CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU
2.1. Sơ lược sự hình thành và phát triển của Tổng công ty Bao bì Việt
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Tổng công ty
Cơ cấu tổ chức cú vai trũ rất quan trọng đối với quỏ trỡnh hoạt động của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức là một hệ thống bao gồm nhiều bộ phận cú quan hệ chặt chẽ với nhau và được phõn thành cỏc cấp quản lý với chức năng và quyền hạn nhất định nhằm thực hiện cỏc nhiệm vụ, mục tiờu của Tổng cụng ty. Để đỏp ứng ngày càng tốt hơn những yờu cầu của quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh, bộ mỏy của Tổng cụng ty khụng ngừng được hoàn thiện.
Cơ cấu tổ chức của Tổng cụng ty theo mụ hỡnh cơ cấu trực tuyến - chức năng. Tớnh tập trung của cấu trỳc rất cao, thể hiện ở mọi quyền lực quản lý được tập trung vào người cao nhất. Tổng cụng ty cú rất ớt cấp quản trị trung gian với rất ớt đầu mối quản lý. Mọi thụng tin đều được tập trung cho người quản lý cao nhất và mọi quyết định được đưa ra từ đú nhằm phỏt huy tối đa những ưu điểm, hạn chế những nhược điểm để đảm bảo cho bộ mỏy quản lý vừa tinh giản, vừa gọn nhẹ lại cú hiệu quả.
2.1.2.1. Sơ đồ tổ chức của Tổng cụng ty
Sơ đồ 2.1 - Cơ cấu tổ chức của Tổng cụng ty
(Nguồn: Phũng Tổ chức hành chớnh Tổng cụng ty Bao bỡ Việt Nam) 2.1.2.2. Chức năng nhiệm vụ của cỏc phũng ban
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
TỔNG GIÁM ĐỐC
BAN KIỂM SOÁT
TTV.Tư Nụng nghiệp Tổng
kho Cổ Loa
XN B.Bỡ Cổ
Loa Cỏc
cửa hàng
XN In và Bao bỡ
HM XN.
Hựng Vương CN.
Đà Nẵng CN.
Hải Phũng P. Tổ
chức hành chớnh
Phú Tổng Giỏm
Đốc Phú Tổng Giỏm
Đốc
P. Kinh doanh 1-2-3-4
P. Kế hoạch đầu tư
P.
Xuất khẩu P.Tài
chớnh kế toỏn
P.
Nhập khẩu ĐẠI HỘI ĐỒNG
CỔ ĐễNG
* Đại hội đồng cổ đụng
Là cơ quan quyền lực cao nhất trong Tổng cụng ty
Quyết định những vấn đề quan trọng nhất của Tổng cụng ty như: điều lệ Cụng ty, bầu cỏc thành viờn Hội đồng quản trị, quyết định phương hướng phỏt triển của Tổng cụng ty.
* Hội đồng quản trị
Là cơ quan quản lý của Tổng cụng ty
Toàn quyền nhõn danh Tổng cụng ty quyết định đến mọi vấn đề liờn quan đến mục đớch, quyền lợi của Tổng cụng ty như: chiến lược kinh doanh, phương ỏn đầu tư, bổ miễn nhiệm, cỏch chức Giỏm đốc, Phú giỏm đốc,...
* Tổng giỏm đốc: Là người trực tiếp điều hành toàn bộ hoạt động của Tổng cụng ty.
* Phú tổng giỏm đốc: Là người trợ giỳp Tổng giỏm đốc và chịu trỏch nhiệm trước Tổng giỏm đốc những nhiệm vụ được giao.
* Ban kiểm soỏt: kiếm soỏt tớnh hợp lý, hợp phỏp của mọi hoạt động kinh doanh trong Tổng cụng ty.
