2.2.1. Các chính sách kế toán chung
- Kỳ kế toán: năm ( bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc tại ngay 31/12 hàng năm) - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam
- Chế độ kế toán áp dụng: Theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14/9/2006 về chế độ kế toán DN vừa và nhỏ, tuân thủ hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam có liên quan.
- Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung - Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
+ Nguyên tắc ghi nhân hàng tồn kho: Giá gốc
+ Phương pháp tính giá hàng tồn kho cuối kỳ: Bình quân gia quyền tháng + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thưởng xuyên.
- Nguyên tắc ghi nhận chi phí đi vay: Ghi nhận vào chi phí tài chính trong năm - Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả: khoản chi phí lãi vay chưa trả đã được hạch toán vào chi phí tài chính trong năm
- Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận các khoản dự phòng phải trả: Trích lập dự phòng bảo hành 3% trên hàng hóa bán ra có bảo hành
- Nguyên tắc ghi nhận chênh lệch tỷ giá: Tỷ giá nhập khẩu được ghi nhận thêo tỷ giá bình quân liên ngân hàng tại thời điểm mở tờ khai hàng nhập khẩu, tỷ giá số dư tiền ngoại tệ cuối kỳ được ghi nhận theo tỷ giá bán ra của Ngân hàng Techcombank tại thời điểm cuối năm tài chính. Chênh lệch tỷ giá được tính vào chi phí tài chính của doanh thu hoạt động tài chính trong kỳ.
- Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu: tuân thủ theo chuẩn mực kế toán số 14.
- Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ.
2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Mọi nghiệp vụ xảy ra trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty, đều được kế toán lập chứng từ và ghi chép đầy đủ. Căn cứ vào đặc điểm tổ chức kinh doanh, yêu cấu quản lý, đơn vị xây dựng hệ thống chứng từ như sau:
Chứng từ tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, bảng thanh toán tạm ứng, bảng kiểm kê quỹ (VNĐ).
Chứng từ hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng kê mua hàng, biên bản kiểm nghiệm vât tư, hàng hóa; biên bản kiểm kê vât tư, sản phẩm hàng hóa; phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ.
Chứng từ bán hàng: hóa đơn giá trị gia tăng
Chứng từ TSCĐ: Biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản kiểm kê TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ.
Các chứng từ trong công ty được đúng số liên qui định, được luân chuyển theo đúng qui định của công ty. Đặc biết, mọi chứng từ đều có chữ ký theo các chức danhqui định trên chứng từ và có sự xét duyệt của kế toán trưởng. Mọi chứng từ kế toán sau khi được ghi sổ sẽ được bảo bảo quản tập trung tại phòng kế toán.
2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Công ty CP Công Nghệ Năng Lượng Xanh là một doanh nghiệp nhỏ do vậy công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC do Bộ Tài chính ban hành, đồng thời cập nhật những theo đổi theo qui định.
Do đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty chủ yếu là mua bán thương mại và cung cấp dịch vụ, mặc khác công ty lại chưa tham gia mua bán cổ phiếu, nên công tác hạch toán không sử dụng nhiều tài khoản kế toán như: TK 152- nguyên liêu vật liệu, TK 154- chi phí SX kinh doanh dở dang, TK 155- thành phẩm, TK 121- đầu tư tài chính ngắn hạn, TK 419- cổ phiếu quỹ.
Để vận dụng hiệu quả và linh động hệ thống tài khoản kế toán, công ty mở thêm Tài khoản cấp 2 và Tài khoản cấp 3 đối với những tài khoản không có qui định Tài khoản cấp 2, Tài khoản cấp 3 tại danh mục Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa đã quy định trong Quyết định 48/2006/QĐ-BTC, nhằm phục vụ yêu cầu quản lý của công ty.
