CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CHUỖI CUNG ỨNG VÀ QUẢN TRỊ CHUỖI
1.5 Những nội dung chính trong quản trị chuỗi cung ứng
Dự báo cung cấp uớc tính về nhu cầu trong tương lai và là cơ sở cho hoạch định cũng như các quyết định kinh doanh. Tất nhiên, sẽ có sự sai lệch giữa dự báo và nhu
cầu thực tế. Vì vậy, mục tiêu của kỹ thuật dự báo là tối thiểu hóa sai lệch giữa nhu cầu thực tế và dự báo. Thực hiện dự báo chính xác giúp giảm mức tồn kho, kế hoạch sản xuất đều đặn, hạ thấp chi phí và cải thiện dịch vụ khách hàng. Tất cả các dự báo với bốn biến số chính phối hợp với nhau quyết định diễn biến của điều kiện thị trường.
Những biến số đó là: Nguồn cung, lượng cầu, đặc điểm sản phẩm và môi trường cạnh tranh.
- Nguồn cung: Được quyết định bởi số lượng nhà sản xuất và khoảng thời gian để sản xuất ra sản phẩm đó. Càng có nhiều nhà sản xuất ra cùng một sản phẩm và tiến độ sản xuất càng ngắn thì biến số này càng dễ dự báo. Nếu chỉ có một vài nhà cung cấp hay quá trình sản xuất kéo dài thì công tác dự báo khó khăn hơn.
- Lượng cầu: Là thuật ngữ ám chỉ toàn bộ nhu cầu của thị trường với một nhóm sản phẩm hay dịch vụ liên quan. Thị trường đang tăng trưởng hay suy giảm; tỷ lệ tăng trưởng hoặc suy giảm là bao nhiêu? Hoặc nếu thị trường đang tiến dần đến mức ổn định thì công tác dự đoán dễ dàng hơn và nhu cầu có thể được dự báo trong vài năm. Với những thị trường có quá ít số liệu quá khứ và có nhiều biến động thì việc đưa ra dự báo về nhu cầu là vô cùng khó khăn.
- Đặc điểm sản phẩm: Gồm các tính năng của một sản phẩm tác động đến nhu cầu khách hàng. Chẳng hạn như sản phẩm mới và đang phát triển nhanh chóng – ví dụ như sản phẩm điện tử, hay là đã bao hòa và đang thay đổi chậm chạp. Những dự báo về các sản phẩm bão hòa có thể bao quát khung thời gian lâu hơn so với dự báo cho những sản phẩm đang phát triển. Thêm vào đó, còn có sự soán ngôi của những sản phẩm mới, thậm chí là thay thế sản phẩm cũ. Ngoài ra, việc sử dụng sản phẩm có thể dẫn đến việc kéo theo hành vi tiêu dùng bổ sung những sản phẩm liên quan. Những sản phẩm hoặc cạnh tranh hoặc bổ sung cho nhau nên được dự báo kết hợp.
Môi trường cạnh tranh: Nhằm chỉ các hành động của một công ty và đối thủ của họ. Thị phần của công ty so với đối thủ? Quy mô thị trường đang tăng trưởng hay thu hẹp? Xu huớng phát triển của đối thủ ra sao? Những hoạt động xúc tiến bán hàng cùng với cuộc chiến về giá có thể tác động đến các xu hướng tăng trưởng của thị phần. Vì thế công tác dự báo phải lưu tâm đến những sự kiện được lên kế hoạch trong tương lai.
Đồng thời, phải tính đến những chiến dịch quảng cáo và những cuộc chiến giá cả do đối thủ châm ngòi.
Các kỹ thuật dự báo:
- Các phương pháp định tính: Các phương pháp dự báo định tính là cách tiếp cận để dự báo dựa vào trực giác hoặc phán đoán và thuờng được sử dụng khi thông tin
bị hạn chế. Những thảo luận về bốn mô hình dự báo định tính phổ biến như sau: Hội đồng ý kiến các nhà quản trị; Phương pháp Delphi; Tổng hợp lực lượng bán hàng;
Khảo sát tiêu dùng.