* Phũng tổ chức - Hành chớnh Chức năng
Giỳp Giỏm đốc Tổng cụng ty những cụng việc thuộc lĩnh vực tổ chức bộ mỏy, cụng tỏc cỏn bộ, lao động tiền lương, đào tạo, phong trào thi đua, bảo vệ kinh tế chớnh trị, an toàn lao động tại văn phũng Tổng cụng ty và giỳp cỏc chi nhỏnh thực hiện cỏc mặt hoạt động này và đảm bảo cỏc cụng việc thuộc lĩnh vực hành chớnh quản trị,đời sống, chăm súc sức khoẻ CBCNV tại văn phũng Tổng cụng ty.
Nhiệm vụ
Nghiờn cứu đề xuất việc tổ chức bộ mỏy, bố trớ cỏn bộ của Tổng cụng ty theo hướng gọn nhẹ cú hiệu lực.
Đề xuất thành lập đại diện của Tổng cụng ty ở những thị trường cần thiết trong ngoài nước.
Xõy dựng tiờu chuẩn cỏn bộ cho hoạt động của cỏc Tổng cụng ty theo chức năng, nhiệm vụ được giao từ đú cú kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cỏn bộ theo tiờu chuẩn đó định.
Giỳp giỏm đốc Tổng cụng ty quản lý tốt số cỏn bộ hiện cú, tuyển dụng số cũn thiếu khi cú nhu cầu.
Quản lý tốt hồ sơ cỏn bộ, bổ sung kịp thời những thay đổi của cỏn bộ vào hồ sơ gốc.
Xõy dựng và thực hiện kế hoạch lao động tiền lương hàng năm, quớ, thỏng, gửi kế hoạch này để phũng kế hoạch tổng hợp thành kế hoạch chung của Tổng cụng ty và phũng Tài chớnh kế toỏn để phối hợp thực hiện.
Phổ biến, thực hiện và kiểm tra việc thực hiện cỏc chế độ chớnh sỏch quy định của Nhà nước đối với cơ quan và CBCNV cơ quan.
Giỳp giỏm đốc trong cụng tỏc thanh tra của chớnh quyền tham gia ban thanh tra nhõn dõn hoạt động dưới sự chỉ đạo của thanh tra cấp trờn.
Xõy dựng cỏc quy chế về thi đua khen thưởng, kỷ luật, nội quy cơ quan, đụn đốc và theo dừi việc thực hiện cỏc quy định này.
Thực hiện việc đăng ký nghĩa vụ quõn sự cho thanh niờn cơ quan theo luật định, là đầu mối chuyờn trỏch về quõn sự, dõn quõn tự vệ của cơ quan.
Thực hiện cỏc cụng việc hành chớnh tiếp khỏch, văn thư, quản trị, sửa chữa nhỏ, bảo vệ an toàn cơ quan, kể cả bảo vệ nội bộ, bảo vệ tài sản, giữ gỡn bớ mật.
Theo dừi chương trỡnh cụng tỏc tuần, thỏng của cỏc phũng là đầu mối xõy dựng lịch sinh hoạt tuần của Tổng cụng ty.
Quản lý, phõn phối diện tớch sử dụng làm việc của Tổng cụng ty tại khu vực Hà nội. Thực hiện cụng việc trang trớ khỏnh tiết, mua sắm cấp phỏt vật rẻ tiền mau hỏng, bảo hộ lao động, khỏm chữa bệnh, tổ chức tiếp khỏch, thường trực cơ quan.
* Phũng Kế hoạch đầu tư Chức năng
Phũng kế hoạch đầu tư cú chức năng xõy dựng và tổng hợp cỏc loại kế hoạch hàng năm và nhiều năm, về sản xuất kinh doanh, liờn doanh liờn kết, xuất nhập khẩu, nghiờn cứu kế hoạch, tài chớnh, lao động tiền lương. XDCB, giỳp Giỏm đốc theo dừi, kiểm tra đụn đốc việc thực hiện cỏc loại kế hoạch này.
Nhiệm vụ
Phổ biến kịp thời kế hoạch được giao, nờu cỏc yờu cầu cần xõy dựng kế hoạch cho cỏc chi nhỏnh, cỏc phũng trờn cơ sở kế hoạch của cỏc phũng, cỏc chi nhỏnh xõy dựng kế hoạch cho từng lĩnh vực hoạt động của Tổng cụng ty, bỏo cỏo cỏc cơ quan quản lý về cỏc kế hoạch này theo quy định. Theo dừi việc tụng hợp việc bỏo cỏo kết quả thực hiện cỏc kế hoạch này hàng thỏng, quớ, sỏu thỏng và cả năm.
