PHÁP KÊ KHAI THƯỜNG XUYÊN:
Vật liệu được công ty sử dụng rất đa dạng, phong phú. Bởi vậy, để phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác từng lần nhập, từng lần xuất, từng công trình, từng bộ phận sử dụng cụ thể, công ty đã áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên.
Để hạch toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu kế toán công ty sử dụng sổ kế toán:
- Các bảng kê chứng từ - Chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Sổ Cái các tài khoản 152,111, 112, 331, 621, 623,…
Kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu:
- Khi chi nhánh xây lắp mua vật liệu, kế toán ghi:
Nợ TK 152: Giá ghi trên hóa đơn chưa thuế + Chi phí liên quan Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào
Có các TK 331, 111, 112, 141 - Khi xuất kho vật liệu cho thi công:
Nợ TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Nợ TK 623: Trong trường hợp xuất xăng dầu cho máy thi công Có TK 152: Vật liệu xuất kho cho thi công
- Còn nếu vật liệu hao hụt trong bảo quản trong định mức đưa về chi phí quản lý doanh nghiệp, ngoài định mức thì thủ kho phải bồi thường, kế toán ghi:
Nợ TK 642: Hao hụt trong định mức cho phép Nợ TK 111: Nếu thủ kho bồi thường bằng tiền mặt Nợ TK 334: Nếu trừ vào lương
Có TK 152; Số vật liệu thiếu hụt
- Nếu phát hiện vật liệu thừa, kế toán ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 152
- Nếu xuất dùng cho quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK 642
Có TK 152
Dựa trên cơ sở các chứng từ do kế toán các chi nhánh xây lắp gửi lên kế toán vật liệu tiến hành lập các bảng kê. Bảng kê chứng từ được lập riêng cho từng công trình là bảng tập hợp chứng từ có phân loại theo định khoản. Bảng kê chính là cơ sở để lập các chứng từ ghi sổ. Hiện nay do chính sách mới của công ty giao cho các xí nghiệp xây lắp tự do lấy khâu nguyên vật liệu nên chủ yếu là sử dụng bảng kê chứng từ nhập vật liệu để tập hợp các chứng từ nhập mua vật liệu. Hầu hết các bảng kê đều do kế toán các xí nghiệp lập và gửi lên nhưng cũng có những công trình bảng kê chứng từ do kế toán vật liệu lập. Thông thường kế toán sẽ tập hợp chứng từ để theo dõi chi phí riêng cho từng công trình. Tất cả các chứng từ phát sinh có liên quan đến công trình như phiếu nhập, phiếu xuất, các hóa đơn, giấy tạm ứng… được tập hợp trong suốt quá trình thi công công trình. Các bảng kê chứng từ, chứng từ ghi sổ lập cho công trình đó cũng được lưu trong cặp hồ sơ đó. Cặp hồ sơ cho từng công trình sau khi hoàn thành sẽ được bảo quản và lưu trữ tại phòng tài chính- kế toán của công ty.