- Các phương pháp định lượng: Các mô hình dự báo định lượng sử dụng các kỹ thuật toán học dựa trên dữ liệu quá khứ và có thể bao gồm các biến ngẫu nhiên để dự báo nhu cầu. Dự báo chuỗi thời gian dựa trên giả định rằng tương lai là dựa trên khuynh hướng của quá khứ. Vì vậy các dữ liệu của quá khứ có thể được sử dụng để dự báo nhu cầu tương lai. Đối với những dự báo trong khoảng thời gian dài, cách thức tốt nhất là kết hợp cả dự báo định tính và dự báo định lượng.
- Phương pháp chuỗi thời gian là hình thức dự đoán phổ biến nhất. Phương pháp này dựa vào giả định rằng những mô hình nhu cầu đã có là công cụ chỉ báo tốt cho nhu cầu tương lai. Phương pháp này được sử dụng phù hợp nhất khi có nhiều số liệu lịch sử đáng tin cậy, các thị trường đang được dự đoán khá ổn định và mô hình đường cầu không biến động nhiều trong một năm trở lại đây.
Hiếm có công ty nào chỉ sử dụng một trong các phương pháp riêng rẽ cho công tác dự báo. Đa số đều áp dụng nhiều phương pháp và sau đó kết hợp các kết quả khác nhau tạo thành một dự báo thực tế phục vụ cho việc lập kế hoạch kinh doanh. Nghiên cứu cho thấy rằng việc đưa ra những dự báo cuối cùng bằng cách tiến hành nhiều phương pháp khác nhau rồi kết hợp chúng lại thành một dự báo cuối cùng thường có độ chính xác cao hơn kết quả của bất kỳ một phương pháp riêng lẻ nào.
Cuối cùng, dù ít hay nhiều thì các dự báo luôn có sai sót nhất định. Các doanh nghiệp cần ấn định một mức sai sót cụ thể cho mỗi dự báo.
1.5.2 Định vị cơ sở vật chất
Xác định địa điểm cơ sở chính là việc tìm ra những vị trí địa lý tốt nhất cho các cấu thành khác nhau trong chuỗi cung ứng. Bất cứ khi nào tổ chức mở cơ sở mới đều phải ra quyết định về xác định địa điểm. Khi công ty Toyota xây dựng nhà máy lắp ráp mới, hoặc khi Burger King mở nhà hàng mới, hoặc Mê Trang thâm nhập vào thị trường mới, Kinh Đô mở chi nhánh mới, họ phải ra những quyết định về xác định địa điểm tốt nhất. Đây là những quyết định quan trọng ảnh huởng đến thành tích của tổ chức trong nhiều năm. Nếu một tổ chức phạm sai lầm mở cơ sở mới ở địa điểm không thích hợp – có lẽ sau khi đầu tư hàng tỷ đồng – nó không thể đơn giản đóng cửa và dịch chuyển đến địa điểm tốt hơn. Tiến hành kinh doanh hoặc hoạt động ở vị trí sai
lầm có thể không mang lại kết quả tốt, lợi nhuận giảm sút nhưng dịch chuyển lại rất khó khăn. Dĩ nhiên chỉ có một giải pháp là phải lựa chọn đúng vị trí ở nơi đầu tiên.
Đúng địa điểm không đảm bảo chắc chắn sự thành công cho tổ chức nhưng sai địa điểm lại chắc chắn sẽ dẫn đến thất bại.
1.5.3 Tổ chức hoạt động thu mua
1.5.3.1 Nhận diện nhà cung cấp có mặt trên thị trường
Một khi có sự am hiểu về tình hình mua hàng hiện tại cũng như đánh giá bao quát về những gì mà yếu tố cần thiết để hỗ trợ cho kế hoạch kinh doanh cùng mô hình điều hành của công ty mình thì công ty bắt đầu công cuộc tìm kiếm các nhà cung cấp hiện đang sở hữu những sản phẩm và những dịch vụ cần thiết. Thông thuờng, một công ty sẽ khoanh vùng và thu hẹp dần số lượng các nhà cung cấp mà mình muốn hợp tác làm ăn. Bằng cách này, công ty có thể thúc đẩy sức mua với một số nhà cung cấp, đồng thời có được mức giá tốt hơn khi mua nhiều sản phẩm hơn.