Kiểm tra đụn đốc việc thực hiện kế hoạch của cỏc chi nhỏnh kịp thời phỏt hiện những mất cõn đối khụng được đảm bảo để kiến nghị cỏc biện phỏp thực hiện kế hoạch được giao hoặc điều chỉnh lại kế hoạch.
Kết thỳc năm kế hoạch, tập hợp kiểm tra để bỏo cỏo Giỏm Đốc ra quyết định xỏc định mức độ hoàn thành kế hoạch của cỏc phũng cỏc chi nhỏnh trực thuộc và bỏo cỏo kết quả hoàn thành kế hoạch của Tổng cụng ty theo quy định.
* Phũng Kinh Doanh 1 - 2 - 3 - 4 Chức năng
Thực hiện việc mua bỏn, liờn doanh liờn kết sản xuất cỏc loại vật tư nguyờn liệu, thiết bị, sản phẩm bao bỡ và hàng hoỏ khỏc với khỏch hàng trong nước trong phạm vi cho phộp.
Nhiệm vụ
Giao dịch, ký kết và thực hiện cỏc hợp đồng mua bỏn hàng hoỏ, vật tư, gia cụng, liờn doanh liờn kết, cỏc hợp đồng vận chuyển hàng hoỏ phỏt sinh.
Mở sổ sỏch theo dừi việc mua bỏn hàng hoỏ, vật tư, sản phẩm bao bỡ.
Làm đầy đủ cỏc thủ tục xuất nhập khẩu vật tư hàng hoỏ trong phạm vi trỏch nhiệm vụ của phũng.
Xõy dựng kế hoạch kinh doanh của phũng, triển khai thực hiện khi được phờ duyệt, gửi kế hoạch này để phũng kế hoạch tổng hợp thành kế hoạch chung của Tổng cụng ty.
Nờu nhu cầu mặt hàng cần nhập khẩu, tớnh hiệu quả của cỏc lụ hàng này sau đú lờn đơn hàng gửi phũng xuất nhập khẩu của Tổng cụng ty hoặc uỷ thỏc cho đơn vị khỏc nếu thấy nhanh và cú hiệu quả hơn.
Cú trỏch nhiệm đúng gúp vào việc khai thỏc nguồn hàng xuất khẩu của Tổng cụng ty, sau khi tỡm được nguồn hàng cú thể phối hợp cựng phũng xuất nhập khẩu hoặc bàn giao cho phũng xuất nhập khẩu thực hiện, cú thể uỷ thỏc xuất khẩu qua đơn vị khỏc nếu đạt được hiệu quả cao hơn.
Định kỳ hạch toỏn lỗ lói hoạt động kinh doanh của phũng, tổng kết mua vào bỏn ra phự hợp với chế độ hạch toỏn kinh tế.
Nghiờn cứu và thụng bỏo cho cỏc phũng chi nhỏnh của Tổng cụng ty tỡnh hỡnh thị trường trong nước. Xõy dựng, điều chỉnh và thụng bỏo kịp thời mức giỏ mua bỏn vật tư, sản phẩm hàng hoỏ của Tổng cụng ty cho cỏc chi nhỏnh và một số phũng liờn quan để thực hiện hoặc làm căn cứ tớnh toỏn thực hiện.
Tổ chức hội nghị khỏch hàng để duy trỡ phỏt triển mối quan hệ và tranh thủ ý kiến của khỏch hàng nhằm nõng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và giỳp đỡ lẫn nhau.
* Cỏc phũng Xuất Nhập Khẩu Chức năng
Phũng thực hiện chức năng kinh tế đối ngoại theo bản điều lệ hoạt động của Tổng cụng ty và chớnh sỏch kinh tế đối ngoại của nhà nước.
