CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CHUỖI CUNG ỨNG VÀ QUẢN TRỊ CHUỖI
2.2 Thực trạng chuỗi cung ứng sản phẩm cà phê siêu sạch pha phin MC của Công ty cổ phần cà phê Mê Trang
2.2.2 Chuỗi cung ứng nội bộ doanh nghiệp (ISCM)
Là các hoạt động, thủ tục bên trong nội bộ doanh nghiệp nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Các hoạt động này bao gồm: Kế hoạch chiến lược, kế hoạch sản xuất, kế hoạch tồn kho, kế hoạch thực hiện, kế hoạch dịch vụ… với các chi phí tối ưu ở mức thấp nhất có thể.
2.2.2.1 Kế hoạch chiến lược
Với sứ mạng “Xây dựng và phát triển thương hiệu cà phê Mê Trang của Việt Nam trở thành thương hiệu toàn cầu”; Ban Lãnh đạo Công ty cùng tập thể cán bộ công nhân viên quyết tâm xây dựng nhà máy sản xuất theo các tiêu chuẩn HACCP; tiến tới thiết lập duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001, hệ thống quản lý môi trường ISO 14001 và các tiêu chuẩn tiên tiến khác. Một số tiêu chí cụ thể:
- Sản xuất sản phẩm với chất lượng ổn định, đảm bảo tiêu chuẩn an toàn thực phẩm, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.
- Luôn đặt lợi ích của khách hàng lên hàng đầu. Cân nhắc giữa lợi ích của khách hàng với lợi nhuận, định hướng phát triển để làm cơ sở xác định giá thành sản phẩm.
- Hoạt động sản xuất phải đảm bảo an toàn cho sức khỏe cho người lao động.
- Hoạt động sản xuất phải đáp ứng các tiêu chuẩn về ô nhiễm môi trường.
- Tất cả hoạt động sản xuất kinh doanh phải phù hợp với quy định của pháp luật.
2.2.2.2 Quy trình sản xuất
Từ dự báo nhu cầu thị trường của phòng kế hoạch kết hợp với đơn đặt hàng từ hệ thống kênh phân phối để xem xét và lập kế hoạch sản xuất.
Tùy vào từng dòng sản phẩm mà Công ty có quy trình sản xuất phù hợp.
Quy trình sản xuất cà phê siêu sạch pha phin MC bao gồm các công đoạn:
- Đầu tiên, nguyên liệu được phân loại để tạo ra sự đồng đều về kích thước, khối lượng riêng, màu sắc. Loại bỏ được tạp chất, loại bỏ những hạt không đồng đều bị gãy nát, nứt vỏ hay nói cách khác là làm cho sản phẩm có tính đồng nhất cao. Cà phê nhân được tiến hành phân loại theo kích thước bằng hệ thống phân loại cà phê sàng rung 3 lưới. Sau khi phân loại, nguyên liệu được chuyển sang máy sàng kim loại để loại bỏ kim loại.
- Rang là quá trình giải nhiệt cho cà phê nhân để tạo nên những biến đổi sâu sắc trong hạt, hình thành nên những tính chất đặc trưng cho cà phê về màu sắc, mùi và vị thông qua sự biến đổi về cấu trúc và thành phần hóa học. Quá trình rang được coi là khâu quan trọng nhất vì nó quyết định tới chất lượng sản phẩm.
Hình 2.3 Hình ảnh máy rang cà phê tại Nhà máy sản xuất Mê Trang (Nguồn: Nhà máy sản xuất)
- Làm nguội và phối trộn: Sau khi rang, sản phẩm được đổ ra bồn làm nguội và được làm nguội bằng quạt gió. Mục đích làm nguội nhằm tản nhiệt cho hạt, tránh các biến đổi không có lợi xảy ra và giải phóng khí CO2 sinh ra trong quá trình rang, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình đóng gói sau này. Sau khi làm nguội, cà phê được đưa sang bồn phối trộn bằng hệ thống đã cài đặt sẵn. Tại đây cà phê được phối trộn với bơ kỹ thuật theo tỷ lệ nhất định. Cánh khuấy trong bồn phối trộn sẽ khuấy đảo liên tục để cà phê và phụ liệu hòa quyện vào nhau. Sau khi phối trộn, cà phê được đưa sang bồn ủ.