1.5.3.2 Đánh giá lựa chọn nhà cung cấp
Đánh giá nhà cung cấp: Là tiến trình được áp dụng cho các nhà cung cấp để đo lường khả năng của nhà cung cấp đáp ứng các yêu cầu của công ty mua theo các tiêu chí do bên mua đề ra. Thông thuờng người ta đánh giá nhà cung cấp dựa trên các nhóm tiêu chí chính là: Năng lực kỹ thuật, chi phí, lịch sử giao dịch, danh tiếng, khả năng đáp ứng… Trong đó:
- Năng lực kỹ thuật: Bao gồm khả năng cung ứng chính xác, đúng thời hạn những nguyên liệu theo yêu cầu, đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn như tính bền, độ tin cậy của sản phẩm, dịch vụ, yêu cầu bảo hành,…
Khả năng đáp ứng lịch giao hàng của nhà cung cấp bao gồm: Giao hàng đúng giờ, thực hiện dịch vụ đúng giờ, sự sẵn có của hàng và các yếu tố khác liên quan đến chu kỳ đặt hàng và nhận hàng; khả năng cải tiến để đạt được thời gian giao hàng ngắn hơn… Khả năng phản ứng nhanh, cách giải quyết các vấn đề, công nghệ sử dụng để cung cấp dịch vụ khách hàng.
- Chi phí: Ảnh hưởng trực tiếp đến nguồn tài chính của doanh nghiệp mua.
Nhóm tiêu chí này thường bao gồm: Giá cả, điều kiện thanh toán, phí vận tải, những chi phí có thể tiết kiệm được nhờ cải thiện quy trình…
- Lịch sử giao dịch: Nhà cung cấp đã từng giao dịch thành công với bên mua trong quá khứ và đầy triển vọng phát triển mối quan hệ làm ăn lâu dài với bên mua sẽ có một ưu thế nhất định.
- Danh tiếng: Những nhà cung cấp có danh tiếng, được đánh giá cao về mức độ uy tín trong ngành luôn đáp ứng các đơn hàng đúng hẹn với chất lượng đảm bảo là những nhà cung cấp rất tốt; họ đồng thời cũng sẽ là những chuyên gia đầy kinh nghiệm về các sản phẩm của mình.
- Lựa chọn nhà cung cấp: Sau khi thực hiện việc đánh giá năng lực đáp ứng nhu cầu, sự ảnh hưởng của nhà cung cấp đến hoạt động của bên mua, công ty xem xét loại bỏ những nhà cung cấp không quan trọng và thực hiện việc lựa chọn nhà cung cấp các sản phẩm và dịch vụ phù hợp với chiến lược kinh doanh của mình.
Việc lựa chọn được một nhà cung cấp tốt thật sự là một tài nguyên vô giá. Nhà cung cấp tốt không những phải giao hàng đúng chất lượng, đủ số lượng với giá cả hợp lý, thái độ phục vụ tận tâm, luôn bảo đảm đầu vào cho sản xuất thông suốt mà còn hỗ trợ khách hàng của mình phát triển sản phẩm, sẵn sàng hợp tác trong các chương trình giảm chi phí, áp dụng các kỹ thuật, công nghệ tiên tiến giúp người mua đạt được hiệu quả cao.
Lựa chọn nhà cung cấp tốt và quản lý được họ là điều kiện tiên quyết giúp tổ chức sản xuất được sản phẩm có chất lượng đúng như mong muốn, theo tiến độ quy định, với giá cả hợp lý, đủ sức cạnh tranh trên thương trường, bên cạnh đó còn luôn nhận được sự hỗ trợ của nhà cung cấp để tiếp tục đạt được kết quả kinh doanh cao hơn.
1.5.3.3 Thương lượng hợp đồng và quản lý hợp đồng nhà cung cấp
Thương lượng hợp đồng với nhà cung cấp dựa trên một danh sách đã được lựa chọn. Thương lượng hợp đồng có thể giải quyết các vấn đề như danh mục sản phẩm, giá cả, tiêu chuẩn hàng hóa, thời gian giao hàng...
Quản lý hợp đồng: Khi đã đặt vấn đề hợp đồng với nhà cung cấp, những hợp đồng này phải được đo lường và quản lý. Do khuynh hướng thu hẹp dần số lượng nhà cung cấp nên những hoạt động của nhà cung cấp được lựa chọn rất quan trọng. Một nhà cung cấp có thể là một nguồn duy nhất cung cấp tất cả các danh mục sản phẩm mà công ty cần. Nếu nhà cung cấp này không đáp ứng những nguyên tắc thỏa thuận trong hợp đồng thì sẽ gây thiệt hại rất nặng nề cho bản thân doanh nghiệp.
