Nguyên vật liệu của công ty hầu hết là được mua ngoài. Trước đây việc mua sắm vật liệu chủ yếu dựa vào thông số kỹ thuật của hợp đồng giao nhận việc, dựa vào bản thiết kế kỹ thuật mà kỹ thuật dự trù khối lượng vật tư tiêu hao rồi sau đó sẽ do xí nghiệp xây lắp tự mua hoặc do bộ phận kinh doanh phòng kế hoạch kỹ thuật của công ty mua. Nếu vật tư do bộ phận kinh doanh mua thì phiếu nhập kho dược viết thành ba liên:
- 1 liên giao cho thủ kho
- 1 liên giao cho kế toán vật liệu để hạch toán
- 1 liên thì kế toán thanh toán giao cho bộ phận kinh doanh.
Vật liệu do đội xây dựng tự mua thì phiếu nhập kho được viết thành 1 liên luân chuyển qua thủ kho sang kế toán các xí nghiệp xây lắp sau đó kế toán các xí nghiệp xây lắp lưu đến cuối tháng tập hợp gửi lên phòng kế toán.
Còn hiện nay thì các xí nghiệp xây lắp tự mua vật liệu về rồi chuyển thẳng đến chân công trình để thi công không nhập kho của công ty hay xí nghiệp nữa vì thế việc tổ chức nhập vật tư chỉ diễn ra trên danh nghĩa. Trên thực tế khi cán bộ vật tư của các xí nghiệp đem hóa đơn do người bán lập và các hóa đơn chi phí vận chuyển ( nếu có ) về thì kế toán xí nghiệp sau khi kiểm tra kiểm nhận xong thì viết phiếu nhập kho. Thủ kho sau khi kiểm hàng nếu thấy phù hợp với số lượng thực tế thì ký vào phiếu nhập kho sau đó tổ chức bảo quản vật tư ngay tại chân công trình
Biểu số 2.1: Hóa đơn giá trị gia tăng
HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT0/001
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: VT/11P
Liên 2: Giao cho người mua
Ngày 20 tháng 4 năm 2011 Số: 0000014 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG VIỆT PHÁT Mã số thuế: 2500285798
Địa chỉ: Số 228 Yết Kiêu- Phường Liên Bảo- TP Vĩnh Yên- Tỉnh Vĩnh Phúc Điện thoại:………Email: vietphat@vietphat.biz.vn
Số tài khoản: 1300.201.217.338 tại Ngân hàng Nông nghiệp và PTNT- CN Thăng Long Họ và tên người mua hàng:
Tên đơn vị: XN xây lắp số 5- Tổng công ty cổ phần CTGT I Thanh Hóa Mã số thuế: 2800803835
Địa chỉ: Xã Đông Lĩnh- Huyện Đông Sơn- Tỉnh Thanh Hóa
Hình thức thanh toán:………Số tài khoản:………..
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6=4x5
1 Cấp phối đá dăm loại 1,2 m3 2318 137.273 318.198.814
Cộng tiền hàng: 318.198.814 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 31.819.881 Tổng cộng tiền thanh toán: 350.018.695 Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm năm mươi triệu không trăm mười tám nghìn sáu trăm chín mươi lăm đồng
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Lê Đình Thanh GIÁM ĐỐC Nguyễn Quốc Thắng
Biểu số 2.2: Hóa đơn giá trị gia tăng
Mẫu số: 01GTKT3/001
HÓA ĐƠN (GTGT) Ngày 2 tháng 5 năm 2011 Kí hiệu: XD/11P CÔNG TY XĂNG DẦU CAO BẰNG
Số hóa đơn: 0012522
Đơn vị bán hàng: Cửa hàng số 21 MST: 4800105513 Địa chỉ: H. Hà Quảng- T. Cao Bằng
Đơn vị mua: CNXL số 5- TCty CP CTGT I Thanh Hóa Địa chỉ: Đông Lĩnh- Đông Sơn- Thanh Hóa
Chứng từ số: 000644
P.T nhập xuất: 54- Xuất bán lẻ trực tiếp Mã số thuế: 2800803835 Hình thức thanh toán: Tiền mặt
LIÊN 2- GIAO KHÁCH HÀNG
STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 0801LP210:PLCKomat SHD 40- FUY KHAC LIT 18 50.211,82 903.813
Ghi chú: 1. Tổng cộng tiền hàng: 2. Tiền thuế GTGT ( 10%):
3. Phí xăng dầu ( Dầu mỡ nhờn: 267 đ/l ):
Tổng cộng tiền thanh toán ( 1+2+3 ):
903.813 đ 90.381 đ 4.806 đ
999.000 đ
( Bằng chữ: Chín trăm chín mươi chín nghìn đồng) Người mua hàng
( Ký ghi rõ họ tên)
Người bán hàng ( Ký ghi rõ họ tên)
Biểu số 2.3: Phiếu nhập kho số 13
CHI NHÁNH XÂY LẮP SỐ 5 PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số 01- VT