2.9. SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN (THEO PHƯƠNG PHÁP KÊ KHAI THƯỜNG XUYÊN)
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu
(Theo phương pháp kê khai thường xuyên)
Chi phí thu mua, bốc xếp, vận chuyển NVL mua ngoài
Nếu có 152
111, 112 151,331, …
Nhập kho nguyên vật liệu (NVL) Mua ngoài
133 Thuế GTGT (Nếu có)
621,623,627 641,642,241 … Xuất kho NVL dùng cho SXKD
XDCB hoặc sửa chữa lớn TSCĐ
154
NVL xuất thuê ngoài gia công
154
NVL thuê ngoài gia công chế biến xong nhập kho
133
Giảm giá NVL mua vào Trả lại NVL cho người bán, Chiết khấu thương mại
111,112,331 …
333(3333,3332)
Thuế nhập khẩu, thuê tiêuu tụ đặc biệt NV nhập khẩu phải nộp NSNN 333(33312)
Thuế GTGT NVL nhập khẩu phải nộp NSNN (nếu không được tính khấu trừ)
632 Nguyên vật liệu xuất bản
411
Được cấp hoặc nhận vốn góp liên
doanh liên kết bằng NVL NVL xuất dùng cho SXKD phải phân bố dần
142,242
621,623,627, 641,642,241 …
NVL xuất dùng cho SXKD hoặc XDCB, sửa chữa lớn TSCĐ không sử
dụng hết nhập lại kho
NVL xuất kho để đầu tư vào công ty liên kết hoặc cơ sở kinh doanh đồng
kiểm soát
222,223
22,223
Thu hồi vốn góp vào công ty liên kết cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát
bằng NVL
NVL phát hiện thiếu khi kiểm kê thuộc hao hụt trong định mức
632
338(3381)
NVL phát hiện thừa khi kiểm kê chờ xử lý
NVL phát hiện thừa khi kiểm kê chờ xử lý
Biểu số 2.10: Bảng kê chứng từ nhập vật liệu:
Khi xuất vật liệu cho thi công thì kế toán sử dụng bảng kê chứng từ xuất vật liệu để tập hợp các chứng từ xuất.
TỔNG CTY CTGT I THANH HÓA BẢNG KÊ CHỨNG TỪ NHẬP VẬT LIỆU
Chi nhánh Xây Lắp số 5 Quý 2 năm 2011
Công trình: Đường Hồ Chí Minh tỉnh Cao Bằng
SH Ngày tháng
Tên người bán Nội dung Tổng tiền Ghi Nợ các đối tượng 133 152
12 5/4 Công ty xăng dầu Cao Bằng Nhập xăng dầu 96.828.397 8.615.709 88.212.688 13 20/4 Cty CP ĐTXD Việt Phát Nhập đá dăm 350.018.695 31.819.881 318.198.814 14 2/5 Công ty xăng dầu
Cao Bằng
Nhập dầu
phụ 999.000 90.381 908.619
15 6/5 Công ty xăng dầu Cao Bằng
Nhập xăng
dầu 85.009.037 7.551.693 77.457.344 16 31/5 Công ty xăng dầu
Cao Bằng Nhập dầu phụ 3.370.001 305.005 3.064.996 17 12/6 Cty TNHH sx TM Ánh Xuân Nhập xi + thép 90.043.112 8.185.737 81.857.375 18 14/6 Công ty xăng dầu
Cao Bằng Nhập xăng dầu 76.621.197 6.801.473 69.819.724 19 30/6 Công ty CPTM Thọ Xuân Nhập dầu diêzen 17.508.600 1.554.400 15.954.200 Tổng cộng 720.398.037 64.924.279 655.473.760
Ngày 30 tháng 6 năm 2011 Giám đốc CN Người lập Hà Đình Nguyện Đỗ Thị Minh
Biểu số 2.11: Bảng kê chứng từ xuất vật liệu
TỔNG CTY CTGT I THANH HÓA BẢNG KÊ CHỨNG TÙ XUẤT VẬT LIỆU Chi nhánh Xây Lắp số 5 Quý 2 năm 2011
Công trình: Đường Hồ Chí Minh tỉnh Cao Bằng
ĐVT: VNĐ
SPNgày thángHo ̣ và tênNô ̣i dungTổng tiềnGhi Nợ các đối tượng621623113/4Lê Quý ĐônNhâ ̣n xi măng1.757.4901.757.490125/4Lê Đình ThanhNhâ ̣n cấp xăng dầu88.212.68888.212.6881320/4Lê Quý ĐônNhâ ̣n đá cấp phôi318.198.814318.198.814142/5Lê Đình ThanhNhâ ̣n cấp xăng dầu908.619908.619156/5Lê Đình ThanhNhâ ̣n cấp xăng dầu77.457.34477.457.3441631/5Lê Đình ThanhNhâ ̣n cấp xăng dầu3.064.9963.064.9961712/6Lê Quý ĐônNhâ ̣n xi+ thép81.857.37581.857.3751814/6Lê
Đình ThanhNhâ ̣n cấp xăng dầu69.819.72469.819.7241930/6Nguyễn Văn HảiNhâ ̣n dầu điêzen15.954.20015.954.200Tổng cô ̣ng657.231.250401.813.679255.417.571
Ngày 30 tháng 6 năm 2011 Giám đốc CN Người lập
Trên cơ sở số liệu đã được tập hợp hợp trên các bảng kê chứng từ, kế toán tổng hợp lập các chứng từ ghi sổ và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được lập riêng cho từng công trình.