Tổ chức xây dựng, điều phối mạng lưới cung cấp và các hoạt động vận chuyển bên trong (từ nhà cung cấp đến nhà máy và ngược lại).
Kiểm soát nguồn nguyên liệu. Bảo đảm chất lượng nguồn hàng. Cung cấp thông tin kỹ thuật cần thiết cho các nhà cung cấp.
Xây dựng mối quan hệ với các nhà cung cấp.
Theo Brian Fynes mối quan hệ bền vững với các nhà cung cấp phải được thiết lập dựa trên các yếu tố (Hình 1.10)
Hình 1.10: Các yếu tố tạo nên mối quan hệ bền vững [9]
- Sự thật: Nhất là trong thông tin, muốn có quan hệ lâu dài và bền chặt thì các bên phải tin cậy lẫn nhau.
- Sự thích nghi: Mỗi công ty phải có cấu trúc tương đối linh hoạt để có thể tương thích với hoạt động của các công ty khác nhau.
- Thông tin: Là yếu tố không thể thiếu được trong bất kỳ mối quan hệ nào. Mắc độ hợp tác giữa các công ty thể hiện ở mức độ chia sẻ thông tin.
- Sự phụ thuộc lẫn nhau: Các thành viên phải có sự ràng buộc lẫn nhau về lợi nhuận hay mục tiêu. Họ phải dựa vào các nguồn lực của nhau để bù vào các điểm yếu của mình.
- Sự tận tụy: Để đạt được mục tiêu chung, mỗi bên phải nỗ lực để đạt được nó.
Đôi khi họ phải đánh đổi những lợi ích nội tại trước mắt với những cơ hội tiềm tàng mà các doanh nghiệp kỳ vọng có được khi liên kết với các đối tác khác.
- Sự liên kết: Cách thức liên kết khác nhau tùy vào thế mạnh của mỗi thành viên. Phần lợi thu được từ các mối quan hệ này tùy thuộc vào tỷ trọng đóng góp và vị thế của các bên.
- Sự thỏa mãn: Các doanh nghiệp liên kết với nhau không ngoài mục tiêu tăng lợi ích của chính bản thân họ (hai bên cùng có lợi). Sự thay đổi quan hệ từ đối tác này sang đối tác khác cũng vì lợi ích thu được từ các mối quan hệ này khác nhau.
1.5.4 Tổ chức quá trình sản xuất
Trong chuỗi cung ứng, tổ chức quá trình sản xuất (make) thường được phân tích ở công ty trung tâm, nơi mà nguyên liệu và bán thành phẩm được tập trung từ các
Sự thật Sự thích nghi Thông tin
Sự liên kết Sự thỏa mãn Sự tận tụy
Sự phụ thuộc lẫn nhau Mối quan hệ bền
vững
nguồn để tạo thành sản phẩm cuối cùng theo kế hoạch. Nó bao gồm cả hoạt động thiết kế, thử nghiệm sản phẩm mới, đóng kiện, lưu trữ.
Sản phẩm khác nhau được sản xuất từ nhu cầu sử dụng khác nhau và môi trường sản xuất các sản phẩm này cũng rất khác nhau. Quá trình sản xuất được phân tích thành 3 dạng, đó là:
Sản xuất tồn kho MTS (Make to Stock): Là một môi trường sản xuất mà sản phẩm được hoàn thành trước khi nhận được đơn hàng của người mua.
Sản xuất theo đơn hàng MTO (Make to Order): Là một môi trường sản xuất mà hàng hóa hoặc dịch vụ được tạo ra sau khi nhận được yêu cầu của khách hàng.
Thiết kế theo yêu cầu ETO (Enginner to Order): Khách hàng yêu cầu nhà sản xuất thực hiện thiết kế toàn bộ các đặc điểm kỹ thuật cũng như quá trình sản xuất.
Dạng lắp ráp theo đơn hàng ATO (Assemply to Order) là dạng đặc biệt của MTO: Là một môi trường sản xuất nơi hàng hóa hoặc dịch vụ được lắp ráp sau khi nhận được yêu cầu của người mua.
