Bộ phận phục vụ gồm những đơn vị khơng gắn một cách trực tiếp với hoạt ựộng chức năng nhưng hoạt ựộng của chúng cần thiết cho các bộ phận trực tiếp, cung cấp dịch vụ phục vụ tạo ựiều kiện thuận lợi cho các bộ phận này hoạt động. Vắ dụ: phịng kế tốn, phịng thu mua, phịng tổ chức, căng tin...
Hầu hết các DN không phải chỉ có trung tâm chi phắ sản xuất liên quan trực tiếp đến q trình sản xuất chế biến mà cịn có trung tâm chi phắ phục vụ. Các bộ phận phục vụ này bao gồm: phịng kế tốn, phân xưởng sửa chữa bảo trì, phân xưởng ựiện.... Trong nhiều trường hợp bộ phận phục vụ khác cũng như bộ phận sản xuất, mặc dù chúng khơng tham gia trực tiếp vào q trình sản xuất nhưng những dịch vụ này rất cần thiết cho hoạt ựộng của phân xưởng sản xuất. Vì vậy chi phắ của các phân xưởng sản xuất chắnh phải bao gồm cả chi phắ của các dịch vụ do bộ phận phục vụ cung cấp. Việc này ựược thực hiện bằng cách phân bổ chi phắ bộ phận phục vụ cho các bộ phận sản xuất. Nếu phân bổ bất hợp lý sẽ có ảnh hưởng đến việc đánh giá kết quả hoạt ựộng của các bộ phận này, vắ dụ: khi tắnh chi phắ quá mức làm giảm kết quả, khi tắnh khơng đủ chi phắ sẽ làm tăng giả tạo kết quả nên khơng có tác dụng kắch thắch các bộ phận này hoạt động.
Lựa chọn căn cứ phân bổ chi phắ:
Căn cứ phân bổ chi phắ là một chỉ tiêu đo lường mức hoạt ựộng, hoặc mức sử dụng dịch vụ có vai trị như là một yếu tố của bộ phận hoạt động đó
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 20 Khi phân bổ chi phắ phục vụ phải căn cứ vào một số chỉ tiêu nhằm phân bổ tốt nhất chi phắ dịch vụ ựến phân xưởng sản xuất và các bộ phận khác. Có thể sử dụng các chỉ tiêu dùng để phân bổ chi phắ bộ phận phục vụ sau:
Bộ phận phục vụ Căn cứ phân bổ
Quản lý nhân sự Số công nhân, số giờ lao ựộng Sửa chữa và bảo trì Số giờ máy chạy
Kho bãi Số m2, khối lượng hay giá trị vật liệu
Xử lý số liệu Thời gian sử dụng máy tắnh
điện Năng lực của máy móc
Kỹ thuật Số giờ lao ựộng trực tiếp, số giờ máy
Khi khơng có sẵn mức độ hoạt động hoặc mức sử dụng khơng có sẵn, q trình phân bổ sẽ dựa trênỘ khả năng chịu ựựng ỖỖ của bộ phận hoạt ựộng chức năng ựối với chi phắ của bộ phận phục vụ. Vắ dụ: Khi khơng có thước đo hợp lý nào ựể ựánh giá lợi ắch mà từng bộ phận nhận ựược từ những khoản như lương của chủ tịch cơng ty, chi phắ kiểm tốn... thì những khoản chi phắ này sẽ được phân bổ dựa trên doanh thu hoặc tài sản của từng bộ phận hoạt ựộng chức năng.
2.1.2.2.1. Phương pháp trực tiếp
Theo phương pháp này chi phắ của bộ phận phục vụ ựược phân bổ trực tiếp cho các bộ phận sản xuất, không chú ý ựến các dịch vụ cung cấp lẫn nhau giữa các bộ phận phục vụ, mặc dù trong thực tế các bộ phận phục vụ này có sử dụng sản phẩm lẫn nhaụ
Khi tắnh giá thành sản xuất thực tế sản phẩm, lao vụ của bộ phận phục vụ theo phương pháp phân bổ trực tiếp thì phải loại trừ sản lượng ựã cung cấp lẫn nhau giữa các bộ phận phục vụ. CPSX kỳ trước chuyển sang + CPSX phát sinh trong kỳ - CPSX chuyển sang kỳ sau Chi phắ đơn vị SP lao vụ ựã hoàn thành = Số lượng sản phẩm, lao vụ
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 21 Ưu ựiểm của phương pháp trực tiếp: đơn giản và dễ thực hiện, phù hợp với trình độ hạn chế của nhân viên kế toán.
