TNHH đá ốp lát Granit Đức Cường
2.2.2.Các chứng từ sổ sách liên quan đến hạch tốn tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh
kết quả kinh doanh
2.2.2.1. Chứng từ kế tốn
Để làm cơ sở cho việc hạch tốn kế tốn tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh. Kế tốn cơng ty đã sử dụng nhiều chứng từ, cụ thể như sau:
− Các chứng từ bán hàng: đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế, hĩa đơn GTGT,… − Các chứng từ về tiền: phiếu thu, phiếu chi, giấy báo cĩ của ngân hàng,… − Các chứng từ về hàng tồn kho: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, lệnh bán hàng, phiếu xuất vật tư,…
2.2.2.2. Quy trình luân chuyển chứng từ nghiệp vụ bán hàng
Trường hợp bán buơn hàng hĩa
Khi cĩ nhu cầu về hàng hĩa, khách hàng sẽ liên hệ phịng kinh doanh hay liên hệ trực tiếp tại cửa hàng của cơng ty. Sau khi nhận được thơng tin từ tiếp thị, Phĩ giám đốc kinh doanh sẽ xét duyệt việc bán hàng. Nhân viên bán hàng (nhân viên hàng chính) soạn thảo hợp đồng bán hàng dựa trên những điều khoản đã thỏa thuận và các điều kiện khác (đối với khách hàng mới). Đối với khách hàng thường xuyên, hợp đồng bán hàng do bộ phận triển khai sản xuất đảm nhận. Mục đích để đảm bảo các điều khoản và điều kiện bán hàng là đúng quy định.
Sau khi hợp đồng bán hàng được ký kết (nếu cĩ), khi khách hàng gửi đơn đặt hàng, nhân viên hành chính theo dõi:
− Nhận đơn đặt hàng của khách hàng qua fax.
− Bàn giao đơn đặt hàng cho bộ phận điều độ sản xuất.
− Yêu cầu bộ phận điều độ sản xuất ký nhận vào sổ bàn giao đơn đặt hàng. Bảng kế hoạch giao hàng được lập dựa trên các điều khoản đã thỏa thuận với khách hàng và cĩ sự phê duyệt của trưởng bộ phận hành chính. Mục đích để bảo đảm cho nhân viên bán hàng biết được kịp thời kế hoạch giao hàng.
Khi nhân viên bộ phận hành chính, nhân viên bán hàng bàn giao đơn đặt hàng, nhân viên bộ phận điều độ sản xuất xem xét đơn đặt hàng:
− Nếu chấp nhận ký xác nhận, fax lại cho khách hàng. − Nếu chưa phù hợp, đàm phán lại với khách hàng. Căn cứ theo ngày lên lịch sản xuất, lịch giao hàng: − Chuyển lịch sản xuất cho bộ phận sản xuất.
− Chuyển lịch giao hàng cho thủ kho thành phẩm, nhân viên bán hàng, nhân viên giao hàng.
Trường hợp khách hàng thay đổi lịch giao hàng, nếu chưa phù hợp phải đàm phán lại với khách hàng thống nhất ngày giao hàng. Mục đích để bảo đảm thơng tin chính xác và kịp thời kế hoạch giao hàng cho khách hàng.
Đến lịch giao hàng cho khách hàng, nhân viên giao hàng, thủ kho và tài xế nhận bảng kế hoạch giao hàng từ bộ phận điều độ sản xuất.
Nhân viên bộ phận giao hàng:
− Căn cứ vào bảng tồn kho sản phẩm và lịch giao hàng để lập kế hoạch giao hàng. − Điều xe giao hàng.
Thủ kho:
− Xuất kho giao hàng cho bộ phận xe.
− Ký nhận vào phiếu kiểm nhận hàng (ghi nhận số xe và số lượng thành phẩm).
− Giao cho tài xế ký nhận hàng vào phiếu kiểm nhận hàng. − Điền số thứ tự của phiếu kiểm nhận hàng đã theo dõi. Tài xế:
− Nhận giao hàng cho khách hàng đảm bảo đủ số lượng, đúng chất lượng và đáp ứng đúng thời gian giao hàng đã đề ra trên cơ sở nhã nhặn, hồ đồng với tinh thần hợp tác cao nhất.
− Giao nhận chứng từ đầy đủ, đúng thời gian.
− Nhận sự gĩp ý phàn nàn khách hàng và phản ánh lại cơng ty (nếu cĩ).
Mục đích để bảo đảm việc giao hàng đúng kế hoạch và việc sắp xếp xe được kịp thời.
Ngay khi hàng được xuất kho giao cho khách hàng, căn cứ vào phiếu kiểm nhận hàng do tài xế / khách hàng chuyển đến và căn cứ vào lịch giao hàng, phát hĩa đơn GTGT tự in với đầy đủ các thơng tin và cĩ sự ký nhận của khách hàng.
− Liên 1: lưu tại bộ phận kinh doanh.
− Liên 2: giao khách hàng (nếu khách hàng đến nhận hàng). − Liên 3: giao cho kế tốn doanh thu – cơng nợ.
Sau đĩ, 2 ngày/ 1 lần, nhân viên bán hàng tiến hành lập bảng giao nhận hĩa đơn và kẹp chung với bộ chứng từ hàng bán (Phiếu kiểm nhận hàng, Hĩa đơn cĩ chữ ký nhận của khách hàng, Đơn đặt hàng, Phiếu giao hàng, Phiếu kiểm tra chất lượng (nếu cĩ) để đảm bảo bộ chứng từ chuyển sang kế tốn là đầy đủ.
Sau khi nhận được bộ chứng từ bán hàng do nhân viên bán hàng gửi sang, kế tốn doanh thu - cơng nợ kiểm tra sự thống nhất của bộ chứng từ và đối chiếu thơng tin trên hĩa đơn với dữ liệu trên hệ thống. Nếu phát sinh chênh lệch, kế tốn sẽ thơng tin cho nhân viên bán hàng để giải quyết sai sĩt phát sinh. Quá trình này bảo đảm dữ liệu bán hàng trên hệ thống là đồng nhất với bộ chứng từ bán hàng thực tế. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sau khi kiểm tra bộ chứng từ bán hàng với hệ thống và nhận định là đúng đắn, kế tốn doanh thu – cơng nợ cập nhật thơng tin bán hàng trên hệ thống đã được kiểm tra. Khi đĩ, hệ thống sẽ tự động tập hợp định khoản kế tốn.
Ví dụ: Các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán buơn ngày 25 tháng 03 năm 2012 lơ hàng đồ gỗ nội thất Hồng Anh Gia Lai cho cơng ty TNHH sản xuất thương mại dịch vụ Chiến Quý như sau:
Cty TNHH SX TM DV Chiến Quý
Địa chỉ: 56 Mang Cá – TP Huế Huế, ngày 22 tháng 03 năm 2012