* Chứng từ sổ sách sử dụng:
Chứng từ sử dụng: giấy đề nghị xuất kho, phiếu xuất, biên bản bàn giao, hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT, phiếu thu và các chứng từ liên quan khác.
Sổ sách sử dụng: Sổ Nhật Ký Chung, Sổ Cái TK 632, 511, 131, 3331, ... bảng kê, bảng tổng hợp, sổ chi tiết, tổng hợp phải thu của khách hàng.
* Trình tự luân chuyển chứng từ - Quy trình nhập hàng:
Khi hàng về kho cán bộ giao nhận báo cho kho cử bộ phận kiểm nhận có trách nhiệm kiểm tra hàng hóa theo đúng hợp đồng và hóa đơn sau đó làm biên bản kiểm nghiệm và thủ tục nhập hàng, phiếu nhập kho đợc viết thành 3 liên:
+ 1 liên gửi cho bộ phận kế toán thanh toán. + 1 liên thủ kho làm thủ tục ghi vào thẻ kho hàng.
+ 1 liên lu để kế toán lập tờ kê khai chi tiết “Tài Khoản 156” - Quy trình xuất kho bán hàng:
bán, xuất kho dùng nội bộ, xuất kho để kiểm định. Trình tự luân chuyển chứng từ đợc thể hiện nh sau:
Khi có nhu cầu xuất kho hàng hóa dùng cho mục đích khác nhau, ngời có nhu cầu hàng hóa viết giấy đề nghị xuất kho kèm theo giấy tờ liên quan nh Hợp đồng kinh tế giữa khách hàng và công ty (xuất bán hàng), biên bản kiểm định (xuất để kiểm định) trình trởng phòng, phó giám đốc xem xét và ký duyệt vào giấy đề nghị xuất kho. Phòng kế toán (kế toán bán hàng) nhập số liệu làm phiếu xuất kho và viết Hóa đơn GTGT (3 liên)
Liên 1: Lu
Liên 2: giao cho khách hàng Liên 3: Lu nội bộ.
Phiếu xuất kho, liên 3 hóa đơn GTGT giao cho thủ kho để xuất hàng. Sau khi xuất hàng theo đúng số lợng, chủng loại đã ghi trong Hóa đơn GTGT, thủ kho ghi thẻ kho và chuyển cho kế toán bán hàng để lu. Đồng thời sau khi đã giao hàng hóa cho khách hàng đầy đủ cả về số lợng chủng loại và chất lợng hàng hóa ngời chịu trách nhiệm bán hàng phải lập biên bản bàn giao hàng hoá làm 02 liên 01 lu, gửi cho khách hàng 01 liên biên bản bàn giao và liên 2 hóa đơn GTGT.
Đối với hàng dùng nội bộ (đem hàng mẫu đi đặt ký gửi trng bày, đi biếu tặng khách hàng trong hội nghị, đi quảng cáo ...) và xuất kiểm định: khi xuất hàng hóa để dùng nội bộ hay kiểm định phòng nào có nhu cầu sẽ lập “Giấy đề nghị xuất kho” chuyển cho trởng phòng ký duyệt. Sau đó chuyển giấy đề nghị này cho phòng kế toán để phòng kế toán viết phiếu xuất tiếp đó mang Phiếu xuất kho xuống thủ kho. Thủ kho sau khi xuất kho và ghi thẻ kho sẽ chuyển cho phòng kế toán để nhập số liệu.
Hàng ngày nhân viên bán hàng nộp các chứng từ gốc (Hóa đơn GTGT. phiếu xuất kho. ...) để kế toán phản ánh vào Nhật Ký Chung, sổ chi tiết TK 632, TK 511, nếu khách hàng nợ thì phản ánh vào sổ chi tiêt TK 131. Từ Nhật Ký Chung và các sổ Nhật Ký Đặc Biệt kế toán phản ánh vào Sổ cái TK 632. 511. 131. 641. 642. ....
Cuối tháng từ sổ chi tiết TK 632, 131, 511. ... kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết. Từ Sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết kế toán lập báo cáo kế toán. Đồng thời kế toán phản ánh đối chiếu kiểm tra giữa Sổ cái các TK với bảng tổng hợp chi tiết.
Đối với phơng thức bán lẻ
Hầu hết việc bán lẻ cho khách hàng đều thực hiện thu tiền ngay. Khi khách hàng đến mua hàng, sau khi đợc t vấn và thỏa thuận đối với bộ phận kinh doanh
mà cụ thể là bộ phận bán hàng nếu khách hàng đồng ý mua, thì phải thanh toán ngay tại thời điểm nhận hàng, không đồng ý cho khách lẻ nhận nợ do đó phơng thức bán lẻ không sử dụng TK 131 “Phải thu của khách hàng” nh phơng thức bán buôn. Vì vậy không phải mở sổ chi tiết cho khách hàng và khi khách hàng đã nhận hàng thì không đợc trả lại nếu có hỏng hoặc ẩm ớt nấm mốc mà lỗi không phải của bên bán.
2.2.4. Công tác xác định kết quả bán hàng tại Công Ty TNHH Dợc Phẩm á Âu: