí là có mối quan hệ lâu năm hoặc có uy tín trên thị trường, đáp ứng được các yêu cầu về năng lực cung cấp, tiến độ, giá cả, điều kiện thanh toán.

- Theo dõi trong quá trình cung ứng vật tư:

Với từng nhà cung cấp vật tư, thiết bị, cán bộ phụ trách vật tư sẽ mở sổ theo dõi để kiểm soát quá trình giao dịch mua bán theo từng hợp đồng của nhà cung cấp.

Trong quá trình thực hiện hợp đồng hoặc kết thúc một đơn hàng, nếu nhà cung cấp vi phạm một trong các điều kiện như tiến độ giao hàng, chất lượng, số lượng vật tư, hoặc các chứng từ hóa đơn hàng hóa, cán bộ phụ trách mua hàng phải thông báo cho nhà cung cấp để đưa ra biện pháp giải quyết, khắc phục kịp thời.

Định kỳ 1 năm một lần, cán bộ phụ trách mua hàng sẽ tổng hợp quá trình thực hiện hợp đồng của các nhà cung cấp, đối với các nhà cung cấp vi phạm từ 2 lần trở lên, Công ty sẽ phải xem xét có duy trì hay loại bỏ nhà cung cấp đó.

Sau khi kí kết hợp đồng cung ứng vật tư với nhà cung cấp, căn cứ vào tiến độ thi công, Công ty sẽ lập phiếu yêu cầu mua vật tư, vật tư sẽ được chuyển trực tiếp tới kho tạm tại công trường. Trong quá trình đó, Công ty phải tiến hành kiểm tra vật tư:

- Kiểm tra vật tư tại kho:

Cán bộ phụ trách mua hàng phối hợp với bộ phận kho và cán bộ kỹ thuật liên quan tiến hành kiểm tra vật tư về số lượng, chủng loại, quy cách theo yêu cầu hợp đồng.

Vật tư đạt yêu cầu: vật tư thiết bị đầu vào phải bảo đảm đúng theo yêu cầu kỹ thuật, quy cách, chủng loại hàng hóa, số lượng, chất lượng. Sau khi kiểm tra, cán bộ vật tư báo cáo cho các đơn vị liên quan tiến hành tiếp nhận vật tư, thiết bị và ký vào các hóa đơn, chứng từ liên quan, tổ chức thanh toán cho nhà cung cấp.

Trường hợp vật tư không đạt yêu cầu: cán bộ vật tư báo cáo cấp lãnh đạo để đề ra phương án giải quyết hoặc trả lại nhà cung cấp.

- Kiểm tra tại cơ sở nhà cung cấp:

Trong trường hợp cần thiết, cán bộ phụ trách mua hàng của công ty sẽ phối hợp cùng cán bộ kỹ thuật liên quan trực tiếp đến cơ sở của nhà cung cấp tiến hành kiểm tra chất lượng hàng hóa, giám sát quá trình cấp vật tư.

Khi vật tư mua về đến kho, cán bộ phụ trách vật tư căn cứ vào hoá đơn, hợp đồng kinh tế tiến hành làm phiếu nhập hàng, phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được ghi đầy đủ các thông tin cần thiết và số lượng nhập kho trên chứng từ có liên quan. Phiếu nhập kho, phiếu nhập hàng và các chứng từ có liên quan được chuyển xuống kho nhập hàng, thủ kho căn cứ vào các chứng từ trên kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ, chất lượng và quy cách của NVL sau đó tiến hành nhập kho. Thủ kho ghi vào phiếu nhập kho số lượng vật tư

thực nhận. Sau đó, phiếu nhập kho và các chứng từ có liên quan được chuyển lên phòng kế toán.