- Ủ: Hệ thống sản xuất cà phê siêu sạch pha phin có 4 bồn ủ. Mỗi bồn có dung tích chứa khoảng 3,6 tấn. Cà phê thường được ủ từ 7 – 10 ngày để các phụ gia thấm đều trong hạt cà phê, tạo được hương vị đặc trưng và màu sắc đẹp cho cà phê.
Hình 2.4 Hình ảnh bồn ủ cà phê tại Nhà máy sản xuất Mê Trang
(Nguồn: Nhà máy sản xuất) - Xay mịn: Cà phê sau khi được ủ sẽ
được mang đi xay bằng máy nghiền răng để hạt cà phê vỡ ra, tạo thành khối bột đồng nhất.
- Bao gói: Nguyên liệu sau khi xay sẽ được chuyển sang khâu đóng gói. Tùy theo nhu cầu của khách hàng mà nhà máy tiến hành đóng gói theo nhiều khối lượng khác nhau như Hộp Hút chân không (HCK) 250gr, Lon 250gr, Túi 500gr.
- Bảo quản: Kho bảo quản nguyên liệu
được xây dựng ở nơi thoáng mát, không có côn trùng, động vật gặm nhấm. Sản phẩm được đặt cách nền 20cm, cách tường 20cm, tránh ánh nắng trực tiếp.
Hình 2.6: Sơ đồ quy trình sản xuất cà phê siêu sạch pha phin MC Nguồn: Nhà máy sản xuất Rang
Làm nguội, phối trộn
Ủ từ 7 đến 10 ngày
Xay mịn
Đóng gói
Bảo quản Nguyên liệu (Cà phê nhân)
Phân loại, sàng kim loại
Bổ sung Bơ kỹ thuật
2.2.2.3 So sánh sản lượng sản xuất và sản lượng tiêu thụ từ 2012 – 2014
Bảng 2.12: Sản lượng sản xuất và sản lượng tiêu thụ sản phẩm cà phê siêu sạch pha phin MC từ năm 2012 – 2014
Đvt: Tấn
Sản lượng năm 2012 Sản lượng năm 2013 Sản lượng năm 2014 Sản phẩm
Sản xuất Tiêu thụ (+/-) Sản xuất Tiêu thụ (+/-) Sản xuất Tiêu thụ (+/-)
MC 3 34.61 25.45 9.16 27.33 26.12 1.21 28.48 26.12 2.36
MC 2 73.69 58.17 15.52 69.14 62.41 6.73 57.42 48.12 9.3
MC 1 138.72 102.34 36.38 129.11 108.32 20.79 148.93 138.23 10.7 Tổng 247.02 185.96 61.06 225.58 196.85 28.73 234.83 212.47 22.36
Nguồn: Kế toán nhà máy
Hình 2.7: Biểu đồ sản lượng sản xuất và tiêu thụ sản phẩm cà phê siêu sạch pha phin MC từ năm 2012 - 2104
Từ các số liệu trong bảng 2.12 và biểu đồ 2.7 cho thấy:
- Năm 2012: Sản lượng sản xuất có sự chênh lệch lớn so với với nhu cầu thị trường. Khối lượng thành phẩm tồn kho là 61.06 tấn.
- Năm 2013: Công ty giảm sản lượng sản xuất để phù hợp hơn với nhu cầu thị trường. Vì vậy hàng tồn kho giảm mạnh, chỉ còn 28.73 tấn.
- Năm 2014: Nếu 2 năm trước, sản phẩm MC 1 có lượng tồn kho cao thì đến năm 2014, tồn kho thành phẩm MC 1 đã giảm xuống. Đây là vấn đề cần rút kinh nghiệm
Sản lượng (Tấn)
khi sản xuất sản phẩm đáp ứng riêng biệt cho từng đối tượng khách hàng. Cần thực hiện tốt công tác dự báo cũng như theo dõi liên tục diễn biến của thị trường để điều chỉnh sản xuất cho phù hợp với thực tế.