Nhiệm vụ
Xõy dựng kế hoạch xuất nhập khẩu của Tổng cụng ty, bỏo cỏo cấp trờn ngành dọc theo sự chỉ đạo của Giỏm Đốc, gửi kế hoạch này để phũng kế hoạch tổng hợp thành kế hoạch chung của Tổng cụng ty .
Nghiờn cứu, thụng bỏo trong phạm vi Tổng cụng ty tỡnh hỡnh thị trường thế giới bao gồm luật phỏp, tập quỏn quốc tế, thương nhõn,mặt hàng, giỏ cả, thuế tàu, bảo hiểm....cần thiết cho hoạt động của Tổng cụng ty.
Dự kiến và đăng ký danh mục mặt hàng và số lượng hàng hoỏ xuất nhập khẩu của Tổng cụng ty, làm thủ tục xuất nhập khẩu theo quy chế hiện thành của Bộ và nhà nước,
Lờn phương ỏn đàm phỏn, ký kết hợp đồng, tớnh toỏn hiệu quả của từng chuyến (lụ) hàng xuất nhập khẩu dự kiến giao dịch.
Thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu phục vụ nhiệm vụ của phũng cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn Tổng cụng ty bao gồm cả xuất nhập khẩu uỷ thỏc, tỏi xuất, xuất nhập khẩu tại chỗ. Sau mỗi chuyến hàng xuất nhập khẩu kết thỳc cần quyết toỏn xỏc định lỗ lói, thanh lý hợp đồng.
Thực hiện cỏc nghiệp vụ về đàm phỏn, ký kết và thực hiện hợp đồng vận tải, bảo hiểm, phỏp chế...những hợp đồng do phũng ký kết hoặc được giao thực hiện.
* Phũng Tài chớnh kế toỏn Chức năng
P.TCKT là cụng cụ quan trọng để điều hành, quản lý cỏc hoạt động sản xuất, kinh doanh và chủ động tài chớnh của Tổng cụng ty.
Nhiệm vụ
Lập kế hoạch tài chớnh dài hạn và ngắn hạn, định kỳ va đột xuất phự hợp với cỏc chỉ tiờu kinh tế và triển khai thực hiện kế hoạch đú khi được phờ duyệt.
Mở rộng sổ sỏch theo dừi cỏc số liệu về cỏc hoạt động mua bỏn, lỗ lói, cỏc khoản thu chi, nộp ngõn sỏch.
Lo đầy đủ, kịp thời vốn cho hoạt động sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu của Tổng cụng ty( kể cả ngoại tệ khi cần đến)
Quản lý, kiểm tra, giỏm sỏt việc thực hiện chế độ chớnh sỏch tài chớnh, việc sử dụng và hiệu quả sử dụng đồng tiền từ nguồn vốn, cỏc tài khoản của Tổng cụng ty
và chi nhỏnh. Phỏt hiện cỏc sai sút làm thất thoỏt tiền vốn, vật tư tài sản, đề suất biện phỏp ngăn ngừa và xử lý cỏc sai phạm.
Hướng dẫn kịp thời cỏc phũng, cỏc chi nhỏnh về vấn đề liờn quan đến nghiệp vụ tài chớnh kế toỏn.
Thực hiện cỏc chế độ bỏo cỏo quyết toỏn, kiểm kờ theo quy định và hướng dẫn cỏc chi nhỏnh thực hiện.
Thực hiện nghiệp vụ thanh toỏn trờn cơ sở cỏc hợp đồng mua bỏn và nhiệm vụ được giao theo quy định.
Sắp xếp hệ thống lại cỏc tài liệu về chế độ chớnh sỏch tài chớnh của nhà nước, cỏc chứng từ sổ sỏch theo quy định.
Thực hiện việc kiểm tra đối chiếu sổ sỏch chứng từ, mua bỏn, thu chi với cỏc phũng nghiệp vụ liờn quan để thanh toỏn gon, dứt điểm từng chuyến hàng mua bỏn.
* Tổng kho cổ loa Chức năng
Tổng kho cổ loa cú chức năng bảo quản, xuất nhập, tỏi chế hàng hoỏ của Tổng cụng ty để tại khu vực cổ loa và kinh doanh kho hàng khi điều kiện cho phộp.
