CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CHUỖI CUNG ỨNG VÀ QUẢN TRỊ CHUỖI
2.2 Thực trạng chuỗi cung ứng sản phẩm cà phê siêu sạch pha phin MC của Công ty cổ phần cà phê Mê Trang
2.2.1 Nhà cung ứng (SRM)
Hoạt động thu mua các yếu tố đầu vào như nguyên vật liệu, bao bì, máy móc…
là hoạt động không thể thiếu của các doanh nghiệp sản xuất. Các yếu tố đầu vào chiếm tỷ trọng cao trong kết cấu chi phí, giá thành sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sản xuất kinh doanh. Vì vậy, mối quan hệ giữa doanh nghiệp sản xuất và nhà cung ứng yếu đố đầu vào có vai trò cực kỳ quan trọng.
Là doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh cà phê – thực phẩm liên quan trực tiếp đến sức khỏe con người, vì vậy Công ty rất chặt chẽ trong việc chọn mua các yếu tố đầu vào. Công ty có quy định về lựa chọn nhà cung ứng yếu tố đầu vào như: Toàn bộ hàng hóa mua vào phải có hợp đồng mua bán; có hóa đơn đầu vào; chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm và tiêu chuẩn sản phẩm. Các nhà cung ứng có chứng nhận liên quan đến chất lượng sản phẩm sẽ được Công ty ưu tiên khi lựa chọn nhà cung ứng.
2.2.1.1 Đánh giá và chọn lựa nhà cung cấp đầu vào
Quy trình mua các yếu tố đầu vào: Khi có nhu cầu về nguyên vật liệu, bao bì, thiết bị máy móc sản xuất… thì nhà máy phải thông báo đến phòng kế hoạch. Phòng kế hoạch lựa chọn nhà cung cấp theo quy định của Công ty, trình Ban Lãnh đạo kiểm tra; khi được sự phê duyệt thì mới được phép nhập hàng về.
Quy trình lựa chọn nhà cung cấp:
- Phòng Kế hoạch xác định những nhà cung cấp tiềm năng dựa trên hồ sơ năng lực của nhà cung cấp; từ sự giới thiệu của các công ty bạn; từ quảng cáo; từ uy tín trong lịch sử giao dịch.
- Phòng Kế hoạch trao đổi với nhà cung ứng tiềm năng các nhu cầu; thông tin và mẫu sản phẩm cần mua. Việc trao đổi này có thể thực hiện qua email, điện thoại, văn bản hoặc gặp mặt trực tiếp.
- Thử nghiệm mẫu: Sau khi nhận được mẫu sản phẩm (thường áp dụng đối với nguyên vật liệu, bao bì); Phòng Kế hoạch phối hợp cùng bộ phận kiểm soát chất lượng của nhà máy và Ban Lãnh đạo thử nghiệm và đánh giá chất lượng mẫu sẩn phẩm. Đối với máy móc, thiết bị kỹ thuật (thường không có mẫu thử nghiệm): Bộ phận kỹ thuật sẽ liên hệ với nhà cung ứng để đề nghị tư vấn về kỹ thuật cũng như gửi yêu cầu về các tiêu chuẩn cần thiết.
- Nếu nhà cung ứng đạt yêu cầu về chất lượng sản phẩm, giá cả, số lượng, thời gian giao hàng, phương thức thanh toán… thì bộ phận kế hoạch sẽ lựa chọn các nhà cung ứng phù hợp, trình Ban lãnh đạo xét duyệt và thực hiện ký kết hợp đồng.
Hiện tại, do tính chất mùa vụ của nguyên liệu cà phê nên công tác đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp nguyên liệu đầu vào được thực hiện vào cuối mỗi vụ của năm trước và ký hợp đồng nguyên tắc trong một năm với các điều khoản như: Chỉ tiêu chất lượng sản phẩm, số lượng, đơn giá, thời gian giao hàng, phương thức thanh toán… để nhà cung ứng lên kế hoạch sản xuất và giao hàng đúng thời điểm.