2.2.2.4 Kiểm soát chất lượng sản phẩm
Trong quá trình sản xuất, tại khâu đóng gói sản phẩm có thể xảy ra một số trường hợp đóng gói bị lỗi. Chẳng hạn: Túi không được bao gói kín do mép hàn bị lệch; Máy hàn quá nóng nên đường hàn bị hỏng; Bao bì giấy bị rách; Lon bị móp méo;
Van một chiều đóng sai chỗ… Một số sản phẩm bị lỗi sẽ bị loại ra ngoài để xử lý.
Điều đó đồng nghĩa với việc loại bỏ bao bì sản phẩm đó và phải bổ sung thêm chi phí bao bì mới để đóng gói lại những sản phẩm được tái tạo lại.
Bảng 2.13: Thống kê số lượng bao bì bị lỗi của sản phẩm cà phê siêu sạch pha phin MC từ năm 2012 - 2014
Đvt: Cái
Thời gian Số lượng bao bì lỗi Tống số lượng bao bì Tỷ lệ bao bì lỗi (%)
Năm 2012 9294 80.050.000 0.000116
Năm 2013 10825 93.800.000 0.000115
Năm 2014 12.018 104.600.000 0.000115
Nguồn: Tổng hợp từ kế toán nhà máy
Bảng 2.14: Chi phí do bao bì bị lỗi từ năm 2012 – 2104
Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Tên bao bì Số lượng lỗi (Cái)
Thành tiền (Đồng)
Số lượng lỗi (Cái)
Thành tiền (Đồng)
Số lượng lỗi (Cái)
Thành tiền (Đồng) Hộp HCK MC 2411 7.233.000 2642 7.926.000 3230 9.690.000 Lon MC 2913 12.525.900 3696 15.892.800 3401 14.624.300 Túi MC 3970 10.719.000 4487 12.114.900 5387 14.544.900 Tổng 9294 30.477.900 10825 35.933.700 12.018 38.859.200
Nguồn: Tổng hợp từ kế toán nhà máy Từ hai bảng số liệu 2.13 và bảng 2.14 nhận thấy:
Tỷ lệ bao bì bị lỗi trong quá trình đóng gói ở mức thấp, chỉ chiếm khoảng 0,00011% và có xu hướng giảm nhưng không đáng kể. Năm 2012, tổng chi phí do bao bì bị lỗi của riêng sản phẩm cà phê MC là 30.477.900đ, năm 2013 là 35.933.700đ và năm 2014 là 38.859.200đ. Đây là khoản chi phí không nhỏ, chưa tính đến các chi phí tái tạo lại sản phẩm, chi phí nhân công, thời gian làm lại sản phẩm…
Hiện tại, quy trình đóng gói sản phẩm của Công ty vẫn là bán tự động nên một số lỗi phát sinh là do chủ quan con người tạo ra. Các lỗi này có thể khắc phục được. Vì vậy Công ty cần thuờng xuyên kiểm soát chặt chẽ quy trình đóng gói, huấn luyện nâng cao tay nghề của công nhân vận hành các thiết bị đóng gói cũng như ý thức làm việc.
2.2.2.5 Tồn kho
Hệ thống kho bao gồm:
Kho chứa nguyên vật liệu Chia thành 2 khu:
- Khu chứa nguyên liệu chính: Dùng để chứa cà phê nhân; trà; đường cát… Các bao nguyên liệu được phân loại từ lúc nhập kho để thuận tiện trong việc quản lý. Toàn bộ nguyên liệu được xếp trên balet gỗ, cách mặt đất 10cm và cách tường 30cm để tránh bị ẩm, mốc. Trong kho cũng có bảng chỉ dẫn từng loại nguyên liệu riêng biệt cũng như các thông số về thời gian nhập kho, số lượng và các chú ý khác (nếu có).
- Khu chứa phụ liệu: Chứa các loại phụ liệu dùng trong quá trình sản xuất như: Bơ kỹ thuật, Caramel, muối tinh, rượu…
Kho chứa bao bì, vật tư
Chứa tất cả các loại bao bì như lon thiếc, nắp nhựa, hộp giấy, túi tráng bạc, thùng giấy… Đây cũng là kho chứa các vật dụng khuyến mãi như ly thủy tinh, dù che và các vật tư lẻ khác.