Biểu số 2.12: Chứng từ ghi sổ số 15
TỔNG CTY CTGT I THANH HÓA CHỨNG TỪ GHI SỔ
Chi nhánh Xây Lắp số 5 Ngày 30 tháng 4 năm 2011
Số : 15
ĐVT: VNĐ
TRÍCH YẾU Tài khoản Số tiền
Nợ Có Nợ Có
Ngày 05/4, mua xăng dầu của công ty xăng dầu Cao Bằng
Ngày 20/4, mua đá dăm của Công ty CP ĐTXD Việt Phát
Chi tiết công trình:
Đường Hồ Chí Minh tỉnh Cao Bằng 152 133 152 133 112 331 88.212.688 8.615.709 318.198.814 31.819.881 96.828.397 350.018.695 Cô ̣ng 446.847.092 446.847.092
Kèm theo 02 chứng từ gốc NGƯỜI LẬP
Biểu số 2.13: Chứng từ ghi sổ số 16
TỔNG CTY CTGT I THANH HÓA CHỨNG TỪ GHI SỔ
Chi nhánh Xây Lắp số 5 Ngày 30 tháng 4 năm 2011
Số : 16 ĐVT: VNĐ
TRÍCH YẾU Tài khoảnNợ Có Nợ Số tiền Có
Ngày 03/4, xuất xi măng
Ngày 05/4, xuất xăng dầu cho máy thi công
Ngày 30/4, xuất đá dăm cho công trình
Chi tiết công trình:
Đường Hồ Chí Minh tỉnh Cao Bằng 621 623 621 152 152 152 1.757.490 88.212.688 318.198.814 1.757.490 88.212.688 318.198.814 Cô ̣ng 406.411.502 406.411.502
Kèm theo 02 chứng từ gốc
NGƯỜI LẬP ĐỖ THỊ MINH
Biểu số 2.14:Chứng từ ghi sổ số 17
TỔNG CTY CTGT I THANH HÓA CHỨNG TỪ GHI SỔ
Chi nhánh Xây Lắp số 5 Ngày 31 tháng 5 năm 2011
Số : 17 ĐVT: VNĐ
TRÍCH YẾU Tài khoản Số tiền
Nợ Có Nợ Có
Ngày 02/5, mua xăng dầu của công ty xăng dầu Cao Bằng
Ngày 06/5, mua xăng dầu của công ty xăng dầu Cao Bằng
Ngày 31/5, mua xăng dầu của công ty xăng dầu Cao Bằng
Chi tiết công trình:
Đường Hồ Chí Minh tỉnh Cao Bằng 152 1331 152 1331 152 1331 111 908.619 90.381 77.457.344 7.551.693 3.064.996 305.005 999.000 85.009.037 3.370.001 Cộng 89.378.038 89.378.038
Kèm theo 02 chứng từ gốc
NGƯỜI LẬP ĐỖ THỊ MINH
Biểu số 2.15: Chứng từ ghi sổ số 18
TỔNG CTY CTGT I THANH HÓA CHỨNG TỪ GHI SỔ
Chi nhánh Xây Lắp số 5 Ngày 31 tháng 5 năm 2011
Số : 18 ĐVT: VNĐ
TRÍCH YẾU Tài khoản Số tiền
Nợ Có Nợ Có
Ngày 02/5, xuất dầu phụ cho máy thi công
Ngày 06/5, xuất xăng dầu cho máy thi công
Ngày 31/5, xuất dầu phụ cho máy thi công
Chi tiết công trình:
Đường Hồ Chí Minh tỉnh Cao Bằng 623 623 623 152 152 152 908.619 77.457.344 3.064.996 908.619 77.457.344 3.064.996 Cô ̣ng 81.430.959 81.430.959
Kèm theo 02 chứng từ gốc
NGƯỜI LẬP ĐỖ THỊ MINH
Biểu số 2.16: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Toàn bộ các nghiệp vụ nhập- xuất nguyên vật liệu đều được phản ánh theo dõi trên cùng sổ tổng hợp là Sổ cái TK 152. Trên Sổ cái TK 152 phản ánh toàn bộ số hiện có, tình hình biến động tăng giảm của tất cả các loại nguyên vật liệu mà công ty nhập và sử dụng.
