2.3.1. Tổ chức hạch toán kế toán vật tư, hàng hóa
Đặc điểm của vật tư, hàng hóa tại công ty CP Công Nghệ Năng Lượng Xanh:
Do đặc điểm kinh doanh của công ty là cung cấp, phân phối thiết bị hóa chất về xử lý nước thải, lọc nước nên hàng hóa vật tư được mua và phân loại như sau:
- Hóa chất tẩy rửa (NaOH, HCl…), vật liệu lọc (than hoạt tính, Filox..), hạt trao đổi i-on...Những hàng hóa, vật liệu này có đặc tính hóa học riêng, dễ hút ẩm và dễ biến chât, do vậy cần được phân loại cẩn thận, đóng gói, đóng bao, bảo quản trong điểu kiện nhiệt độ và độ ẩm thích hợp để ngăn ngừa biến chất. Đối với công tác kế toán, kê toán vật tư trươc khi ghi sổ nghiệp vụ mua những hóa chất, vật liệu này luôn phải có đầy đủ chứng từ hợp lệ: hợp đồng thu mua, phiếu nhập kho, giấy kiểm định chất lượng hàng hóa, biên bản giao nhận hàng hóa. Trong quá trình bảo quản, kế toán thường xuyên theo dõi, kết hợp với bộ phận kỹ thuật đánh giá lại chất lượng, giá trị của loại hàng hóa, vật liệu này. - Các thiết bị rời: bình FRP, bồn composite, van điều khiển, thiết bị lọc than
hoạt tính, ống…là những thiết bị bằng kim loại hoặc nhựa, cao su cần được phân loại và lưu trữ sắp xếp có khoa học trong kho, tránh để chồng chéo, làm vỡ, biến dạng thiết bị.
- Các thiết bị chức năng: thiết bị đo dạng test kít, thiết bị đo pH, tổng cứng, đo độ dẫn điện, tổng kiềm… là các thiết bị kỹ thuật, công cụ để phòng kỹ thuật sử dụng trong kiểm tra khảo sát chất lượng nước trước và sau khi xử lý, hộ trợ công tác cung cấp dịch vụ bảo trì hệ thống cho khách hàng. Những thiết bị điện tử này đòi hòi độ chính xác cao, do vậy công tác lưu kho luôn cần được quan tâm, thường xuyên lau chùi, bảo quản trong kho sạch sẽ, nhiệt độ vừa phải, tránh ẩm ướt làm han rỉ thiết bị.
Nhận biết được những đặc trưng của hàng hóa, vật tư của công ty, công tác kế toán vật tư hàng hóa được kế toán vật tư đảm nhiệm, thực hiện ghi chép theo dõi hàng hóa vật tư cả về số lượng và giá trị.
- Phiếu nhập kho ( Mẫu 01-VT) - Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư hàng hóa (Mẫu 05-VT) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa( Mẫu 03-VT) - Bảng kê mua hàng (Mẫu 06-VT)
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( Mẫu 04- VT) Tài khoản sử dụng: TK 1561 - Giá mua hàng hóa
Trình tự ghi sổ công tác kế toán vật tư, hàng hóa được miêu tả trong sơ đồ sau:
SƠ ĐỒ 2-3
QUY TRÌNH GHI SỔ KẾ TOÁN VẬT TƯ HÀNG HÓA
Chú giải: Ghi hàng ngày Đối chiếu kiểm tra Ghi cuối tháng, quý, năm
Chứng từ HH
Nhật ký mua hàng,
nhật ký bán hàng Sổ chi tiết HH
Sổ cái TK 156 Bảng tổng hợp chi tiết Nhập-Xuất –Tồn
Bảng cân đối SPS
Báo cá o tài
Kế toán chi tiết: kế toán áp dụng phương pháp thẻ song song để ghi sổ chi tiết hàng hóa. Căn cứ vào các chứng từ gốc về nhập xuất hàng hóa,cuối kỳ kế toán lập bảng kê tinh giá, tính giá hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền tháng, làm cơ sở ghi sổ chi tiết hàng hóa ( Mẫu S10-DN). Cuối năm, kế toán vật tư lập bảng tổng hợp chi tiết nhập- xuất – tồn.
Kế toán tổng hợp: Hàng ngày, kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho tiền hành định khoản vào sổ nhật ký mua hàng, nhật ký bán hàng trên phần mềm kế toán. Định kỳ, số liệu được chuyển vào sổ cái tài khoản 156, làm căn lập bảng cân đối số phát sinh. Cuối năm, kế toán tổng hợp lập báo cáo tài chính trên cơ sở Bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết.