Kho chứa thành phẩm
Dùng lưu trữ các loại thành phẩm, sau khi đóng gói và kiểm tra đạt các chỉ tiêu sẽ được nhập kho này. Các thùng cà phê thành phẩm được xếp trên balet gỗ, cách mặt đất 10cm, cách tường tối thiểu 30cm và ở giữa các thùng hàng có khoảng trống nhất định.
Hiện tại các kho chứa hàng của Công ty thỉnh thoảng vẫn rơi vào tình trạng quá tải. Công ty cần mở rộng diện tích và mở thêm các kho chứa để đáp ứng được sản lượng sản xuất đang ngày càng gia tăng.
Nhìn chung, công tác quản lý hàng tồn kho còn nhiều hạn chế. Nhân viên kho chưa được đào tạo bài bản, quản lý thủ công, không có phần mềm hỗ trợ nên công tác truy xuất dữ liệu khi cần tốn nhiều thời gian, độ chính xác chưa cao. Vì chưa có phần mềm hỗ trợ nên dữ liệu về hàng hóa tồn kho còn rời rạc; các bộ phận liên quan nếu cần lấy dữ liệu phải chờ đợi rất lâu.
Bảng 2.15 Giá trị tồn trữ hàng hóa
Đvt: Đồng
Nội dung Năm
2012 2013 2014
Doanh thu tổng 35,621,757,731 37,101,236,334 40,562,941,019 Doanh thu sản phẩm khác 23,031,707,731 23,779,446,334 26,518,301,019 Doanh thu sản phẩm MC 12,590,050,000 13,321,790,000 14,044,640,000 Tổng giá trị hàng tồn kho 12,551,343,655 5,233,604,735 4,886,474,830 Tồn kho sản phẩm khác 8,453,423,655 3,382,234,735 3,353,454,830 Tồn kho sản phẩm cà phê MC 4,097,920,000 1,851,370,000 1,533,020,000 Bình quân tồn kho cà phê MC 3,920,206,283 2,974,645,000 1,692,195,000 Vòng quay HTK cà phê MC 3.21 4.48 8.30 Số ngày tồn kho trung bình
sản phẩm cà phê MC 112.09 80.39 43.38 Giá trị tồn kho bình quân/ngày 36,557,754 23,031,285 35,343,172 Chi phí lãi vay (Lãi suất
9%/năm) 32,901,979 20,728,156 31,808,855 Tổng nguồn vốn 124,674,030,283 128,544,829,948 134,189,941,463 Tỷ lệ sản phẩm cà phê MC tồn
trữ trên tổng nguồn vốn 3.29 1.44 1.14
Tỷ lệ sản phẩm khác tồn trữ
trên tổng nguồn vốn 6.78 2.63 2.50
Tỷ lệ hàng hóa tồn trữ trên tổng
nguồn vốn 10.07 4.07 3.64
Nguồn: Tổng hợp từ bộ phận kế toán Từ bảng phân tích 2.15, nhận thấy:
- Tỷ lệ hàng tồn kho trên tổng nguồn vốn của Công ty ở mức cao. Năm 2012, tỷ lệ này là 10.07%; giảm mạnh xuống 4.07% (năm 2013) và xuống 3.64% vào năm 2014. Đây là tín hiệu cho thấy Công ty đã quan tâm nhiều hơn đến vấn đề hàng tồn kho và các công tác dự báo nhu cầu cũng như lên kế hoạch sản xuất. Tỷ lệ hàng tồn kho ở mức độ cao tạo ra nhiều bất lợi cho doanh nghiệp vì nguồn vốn bị ứ đọng, ảnh hưởng lớn đến các kế hoạch kinh doanh.
