CHƯƠNG 2 NGHIÊN CỨU NHU CẦU TIN CỦA NGƯỜI DÙNG TIN TẠI THƯ NGHIÊN CỨU NHU CẦU TIN CỦA NGƯỜI DÙNG TIN TẠI THƯ
2.5 Mức độ đáp ứng tài liệu
2.5.1 Mức độ đáp ứng tài liệu của trung tâm thông tin thư viện
* Công tác xây dựng vốn tài liệu của TVHD hiện có 220.000 cuốn tài liệu với khoảng 100.000 tên tài liệu. Nguồn bổ sung tài liệu của thư viện từ các nguồn: nhận lưu chiểu, biếu tặng và được Nhà nước cấp cho mỗi năm (dao động 300-350triệu đồng/năm) để mua sách, báo, tạp chí. Bên cạnh đó TV còn nhận được tài liệu tài trợ từ các tổ chức, các cơ quan thông tin, cá nhân trong và ngoài nước, tài liệu nộp lưu chiểu của một số nhà xuất bản, các khóa luận, luận văn Thạc sĩ, Tiến sĩ, các kỷ yếu khoa học, hội nghị hội thảo
khoa học…Quy trình bổ sung tài liệu đựơc thực hiện bởi nhiều công đoạn, song công đoạn có nhiều ý nghĩa nhất đó là TV luôn gửi danh mục tài liệu mới cần bổ sung về các phòng ban để lấy yêu cầu của bạn đọc trước khi bổ sung tài liệu. Công việc này giúp trung tâm lựa chọn tài liệu có định hướng, sát vớinh cầu của bạn đọc. Tuy nhiên theo kết quả điều tra vẫn có 53,3% NDT cho rằng nguồn lực tại TVHD còn thiếu tài liệu chuyên ngành, tài liệu nước ngoài. Nhiều NDT đưa ra ý kiến có thể là gợi ý sát đáng cho việc lựa chọn tài liệu như: Cần bổ sung thêm các tài liệu nước ngoài, sách chuyên ngành, sách tự chọn, sách bộ đặc biệt truyện dài tập, các tuyển tập nên bổ sung đầy đủ, cập nhật thường xuyên hơn nữa các tài liệu mới.
* Mức độ đáp ứng của tài liệu.
Hiện nay các loại tài liệu như sách, báo, tạp chí, luận án...tại TVHD đều đã được dán mã số, mã vạch. Cùng với sự trợ giúp của phần mềm ILib, việc mượn trả tài liệu tại các phòng đọc mở, phòng mượn được tiến hành nhanh chóng, thuận lợi. Mặc dù với số lượng cán bộ ở các phòng phục vụ còn ít (2-4 người), trong khi đó số người dùng tin thì đông. Song TVHD đã nỗ lực không ngừng để đáp ứng tối đa nhu cầu của người dùng tin.
Theo kết quả điều tra, có 90 NDT chiếm 28,4% cho rằng vốn tài liệu của TVHD đầy đủ, phong phú, hoàn toàn đáp ứng được nhu cầu học tập và nghiên cứu của họ.
Với câu hỏi: “Khi đến Trung tâm TT-TV trường ĐHSPHN anh chị có tìm được tài liệu hay không?” tất cả người dùng tin cho biết họ tìm được tài liệu. Và có tới 70,2% người dùng tin cho biết họ có thể tìm được tài liệu một cách dễ dàng.
Bảng 2.3: Đánh giá của NDT về mức độ tìm tài liệu tại Trung tâm
Đánh giá SL %
Tìm dễ dàng 140 70,2
Không tìm được 0 0
Khó tìm 10 11,3
Thỉnh thoảng 50 18,4
Có 50 người dùng tin (chiếm 18,4%) cho biết thỉnh thoảng họ tìm được những tài liệu hay, tâm đắc ngoài cả sự mong đợi. Và 10 người dùng tin chiếm 11,3% cho biết việc tìm tài liệu còn gặp khó khăn.