Từ các chứng từ ghi sổ kế toán vào Sổ cái TK 152 như sau:
Tổng C.ty CP CTGT I Thanh Hóa Mẫu số S02b-DN
Chi nhánh xây lắp số 5 ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Từ ngày 01/4 đến ngày 30/6/2011
ĐVT: VNĐ
Chứng từ ghi sổSố tiềnSố hiệuNgày , tháng1530/4446.847.0921630/4406.411.5021731/589.378.0381831/581.430.
9591930/6184.172.9092030/6167.631.299Cộng1.375.871.799
Ngày 30 tháng 6 năm 2011 Người ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Biểu số 2.17: Số cái TK 152 quý 2 năm 2011
Tổng C.ty CP CTGT I Thanh Hóa SỔ CÁI Mẫu số S02c1-DN
Chi nhánh xây lắp số 5 Qúy 2 năm 2011 ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Tên tài khoản: nguyên liệu, vật liệu Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) Số hiệu: 152 ĐVT:VNĐ
Ngày, tháng
Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối
ứng
Số tiền Ghi
chú
Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có
Số dư đầu kỳ 145.456.000
30/4 14 30/4 Xuất xi măng 621 1.757.490
30/4 15 30/4 Nhập xăng dầu 112 88.212.688
30/4 15 30/4 Nhập đá dăm 331 318.198.814
30/4 16 30/4 Xuất xăng dầu 623 88.212.688
30/4 16 30/4 Xuất đá dăm 621 318.198.814
31/5 17 31/5 Nhập dầu phụ 111 3.973.615
31/5 17 31/5 Nhập xăng dầu 112 77.457.344
31/5 18 31/5 Xuất xăng dầu 623 81.430.959
30/6 19 30/6 Nhập xi măng+ thép+ xăng đầu 112 167.631.299
30/6 20 30/6 Xuất xi măng+ thép 621 81.857.375
30/6 20 30/6 Xuất xăng dầu 623 85.773.924
x x x Công số phát sinh x 655.473.760 657.231.250
x x x Số dư cuối kỳ x 143.698.510
Ngày 30 tháng 6 năm 2011
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
Như vậy, kế toán tổng hợp nhập- xuất nguyên vật liệu tại Tổng công ty cổ phần công trình giao thông I Thanh Hóa đã áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ rất phù hợp với loại hình doanh nghiệp hiện nay.
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG I
THANH HÓA
3.1. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG I THANH HÓA
3.1.1. Ưu điểm:
Do đặc điểm của ngành có địa bàn hoạt động rộng, một số công trình thi công ở rất xa trụ sở công ty, điều này tạo khó khăn không nhỏ trong việc hạch toán nguyên vật liệu. Trước những khó khăn đó, công ty không ngừng tìm ra những giải pháp tích cực trong việc tổ chức, hoạt động quản lý kinh doanh, đưa công ty ngày càng đứng vững và phát triển trong nền kinh tế thị trường hiện nay.