2.3.2. Tổ chức hạch toán kế toán tiền mặt.
Đặc điểm kế toán tiền mặt tại đơn vị: Công ty CP Công Nghệ Năng Lượng Xanh thường xuyên phải giao dịch với nhà cung cấp và khách hàng thông qua quá trình thu mua hàng hóa và bán hàng hóa. Do vậy, các nghiệp vụ về tiền tại quỹ và tiền gửi tại các ngân hàng thường xuyên xảy ra, hơn nữa, công ty có tài khoản tiền gửi ở nhiều ngân hàng nên công tác kế toán tiền mặt, tiền gửi tại đơn vị luôn đòi hỏi sự tỉ mỉ, tổ chức khoa học các sổ kế toán.
Các chứng từ sử dụng: - Phiếu thu
- Phiếu chi
- Giấy đề nghị tạm ứng - Giấy thanh toán tạm ứng - Biên lai thu tiền
- Giấy báo nợ, báo có, bảng sao kê của ngân hàng. - Biên bản kiêm kê quỹ
Tài khoản sử dụng: - TK 111 – tiền mặt - TK 112- tiền gửi
Trong đó: 1121: Tiền VND gửi ngân hàng
11211: Tiền VND gửi ngân hàng TCB (Techcombank) 11212: Tiền VND gửi ngân hàng VCB ( Vietcombank) 11213: Tiền VND gửi ngân hàng NN ( Agribank)
11214: Tiền VND gửi ngân hàng ACB
11215: Tiền VND gửi ngân hàng HH ( Maritime Bank) 11216: Tiền VND gửi ngân hàng BIDV
11217: Tiền VND gửi ngân hàng MB ( Ngân hàng Quân đội) Trình tự ghi sổ kế toán tiền mặt tại công ty được miêu tả như sau:
SƠ ĐỒ 2-4
QUY TRÌNH GHI SỔ KẾ TOÁN TIỀN MẶT
Chú giải: Ghi hàng ngày Đối chiếu kiểm tra Ghi cuối tháng, quí,năm
Kế toán chi tiết: hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc thu chi tiền mặt, giấy báo nợ, báo có của ngân hàng, kế toán ghi sổ kế toán chi tiết quĩ tiền mặt và sổ tiền gửi
Chứng từ TM, TGNH
Nhật ký thu tiền,
nhật ký chi tiền Sổ chi tiết TM, TGNH
Sổ cái TK 111, 112 Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối SPS
Báo cá o tài
ngân hàng. Cuối năm, kế toán căn cứ vào số liệu trong hai sổ trên lập bảng tổng hợp chi tiết .
Kế toán tổng hợp: hàng ngày, kế toán nhập số liệu vào máy trên cơ sở các phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có nhận được. Số liệu kế toán sẽ tự chuyển đến sổ nhật ký chứng từ thích hợp, cuối kỳ, số liệu được kết chuyển từ Nhật ký thu tiền, chi tiền vào sổ cái tài khoản 111, 112. Cuối năm, kế toán sử dụng phần mềm lập bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính.
2.3.3. Tổ chức hạch toán kế toán công nợ phải trả
Đặc điểm và tình hình thanh toán nợ phải trả tại công ty CP Công Nghệ Năng Lượng Xanh:
- Đối với nhà cung cấp nước ngoài quen thuộc của công ty như: Qualichem INC, Pall Filltration Pte, Pentair, Themax…công ty áp dụng ba hình thức thanh toán chủ yếu:
+ Trả trước: công ty chủ động đặt cọc trước toàn bộ tiền hàng cho nhà cung cấp bằng chuyển khoản
+ Trả sau: sau khi nhận được hàng công ty sẽ thanh toán cho nhà cung cấp trong vòng từ 5 – 30 ngày sau đó
+ Đặt cọc trước 30% : công ty thanh toán trước 30% tiền hàng, sau khi nhận hàng sẽ thanh toán nốt 70% .
- Đối với nhà cung cấp trong nước, công ty áp dụng những chính sách thanh toán khác nhau với các nhà cung cấp trong nước:
+ Công ty TNHH Hana Instrument Viet Nam, công ty TNHH Văn Minh: thanh toán sau 15 -30 ngày nhận hàng.
+ Công ty TNHH Thiết bị và vật tư công nghiệp môi trường Nguồn Việt, Công ty TNHH hóa chất công nghiệp Đức Giang: thanh toán sau 30 ngày và bù trừ công nợ.
