2.1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
Để hoàn thành tốt nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, bộ máy kế toán trong Công ty phải được tổ chức một cách khoa học và hợp lý, phù hợp với điều kiện thực tế đặc điểm tổ chức sản xuất của Công ty, sử dụng phương pháp kế toán sao cho có hiệu quả nhất. Do đó, bộ máy kế toán của Công ty gồm có kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán, thủ quỹ và các kế toán phân xưởng. Cụ thể chức năng nhiệm vụ của từng người như sau:
-Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ theo dõi và tổ chức điều hành toàn bộ hoạt động tài chính kế toán của Công ty; chỉ đạo chung công tác kế toán trong hệ thống kế toán (từ các bộ phận trong phòng đến các đơn vị sản xuất).
- Kế toán tại các phân xưởng: Gồm 2 người, mỗi người phụ trách 1 xưởng sản xuất chính của doanh nghiệp, có trách nhiệm thanh toán tiền sản phẩm, các chế độ theo lương; theo dõi và thu các khoản nợ của công nhân như: nợ tiền vật tư, tiền BHXH, BHYT, KPCĐ... sau đó sẽ tổng hợp về cho kế toán tổng hợp tại công ty.
- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp toàn bộ các số liệu phát sinh hàng ngày của các bộ phận cung cấp và vào sổ sách có liên quan, phân loại lập bảng kê lên chứng từ ghi sổ và vào sổ đăng ký chứng từ. Đồng thời ghi vào sổ cái các tài khoản và lập báo cáo tài chính.
- Kế toán thanh toán: Theo dõi các khoản thu, chi trong và ngoài Công ty, theo dõi tiền gửi, tiền vay. Thanh toán các khoản tiền sản phẩm, lương và các khoản phụ cấp cho cán bộ công nhân viên, theo dõi bán hàng và thanh toán công nợ cho các đối tượng trong và ngoài Công ty.
- Thủ quỹ: Cân đối thừa thiếu khi kiểm kê quyết toán; thu chi tiền mặt theo phiếu thu chi và vào sổ quỹ.
Dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng, mỗi nhân viên trong phòng kế toán phải hoàn thành công việc của mình nhằm đảm bảo giữa các bộ phận trong phòng có sự phân công phối hợp chặt chẽ, thống nhất với nhau để cùng hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Có thể khái quát tổ chức bộ máy kế toán của Công ty theo sơ đồ sau:
Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán tại các phân xưởng
2.1.3.2. Hình thức tổ chức sổ kế toán của Công ty và phần mềm kế toán sử dụng tại Công ty
* Hình thức sổ kế toán của Công ty:
- Do đặc thù của Công ty nằm trên địa bàn rộng, Công ty lại áp dụng hình thức tổ chức kế toán vừa tập trung vừa phân tán, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đến cuối tháng mới tập hợp được nên đơn vị đã áp dụng hình thức kế toán “chứng từ ghi sổ” và kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kì
- Kỳ kế toán: Công ty thực hiện kỳ kế toán theo quý, năm.
Hình thức chứng từ ghi sổ phù hợp với doanh nghiệp SXKD như Công ty TNHH Tân Hoàng. Với hệ thống sổ sách chứng từ phản ánh chính xác tình hình SXKD của Công ty đã tạo điều kiện phát huy vai trò chức năng của công tác kế toán trong việc phản ánh ghi chép tính toán một cách chính xác đầy đủ, trung thực , kịp thời nâng cao hiệu quả sản xuất của Công ty.
Sơ đồ tổ chức sổ kế toán của Công ty theo hình thức Chứng từ ghi sổ như sau:
Ghi chú: Ghi cuối tháng Ghi cuối quý
Đối chiếu , kiểm tra
(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán và Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
(2) Cuối tháng, phải khoá sổ tính tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.
Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ
gốc
Sổ quỹ
Sổ kế toán chi tiết các TK 621,622,627,154,155 CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ cái TK 621,622,627,154,155 Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍ NH
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Bảng đối chiếu số phát sinh
(3) Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thể kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Và hệ thống sổ được sử dụng ứng với hình thức “Chứng từ ghi sổ ”gồm: : + Chứng từ ghi sổ.
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. + Sổ cái S01c1-DN, S02c2-DN.
+ Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá. + Sổ chi tiết các tài khoản: 621,622,627
+ Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ.
+ Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá. + Danh mục diễn giải chứng từ ghi sổ.
.
Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệ vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra đối chiếu số liệu với Bảng Cân đối số phát sinh.
Sổ Cái: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu ghi trên Sổ Cái dùng để kiểm tra đối chiếu với số liệu chi trên Bảng tổng hợp chi tiết và các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết và dùng để lập Bảng Cân đối số phát sinh và Báo Cáo Tài Chính.
* Phần mềm kế toán sử dụng tại Công ty:
Tuy Công ty TNHH Tân Hoàng mới được thành lập nhưng vì sự cần thiết của bộ máy kế toán. Do đó Ban Giám Đốc nhận thấy việc trang bị và ứng dụng máy tính trong công tác kế toán là rất cần thiết và cấp bách. Máy tính là công cụ hỗ trợ cho các cán bộ kế toán xử lý tính toán và đưa ra các thông tin, báo cáo kế toán đáp ứng yêu cầu quản lý , mà còn là phương tiện lưu trữ số liệu an toàn tiết kiệm được không gian lưu trữ...
Sớm thấy những ưu điểm đó của máy tính và nhằm nâng cao chất lượng thông tin của bộ máy kế toán cung cấp, bắt đầu từ năm 2008,doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm kế toán Bravo cho phép kết xuất ra các sổ theo đúng nhu
cầu sử dụng, có thể lấy chi tiết theo từng đối tượng thông qua các mã cấp một cách sâu nhất hoặc có thể lấy được số liệu một cách tổng hợp nhất.
Chương trình này dễ sử dụng, đưa ra được những thông tin kế toán đầy đủ, kịp thời, chính xác góp phần nâng cao hiệu quả của công tác quản lý . Đây là hướng đi đúng của Công ty và phù hợp với điều kiện hiện nay của đất nước.
Công ty đã tổ chức trang bị các thiết bị cần thiết để ứng dụng máy tính trong công tác hạch toán kế toán. Với 1 máy vi tính đặt tại phòng kế toán được nối mạng với nhau, 1 máy in LaserJet 1100 và 1 máy in LBP2900 của Canon đã giúp cho việc tổ chức công tác kế toán của Công ty nhanh nhất và tiết kiệm nhất. Hiện nay các sổ kế toán, báo cáo kế toán đều được lập và in qua máy.
Đến cuối tháng, quý, năm phòng kế toán tổ chức lưu trữ số liệu phục vụ thanh tra, kiểm tra, lưu toàn bộ số liệu trong ổ cứng của Bravo.
Đối với việc cài đặt chương trình phần mềm kế toán thì danh mục tài khoản kế toán là danh mục quan trọng nhất. Trong phần mềm kế toán Bravo mà Công ty sử dụng, danh mục tài khoản kế toán được cài đặt theo hệ thống tài khoản chuẩn do Bộ Tài chính quy định. Ngoài ra Công ty còn mở thêm các tài khoản chi tiết để phù hợp với yêu cầu quản lý của Công ty.
Trình tự thực hiện xử lý thông tin trên máy theo sơ đồ sau:
Khai báo hệ thống danh mục, cập nhật số dư ban đầu Nhập dữ liệu các chứng từ TM, TGNH, nhập xuất NVL
Xử lý tính toán theo chương trình đã lập
Màn hình giao diện:
Bravo- C:\ Bravo\ Phần mềm 2008\ Bravo.dbc
Màn hình phần mềm sử dụng như hình ảnh dưới đây
Màn hình:01
2.2/ Thực trạng tổ chức kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở Công ty TNHH Tân Hoàng.