Khi phỏng vấn trực tiếp với người dùng tin về những khó khăn họ gặp phải trong khi tìm tài liệu tại TVHD, hầu hết người dùng tin cho biết họ thực sự khó khăn trong khi tìm ra tài liệu trên CSDL. Họ không biết muốn tìm tài liệu mình cần thì vào CSDL nào, lúng túng trong việc lựa chọn từ khóa sao cho tìm được những tài liệu phù hợp nhất với nhu cầu của mình,... Thậm chí có những người dùng tin khi đã tìm được tài liệu mình cần thì không biết ghi ký hiệu như thế nào... Có thể trình bày ra rất nhiều lý do khiến người dùng tin cho rằng họ gặp khó khăn trong tra tìm tài liệu, song tất cả các lý do này rất đơn giản. Và khi trao đổi trực tiếp với người dùng tin “Bạn có tham gia các lớp hướng dẫn sử dụng thư viện và khai thác thông tin trên mạng không?” Thì hầu hết số người này cho biết họ chưa tham gia và có tham gia nhưng đã quên rồi, hoặc có tham gia nhưng vì lớp quá ồn,...
Như vậy có thể dễ dàng hiểu được tại sao người dùng tin còn gặp khó khăn trong việc tìm tài liệu. Thiết nghĩ những lúc gặp rắc rối trong việc lựa chọn tài liệu nếu người dùng tin mạnh dạn trao đổi với cán bộ thư viện thì mọi vấn đề đều được giải thích, hướng dẫn cặn kẽ. Vì hầu hết cán bộ làm tại
các phòng phục vụ đều là những người hiểu rõ về cách bố trí, sắp xếp tài liệu tại TV và biết hướng dẫn bạn đọc tra cứu, tìm kiếm thông tin.
Có thể thấy rằng hầu hết người dùng tin đều tìm được tài liệu tại TV.
Lý do khiến yêu cầu bị từ chối nhiều nhất là do người khác mượn. Tại TV chỉ sau ít phút mở cửa thì những tài liệu hay, những tài liệu đang phục vụ cho nhu cầu học tập nghiên cứu mà NDT cần sẽ không còn trên giá. Điều này cũng không thể đổ tại số bản ít vì mỗi tên tài liệu ít nhất có 2 bản đối với tài liệu tra cứu, 2 bản đối với luận án, 2-4 bản đối với tạp chí và tài liệu tham khảo.
Có ý kiến cho biết họ bị từ chối khi mượn tại TV là do TV. Điều này phản ánh TV cần phải chú trọng hơn nữa đối với các tài liệu chuyên ngành và các khoa học có liên quan đến các lĩnh vực nghiên cứu khác của NDT.
Cũng có ý kiến cho biết họ bị từ chối khi mượn tài liệu vì tài liệu có nhưng đang chờ xử lý nghiệp vụ. Xử lý nghiệp vụ ở đây có thể là do tài liệu đem đi đóng, tu sử lại. Cũng có thể là do tài liệu khi bổ sung vào thư viện đã được biên mục và đưa lên CSDL trực tuyến nên người dùng tin tra tìm được tài liệu. Song tài liệu chưa được dán thanh từ nên chưa chuyển lên các phòng phục vụ.
Ngoài ra còn có các lý do khác khiến người dùng tin bị từ chối khi mượn tài liệu như ghi không đúng ký hiệu, ký hiệu tài liệu ở phòng đọc sách lại mượn ở phòng mượn, hay ký hiệu luận án lại mượn ở phòng đọc,...
Với lý do từ chối như tài liệu bị mất cũng là hoàn toàn bình thường vì tại bất cứ Trung tâm thông tin- Thư viện nào một số tài liệu thường bị mất mà không rõ lý do.
Qua sổ theo dõi, tổng số lượt bạn đọc tháng 2 năm 2011 của thư viện là 25.567 lượt. Vào thời gian ôn thi hay dịp nghỉ hè tổng số bạn đọc ở thư viện tăng lên rất nhiều. Thậm chí thư viện còn không thể đáp ứng được tất cả các yêu cầu của sinh viên. Điều này cho thấy thư viện đã trở thành địa điểm học
tập quen thuộc, là điểm tựa cho công tác học tập và nghiên cứu của học sinh, sinh viên, công nhân viên chức, cán bộ hưu trí.
2.5.2 Tác dụng của bộ máy tra cứu
Bộ máy tra cứu không chỉ phản ánh số lượng, mức độ phong phú vốn tài liệu của thư viện mà nó là công cụ “vàng” giúp bạn đọc khai thác thư viện. Vì vậy nó là thành phần không thể thiếu của bất cứ thư viện nào.