+ Công ty khác: thanh toán theo thỏa thuận trên hợp đồng. Các chứng từ sử dụng:
- Hóa đơn GTGT - Tờ khai hải quan
- Biên bản giao nhận, phiếu nhập kho - Phiếu chi
- Giấy báo nợ ngân hàng Tài khoản sử dụng: TK 331
Trình tự ghi sổ kế toán công nợ phải trả được miêu tả trong sơ đồ dưới đây
SƠ ĐỒ 2-5
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN CÔNG NỢ PHẢI TRẢ
Chú giải: Ghi hàng ngày Đối chiếu kiểm tra Ghi cuối tháng, cuối năm
Kế toán chi tiết: khi phát sinh nghiệp vụ, toán căn cứ vào các chứng gốc mua hàng và thanh toán, kế toán công nợ ghi sổ chi tiết tài khoản thanh toán với người bán
Chứng từ (Hóa đơn) mua hàng , thanh toán Nhật ký chung Sổ cái TK 331 Bảng cân đối SPS
Báo cáo tài chính
Sổ chi tiết thanh toán với người bán (331)
Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người
bán Nhật ký mua
hàng, nhật ký chi tiền
331. Cuối tháng, năm kế toán chuyển số liệu tổng hợp vào bảng tổng hợp thanh toán với người bán làm cơ sở lập báo cáo tài chính.
Kế toán tổng hợp: cũng từ chứng từ gốc: hóa đơn, tờ khai hải quan... kế toán nhập số liệu vào máy, số liệu kế toán tự động chuyển vào sổ nhật ký chung và nhật ký mua hàng, nhật ký chi tiền thích hợp. Sau đó số liệu được chuyển vào sổ cái Tk 331, cuối năm được tổng hợp vào bảng cân đối số phát sinh và lập báo cáo tài chính.
PHẦN 3
MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CP CÔNG NGHỆ NĂNG LƯỢNG XANH
3.1. ĐÁNH GIÁ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TYƯu điểmƯu điểmƯu điểm Ưu điểm
Để phù hợp với công tác quản lý trong điều kiện công ty là doanh nghiệp vừa và nhỏ, phòng kế toán được tổ chức gọn nhẹ, đơn giản với một kế toán trưởng và ba kế toán viên. Các nhân viên kế toán đều là những người có trình độ, năng lực, có kinh nghiệm, nhiệt tình, hộ trỡ đắc lực cho kế toán trưởng và Tổng Giám đốc trong công tác theo dõi và giám sát hoạt động kinh doanh. Trong bộ máy kế toán có sự phân công, phân nhiệm cụ thể và luôn có sự giám sát của kế toán trưởng. Hơn nữa,nhằm đảm bảo độ tin cậy của thông tin kế toán, phòng kế toán tổ chức tách biệt giữa kế toán tiền mặt và thủ quỹ, tách biệt giữa kế toán vật tư và thủ kho.
Nhược điểm
Từ thực tế quan sát quá trình tổ chức và vận hành bộ máy kế toán, cá nhân em cho rằng sự phân bổ công việc, chức năng của các kế toán viên ở phòng kế toán công ty CP Công Nghệ Năng Lượng Xanh chưa hợp lý. Kế toán trưởng và kế toán tổng hợp kiêm nhiệm nhiều công việc so với kế toán vật tư. Do đặc điểm của công ty thương mại có hoạt động nhập khẩu, các nghiệp vụ tiền gửi phát sinh với số lượng lớn, tại nhiều ngân hàng, quá trình giao dịch, đối chiếu với ngân hàng tốn thời gian nên khối lượng công việc kế toán tiền gửi tại công ty tốn nhiều chi phí. Đồng thời, kế toán tổng hợp còn kiêm nhiệm chức năng hạch toán trên phần mềm, theo dõi biến động của các tài khoản qua phần mềm kế toán,tổng hợp dữ liệu, định kỳ lập báo cáo tài chinh. Bởi vậy, trong một số thời điểm như cuối tháng, cuối quí, chuẩn bị nhập khẩu cùng lúc nhiều lô hàng… công việc của kế toán tổng hợp bị quá tải.
Bộ máy kế toán của công ty tổ chức không tập trung. Công việc tính lương, các khoản trích theo lương, thanh toán với công ty bảo hiểm, quyết toán lương… do nhân viên ở bộ phận nhân sự thực hiện. Do tổ chức phân tán, quá trình theo dõi,
giám sát kế toán tiền lương trở nên phức tạp, khó khăn trong việc tổng hợp số liệu, lập BCTC.
