Sau khi cài đặt và khởi động chương trình, những công việc tiếp theo mà người làm kế toán máy phải thực hiện là:
- Xử lý nghiệp vụ (phân loại chứng từ, định khoản, xử lý trùng lặp, mã hoá)
- Nhập dữ liệu:
+ Nhập các dữ liệu cố định (nhập 1 lần): Lựa chọn phương pháp kế toán hàng tồn kho (khai báo các thông số, nhập các dữ liệu vào các danh mục) + Nhập dữ liệu phát sinh của kỳ báo cáo: Vào màn hình nhập dữ liệu, các thông báo và chỉ dẫn khi nhập, quy trình nhập dữ liệu mới, quá trình sửa/xoá dòng dữ liệu, quá trình phục hồi dòng dữ liệu đã xoá,...
- Xử lý dữ liệu: Công việc này phải làm mỗi khi ta nhập thêm dữ liệu mới, sửa hay xoá dữ liệu đã nhập.
- Xem và in sổ sách, báo cáo.
1.8.2.1 - Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp * Xử lý nghiệp vụ:
- Phân loại chứng từ: là việc phân ra một cách có hệ thống các loại chứng
từ có đặc điểm giống nhau: phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu,...
Mỗi một chứng từ có một màn hình nhập dữ liệu khác nhau, với các yếu tố khác nhau, tuân theo hệ thống chế độ kế toán hiện hành hoặc theo yêu cầu quản lý.
- Định khoản: là cách thức tính toán, xem xét một nghiệp vụ kế toán phát
sinh để quyết định đúng đắn nghiệp vụ ấy cần sử dụng tài khoản nào và tài khoản được sử dụng như thế nào, hoặc bên Nợ, hoặc bên Có
- Công tác mã hoá: là việc xác lập một tập hợp những hàm thức mang tính quy ước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn,.
* Nhập dữ liệu:
- Người sử dụng nhập dữ liệu phát sinh kỳ báo cáo sau khi vào màn hình nhập liệu, xem thông báo và hướng dẫn khi nhập, người sử dụng thực hiện thao tác quy trình nhập liệu mới.
Nếu thao tác sai, nhầm lẫn thì người sử dụng phải thành thạo quy trình
sửa, xoá hoặc phục hồi dòng dữ liệu.
* Xem, in sổ sách, báo cáo:
Người sử dụng nên hiểu được mối quan hệ giữa các sổ sách, báo cáo
1.8.2.2 - Kế toán chi phí nhân công trực tiếp và kế toán chi phí sản xuất chung:
Các bước thực hiện đối với hai phần hành kế toán này được thực hiện tương tự như quá trình kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, gồm các bước cơ bản: xử lý nghiệp vụ, nhập dữ liệu, xử lý dữ liệu và in sổ sách báo cáo.
1.8.2.3 - Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh cuối kỳ:
Các phần mềm có thể thiết lập Menu kết chuyển cuối kỳ hoặc thiết kế một chứng từ để tiến hành kết chuyển từ tài khoản đầu 6 sang tài khoản 154.
Nếu tập hợp chi phí theo địa điểm phát sinh chi phí thì phải xây dựng danh mục phân xưởng.
1.8.2.4 - Kế toán giá thành sản phẩm:
* Kiểm kê, đánh giá sản phẩm làm dở cuối kỳ:
Phần mềm kế toán không thể tự xác định được khối lượng và mức độ hoàn thành của sản phẩm. Do vậy, kế toán phải xây dựng phương pháp tính toán sản phẩm làm dở cuối kỳ và mức độ hoàn thành để nhập vào chương trình.
* Quá trình thực hiện tính giá thành:
- Cập nhật sản phẩm làm dở đầu kỳ (hoặc máy tự chuyển từ cuối kỳ trước)
- Tập hợp chi phí: Máy tự động tập hợp.
- Cập nhật sản xuất sản phẩm trong kỳ và làm dở cuối kỳ. - Tổng hợp số liệu.
- In báo cáo
1.8.3 Tổ chức hệ thống sổ kế toán và báo cáo kế toán về chi phí sản xuất và giá thành kinh doanh trong điều kiện áp dụng kế toán trên máy.
Hệ thống sổ kế toán tổng hợp và trình tự hệ thống hóa thông tin kế toán xác định hình thức kế toán; mỗi hình thức kế toán có hệ thống sổ kế toán và trình tự hệ thống hóa thông tin kế toán khác nhau. Trong điều kiện
SV: Nguyễn Phương Trưởng 36 Lớp: CQ45 – 21.05
hiện tại, hình thức Nhật ký Chung và hình thức Chứng từ ghi sổ có nhiều đặc điểm phù hợp và thuận lợi cho quá trình thực hiện kế toán trên máy.