Nhiệm vụ
Xuất nhập hàng hoỏ kịp thời, đỳng trỡnh tự và phự hợp với yờu cầu từng loại hàng.
Sắp xếp hàng hoỏ hợp lý, thực hiện cỏc biện phỏp về quản lý, bảo vệ kho hàng hoỏ đỳng qui định về nghiệp vụ kho hàng, đề phũng chỏy nổ, lụt bóo, đảm bảo chất lượng hàng hoỏ trong quỏ trỡnh bảo quản.
Lập dự trự và thực hiện việc thực hiện việc sửa chữa và bảo dưỡng kho tàng, mua sắm cỏc phương tiện, vật tư phục vụ cho việc xếp dỡ, bảo quản hàng hoỏ kể cả trang bị bảo hộ lao động.
Mở sổ sỏch theo dừi tỡnh hỡnh xuất nhập hàng hoỏ đối chiếu chứng từ, luõn chuyển cho cỏc phũng nghiệp vụ liờn quan.
Tổ chức cảnh giỏc bảo vệ kho tàng hàng hoỏ, trang thiết bị. Định kỳ chủ trỡ hoặc tham gia kiểm kờ thực trạng hàng hoỏ, đề xuất và tiến hành cỏc biện phỏp xử lý, ngăn chặn những tổn thất cú thể xảy ra đối với hàng hoỏ.
Định kỳ tổ chức dọn dẹp vệ sinh trong ngoài kho để đảm bảo chất lượng, vệ sinh hàng hoỏ mỹ quan kho hàng.
Làm thờm cỏc nghiệp vụ về giao dịch, vận tải, xếp dỡ hàng hoỏ tại khu vực cổ loa khi được yờu cầu.
Xõy dựng quy chế ra vào xuất nhập và bảo vệ kho tàng, yờu cầu CBCNV tổng kho và khỏch hàng đến cụng tỏc phải tuõn theo.
* Xớ nghiệp in và bao bỡ Hoàng Mai: sản xuất, gia cụng cỏc loại bao bỡ, in nhón hiệu bao bỡ và cỏc ấn phẩm; thiết kế mẫu mó, sản xuất, gia cụng cỏc loại khuụn làm bao bỡ hộp phẳng, chế bản,...
* Xớ nghiệp Bao bỡ Cổ Loa: tổ chức sản xuất, gia cụng cỏc loại bao bỡ, cỏc phụ liệu, phụ kiện, bao bỡ cho hàng húa xuất khẩu và tiờu dựng nội địa. Khai thỏc để kinh doanh và phục vụ sản xuất cỏc loại vật tư, cỏc phụ liệu, phụ kiện bao bỡ.
* Xớ nghiệp vật tư nụng nghiệp: sản xuất gia cụng cỏc loại thức ăn phục vụ chăn nuụi ở trong nước. Kinh doanh cỏc loại thức ăn chăn nuụi do cỏc nhà mỏy khỏc sản xuất.
* Chi nhỏnh bao bỡ Hải Phũng: giao nhận bảo quản hàng nhập khẩu, xuất khẩu của Tổng cụng ty qua cảng Hải Phũng. Kinh doanh vật tư hàng húa ( hàng nhập khẩu và hàng tự khai thỏc) và dịch vụ khỏc.
* Xớ nghiệp bao bỡ Hựng Vương: sản xuất gia cụng và kinh doanh cỏc loại bao bỡ, cỏc phụ liệu, phụ kiện bao bỡ cho hàng húa xuất khẩu và tiờu dựng trong nước. Liờn doanh, liờn kết để sản xuất và kinh doanh cỏc sản phẩm hàng húa khụng thuộc danh mục Nhà nước cấm.
* Chi nhỏnh bao bỡ Đà Nẵng: kinh doanh vật tư hàng húa (hàng nhập khẩu của Cụng ty, hàng tự khai thỏc) và dịch vụ khỏc.
* Cỏc cửa hàng: thực hiện nhiệm vụ bỏn hàng, giới thiệu sản phẩm và thu thập thụng tin phản hồi từ khỏch hàng.