Phương hướng hoàn thiện
Để bộ máy kế toán công ty được tổ chức tốt hơn, theo cá nhân em, phòng kế toán cần được tổ chức tập trung, chức năng kế toán tiền lương nên được giao cho phòng kế toán để thuận tiện trong công tác tổ chức hạch toán, kiểm tra và lập báo cáo. Trong phòng kế toán, kế toán trưởng cần đánh giá lại năng lực của từng kế toán viên để phân bổ, san sẻ công việc hợp lý, giảm thiểu khối lượng công việc cho kế toán tổng hợp hoặc phân công kế toán viên trợ giúp kế toán tổng hợp.
3.2. ĐÁNH GIÁ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TYƯu điểmƯu điểmƯu điểm Ưu điểm
Công ty áp dụng hình thức ghi sổ nhật ký chung kết hợp sử dụng phần mềm kế toán. Hình thức ghi sổ này phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty, các nghiệp vụ kế toán được cập nhật hàng ngày, liên tục, đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản trị. Hơn nữa, việc sử dụng phần mềm kế toán làm giảm bớt công việc của kế toán viên, hộ trợ công tác kế toán được thực hiện nhanh chóng, chính xác. Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền tháng đảm bảo tính cập nhật về giá cả, phù hợp với điều kiện công ty thường xuyên phat sinh các nghiệp vụ mua bán hàng hóa trong khi giá cả thị trường đang biến động mạnh mẽ.
Nhược điểm
Trên thực tế, tổ chức công tác kế toán tại công ty CP Công Nghệ Năng Lượng Xanh với hình thức ghi sổ Nhật ký chung gây trùng lắp công việc kế toán. Với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán, kế toán viên hoàn toàn có thể sử dụng Exel để lọc và theo dõi các thông tin tổng hợp. Do vậy, công tác kế toán tại công ty chủ yếu sử dụng sổ, thẻ chi tiết tài khoản trên máy và sổ giấy để hạch toán và theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh. Hệ thống sổ tổng hợp kế toán được phần mềm kế toán tự động kết chuyển số liệu không được sử dụng thường xuyên tại phòng kế toán. Mặt khác, việc
kiểm tra, đối chiều số liệu giữa sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp tại công ty không được chú trọng nên dễ xảy ra sai sót trong công tác kế toán.
Hệ thống sổ kế toán chi tiết tài khoản 331, 131, 1561 không được chi tiết để dễ dàng theo dõi. Công ty chỉ sử dụng một sổ chi tiết 331 chung cho tất cả các nhà cung cấp, một sổ chi tiết 133 chung cho mọi khách háng và một sổ 1561 cho mọi loại hàng hóa mua về.
Phương hướng hoàn thiện
Xuất phát từ chức năng chính của kế toán là thông tin và kiểm tra, cá nhân em đưa ra đề xuất tăng cường công tác kiểm tra, đối chiếu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết tại doanh nghiệp. Sổ kế toán chi tiết được chép bởi kế toán phần hành cần thường xuyên được đối chiếu với sổ kế toán trên máy của đơn vị.
Phòng kế toán nên phân loại các nhà cung cấp: nhà cung cấp thường xuyên và nhà cung cấp khác. Mỗi nhà cung cấp thường xuyên sẽ theo dõi trên một sổ chi tiết riêng, các nhà cung cấp còn lại sẽ theo dõi trên một sổ chi tiết nhưng các trang khác nhau. Tương tự với các khách hàng thường xuyên, khối lượng giao dịch lớn có thể tổ chức theo dõi riêng mỗi khách hàng thường xuyên một sổ, các khách hàng khác một sổ và trên các trang riêng.
Hàng hòa tại công ty được mã hóa, cần được phân nhóm và tổ chức theo dõi trên các sổ chi tiết riêng cho từng nhóm để dễ quản lý. Ví dụ như chi tiết TK 1561 thành:
- TK 15611- Hóa chất, hạt i- on - TK 15612- Thiết bị rơi
- TK 15613- Thiết bị chức năng - TK 15614- Hàng hóa khác.
KẾT LUẬN
Báo cáo thực tập tổng quan là giai đoạn đầu trong quá trình thực tập.Giai đoạn này nhằm mục đích rèn luyện cho em những kĩ năng điều tra, quan sát, phân tích, tổng hợp hiện trạng của một doanh nghiệp thực tế. Trong giai đoạn đầu này, em biết tận dụng tất cả các kiến thức đại cương cũng như chuyên ngành một cách tổng quan và tỉ mỉ để phân tích các yếu tố thuộc về đơn vị thực tập
công ty CP Công Nghệ Năng Lượng Xanh là đơn vị em lựa chọn thực tập, qua thời gian tìm hiểu và thu thập số liệu sát thực tế về công ty trong 3 năm gần đây, em