Khái niệm bộ máy tra cứu gắn liền với khái niệm về chức năng tra cứu mà chức năng này được thể hiện bằng các thuật ngữ: ngay lập tức, chỉ chỗ hoặc định hướng tới một khái niệm, thông tin hoặc dữ liệu thực tế.
Một bộ máy tra cứu có chức năng sau:
- Về góc độ người sử dụng:
+ Tìm tài liệu
+ Định hướng, thông báo.
- Về góc độ chức năng cán bộ thư viện:
+ Bổ sung vốn tài liệu
+ Tra cứu: cung cấp kết quả tìm tin
+ Đào tạo người dùng tin: giúp cho việc đào tạo, nâng cao kiến thức người dùng tin.
Tại TVHD hệ thống tra cứu hay bộ máy tra cứu gồm: mục lục, thư mục, cơ sở dữ liệu
Mục lục: được xem là một công cụ tra cứu truyền thống hiệu quả ngay cả khi hầu hết các khâu công tác trong chu trình thư viện đã được tin học hóa. Cho đến nay, TVHD đã và đang tổ chức các hệ thống mục lục sau:
- Mục lục phân loại: phản ánh các ấn phẩm nhập vào thư viện từ khi mới thành lập đến nay.
- Mục lục chữ cái tên sách bằng tiếng Việt.
- Mục lục chữ cái tên tác giả tiếng Việt: các tác giả có tác phẩm được lưu trong thư viện đều có tên ở đây. Bạn đọc có thể tra tìm số lượng tài liệu có trong thư viện của một tác giả cụ thể rất nhanh chóng khi nhớ đúng họ tên tác giả.
Thư mục: Hàng tháng TVHD đều xuất bản thư mục thông báo sách mới. Đây là công cụ hữu ích phục vụ tra cứu cho người đọc đặc biệt là cán bộ nghiên cứu và sinh viên năm cuối.
Các bản thư mục được đặt tại các phòng đọc, phòng mượn.
Cơ sở dữ liệu: Năm 1998 TVHD bắt đầu tin học hóa việc tạo lập cơ sở dữ liệu trên máy tính. Ban đầu thư viện dùng phần mềm quản trị CDS/ISIS, đến năm 2006 thì chuyển sang dùng phần mềm quản trị thư viện ILib của công ty Công nghệ Tin học Tinh Vân cung cấp. Việc tìm tin qua máy tính đã đem lại rất nhiều thuận lợi cho bạn đọc. Nó giúp bạn đọc tìm được những thông tin cơ bản của một cuốn sách, một tài liệu trong thời gian nhanh hơn tra tìm trên hệ thống mục lục rất nhiều. Đặc biệt thông tin trên máy tính thông báo tóm tắt nội dung tài liệu mà bạn đọc quan tâm. Hơn nữa khi tìm tin trên máy tính theo chủ đề hay một từ khóa nào đó bạn đọc có thể tham khảo được các tài liệu khác có liên quan đến lĩnh vực nghiên cứu của bạn đọc. Tìm tin trên máy tính nhanh và đầy đủ hơn so với cách tìm tin thủ công.
Bảng 2.4: Đánh giá mức độ sử dụng của bộ máy tra cứu.
Hình thức tra cứu Mức độ sử dụng (%)
CSDL 21,4
Mục lục phiếu 69.6
Thư mục 9
Qua bảng điều tra trong 3 loại hình tra cứu trên: Mục lục – CSDL – Thư mục thì Mục lục được bạn đọc quan tâm hơn cả bởi khả năng tìm kiếm thông tin nhanh chóng, thuận tiện. Mục lục phiếu được bạn đọc quan tâm đến 69,6%, CSDL là 21,4%, Thư mục là 9%.