1.5.5 Phân phối sản phẩm
Phân phối là một trong những hoạt động quan trọng trong chuỗi cung ứng, nối liền doanh nghiệp và khách hàng. Bản chất của phân phối là làm thay đổi vị trí của sản phẩm từ nhà sản xuất đến khách hàng cuối cùng. Doanh nghiệp thường cố định còn khách hàng thì hầu hết ở khắp nơi. Nếu không có hoạt động phân phối thì sản phẩm khó có thể đến tay khách hàng ở xa.
Quá trình phân phối được chia làm 3 quá trình riêng là phân phối hàng tồn kho, phân phối sản phẩm được làm theo đơn hàng, phân phối sản phẩm thiết kế theo đơn hàng.
Đối với dạng sản xuất hàng tồn kho, việc phân phối sản phẩm chỉ thực hiện sau khi tìm được thị trường. Khi khách hàng có yêu cầu mua hàng thì kế hoạch giao hàng mới được thiết lập. Khi đó, giống với 2 dạng sản xuất còn lại, cách thức giao hàng sẽ do thỏa thuận 2 bên và thể hiện trên hợp đồng mua bán. Có 2 vấn đề cần quan tâm trong quá trình phân phối hàng hóa là: Tổ chức quản lý mạng lưới phân phối và vận chuyển hàng hóa từ nhà máy đến người tiêu dùng.
Trong kênh phân phối mỗi trung gian chuyên môn hóa thực hiện một công việc nhất định để đưa sản phẩm tới gần người tiêu dùng và họ tạo thành một cấp của kênh.
Tùy vào số lượng trung gian tham gia kênh, sẽ có các dạng kênh phân phối khác nhau, có thể mô tả trong sơ đồ sau:
Hình 1.11: Các dạng kênh phân phối [8]
- Kênh trực tiếp (không cấp): Người sản xuất bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng không qua trung gian. Những hình thức bán hàng trực tiếp gồm: Bán hàng lưu động, đặt hàng qua bưu điện, bán qua cửa hàng bán lẻ của nhà sản xuất… Kênh trực tiếp có ưu điểm giúp người sản xuất nắm bắt kịp thời thông tin thị trường và yêu cầu của khách hàng, có thể giảm chi phí phân phối để hạ giá bán và tăng lợi nhuận.
Tuy nhiên nó không thực hiện được nhiệm vụ chuyên môn hóa, người sản xuất thực hiện thêm chức năng bán hàng nên dàn trải lực lượng, tăng thêm đầu mối phức tạp, vốn chậm luân chuyển. Do đó, kênh này chỉ sử dụng hạn chế trong một số trường hợp:
Hàng hóa có tính chất thương phẩm đặc biệt, sản phẩm có giá trị kinh tế cao, yêu cầu kỹ thuật và dịch vụ hỗ trợ phức tạp, sản phẩm có tính chất tiêu dùng địa phương,…
- Kênh rút gọn (1 cấp): Người sản xuất bán hàng qua một trung gian (người bán lẻ) để họ bán lại cho người tiêu dùng. Ưu thế của kênh này là giải phóng được chức năng lưu thông, giúp người sản xuất nâng cao trình độ chuyên môn hóa và tập trung cho năng lực sản xuất. Vì số cấp của kênh ngắn nên người sản xuất vẫn có thể kiểm soát được quá trình lưu thông sản phẩm.
- Kênh đầy đủ: Có 2 trung gian tham gia vào quá trình phân phối (người bán buôn và người bán lẻ). Kênh này thường sử dụng với những mặt hàng có quy mô lớn, tiêu thụ trên địa bàn rộng. Nó tạo điều kiện cho nhà sản xuất tập trung nâng cao khả năng chuyên môn, nâng cao chất lượng sản phẩm, nâng cao năng suất lao động, rút ngắn chu kỳ sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Đồng thời các trung gian có điều kiện nâng cao trình độ chuyên môn hóa trong tổ chức tiêu thụ ở công đoạn của mình. Nhưng vì
Người sản xuất
Người sản xuất
Người sản xuất
Người
sản xuất Môi giới Đại lý Người tiêu dùng Người
bán buôn
Người bán lẻ
Người tiêu dùng Người
bán lẻ
Người tiêu dùng Người tiêu
dùng Kênh trực
tiếp
Kênh rút gọn Kênh đầy
đủ
Kênh đặc biệt