Đối với những yếu tố mua vào mang tính chất thường xuyên, có nhiều thị trường như bao bì, dụng cụ các loại thì Công ty yêu cầu phải chọn tối thiểu 3 nhà cung ứng trở lên để đảm bảo hoạt động sản xuất không bị gián đoạn. Các nhà cung ứng này phải đảm bảo một số nguyên tắc như: Nguyên vật liệu chế biến không phải của Trung Quốc (để đảm bảo an toàn cho sức khỏe người tiêu dùng và uy tín của Công ty); Các giao dịch trong quá khứ với Công ty được đánh giá tốt… Đây là những tiêu chí ưu tiên khi lựa chọn nhà cung ứng.
Với nguyên tắc quan hệ trên tiêu chí “Win - Win” (hai bên cùng có lợi); Ngoài việc tạo sự gắn bó thân thiết lâu dài thông qua các đơn hàng lớn, số lượng giao dịch thường xuyên; Công ty cùng với các nhà cung ứng còn bắt tay nghiên cứu để nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí các yếu tố đầu vào. Quan hệ mật thiết giữa các nhà cung ứng và Công ty giúp cho Công ty có nhiều ưu đãi khi giao dịch: Hỗ trợ vận chuyển hàng hóa, thanh toán chậm, cam kết trách nhiệm từ nhà cung ứng…
2.2.1.2 Quy trình mua hàng
Sau khi Ban Lãnh đạo phê duyệt danh sách các nhà cung ứng; Phòng Kế hoạch thực hiện mua hàng theo quy trình sau:
- Xác định lượng tồn kho thực tế theo định kỳ. Hoặc trong một số trường hợp, nếu nhu cầu về nguyên vật liệu tăng đột ngột thì thủ kho phải thông báo để Phòng Kế hoạch tiến hành mua hàng.
- Phòng Kế hoạch căn cứ vào kế hoạch sản xuất theo tháng/quý/năm để xây dựng kế hoạch đặt hàng, giao hàng phù hợp với nhu cầu sản xuất.
- Liên hệ với các nhà cung ứng đã được phê duyệt để đánh giá, lựa chọn và ký kết hợp đồng.
- Nhận hàng tại kho của nhà máy hoặc tại nhà cung ứng tùy thuộc vào thỏa thuận của hai bên. Tất cả hàng hóa về Công ty đều phải thông qua quy trình kiểm soát nhập kho:
+ Kiểm tra chủng loại hàng hóa, số lượng, chất lượng theo các tiêu chuẩn đã ký kết trong hợp đồng và đối chiếu với hàng mẫu. Nếu đạt tiêu chuẩn, hàng hóa sẽ
được xác nhận bằng phiếu kiểm tra và được nhập kho. Chứng từ kiểm nhận được ký xác nhận của nhân viên mua hàng, nhân viên kỹ thuật kiểm tra chất lượng, nhân viên thủ kho và nhân viên kế toán kho. Hàng hóa chưa đạt yêu cầu thì tùy vào tình hình thực tế để xử lý. Nếu lỗi không đáng kể có thể nhập kho nhưng sẽ bị giảm giá hoặc phải bù thêm hàng. Nếu hàng hóa có lỗi nặng thì sẽ thông báo ngay đến nhà cung cấp và yêu cầu khắc phục.
+ Nhập dữ liệu mua hàng: Các dữ liệu về hàng hóa như tên nhãn hiệu, mã số, chủng loại, số lượng, giá cả, phương thức giao hàng, thời gian giao hàng, tình trạng chất lượng sản phẩm, thời hạn bảo hành… và các vấn đề phát sinh đều được lưu trong sổ giao nhận hàng để làm dữ liệu tra cứu cho các giao dịch trong tương lai.
+ Theo dõi hàng hóa trong quá trình sản xuất: Hàng hóa sẽ được bộ phận kiểm soát chất lượng của nhà máy kiểm tra, giám sát trong suốt quá trình sản xuất.
Nếu xảy ra các vấn đề nghiêm trọng bắt nguồn từ hàng hóa thì nhà cung ứng sẽ bị loại khỏi danh sách giao dịch trong những lần tiếp theo.