Như vậy, Mục lục là công cụ tra cứu được ưu chuộng nhất mặc dù là công cụ tra cứu truyền thống nhưng hệ thống mục lục vẫn phát huy được hiệu quả tìm tin . CS D L cũng được sử dụng nhưng còn hạn chế .Nguyên nhân của hiện tượng này là do có nhiều biểu ghi chỉ hiện tên mà không xem được nội dung, cộng với khả năng hạn chế trong tìm tin trên CSDL nên người dùng tin lựa chọn mục lục, thư mục như sự thay thế. Vì nó đảm bảo tình đầy đủ hơn dù cho có mất chút thời gian. Hơn nữa, những thời điểm đông bạn đọc thiếu máy, lúc đó mục lục là công cụ lựa chọn mang tính tình thế rất có hiệu quả.
Tuy nhiên một số phiếu mục lục bị xếp lộn xộn, nhiều phiếu cũ, thậm chí nát và mờ chữ đã tạo khó khăn cho bạn đọc khi tìm kiếm; Thư mục xuất bản được coi là tài liệu thông báo sách mới đến người đọc.
Nhưng khó khăn lớn nhất với người dùng tin là việc tìm sách trên giá.
Người dùng tin thường phàn nàn rằng họ không biết tìm tài liệu tại kho mở.
Họ thường nhìn vào bảng chứa đề mục chủ đề tài liệu rồi vào kho, loay hoay tìm kiếm thậm chí nhiều người dùng tin còn không biết tài liệu nào được phục vụ tại phòng đọc yêu cầu, tài liệu nào đọc tại kho mở. Có ý kiến cho đó là lỗi thụ động của sinh viên. Tuy nhiên phải thấy rằng chúng ta không thể mong chờ sự chủ động của bạn đọc trong khi cán bộ thư viện lại chưa chủ động.
Hiện nay tài liệu tại kho mở được sắp xếp theo bảng DDC rút gọn. Tài liệu không bị chia quá nhỏ, quá chi tiết thuận lợi cho việc tìm kiếm, vấn đề còn lại là thư viện có cung cấp những trợ giúp cần thiết giúp bạn đọc khai thác và tận dụng những tiện lợi đó hay không.
Nhạy bén với công nghệ thông tin nên kỹ năng máy tính của các bạn đọc khá tốt. Tuy vậy theo quan sát, một số bạn đọc vẫn chưa biết thế nào là từ khóa (đương nhiên ta cũng không thể mong muốn họ sẽ hiểu sâu sắc chúng như cán bộ thư viện). Bạn đọc đến thư viện thường là đã biết được tên tài liệu nên họ sử dụng hệ thống máy tra cứu là để tìm số đăng ký cá biệt của tài liệu.
2.5.3 Một số sản phẩm và dịch vụ Thông tin – Thư viện và các công tác chuyên môn khác của Thư viện Tỉnh Hải Dương.
Nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu của độc giả, TVHD đã tiến hành biên soạn và thiết kế một số sản phẩm và dịch vụ đồng thời tổ chức nhiều chương trình khác nhau. Với mục tiêu đề ra là không chỉ đáp ứng đúng, đủ nhu cầu mà còn nâng cao chất lượng phục vụ, thúc đẩy những nhu cầu mới từ người dùng tin để TVHD ngày càng xứng đáng với vai trò của một cơ quan thông tin của Tỉnh. Cụ thể với các công tác sau:
2.5.3.1 Công tác thông tin tra cứu phục vụ những ngày lễ lớn.
Hiểu được phần nào tâm lý của người dùng tin từ đó TVHD đã tổ chức các cuộc trưng bày, triển lãm, biên soạn phát hành một số thư mục nhằm cung cấp những thông tin cần thiết cho người dùng tin về lịch sử hào hùng của quê hương đất nước, giáo dục lòng yêu nước, tự hào dân tộc cho giới trẻ. Góp phần gìn giữ những nét đẹp văn hóa của địa phương. Trong những năm gần đây TVHD đã tổ chức nhiều chương trình như:
- Tổ chức trưng bày báo xuân Tân Mão, xuân Canh Dần, xuân Nhâm Dần… với gần 300 loại báo, tạp chí của Trung Ương và 63 tỉnh thành trên cả nước.
- Triển lãm Thư pháp Hán Nôm tại TV tỉnh, phục vụ lễ hội đầu xuân tại các khu di tích lịch sử: Côn Sơn, Văn Miếu Mao Điền, Yên Tử,…đặc biệt phục vụ nhân dân trong đêm giao thừa tại chùa Đông Thuần (Tp. Hải Dương) thu hút hàng nghìn người đến xin chữ kí và thưởng thức nghệ thuật Thư pháp.