Trên cơ sở hệ thống sổ kế toán tổng hợp, trình tự hệ thống hóa thông tin
tương ứng với từng hình thức kế toán đã được quy định trong chế độ kế toán hiện hành, yêu cầu quản lý và sử dụng thông tin chi tiết của từng doanh nghiệp, các chương trình phần mềm kế toán sẽ được thiết kế để xử lý và hệ thống hóa thông tin kế toán tự động trên máy theo đúng yêu cầu.
Thông thường quá trình xử lý hệ thống hóa thông tin trong hệ thống kế toán tự động được thực hiện theo quy trình sau: Các tài liệu gốc được cập nhập vào máy tính thông qua thiết bị nhập và được lưu giữ trên thiết bị nhớ ở dạng tệp tin dữ liệu chi tiết, từ các tệp dữ liệu chi tiết được chuyển vào các tệp sổ cái để hệ thống hoá các nghiệp vụ theo từng đối tượng quản lý. Định kỳ, các sổ cái sẽ được xử lý để lập báo cáo kế toán.
Để xử lý tệp dữ liệu, người lập trình có thể thực hiện bằng nhiều cách khác nhau; thông thường hai chế độ xử lý được sử dụng là: xử lý theo lô và chế độ trực tiếp.
Trường hợp xử theo lô: Tất cả các nghiệp vụ tương tự nhau được tập
hợp vào một tệp dữ liệu nghiệp vụ riêng, từ các tệp dữ liệu nghịêp vụ này, chương trình sẽ chuyển vào sổ cái để phục vụ cho việc lập các báo cáo kế toán.
Trường hợp xử lý trực tiếp: Tất cả các dữ liệu được cập nhật và lưu giữ
trong một tệp dữ liệu duy nhất, từ tệp dữ liệu gốc này, chương trình cho phép lập sổ cái, sổ chi tiết và các báo cáo kế toán; in, xem các sổ kế toán của từng hình thức kế toán theo yêu cầu của người dùng.
Ví dụ: + Nếu chọn hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ thì chương trình sẽ cho phép in ra sổ cái tài khoản và Chứng từ ghi sổ.
Trình tự ghi sổ kế toán trong kế toán máy
Xử lý tự
Chứng từ ban đầu
1.9 Trình bày thông tin trên BCTC
1.9.1 Báo cáo kế toán tài chính
Thông tin về chi phí và giá thành sản phẩm được trình bày trên các báo cáo kế toán sau:
-BCĐKT:Trên BCĐKT,chi phí sản xuất ca kinh doanh là một khoản mục của mục hàng tồn kho –mã số 141,mục IV-hàng tồn kho thuộc phần I- TSNH,khoản mục Tk 621,Tk622,Tk627,Tk631 không trình bày trên BCTC -TMBCTC:Bảng TMBCTC cung cấp bổ sung ,giả thích cho các khoản mục về chi phí và giá thành sản phẩm đã được trình bày trên BCĐKT và BCKQKD
Kế toán chi phí và giá thành sản phẩm được trình bày trên TMBCTC tại các khoản mục
Mục V:thông tin bổ sung cho các khoản mục trình bày trên BCTC 04-Hàng tồn kho cuối năm đầu năm -chi phí SXKDDD .………. ………..
-Thành phẩm ………… ………
-Hàng gửi bán ………….. ……….
Mục VI:Thông tin bổ sung cho các khoản mục trình bày trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Đơn vị tính(……….)
28-Giá vốn hàng bán (mã số 11) Năm nay Năm trước -Giá vốn hàng đã bán ………. ……….
-Giá vốn của thành phẩm đã bán ……… ……….
33-Chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố Năm nay Năm trước -Chi phí nguyên vật liệu ………. ………
-Chi phí nhân công trực tiếp ……. ……
-Chi phí khấu hao TSCĐ ……… ………. -Chi phí dịch vụ mua ngoài ……… ……. -Chi phí khác bằng tiền ……… ………. Cộng ……… ………
CHƯƠNG 2
Thực trạng tổ chức kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở công ty TNHH Tân Hoàng
2.1/Đặc điểm tình hình chung của công ty TNHH Tân Hoàng
2.1.1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Công ty TNHH Tân Hoàng được thành lập theo quyết định số 38/QĐ - UBND của tỉnh Hưng Yên.Giấy chứng nhận ĐKKD số 0900240646 do sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Hưng Yên cấp ngày 28/04/2005.đăng kí thay đổi lần 5 ngày 26/07/2010 với các nội dung chủ yếu sau:
Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Tân Hoàng
Loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH một thành viên do cá nhân đầu tư 100% vốn điều lệ.