Sơ đồ 2.2 Quy trình kiểm soát hàng hóa nhập kho tại Công ty
(Nguồn: Nhà máy sản xuất) 2.2.1.3 Các yếu tố đầu vào chính của Công ty
Nguyên liệu:
- Cà phê nhân từ Vùng nguyên liệu của Công ty
Để có nguồn nguyên liệu sản xuất, Công ty Mê Trang đã phối hợp với Viện Nghiên cứu cây trồng xây dựng 02 vùng nguyên liệu riêng của mình tại Đà Lạt và DakLak. Tại đây, Công ty huy động các hộ gia đình trở thành nhà cung cấp cà phê nhân cho Công ty. Với chính sách hỗ trợ đầu tư về phân bón, kỹ thuật và đảm bảo đầu
Công ty tự vận chuyển hàng Nhà cung cấp
Giao hàng
Kiểm nhận số lượng và chất lượng
Nhập kho Nhà cung cấp tự
vận chuyển hàng
Đạt yêu cầu
Không đạt yêu cầu
Thôn g tin khiếu nại
ra cho sản phẩm. Từ đó giúp Công ty chủ động trong nguồn nguyên liệu chiến lược, góp phần tăng cuờng mối quan hệ giữa doanh nghiệp với nông dân trồng cà phê. Nhờ thế, nguồn nguyên liệu đạt chất lượng cao, không dư thừa lượng thuốc bảo vệ thực vật, sạch, an toàn.
+ Vùng nguyên liệu cà phê nhân tại Đà Lạt:
Diện tích vùng nguyên liệu tại Đà Lạt là 30ha, tập trung chủ yếu tại khu vực Cầu Đất (Đà Lạt). Vùng nguyên liệu này chỉ trồng loại cà phê Arabica để cung cấp cho hoạt động sản xuất cà phê siêu sạch. Ở độ cao trên 1.500m, có nhiều vùng đồi dốc thoải cùng khí hậu mát mẻ với nền đất đỏ bazan, Cầu Đất (Đà Lạt) là vùng đắc địa, lý tưởng nhất cho giống cà phê Arabica phát triển và sản sinh ra hạt cà phê Arabica có chất lượng được đánh giá ngon nhất nhì thế giới. Cà phê Cầu Đất (Đà Lạt) được coi là
“bà hoàng” của các loại cà phê nhờ hương thơm quyến rũ đặc biệt. Tuy nhiên, sản lượng cà phê Arabica tại vùng nguyên liệu này rất thấp do đặc điểm của giống cây trồng cho năng suất thấp, cây dễ bị sâu, bệnh, sản lượng chỉ đạt 2.6 tấn/ha (năm 2012) ; 3.2 tấn/ha (năm 2013) và giảm xuống 2.8 tấn/ha (năm 2014). Lý giải cho việc sụt giảm sản lượng là do thời tiết khắc nghiệt, mưa nhiều làm ảnh hưởng đến tỷ lệ kết trái của cà phê.
Bảng 2.7 Diện tích, năng suất, sản lượng cà phê tại vùng nguyên liệu Đà Lạt Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Diện tích (ha) 22 25 30
Năng suất (tấn/ha) 2.6 3.2 2.8
Sản lượng (tấn) 57.2 80 84
(Nguồn: Phòng Kế hoạch) + Vùng nguyên liệu cà phê nhân tại DakLak:
Diện tích vùng nguyên liệu DakLak tương đối ổn định. Tính đến năm 2014, tổng diện tích là 100ha tập trung chủ yếu tại huyện Cư M’Gar - là nơi chuyên trồng loại cà phê Robusta siêu sạch. Về sản lượng cà phê tại vùng nguyên liệu DakLak giai đoạn 2012 – 2014 có xu huớng giảm. Năm 2012, sản lượng cà phê nhân thu hoạch đạt 4.2 tấn/ha thì đến năm 2014, sản lượng giảm xuống còn 3.8 tấn/ha. Sản lượng cà phê giảm do thời tiết khắc nghiệt, hạn hán và mưa đá khiến nhiều hộ nông dân trồng cà phê bị mất trắng. Mặt khác, năng suất và sản lượng cà phê sụt giảm là do nhiều diện tích cà phê đã chuyển sang giai đoạn già cỗi.