Nhược ựiểm: Khi phân bổ chi phắ bỏ qua chi phắ của các bộ phận dịch vụ cung cấp lẫn nhau và tự tiêu dùng dịch vụ của mình, do đó kém chắnh xác.
Phương pháp này chỉ thắch hợp trong trường hợp giữa các bộ phận phục vụ khơng có hoặc có ắt mối quan hệ cung cấp sản phẩm lẫn nhau, hoặc giá trị các loại sản phẩm cung cấp lẫn nhau giữa phân xưởng này với phân xưởng khác tương ựương nhaụ
2.1.2.2.2. Phương pháp bậc thang
Khác với hình thức phân bổ trực tiếp hình thức phân bổ bậc thang( hình thức phân bổ nhiều bước) thừa nhận có sự cung cấp dịch vụ giữa các bộ phận phục vụ, ngoài việc cung cấp dịch vụ cho các bộ phận chức năng.
Nguyên tắc phân bổ theo hình thức bậc thang là phân bổ liên tiếp, mỗi lần phân bổ chi phắ của một bộ phận phục vụ, bắt ựầu từ bộ phận phục vụ nào cung cấp lượng dịch vụ nhiều nhất cho các bộ phận khác và kết thúc ở bộ phận phục vụ nào cung cấp lượng dịch vụ ắt nhất. Kết quả của q trình này là ngồi bộ phận phục vụ ựầu tiên ựược chọn thực hiện phân bổ, các bộ phận còn lại của DN là bộ phận phục vụ hay bộ phận chức năng, cũng đều có một phần chi phắ của một số bộ phận phục vụ được thực hiện phân bổ trước nó.
Trường đại học Nơng nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 22
Sơ ựồ 2.1. Sơ đồ phân bổ chi phắ của các bộ phận phục vụ theo hình thức bậc thang
Theo hình thức phân bổ bậc thang, mỗi lần phân bổ chi phắ của một bộ phận phục vụ ta phải quyết định chi phắ của bộ phận phục vụ nào ựược phân bổ trước. Theo ngun tắc thì chi phắ của bộ phận quản lý ựược phân bổ trước, tỷ lệ phân bổ là tỷ lệ số giờ lao động của từng bộ phận cịn lạị Khi sử dụng phương pháp phân bổ này cần ghi nhớ hai ựiểm sau:
Bộ phận ựược chọn phân bổ ựầu tiên là bộ phận nào có khối lượng phục vụ cao nhất, sau đó ựến bộ phận phục vụ cao thứ hai, cuối cùng là bộ phận phục vụ có khối lượng phục vụ thấp nhất. Ngồi ra cũng có thể dựa vào thứ tự phạm vi phục vụ của bộ phận phục vụ, bộ phận nào có phạm vi phục vụ nhiều nhất ựược chọn ựầu tiên, và cuối cùng là bộ phận có phạm vi phục vụ nhỏ nhất. Bộ phận phục vụ A Bộ phận phục vụ B Bộ phận phục vụ C Bộ phận chức năng 1 Bộ phận chức năng 2 Bộ phận chức năng 3
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 23 Theo hình thức phân bổ bậc thang, chi phắ của một bộ phận phục vụ gồm chi phắ của bản thân bộ phận đó cộng với chi phắ có được từ sự phân bổ lần lượt cho nó. Lưu ý là một khi ựã phân bổ chi phắ của một bộ phận phục vụ thì khơng được phân bổ ngược lại cho bộ phận đó.
Dù phân bổ theo hình thức nào hoặc theo trình tự nào thì tổng chi phắ khơng thay đổị Nói cách khác, bản thân các mức phân bổ khơng được làm thay đổi tổng chi phắ.
* Phân bổ chi phắ ở bộ phận phục vụ theo cách ứng xử của chi phắ
Chi phắ của bộ phận phục vụ bao gồm biến phắ và định phắ và để phân bổ hợp lý chi phắ ở bộ phận này thì phải tách riêng thành chi phắ bất biến và chi phắ khả biến( ngồi ra cũng để cung cấp số liệu có giá trị hơn cho việc lập kế hoạch và kiểm sốt hoạt động của từng bộ phận). Chi phắ phân bổ là chi phắ dự tốn để loại trừ bộ phận chức năng phải chịu ựựng kết quả hoạt ựộng kém hiệu quả của bộ phận phục vụ( chi phắ phát sinh nhiều, mức phân bổ cao). Biến phắ dự tốn được phân bổ theo mức sử dụng thực tế vì tổng biến phắ biến thiên theo biến ựộng của mức sử dụng, định phắ được phân bổ dựa trên mức sử dụng dự kiến dài hạn.