Ví dụ: Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng. Công ty CP Công Nghệ Năng Lượng Xanh thường giao dịch với một số ngân hàng nên tài khoản này được chi tiết như sau: 1121: Tiền VND gửi ngân hàng
11211: Tiền VND gửi ngân hàng TCB (Techcombank) 11212: Tiền VND gửi ngân hàng VCB ( Vietcombank) 11213: Tiền VND gửi ngân hàng NN ( Agribank) 11214: Tiền VND gửi ngân hàng ACB
11215: Tiền VND gửi ngân hàng HH ( Maritime Bank) 11216: Tiền VND gửi ngân hàng BIDV
11217: Tiền VND gửi ngân hàng MB ( Ngân hàng Quân đội) Với tài khoản 214: Hao mòn tài sản cố định
2141: Hao mòn TSCĐ hữu hình
21411: Hao mòn TSCĐHH- Nhà cửa, vật kiến trúc 21412: Hao mòn TSCĐHH- Máy móc, thiết bị 21413: Hao mòn TSCĐHH- PT vận tải, truyền dẫn 21414: Hao mòn TSCĐHH- Thiết bị, dụng cụ quản lý
Với tài khoản 641: Chi phí bán hàng 6411: Chi phí bán hàng: Nhân viên
6413: Chi phí bán hàng: Dụng cụ, đồ dùng 6417: Chi phí bán hàng: DV mua ngoài 6418: Chi phí bán hàng: bằng tiền khác
2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Công ty cổ phần Công Nghệ Nặng Lượng Xanh áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung kết hợp với phần mềm kế toán máy ASI.
SƠ ĐỒ 2-2
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG TẠI CÔNG TY
Chú giải: Ghi hàng ngày
Chứng từ Nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối SPS
Báo cáo tài chính
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký đặc biệt
Đối chiếu kiểm tra Ghi cuối tháng
Hằng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc kế toán tổng hợp nhập số liệu vào máy, số liệu được chuyển vào sổ Nhật ký chung. Sau đó chuyển số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Đồng thời với việc chuyển sổ liệu vào sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh nhiều được chuyển vào các Nhật ký đặc biệt thích hợp (bao gồm: Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, Nhật ký bán hàng, Nhật ký mua hàng). Hằng ngày cũng từ chứng từ gốc, kế toán phần hành ghi sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.Cuối tháng, kế toán tổng hợp cộng Nhật ký đặc biêt, chuyển số liệu vào sổ cái, sau đó cộng sổ cái và lập Bảng cân đối số phát sinh ( trên máy), kế toán phần hành cộng sổ chi tiết và lập Bảng tổng hợp chi tiết . Kế toán tổng hợp tiếp tục thực hiện việc đối chiếu giữa Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết, giữa Bảng cân đối số phát sinh để đảm bảo tính khớp đúng của số liệu. Cuối năm, kế toán tổng hợp lập Báo cáo tài chính.
Các sổ sách kế toán bao gồm:
- Sổ tổng hợp: Nhật ký chung, Sổ Cái các tài khoản. - Bảng cân đối số phát sinh.
- Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, Nhật ký bán hàng, Nhật ký mua hàng. - Sổ, thẻ chi tiết các tài khoản.
- Sổ theo dõi số dư công nợ.
Phần mềm kế toán ASIA
Hiện nay, Công ty CP Công Nghệ Năng Lượng Xanh đang áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán thông qua việc sử dụng phần mềm kế toán ASIA. Với phần mềm kế toán này, người sử dụng chỉ việc cập nhật các chứng từ, tài liệu gốc ban đầu. Các công việc ghi chép tổng hợp số liệu tiếp theo, chương trình kế toán máy sẽ tự động tính toán, tổng hợp số liệu và kết xuất tạo ra các báo cáo kế toán theo các biểu mẫu đã được Nhà nước quy định, đồng thời cung cấp các thông
tin và các báo cáo phân tích quản trị phục vụ cho công tác quản lý và Tổng giám đốc Công ty.
