CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH TIẾP THỊ MỤC TIÊU TMAR
3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán quản trị chi phí tại Công ty TNHH Tiếp Thị Mục Tiêu Tmar
3.2.2.2. Hoàn thiện công tác lập dự toán chi phí chương trình tại Công ty Tmar
Hiện nay, công tác lập dự toán tại Công ty được thực hiện cho từng chương trình và việc lập dự toán là do bộ phận quan hệ khách hàng lập và yêu cầu các bộ phận khác thực hiện theo dự trù dẫn đến tình trạng chi phí của chương trình có thể phát sinh tăng gây giảm lợi nhuận của chương trình. Do đó, việc lập dự trù cần được thực hiện đúng theo quy trình và đúng theo tính chất của chương trình được thực hiện. Công ty cần thực hiện việc lập dự trù theo tính chất của sự việc phát sinh và theo đúng trình tự chức năng của các bộ phận liên quan đến dự trù như sau:
- Thực trạng hiện tại thì khi bộ phận quan hệ khách hàng nhận yêu cầu từ khách hàng và sau đó các bộ phận liên quan như bộ phận thực hiện chương trình, bộ phận sản xuất, bộ phận mua hàng, bộ phận nhân sự, kế toán sẽ cùng nhau họp bàn và lên ý tưởng theo yêu cầu của khách hàng. Sau khi tổng hợp được các ý tưởng từ các bộ phận thì bộ phận quan hệ khách hàng sẽ tự lên báo giá cho chương trình và lập dự trù cho chương trình đó. Tùy theo mức độ quan trọng của chương trình mà bộ phận quan hệ khách hàng sẽ đề ra lợi nhuận mong muốn của chương trình. Tuy nhiên, việc bộ phận quan hệ khách hàng tự lập dự trù sẽ gây nên tình trạng không bám sát vào giá cả thị trường dẫn đến lợi nhuận có thể sẽ bị giảm so với yêu cầu đặt ra ban đầu. Do đó, việc lập dự trù sẽ do các bộ phận liên quan tự lập để chi phí phát sinh sát với thị trường nhất. Sau đó, bộ phận quan hệ khách hàng mới dựa vào các dự trù của các bộ phận liên quan đến chương trình để lên một dự trù tổng cho toàn chương trình. Việc làm này sẽ giúp cho chi phí của chương trình sẽ sát thực tế nhất và khi thực hiện nếu chi phí có phát sinh tăng cao thì các bộ phận chịu trách nhiệm chính của các khoản chí phí phát sinh đó phải giải trình với cấp trên về lý do phát sinh tăng đó.
- Dự toán được lập nhằm mục đích quản lý chi phí và chuẩn bị ngân sách cho hoạt động. Dự toán càng sát với thực tế càng giúp cho công tác quản lý dự án hiệu quả. Công ty cần xây dựng định mức chi phí để giám sát. Định mức chi phí được khảo sát và cập nhật thường xuyên theo giá thị trường.
- Mở rộng mạng lưới nhà cung cấp sẽ tạo sự cạnh tranh về giá và chất lượng hàng hóa dịch vụ cũng là yếu tố quản trị chí phí đầu vào hiệu quả hơn.
- Nhà cung cấp không giới hạn trong ngoài nước nhằm đa dạng hóa nguồn cung và sản phẩm đáp ứng những yêu cầu mới lạ từ hoạt động quảng cáo tiếp thị.
- Để việc thực hiện lập dự trù theo phương pháp mới thì tác giả có vẽ sơ đồ luân chuyển như sau:
(Nguồn: Công ty TNHH Tiếp Thị Mục Tiêu Tmar) Hình 3.1. Sơ đồ mô hình lập dự trù chi phí chương trình mới
- Dựa vào mô hình trên tác giá đã đưa ra giải pháp lập dư toán theo từng bộ phân thực hiện. Từ đó tổng hợp phân tích đánh giá xác với chi phí thực tế mà từng bộ phận đề ra. Nhằm kiểm soát tối đa chi phí thực hiện.
2. Sản xuất 3. BP thực
hiện chương
trình 4. Nhân sự
1. Mua hàng
Lập báo giá
BP quan hệ
khách hàng tập hợp
báo giá->
lên dự trù thực
hiện BP
quan hệ khách
hàng tóm tắt
CT ->
gửi yêu cầu báo giá cho các bộ
phận
Đạt được dự án
STT HẠNG MỤC
BÁO GIÁ KHÁCH HÀNG DỰ TOÁN KINH PHÍ
SỐ
LƢỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH
TIỀN SỐ
LƢỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN
I. Phí quản lý
1 Project leader 3 10 1,500,000 45,000,000 3 10 1,000,000 30,000,000
II. Nhân sự
1 PG 15 2 500,000 15,000,000 10 2 400,000 8,000,000 2 PG 20 2 400,000 16,000,000 20 2 250,000 10,000,000
III. Vật dụng
1 Khay sampling 30 1 400,000 12,000,000 30 1 200,000 6,000,000 2 Ly Sampling 50,000 1 800 40,000,000 50,000 1 300 15,000,000
IV. Vận chuyển
1 Vận chuyển đi 4 40 1,500,000 240,000,000 2 40 700,000 56,000,000 2 Vận chuyển về 2 8 1,500,000 54,000,000 2 18 700,000 25,200,000
V. Chi phí quà tặng
1 Nón 10,000 1 38,000 380,000,000 10,000 1 20,000 200,000,000 2 Áo thun 2,000 1 75,000 900,000,000 12,000 1 55,000 660,000,000
VI. Khác
1 Phí điện thoại 3 1 1,000,000 3,000,000 2 1 500,000 1,000,000 2
Văn phòng
phẩm 1 1 5,000,000 5,000,000 1 1 1,000,000 1,000,000 3
Chi phí tiếp
khách 1 2 10,000,000 20,000,000 1 2 5,000,000 10,000,000
Tổng chi phí 1,730,000,000 Tổng chi phí 1,022,200,000
Chênh lệch giữa báo giá khách hàng và dự toán kinh phí 707,800,000
Tỷ lệ 41%
(Nguồn: Công ty TNHH Tiếp Thị Mục Tiêu Tmar)
* Kết luận:
- Như vậy, việc thực hiện theo phương pháp mới sẽ có sự khác biệt rõ ràng ở việc lập dự trù sẽ do các bộ phận liên quan lập nên và các bộ phận đó phải căn cứ vào các báo giá liên quan phù hợp theo quy định. Từ đó, bộ phận quan hệ khách hàng sẽ nắm bao quát tình hình về các khoản chi phí sẽ phát sinh hơn để từ đó có thể thỏa thuận giá bán cho khách hàng và giảm thiểu chi phí cho chương trình đến mức tối đa.Trên cơ sở phân loại chi phí ngay từ ban đầu phát sinh cho sản phẩm dịch vụ, thì việc lập dự toán theo trung tâm phí sẽ thuận lợi hơn.