Từ đó em thấy trong công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty có những ưu điểm sau:
- Công ty chịu trách nhiệm mua sắm vật liệu thi công các công trình đúng thủ tục theo chế độ quy định, việc cung cấp vật liệu tới công trình rất linh động có thể xuất tại kho hoặc mua chuyển thẳng tới chân công trình, điều này đáp ứng kịp thời nhu cầu về vật liệu, giảm đáng kể chi phí bảo quản, vận chuyển, tránh tồn đọng vật liệu gây ứ đọng vốn.
- Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho hoạt động xây dựng, công ty đã lập dự toán nguyên vật liệu của từng công trình thi công và việc mua nguyên vật liệu giao cho các chi nhánh xây lắp mua và sử dụng theo dự toán đã lập. Điều này đã làm hạn chế chi phí vận chuyển, chi phí bảo quản, hao hụt trong quá trình vận chuyển và bảo quản vật liệu.
- Tổ chức tốt hệ thống chứng từ liên quan đến nhập, xuất vật liệu; tuân thủ nguyên tắc đánh giá vật liệu theo giá vốn thực tế của vật liệu
- Hệ thống kho bãi tốt phù hợp với quy mô sản xuất, tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng vật liệu.
- Về cách phân loại vật liệu: việc phân loại vật liệu thành: nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế là hợp lý, đảm bảo kết hợp giữa lý thuyết và thực hành.
- Công ty có nhiều kho trên toàn tỉnh. Mỗi xí nghiệp chịu trách nhiệm quản lý một kho, tổ chức ghi chép hạch toán giúp cho việc quản lý và sử dụng được thuận tiện tránh được sự hao hụt và mất mát.
3.1.2. Một số hạn chế:
Mặc dù có những ưu điểm trên nhưng công tác kế toán nguyên vật liệu vẫn còn những tồn tại cần khắc phục như:
- Về việc vận dụng tài khoản: Hiện nay trong quá trình hạch toán tổng hợp biến động nguyên vật liệu kế toán chỉ sử dụng tài khoản 152 để theo dõi nguyên vật liệu tại công ty. Do đặc trưng của ngành xây dựng, do điều kiện thời tiết hoặc do công ty thi công những công trình ở xa như các công trình giao thông trên huyện miền núi có thể công ty đã nhận được hóa đơn trước và nhà cung cấp sẽ vận chuyển nguyên vật liệu về sau một thời gian, nhưng công ty vẫn sử dụng tài khoản 151- Hàng mua đang đi đường. Cuối kỳ, nếu số vật liệu mau chưa về nhập kho, kế toán lưu chứng từ vào tập hồ sơ riêng, chờ hàng về mới phản ánh vào tài khoản 152.
- Hiện nay tại công ty quy định một tháng các kế toán xí nghiệp xây lắp gửi chứng từ lên phòng kế toán 1 lần vào cuối tháng vì thế công tác kế toán thường thực hiện vào những ngày cuối tháng làm cho công việc rất dồn đập vào cuối tháng nhất là kế toán nguyên vật liệu.
- Việc tập hợp chứng từ từ các xí nghiệp xây lắp lên phòng tài chính- kế toán của công ty chưa được khẩn trương và nghiêm túc theo đúng quy định.
3.2 MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG I THANH HÓA:
Để nâng cao và hoàn thiện dần công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng, ngoài việc duy trì và phát huy những ưu điểm đã có thì bên cạnh đó cần nhanh chóng tìm ra các biện pháp khắc phục những hạn chế đang tồn tại
làm ảnh hưởng nhất định đến công tác kế toán tại công ty.
Với đặc điểm kinh doanh, tình hình thực tế, sau thời gian nghiên cứu công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty nhận thức được tầm quan trọng của kế toán nguyên vật liệu nói chung và công tác kế toán nói chung em xin đưa ra một số đề xuất sau:
Một là, Công ty nên áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán vì phần mềm kế toán máy có những lợi ích sau:
- Tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức.
- Cho phép kế toán xem xét các số liệu, tìm kiếm hay sửa chữa dễ dàng, cho phép in ra các báo cáo, sổ sách tại thời điểm bất kỳ phục vụ tốt cho yêu cầu quản