Biến phắ:
Biến phắ phản ánh chi phắ trực tiếp cung cấp dịch vụ và sẽ biến ựộng về tổng số, tỷ lệ với sự biến ựộng của khối lượng dịch vụ cung cấp: chi phắ tiền lương cơng nhân sản xuất là một loại biến phắ và biến động theo số lượng công nhân và số lượng SP sản xuất; khấu hao TSCđ trắch theo phương pháp số lượng khối lượng SP là một loại biến phắ và biến động theo khối lượng SP sản xuất...
Nguyên tắc: Biến phắ của bộ phận phục vụ phân bổ cho các bộ phận khác dựa trên mức hoạt ựộng kế hoạch, hoặc mức sử dụng kế hoạch ựối với dịch vụ đó của từng bộ phận được phục vụ. Nói cách khác, do việc xác định biến phắ rất rõ ràng và tương ựối dễ thực hiện cho từng dịch vụ cung cấp, nên biến phắ được tắnh trực tiếp theo mức hoạt ựộng hoặc mức sử dụng của bộ phận, không qua phân bổ. Người quản lý bộ phận phục vụ chỉ có nhiệm vụ cung cấp dịch vụ và
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 24 tắnh tiền khối lượng phục vụ cịn việc sử dụng chúng như thế nào cho hiệu quả lại là nhiệm vụ của người quản lý bộ phận chức năng. Người quản lý bộ phận phục vụ chỉ biết rằng tổng số tiền mà bộ phận chức năng bị tắnh sẽ tỷ lệ thuận với số lượng dịch vụ ựược cung cấp.
định phắ:
định phắ của bộ phận phục vụ phản ánh chi phắ của việc sẵn sàng phục vụ lâu dàị Thông thường khi thành lập một bộ phận phục vụ mới, người ta ựều dự kiến nhu cầu sử dụng dịch vụ đó của các bộ phận khác ở mức căn bản( mức căn bản này có thể là mức nhu cầu vào lúc cao điểm, hoặc mức bình thường, hoặc mức bình quân lâu dài của các bộ phận khác). Do vậy định phắ sẽ được phân bổ dựa trên nhu cầu phục vụ bình qn lâu dài của bộ phận phục vụ đối với từng bộ phận khác.
Khi ựã xác ựịnh căn cứ phân bổ, căn cứ này sẽ được duy trì trong nhiều kỳ vì nó đã được tắnh tốn hợp lý. Nếu vì một lý do nào đó có một bộ phận chức năng không sử dụng hết mức phục vụ căn bản, điều này cũng khơng làm thay ựổi căn cứ phân bổ, và bộ phận chức năng này vẫn phải chịu mức chi phắ phân bổ đã thành lập vì đó là chi phắ của sự sẵn sàng phục vụ.
Ưu ựiểm của phương pháp phân bổ chi phắ của bộ phận phục vụ theo cách ứng xử của chi phắ( theo dạng thức của chi phắ):
Bộ phận chức năng khơng phải chịu đựng tắnh kém hiệu quả của bộ phận phục vụ vì chỉ phân bổ theo chi phắ dự toán.
Bộ phận chức năng sẽ cố gắng sử dụng ựúng mức kế hoạch, vì sử dụng nhiều hơn mức kê hoạch sẽ phải tắnh thêm tiền, mà sử dụng ắt hơn mức kế hoạch thì lại phải chịu sự phân bổ thừa đã có. Hơn nữa số tiền thực tế được tắnh cho một bộ phận ựược phục vụ không chỉ phụ thuộc vào mức sử dụng của nó, mà cịn phụ thuộc vào mức sử dụng của các bộ phận khác nữạ
Tỷ lệ phân bổ ựịnh phắ sẽ được duy trì trong nhiều kỳ, chỉ thay ựổi khi có biến ựộng về nhu cầu ựược phục vụ do một thay ựổi về cơ cấu trong tổ chức.
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 25 Khi q trình phân bổ chi phắ của bộ phận phục vụ hoàn tất, mức phân bổ cho mỗi bộ phận chức năng phản ánh phần hợp lý của chi phắ dịch vụ mà bộ phận chức năng đó được cung cấp và sử dụng vào quá trình sản xuất sản phẩm, nên khoản chi phắ này cũng phải nằm trong q trình đánh giá thực hiện ựối với bộ phận chức năng và cũng bao hàm trong q trình xác định lợi tức của từng bộ phận.