- Tham gia triển lãm sách tại TV tỉnh Phú Thọ.
- Trưng bày tủ sách tại trung tâm Triển lãm tỉnh nhân kỉ niệm 80 năm Hải Dương với Bác Hồ và các ngày lễ lớn của dân tộc: ngày 03/02, ngày 30/04, ngày 01/05, ngày 19/05,…
2.5.3.2 Các SP & DV TT – TV của TVHD
Cùng với sự xuất hiện của nhiều hệ thống SP TT – TV mới, hiện đại song song với sự bùng nổ của công nghệ thông tin, nhằm phục vụ yêu cầu của NDT. Qua các hệ thống SP TT – TV phần nào hỗ trợ các CQ TT – TV khẳng định được vị trí xã hội của mình. Tuy nhiên không phải cơ quan nào cũng có đủ điều kiện hay khả năng để tự hiện đại hóa, tự động hóa hoạt động TT – TV. Do đó, các sản phẩm và dịch vụ truyền thống vẫn giữ được giá trị thực tiễn cao.
TVHD đã xây dựng được nhiều sản phẩm TT – TV tiêu biểu là hệ thống mục lục, thư mục, hồ sơ trả lời câu hỏi…
Hệ thống mục lục.
Hệ thống mục lục thư viện là tập hợp các phiếu mục lục được sắp xếp theo một trình tự nhất định, phản ánh nguồn tin của một/ một nhóm CQ TT – TV.
Chức năng chính của mục lục là giúp NDT xác định được vị trí lưu trữ tài liệu trong kho, đáp ứng nhanh và đúng yêu cầu của NDT. Mục lục là một trong các phương tiện quan trọng nhất trong tuyên truyền, giới thiệu sách báo của TV đồng thời giúp thư viện thực hiện tốt các công tác như: tổ chức triển lãm sách, làm thư mục, bổ sung tài liệu…
TVHD xây dựng 4 loại mục lục phiếu:
+ Mục lục chữ cái.
+ Mục lục phân loại.
+ Mục lục công vụ.
+ Mục lục địa chí.
Hệ thống mục lục phiếu của TV được xây dựng với mong muốn phản ánh sâu sắc và hiệu quả toàn bộ kho sách, báo, tạp chí... của TVHD. Các phiếu được in từ CSDL, gồm các yếu tố mô tả về hình thức, nội dung tài liệu và tuân thủ nghiêm ngặt theo quy tắc mô tả ISBD, rất thuận lợi cho người sử dụng.
Các mục lục đều được sắp xếp theo quy định về nghiệp vụ: các phiếu mô tả được xếp theo ABC tên tài liệu hay tên tác giả, theo trật tự từ trên xuống dưới, từ trái qua phải.
Tủ mục lục có nhiều ô kéo với kích thước: cao 7.8 cm; rộng: 13 cm;
dài: 40cm.
Ngoài ra, TV còn xây dựng thêm các mục lục quyển hay mục lục sách để hỗ trợ NDT tra tìm tài liệu. Tuy nhiên, hệ thống mục lục phiếu vẫn luôn chiếm ưu thế hơn. Có thể do tính linh hoạt cao hơn, khả năng cập nhật dễ dàng các thông tin mới, giá thành thấp hơn các mục lục khác, công tác bảo trì đơn giản hơn… Bởi vây mà đến nay mục lục phiếu vẫn luôn là công cụ tra cứu phổ biến trong mọi TV.
Thư mục.
Là SP TT – TV mà phần chính là tập hợp các biểu ghi thư mục được sắp xếp theo trình tự nhất định phản ánh các tài liệu có chung một số dấu hiệu về hình thức và nội dung.
Thư mục là công cụ quan trọng để truy cập các nguồn thông tin theo những lĩnh vực khoa học khác nhau của nguồn tài liệu. Đồng thời thư mục là công cụ cần thiết để tìm và phổ biến thông tin.
Mục đích chính khi biên soạn các thư mục tại TV là nhằm đáp ứng yêu cầu tra tìm tin của NDT, họ là: những cán bộ nghiên cứu khoa học, người làm trong các CQ TT –TV và cả những người làm công tác xuất bản, phát hành