Ngày 20 tháng 4 năm 2011 QĐ số 1141 TC/ CĐKT
Số: 13 Ngày 1/11/1995 của BTC
Tên người nhập: Nguyễn Quốc Thắng Bộ phận: C.ty CP ĐTXD Việt Phát Nhập vào kho: Ông Thanh – Cao Bằng
TT TÊN HÀNG ĐVT
SỐ LƯỢNG
Đơn giá Thành tiền
Ghi chú Xin nhập Thực nhập
1 Cấp phối đá dăm loại 1,2 m3 2318 137.273.,00 318.198.814
Tổng cộng 318.198.814 ( Ba trăm mười tám triệu một trăm chín mươi tám nghìn tám trăm mười bốn đồng)
Biểu số 2.4: Phiếu nhập kho số 14
CHI NHÁNH XÂY LẮP SỐ 5 PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số 01- VT Ngày 02 tháng 5 năm 2011 QĐ số 1141 TC/ CĐKT
Số: 14 Ngày 1/11/1995 của BTC
Tên người nhập: Sầm Văn Duy Bộ phận: Công ty xăng dầu Cao Bằng Nhập vào kho: Ông Thanh – Cao Bằng
SỐ LƯỢNG Ghi
chú Xin nhập Thực nhập 1 Komat SHD Lít 18 50.478,82 908.619 Tổng cộng 908.619
( Chín trăm linh tám nghìn sáu trăm mười chín đồng )
Việc mua bán nguyên vật liệu trong điều kiện nền kinh tế thị trường thường diễn ra thông thoáng, nhanh gọn. Hầu hết nguyên vật liệu mua ngoài thường ở gần công trình thi công ( ví dụ như đường Hồ Chí Minh tỉnh Cao Bằng thì công ty mua xăng dầu của Công ty xăng dầu Cao Bằng). Tuy nhiên , cũng có một số vật liệu công ty phải mua ở xa cho nên thương xuất hiện trường hợp công ty nhận hóa đơn GTGT trước sau đó nhà cung cấp vật liệu sẽ tiến hành vận chuyển vật liệu đến tận chân công trình cho công ty. Và cũng có trường hợp hóa đơn về sau nhưng công ty lại không sử dụng tài khoản 152 “ Hàng mua đang đi đường”. Cuối kỳ, nếu số vật liệu mua chưa về nhập kho, kế toán lưu chứng từ vào tập hồ sơ riêng chờ khi hàng về mới phản ánh vào tài khoản 152.
2.4.2. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu:
Phiếu xuất kho do kế toán xí nghiệp xây lắp lập trên cơ sở số liệu ghi trên phiếu nhập kho của lô hàng đó. Do phiếu xuất kho được viết cùng một lúc với phiếu nhập kho nên thủ kho sẽ ký cả phiếu nhập và phiếu xuất cùng một thời điểm. Sau đó, kế toán xí nghiệp tập hợp tất cả các chứng từ có liên quan định kỳ gửi lên phòng kế toán của công ty ở đó kế toán vật liệu sẽ xem xét tính hợp lý của chứng từ, lập các bảng kê và ghi sổ chi tiết vật tư.
Biểu số 2.5: Phiếu xuất kho số 13
Biểu số 2.6: Phiếu xuất kho số 14
CHI NHÁNH XÂY LẮP SỐ 5 PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số 02- VT
Ngày 20 tháng 4 năm 2011 QĐ số 1141 TC/ CĐKT Số: 13 Ngày 1/11/1995 của BTC
Xuất cho : Lê Quý Đôn Bộ phận : Kỹ thuật thi công Xuất tại kho: Ông Thanh Cao Bằng
Lý do xuất: Công trình đường HCM tỉnh Cao Bằng
TT TÊN HÀNG ĐVT SỐ LƯỢNG Đơn giá Thành tiền Ghi
chú Yêu cầu Thực xuất
1 Cấp phối đá dăm loại 1,2
m3 2318 137.273 318.198.81
4
Tổng cộng 318.198.81
4
( Ba trăm mười tám triệu, một trăm chín tám ngàn, tám trăm mười bốn đồng )
Biểu số 2.6: Phiếu xuất kho số 14
CHI NHÁNH XÂY LẮP SỐ 5 PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số 02- VT
Ngày 02 tháng 5 năm 2011 QĐ số 1141 TC/ CĐKT Số : 14 Ngày 1/11/1995 của BTC
Xuất cho: Lê Đình Thanh Bộ phận: Thủ kho Xuất tại kho: CT Cao Bằng
Lý do xuất: Quản lý cấp xăng dầu
TT TÊN HÀNG ĐVT SỐ LƯỢNG Đơn giá Thành tiền Ghi chú Yêu cầu Thực xuất
1 Komat SHD 40 Lít 18 50.478,82 908.619
Tổng cộng 908.619
( Chín trăm linh tám ngàn, sáu trăm mười chín đồng )
Thủ trưởng đơn vị Kế toán Người nhận Thủ kho
Tổng công ty cổ phần công trình giao thông I Thanh Hóa sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu:
Sơ đồ 2.1: Phương pháp kế toán ghi thẻ song song
Kế toán chi tiết được tiến hành dựa trên cơ sở các chứng từ sau:
- Phiếu nhập kho Mẫu số 01 – VT.