Trụ sở công ty: Km2,Đường 196,xã Nhân Hòa,huyện Mỹ Hào,tỉnh Hưng Yên
Công ty TNHH Tân Hoàng chức năng và nhiệm vụ: -Thêu công nghiệp,thêu trên sản phẩm may mặc. - Cho thuê kho bãi và nhà xưởng.
Cho đến nay, sau hơn 5 năm hoạt động của công ty đã đi vào ổn định, công tác an toàn phục vụ sản xuất được đảm bảo, trình độ quản lý, trình độ tay nghề của cán bộ công nhân viên không ngừng được nâng cao. Công ty đã tạo được uy tín về chất lượng mặt hàng và tạo được thương hiệu cho các mặt hàng của mình trong thị trường trong nước cũng như thị trường quốc tế.
Công ty TNHH Tân Hoàng là một đơn vị hạch toán độc lập, công ty có các chức năng và nhiệm vụ sau:
Chức năng,nhiệm vụ: Hoạt động sản xuất kinh doanh độc lập, tự hạch toán trên cơ sở lấy thu bù chi phí, khai thác nguồn nhân lực, tài nguyên đất nước, bước dần vào hoạt động sản xuất và xuất khẩu ra nước ngoài cùng nhiều hợp đồng gia công sản phẩm cho các đơn vị ngoài lãnh thổ Việt Nam Thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh trên cơ sở chủ động và tuân thủ nghiêm chỉnh các qui định của Pháp luật
Nghiên cứu khả năng sản xuất, nhu cầu thị trường
Tuân thủ luật pháp của Nhà nước về quản lý tài chính, quản lý xuất nhập khẩu và giao dịch đối ngoại, nghiêm chỉnh thực hiện các cam kết trong hợp động mua bán ngoại thương và các hợp đồng liên quan tới sản xuất kinh doanh của Công ty.
Quản lý và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn đồng thời tự tạo nguồn vốn cho sản xuất kinh doanh, đầu tư mở rộng, đổi mới trang thiết bị, tự bù đắp chi phí, đảm bảo sản xuất kinh doanh có lãi và làm tròn nghĩa vụ nộp thuế cho Nhà nước.
Nghiên cứu thực hiện có hiệu quả các biện pháp nâng cao chất lượng các mặt hàng do Công ty sản xuất, kinh doanh nhằm tăng sức cạnh tranh và mở rộng thị trường tiêu thụ,và chủ động nâng cao uy tín của doanh nghiệp nhằm tìm kiếm thêm khách hàng.
Quản lý, đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên để theo kịp sự đổi mới của đất nước,sự hội nhập kinh tế của việt nam.
Mặc dù còn nhiều khó khăn, sản phẩm của Công ty đã đứng vững trên thị trường tiêu thụ trong và ngoài nước và cũng đạt được kết quả nhất định. Điều này được thể hiện qua một vài chỉ tiêu sau:
ĐVT: Tr.đồng Năm Chỉ tiêu 2008 2009 2010 1.Tổng nguồn vốn 2.500 2.500 8.000 2.Doanh thu 2.176 10.884 16.444 3.Lợi nhuận 106 106 2.600 4.Nộp NSNN 20 37,5 1.286,7 5. Thu nhập BQ (Đ/người/tháng) 2 2,2 2,5
Doanh thu của công ty năm 2009 tăng nhanh so với năm 2008 là 8.708 triệu đồng với tỷ lệ tăng 400%, năm 2010 tăng so với năm 2008 là 14.268 triệu đồng tương ứng với 600%. Hàng năm doanh nghiệp đóng vào ngân sách nhà nước từ vài chục triệu đồng trở lên riêng năm 2010 Công ty đã nộp vào NSNN một khoản tương đối lớn so với mức thu nhập và phát triển của huyện nhà,trên 1 tỷ đồng. Bên cạnh đó thu nhập của người lao động cũng tăng, tính bình quân năm 2010 so với năm 2008 tăng 500.000 đ, với tỷ lệ 25%, doanh nhiệp đã tạo công ăn việc làm cho lao động của huyện nhà và có mức thu nhập tương đối khá đảm bảo mức sống cho người lao động, ngoài ra doanh nghiệp còn tham gia nhiều vào hoạt động từ thiện của địa phương cũng như của toàn quốc,điển hình là hoạt động quyên góp hàng cứu trợ ,đồng thời trực tiếp đưa tận tay người gặp thiên tai.