Ngồi ra bộ phận chức năng cịn có trách nhiệm tắnh các tỷ lệ chung ựể ựịnh giá sản phẩm hoặc dịch vụ nên các mức ựược phân bổ từ các bộ phận phục vụ cũng là một trong những căn cứ để tắnh tỷ lệ chung đó.
Q trình phân bổ chi phắ từ bộ phận phục vụ vào bộ phận chức năng qua đó tắnh vào các sản phẩm hồn thành được thể hiện theo sơ đồ sau[5]
Sơ đồ 2.2. Q trình lưu chuyển của chi phắ từ bộ phận phục vụ vào sản phẩm
2.1.2.2.3. Phương pháp phân bổ lẫn nhau theo chi phắ ban đầu hay theo chi phắ kế hoạch
Theo phương pháp này kế tốn phải tắnh tốn mức phân bổ lẫn nhau giữa các phân xưởng sản xuất phụ trước trên cơ sở chi phắ ban đầu của các bộ phận phục vụ (là chi phắ khi chưa tắnh phân bổ lẫn nhau giữa các bộ phận phục vụ) hoặc theo chi phắ kế hoạch của từng loại SP, dịch vụ của bộ phận phục vụ.
Bộ phận phục vụ Bộ phận chức năng Bộ phận phục vụ Bộ phận phục vụ SP, dịch vụ Bộ phận chức năng Chi phắ của bộ phận phục vụ phân bổ vào bộ phận chức năng Chi phắ của bộ phận chức năng cộng với chi phắ ựược phân bổ từ bộ phận phục vụ ựược tắnh vào sản phẩm theo tỷ lệ
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 26 Như vậy người ta coi như chấp nhận phần chi phắ phân bổ lẫn nhau giữa các bộ phận phục vụ theo một con số tạm tắnh hoặc ước tắnh và khơng cần ựiều chỉnh lại con số nàỵ Giữa các bộ phận phục vụ có sử dụng ựáng kể SP dịch vụ của nhau, nếu khơng tắnh phần phục vụ lẫn nhau sẽ bỏ qua một phần không nhỏ các chi phắ ở các bộ phận này nên sẽ kém chắnh xác.
Chi phắ ở các bộ phận phục vụ sẽ ựược cộng thêm phần chi phắ nhận ựược từ các bộ phận phục vụ khác và trừ ra phần chi phắ cung cấp cho các bộ phận phục vụ khác, còn lại là phần chi phắ cung cấp cho sản xuất chắnh. Dĩ nhiên phần chi phắ phân bổ lẫn nhau giữa các bộ phận phục vụ ựược tắnh theo chi phắ ban đầu hay chi phắ kế hoạch.
Phần chi phắ sau khi tắnh phân bổ lẫn nhau giữa các bộ phận phục vụ là phần cung cấp cho sản xuất chắnh, chi phắ đơn vị của sản phẩm dịch vụ cung cấp cho sản xuất chắnh ựược tắnh như sau:
Chi phắ sản xuất Đ đK + Chi phắ sản xuất phát sinh trong kỳ + Giá trị SP dịch vụ nhận từ bộ phận khác - Giá trị SP dịch vụ cung cấp cho bộ phận khác - Chi phắ sản xuất ĐCK Chi phắ ựơn vị sản phẩm, dịch vụ cung cấp cho sản xuất chắnh = Số lượng sản phẩm, dịch vụ
Khi tắnh giá thành sản xuất thực tế SP, lao vụ sản xuất phụ theo phương pháp này thì phần sản lượng ở mẫu số theo công thức trên cũng phải loại trừ phần sản lượng ựã cung cấp lẫn nhau giữa các bộ phận phục vụ.
Phương pháp này ựã có tắnh đến phần chi phắ cung cấp lẫn nhau giữa các bộ phận phục vụ tuy nhiên vì tắnh theo chi phắ ban đầu hoặc chi phắ kế hoạch nên cũng kém chắnh xác.
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 27
2.1.2.2.4. Phương pháp ựại số
Theo phương pháp này, phải ựặt ẩn số là giá thành thực tế ựơn vị lao vụ của từng phân xưởng, bộ phận sản xuất kinh doanh phụ. Tiếp theo căn cứ vào tài liệu liên quan thiết lập hệ phương trình bậc nhất và giải hệ phương trình bậc nhất sẽ tắnh ựược giá thành thực tế ựơn vị sản phẩm, lao vụ, dịch vụ từng bộ phận sản xuất phụ Giá trị sản phẩm, lao vụ sản xuất phụ phục vụ lẫn nhau cũng như phục vụ cho các ựối tượng khác ựều ựược xác ựịnh dựa trên khối lượng phục vụ và giá thành thực tế