Bảng 2.8 Diện tích, năng suất, sản lượng cà phê tại vùng nguyên liệu DakLak Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Diện tích (ha) 80 92 100
Năng suất (tấn/ha) 4.2 3.8 3.9
Sản lượng (tấn) 336 349.6 390
(Nguồn: Phòng Kế hoạch) - Cà phê nhân thu mua từ nhà cung ứng
Công ty cổ phần tập đoàn Intimex chi nhánh Buôn Mê Thuột và Công ty cà phê Dakman: Đây là 2 nhà cung ứng nguyên liệu cà phê nhân chính của Công ty, cung ứng tới 70% nguyên liệu chế biến cà phê. Intimex và Dakman nằm trong top những nhà cung ứng cà phê nguyên liệu hàng đầu Việt Nam, chuyên cung cấp cho các Công ty sản xuất cà phê trong nước và xuất khẩu ra nước ngoài. Cà phê nhân có phẩm chất tốt, chất lượng cao vì được lựa chọn kỹ càng. Công nghệ chế biến và máy móc hiện đại giúp cà phê giữ được trọn vẹn hương vị. Với lợi thế quy mô, sản phẩm của 2 nhà cung ứng trên có giá thành thấp hơn so với nhiều sản phẩm cùng loại. Là khách hàng truyền thống của Intimex và Dakman, Mê Trang nhận được nhiều ưu tiên như:
Luôn luôn có sẵn hàng hóa khi Mê Trang cần; các đơn hàng luôn nhận được chiết khấu hoặc hỗ trợ vận chuyển. Liên kết chặt chẽ giữa Mê Trang và Intimex, Dakman giúp Mê Trang có nguồn cung đầu vào ổn định, giá cả hợp lý.
Toàn bộ sản phẩm thu mua từ Intimex và Dakman đều có chứng nhận UTZ Certified nên tính chất siêu sạch được đảm bảo. Nói thêm về chứng chỉ UTZ Certified:
Bên cạnh các tiêu chuẩn an toàn vệ sinh thực phẩm, tiêu chuẩn UTZ Certified còn gồm nhiều yêu cầu về xã hội và môi trường. Những khía cạnh riêng của tiêu chuẩn UTZ Certified bao gồm quản lý đất đai, sử dụng phân bón phù hợp, thủ tục vệ sinh trong thu hoạch, vận hành sản phẩm sau thu hoạch, chế biến và bảo quản, quản lý chất thải ô nhiễm, phúc lợi và an toàn sức khỏe cho công nhân viên.
Bảng 2.9 Tổng hợp tình hình nguyên liệu cà phê nhân từ năm 2012 - 2014
Nguồn gốc Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Từ vùng nguyên liệu Đà Lạt 57.2 80 84
Từ vùng nguyên liệu Đắk Lắk 336 349.6 390
Thu mua từ nhà cung ứng 580 530 500
Tổng 973.2 959.6 974
(Nguồn: Phòng Kế hoạch)
Phụ liệu nhập khẩu
Đối với sản phẩm cà phê siêu sạch pha phin MC, Công ty không pha trộn bất cứ phụ gia nào. Chỉ sử dụng “Bơ kỹ thuật” (Musk – butter) trong quá trình rang để tao sự thẩm thấu cho cà phê; chống “nghẹt phin” khi pha dù được xay mịn, giữ mùi cho cà phê và đặc biệt, bơ kỹ thuật có độ bền nhiệt cao hơn nên tránh sự oxy hóa (lên dầu) làm hỏng sản phẩm của bột cà phê.
Bơ kỹ thuật là loại hàng hóa không thông dụng, không được sản xuất đại trà trên thị trường Việt Nam. Loại sản phẩm này Công ty phải nhập trực tiếp từ Ấn Độ.
Hiện tại, Công ty có mối quan hệ với 3 nhà cung ứng ở Ấn Độ. Sau khi đặt hàng, Công ty phải đợi khoảng 2 tháng mới nhận được hàng từ phía nhà cung ứng. Thời hạn sử dụng của Bơ kỹ thuật là 12 tháng. Vì vậy, phòng Kế hoạch cần lập kế hoạch đặt hàng, số lượng và thời gian giao hàng trong năm để đảm bảo luôn luôn có nguyên liệu phục vụ cho quá trình sản xuất không bị gián đoạn.
Ngoài ra, Công ty có sử dụng Caramel thực phẩm để tạo màu trong quá trình sản xuất. Caramel thực phẩm cũng được nhập khẩu từ nước ngoài. Tuy nhiên, phụ liệu này không sử dụng để sản xuất cà phê siêu sạch pha phin MC.