- Phiếu xuất kho Mẫu số 02 – VT.
- Phiếu thu Mẫu số 01 – TT.
- Phiếu chi Mẫu số 02 – TT
- Hóa đơn giá trị gia tăng Mẫu số 01GTKT – 3LL
Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn
Sổ chi tiết nguyên vật liệu Phiếu nhập
kho
Phiếu xuất kho Thẻ kho
Sơ đồ 2.2: Lưu đồ quá trình kế toán nguyên vật liệu Bắt đầu NCC Ktra hàng nhập, lập PNK Phiếu nhập kho (3 liên) N Phòng mua hàng A Nhập liệu PXK Lệnh cấp phát PXK Nhập liệu Lưu lưu N Lệnh cấp phát kiêm PXK (3 liên) Lập lệnh cấp phát kiêm PXK A Lệnh cấp phát kiêm PXK (3 liên) Lập PXK N N
- Ở kho: Mặc dù trên thực tế vật liệu không được nhập kho nhưng thủ kho của xí nghiệp xây lắp vẫn theo dõi tình hình nhập- xuất vật liệu hàng ngày trên thẻ kho. Mẫu thẻ kho được quy định rõ thống nhất. Khi nhận các chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ, trên cơ sở số liệu trên chứng từ tiến hành ghi thẻ kho. Thẻ kho chỉ theo dõi việc nhập, xuất, tồn vật liệu về mặt số lượng. Do vật liệu chỉ được mua khi phát sinh nhu cầu, mua về bao nhiêu xuất bấy nhiêu nên không có vật liệu tồn kho. Thẻ kho được mở riêng cho từng loại vật liệu, định kỳ đem đối chiếu với sổ chi tiết vật liệu về mặt số lượng.
Ví dụ: ngày 20/4/2011, thủ kho nhận được phiếu nhập kho Đá dăm loại 1,2.
Lúc này thủ kho tìm thẻ kho của Đá dăm loại 1,2 ghi vào cột nhập theo số lượng thực nhập. Cùng ngày thủ kho đồng thời nhận được phiếu xuất của Đá dăm loại 1,2, thủ kho tìm thẻ kho Đá dăm loại 1,2 và ghi vào cột xuất. Hết ngày, thủ kho tính ra số tồn kho của từng nguyên vật liệu, ghi vào cột tồn của thẻ kho.
Biểu số 2.7: Thẻ kho
Đơn vị:Xí nghiệp Xây lắp số 5 Mẫu số S12-DN
Địa chỉ:…. ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
THẺ KHO
Ngày lập thẻ: 30/4/2011 Tờ số:03
- Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Đá dăm loại 1,2 - Đơn vị tính: m3
- Mã số: STT Ngày,
tháng
Số hiệu chứng từ
Diễn giải Ngày nhập, xuất
Số lượng
Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn
Tồn đầu kỳ -
1 20/4 13 Nhập của công ty CP ĐTXD Việt Phát
20/4 2318 2 20/4 13 Xuất kho cho bộ kỹ
thuật thi công
20/4 2318
Cộng x 2318 2318 -
- Sổ này có… trang, đánh số từ trang 01 đến trang… - Ngày mở sổ: 01/4/2011
Ngày 30 tháng 4 năm 2011 Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên, đóng dấu)
Mục đích của thẻ kho nhằm theo dõi số lượng nhập- xuất- tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu ở từng kho làm căn cứ xác định tồn kho, dự trữ đối với từng nguyên vật liệu và theo dõi hàng tháng, từ đó xác định số lượng cần thu mua, dự trữ cho các tháng tiếp theo.
- Ở phòng kế toán: Thông thường, kế toán vật liệu nhận được các chứng từ do kế toán xí nghiệp xây lắp gửi lên, sau khi tiến hành kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ, kế toán chi tiết phải ghi vào sổ chi tiết vật liệu theo số lượng, dơn giá, thành tiền. Kế toán chi tiết vật tư định kỳ phải đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết với số liệu trên thẻ kho do thủ kho xí nghiệp xây lắp lập, đồng thời phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ sổ chi tiết vào Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu theo từng nhóm, loại vật liệu.