2.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Tân Hoàng Công ty TNHH Tân Hoàng
2.1.2.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất
Từ ngày thành lập và đi vào sản xuất kinh doanh công ty thực hiện nhiêm vụ chính đó là sản xuất sản phẩm thêu trên vải may mặc,thêu gia công
Hiện tại công ty tiến hành sản xuất sản phẩm chính đó là mặt hàng thêu trên sản phẩm may mặc. Tại xưởng sản xuất cũng có bộ phận quản lý chặt
bảo vệ và công nhân sản xuất trực tiếp. Ngoài ra Ban Giám Đốc công ty cũng thường xuyên xuống kiểm tra và khuyến khích công nhân sản xuất làm việc
Hiện nay công ty có 200 công nhân sản xuất trực tiếp, Xưởng sản xuất thêu có 220 công nhân,
Việc sản xuất của Nhà máy được thực hiện theo ca, mỗi ca 8 tiếng. - Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty:
Công ty TNHH Tân Hoàng sản xuất nhiều sản phẩm khác nhau, sau đây em xin cụ thể chi tiết trình bày cụ thể về sản phẩm Thêu cờ CLB Chelsea . Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Thêu cờ CLB Chelsea áp dụng theo quy trình công nghệ phức tạp kiểu sản xuất liên tục. Hoạt động sản xuất diễn ra ở các giai đoạn kế tiếp nhau, các đơn vị sản phẩm vận động từ giai đoạn này qua giai đoạn khác một cách liên tục cho đến khi hoàn thành (thành sản phẩm). Tuy nhiên công ty hạch toán toàn bộ chi phí sản xuất cho sản phẩm hoàn thành, do đó Công ty không tính sản phẩm dở dang.bởi vì doanh nghiệp hầu như sản xuất theo đơn đặt hàng.
Sản phẩm Thêu cờ CLB Chelsea là một loại sản phẩm hàng hoá được sản xuất từ nguyên liệu vải may mặc,chỉ thêu,giấy lót,……. công nghệ sản xuất không phức tạp,chủ yếu là máy móc có thị trường tiêu thụ rộng ở các nước Châu Âu, nhất là Anh, ngoài ra còn có các nước ở châu á như Nhật Bản,Đài Loan,và cả Việt Nam. Vốn đầu tư ít mang lại hiệu quả kinh tế cao, phù hợp với điều kiện phát triển kinh tế của đất nước.
Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Thêu cờ CLB Chelsea tại công ty TNHH Tân Hoàng từ khâu nguyên liệu cho tới thành phẩm trải qua nhiều công đoạn xử lý bằng thiết bị máy móc công nghệ cũng như con người, được khái quát theo sơ đồ sau:
Vải may mặc,chỉ thêu công nhiệp: được mua và nhập kho, khi có kế hoạch sản xuất,hoặc có đơn hàng gia công,và được phê chuẩn thủ kho sẽ tiến hành xuất kho theo kế hoạch và viết phiếu xuất kho.
Đặt vải vào khuôn mẫu: được tiến hành thủ công bằng tay .
Cắt vải được tiến hành bằng máy cắt đối với đơn hàng nhiều đơn vị sản phẩm và cắt thủ công đối với đơn hàng ít đơn vị sản phẩm.
Đệm vải lót,giấy lót,dán băng dính…:đây là công việc của người công nhân,người công nhân tiến hành dán các loại nguyên vật liệu trên vào khung của máy thêu .
Dán các mẫu vải đã cắt vào máy thêu:người công nhân chỉ việc lấy các mẫu vải đã cắt dán vào khung may thêu
Khởi động máy thêu:người chịu trách nhiệm sản xuất sẽ khởi động máy và theo dõi quá trình sản xuất đến khi hoàn thành sản phẩm
Công nhân gỡ sản phẩm ra khỏi máy thêu:việc làm tiến hành thủ công
NL Vải Đặt vào khuôn mẫu Cắt vải theo mẫu Đệm vảI lót,giấy lót,băng dính công nghiêp…
trên máy thêu Dán các mẫu vải
đã cắt vào khuôn máy thêu Khởi động máy thêu Hoàn thành thành phẩm Công nhân lấy sản phẩm thêu ra khỏi máy thêu
2.1.2.2. Tổ chức Bộ máy quản lý của Công ty
Mô hình tổ chức của công ty theo sơ đồ sau: Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty TNHH Tân Hoàng
Công ty đựơc tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng, Ban Giám đốc là những người đứng đầu lãnh đạo công ty.
Ban giám đốc:
Giám đốc là người đứng đầu Công ty, chịu trách nhiệm chung trước pháp luật và các cơ quan chức năng trong công tác điều hành sản xuất kinh