Vật liệu, phụ tùng trong nước - Bao bì:
Các bao bì giấy, túi bạc đựng cà phê, lon giấy tráng bạc, màng co đều được đặt hàng trong nước. Thị trường bao bì tại Việt Nam rất đa dạng và phong phú nên Công ty có nhiều đối tác cung ứng. Hiện tại, các đối tác in bao bì thuờng xuyên của Mê Trang đều đặt tại Tp. HCM. Vì vậy Công ty tốn nhiều thời gian trong quá trình in thử và kiểm tra mẫu do phải vận chuyển từ Nha Trang – Tp. HCM và ngược lại. Mặc dù có một số bất lợi về khoảng cách nhưng do hai bên đã có quá trình làm việc cùng nhau lâu dài nên Mê Trang cũng có nhiều ưu ái từ phía nhà cung cấp như: Cho mượn kho chứa bao bì (Sau khi in, thay vì vận chuyển toàn bộ bao bì về kho, Mê Trang được quyền vận chuyển một nửa và gửi lại một nửa. Nhờ vậy, giảm được chi phí lưu kho).
Công ty cũng tìm kiếm nhà cung ứng bao bì mới tại Nha Trang nhưng qua quá trình in thử đều không đạt yêu cầu về chất lượng in, màu sắc in, chất liệu bao bì. Trong một số trường hợp cần gấp bao bì thì Công ty đặt in tại một số cơ sở ở Nha Trang để đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng.
Các vật tư, phụ tùng máy móc thay thế
Dây chuyền sản xuất được Công ty đặt hàng sản xuất tại nhà cung ứng trong nước theo tiêu chuẩn quốc tế. Với cách làm này, Công ty tiết kiệm được chi phí và khi cần thay thế vật tư, phụ tùng máy móc thì cũng không mất nhiều thời gian chờ đợi.
2.2.1.4 Tình hình thực hiện hợp đồng với các nhà cung ứng - Công tác dự báo và hoạch định nhu cầu
Hiện nay công tác dự báo về nhu cầu tiêu thụ cà phê của Công ty vẫn còn rất rời rạc, chủ yếu dựa vào kinh nghiệm, số liệu lịch sử của năm cũ để tính toán lượng sản phẩm cần sản xuất trong năm. Chưa có nghiên cứu thị trường cũng như áp dụng các phần mềm chuyên dụng để dự báo và phân tích dữ liệu. Trong một số trường hợp, khi thị trường biến động làm nhu cầu của một số sản phẩm tăng cao, một số khác lại giảm mạnh so với dự đoán ban đầu. Vì vậy dẫn đến trường hợp tồn kho bao bì, nguyên vật liệu… Trên thực tế, Công ty đã từng dự báo sai nhu cầu của người tiêu dùng dẫn đến sản phẩm sản xuất ra nhưng không tiêu thụ được; số lượng bao bì sản phẩm đến nay vẫn còn tồn kho tương đối nhiều vì khách hàng có ít nhu cầu về loại sản phẩm này.
- Tình hình thực hiện hợp đồng với các nhà cung ứng
Công ty có chủ trương thiết lập quan hệ với nhiều nhà cung ứng để tránh tình trạng bị phụ thuộc vào một đơn vị nhất định. Bảng 2.8 thể hiện số lượng nhà cung ứng mà công ty đã giao dịch từ năm 2012 – 2014.
Bảng 2.10 Thống kê số lượng nhà cung ứng Số lượng nhà cung ứng
Năm Nguyên vật liệu trong nước
Nguyên vật liệu nhập khẩu
Bao bì, vật tư, phụ tùng trong nước
Tổng
2012 3 4 12 19
2013 3 3 15 21
2014 3 3 21 27
Nguồn: Tác giả tổng hợp Bảng 2.11 Tình hình thực hiện hợp đồng với các nhà cung ứng
Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Tiêu chí Số lần Tỷ lệ Số lần Tỷ lệ Số lần Tỷ lệ Giao hàng không đúng hạn 5 17,8 % 6 19,3% 4 12,9%
Giao hàng không đúng phẩm chất 3 10,7% 2 6,6% 3 9,7%
Giao hàng không đúng số lượng 0 0 0 0 0 0
Hủy hợp đồng 0 0 0 0 0 0
Tổng số giao dịch trong năm 28 31 31
Nguồn: Tác giả tổng hợp