Biểu số 2.8: Sổ chi tiết nguyên vật liệu:
Tổng công ty CP CTGT I Thanh Hóa
Chi Nhánh xây lắp số 5 SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU
Qúy 2 năm 2011
Tên nguyên vật liệu: Dầu diezen Tài khoản: 1523
ĐVT: lít
Chứng từ Diễn giải Tài
khoản Đơn giá
Nhập Xuất Tồn
SH NT Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền lượngSố Thành tiền
Số dư đầu kỳ - -
PN12 05/4 Nhập của công ty xăng dầu Cao Bằng
331 19.609,09 3.950 77.455.906
PX12 05/4 Xuất cho máy thi công 623 19.609,09 3950 77.485.906
PN15 06/5 Nhập của công ty xăng dầu Cao Bằng
331 19.618,39 3.930 77.100.273
PX15 06/5 Xuất cho máy thi công 623 19.618,39 3930 77.100.273
………..
PN19 30/6 Nhập của công ty xăng dầu Cao Bằng
331 19.623,862 813 15.954.200
PX19 30/6 Xuất cho máy thi công 623 19.623,862 813 15.954.200
Cộng x x 12.233 239.973.049 12.233 239.973.049
Tồn cuối quý x x x x x x - -
Sổ này có…trang, đánh số từ trang 01 đến… Ngày mở sổ:
Ngày 30 tháng 6 năm 2011 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
Trên cơ sở số liệu của các sổ chi tiết vật liệu mở cho từng loại vật liệu kế toán chi tiết lên Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn của tất cả các loại vật liệu trên cùng một bảng, mỗi lọai vật liệu chiếm một dòng:
Biểu số 2.9: Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu:
TỔNG C.TY CP CTGT I THANH HÓA Chi nhánh xây lắp số 5
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP, XUẤT, TỒN NGUYÊN VẬT LIỆU
Qúy 2 năm 2011 ĐVT: VNĐ
TT Tên
nguyên
ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ
S
L ĐG Thành tiền SL ĐG Thành tiền SL ĐG Thành tiền
S L ĐG Thành tiền ……… … 10 Đá dăm loại 1,2 m3 - - - 2318 137.273 318.198.814 2318 137.273 318.198.814 11 Xi măng kg - - - 3000 818,185 2.454.555 3000 818,185 2.454.555 - - - …….. 16 Cát vàng m3 50 89.048 4.452.400 - - - - - - 50 89.048 4.452.400 17 Thép phi 6 kg - - - 5600 14.179,075 79.402.820 5600 14.179,075 79.402.820 - - - 18 Đâ hộc m3 20 80.953 1.619.060 - - - - - - 20 80.953 1.619.060 …….. 26 Komat SHD50 can - - - 1 854.982,36 854.982 1 854.982,36 854.982 - - - …… Tổng cộng x x x 145.456.000 x x 655.473.760 x x 657.231.250 143.698.510
2.6. KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP KÊ KHAI THƯỜNG XUYÊN: PHÁP KÊ KHAI THƯỜNG XUYÊN:
Vật liệu được công ty sử dụng rất đa dạng, phong phú. Bởi vậy, để phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác từng lần nhập, từng lần xuất, từng công trình, từng bộ phận sử dụng cụ thể, công ty đã áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên.
Để hạch toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu kế toán công ty sử dụng sổ kế toán:
- Các bảng kê chứng từ - Chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Sổ Cái các tài khoản 152,111, 112, 331, 621, 623,…
Kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu:
- Khi chi nhánh xây lắp mua vật liệu, kế toán ghi:
Nợ TK 152: Giá ghi trên hóa đơn chưa thuế + Chi phí liên quan Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào
Có các TK 331, 111, 112, 141 - Khi xuất kho vật liệu cho thi công:
Nợ TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Nợ TK 623: Trong trường hợp xuất xăng dầu cho máy thi công Có TK 152: Vật liệu xuất kho cho thi công
- Còn nếu vật liệu hao hụt trong bảo quản trong định mức đưa về chi phí quản lý doanh nghiệp, ngoài định mức thì thủ kho phải bồi thường, kế toán ghi:
Nợ TK 642: Hao hụt trong định mức cho phép Nợ TK 111: Nếu thủ kho bồi thường bằng tiền mặt Nợ TK 334: Nếu trừ vào lương
Có TK 152; Số vật liệu thiếu hụt
- Nếu phát hiện vật liệu thừa, kế toán ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 152
- Nếu xuất dùng cho quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK 642
Có TK 152
Dựa trên cơ sở các chứng từ do kế toán các chi nhánh xây lắp gửi lên kế toán vật liệu tiến hành lập các bảng kê. Bảng kê chứng từ được lập riêng cho từng công trình là bảng tập hợp chứng từ có phân loại theo định khoản. Bảng kê chính là cơ