- Tồn trữ của sản phẩm cà phê MC ở mức chấp nhận được. So sánh tỷ lệ tồn kho và chi phí phát sinh do tồn trữ thì ở thời điểm năm 2012 cà phê MC có lượng tồn trữ và chi phí cao hơn 2 năm còn lại. Trên thực tế, từ đầu năm 2012 trở đi, Công ty dự đoán nhu cầu sản phẩm sẽ tăng cao do lượng khách Nga đến thị trường Nha Trang du
lịch với số lượng lớn và sẽ làm gia tăng nhu cầu sử dụng sản phẩm cà phê MC. Tuy nhiên, lượng nhu cầu tăng không cao như kỳ vọng. Hơn nữa, sản phẩm cà phê MC chưa đáp ứng được thị hiếu của khách Nga. Vì vậy, lượng hàng tồn kho tương đối cao.
Nắm bắt được tình hình thực tế, Công ty đã đánh giá và điều chỉnh kế hoạch sản xuất cho phù hợp.
2.2.2.6 Dịch vụ vận tải
Hàng hóa của Công ty được phân phối, chuyên chở đến khách hàng chủ yếu bằng đường bộ trên xe tải. Hiện tại Công ty đang sở hữu hệ thống phương tiện vận tải khá lớn và ổn định với 36 xe, trong đó có 30 xe tải bao gồm 4 xe tải lớn (30 tấn) và 26 xe tải cỡ trung (15 tấn). Tùy theo tình hình, địa bàn, số lượng đơn hàng, thời gian giao hàng và các yêu cầu của khách hàng mà nhà máy sẽ tính toán để sử dụng xe của Công ty hay thuê ngoài cho hợp lý, hiệu quả.
- Đối với thị trường Khánh Hòa: Do khoảng cách gần nhà máy nên công tác vận chuyển hàng hóa diễn ra thuận tiện. Xe hàng của nhà máy sẽ giao hàng tại kho chi nhánh Nha Trang theo đơn đặt hàng thường xuyên. Từ đây, xe tải nhỏ của chi nhánh sẽ phân phối hàng đến các nhà phân phối, đại lý lớn trong tỉnh. Đối với các cửa hàng kinh doanh nhỏ, lẻ; bộ phận nhân viên thị trường sẽ trực tiếp giao hàng bằng xe máy.
- Đối với thị trường Tp.HCM và miền Tây: Cũng tương tự như thị trường Khánh Hòa. Sau khi có đơn đặt hàng, tùy thuộc số lượng đơn hàng mà nhà máy sẽ bố trí xe tải với kích thuớc phù hợp để vận chuyển. Trên đường đi sẽ kết hợp giao hàng cho các nhà phân phối nằm trên cùng tuyến đường. Tại Tp.HCM, do có đặc thù cấm tải vào một số khung giờ cố định nên xe hàng thường xuất phát trong đêm để kịp giao hàng cho chi nhánh vào sáng sớm ngày hôm sau, tránh khung giờ cấm tải để không mất thời gian cho cả 2 bên. Tại thị trường Tp.HCM, xe tải của nhà máy chỉ giao hàng cho chi nhánh. Còn các nhà phân phối, đại lý, siêu thị… sẽ cho chi nhánh tự quyết định thuê xe hoặc dùng xe của chi nhánh để giao hàng.
- Đối với thị trường Đà Nẵng và Hà Nội: Do địa bàn cách xa nhà máy nên nhà máy thường kết hợp nhiều đơn hàng của các thị trường khác và giao chung 1 lần để tiết kiệm chi phí. Nếu có đơn hàng mà nơi giao nằm dọc trên tuyến đường quốc lộ 1 đi ra thì nhà máy sẽ giao ở những nơi này trước.
Toàn bộ xe tải của nhà máy đều được gắn định vị để kiểm soát vị trí xe hàng cũng như tránh lãng phí thời gian giao hàng. Các xe tải lớn sau khi giao hàng, nhất là giao hàng tại những địa điểm xa như Hà Nội và các tỉnh phía Bắc thì ở lượt về đều nhận chở hàng để có thêm một khoản thu nhập bù đắp cho chi phí giao hàng. Một số chuyến hàng sẽ kết hợp vận chuyển nguyên vật liệu về kho nhà máy.
Nhìn chung, công tác vận tải của Công ty có nhiều điểm sáng. Hoạt động giao hàng linh hoạt, ít khi xảy ra tình trạng giao trễ, giao muộn.