Nhờ áp dụng phần mềm kế toán máy với khả năng tập hợp tự động của máy tính mà hai bộ phận kế toán chi tiết và tổng hợp được thực hiện đồng thời giúp giảm thiểu khối lượng công việc đối với kế toán. Vì vậy, các thông tin trên các sổ tài khoản được ghi chép thường xuyên trên cơ sở cộng dồn từ các nghiệp vụ kinh tế đã được cập nhập một cách tự động. Với phần mềm kế toán này, kế toán không nhất thiết phải đến cuối kỳ mới có số liệu tổng hợp mà khi cần có thể xem trên máy tính và in sổ tổng hợp bất kỳ lúc nào. Nhà quản lý sẽ theo dõi chi tiết hoạt động của bộ phận kế toán thường xuyên và luôn có các báo cáo, số liệu ngay khi cần.
2.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Công ty lập Báo cáo tài chính định kỳ theo năm và lập đủ năm Báo cáo tài chính theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính:
1. Bảng Cân đối kế toán - Mẫu số B01-DNN 2. Bảng Cân đối tài khoản - Mẫu số F01-DNN 3. Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh - Mẫu số B02-DNN 4. Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ - Mẫu số B03-DNN 5. Bản Thuyết minh báo cáo tài chính - Mẫu số B09-DNN
- Các báo cáo tài chính được lập bởi kế toán tổng hợp dưới sự hỗ trợ của phần mềm kế toán ASIA và sự kiểm tra của kế toán trưởng. Báo cáo tài chính của công ty được nộp cho Chi Cục Thuế Ba Đình, Hà Nội.
- Kế toán công ty lập thêm một số báo cáo quản trị để theo dõi tình hình bán háng và theo dõi công nợ
1. Báo cáo bán hàng, mua hàng
2. Báo cáo quản trị công nợ phải thu, phải trả theo hạn thanh toán. 3. Dự toán thu, chi hàng tháng.
2.3. TỔ CHỨC KẾ TOÁN CÁC PHẦN HÀNH CỤ THỂ2.3.1. Tổ chức hạch toán kế toán vật tư, hàng hóa2.3.1. Tổ chức hạch toán kế toán vật tư, hàng hóa2.3.1. Tổ chức hạch toán kế toán vật tư, hàng hóa 2.3.1. Tổ chức hạch toán kế toán vật tư, hàng hóa
Đặc điểm của vật tư, hàng hóa tại công ty CP Công Nghệ Năng Lượng Xanh:
Do đặc điểm kinh doanh của công ty là cung cấp, phân phối thiết bị hóa chất về xử lý nước thải, lọc nước nên hàng hóa vật tư được mua và phân loại như sau:
- Hóa chất tẩy rửa (NaOH, HCl…), vật liệu lọc (than hoạt tính, Filox..), hạt trao đổi i-on...Những hàng hóa, vật liệu này có đặc tính hóa học riêng, dễ hút ẩm và dễ biến chât, do vậy cần được phân loại cẩn thận, đóng gói, đóng bao, bảo quản trong điểu kiện nhiệt độ và độ ẩm thích hợp để ngăn ngừa biến chất. Đối với công tác kế toán, kê toán vật tư trươc khi ghi sổ nghiệp vụ mua những hóa chất, vật liệu này luôn phải có đầy đủ chứng từ hợp lệ: hợp đồng thu mua, phiếu nhập kho, giấy kiểm định chất lượng hàng hóa, biên bản giao nhận hàng hóa. Trong quá trình bảo quản, kế toán thường xuyên theo dõi, kết hợp với bộ phận kỹ thuật đánh giá lại chất lượng, giá trị của loại hàng hóa, vật liệu này. - Các thiết bị rời: bình FRP, bồn composite, van điều khiển, thiết bị lọc than
hoạt tính, ống…là những thiết bị bằng kim loại hoặc nhựa, cao su cần được phân loại và lưu trữ sắp xếp có khoa học trong kho, tránh để chồng chéo, làm vỡ, biến dạng thiết bị.
- Các thiết bị chức năng: thiết bị đo dạng test kít, thiết bị đo pH, tổng cứng, đo độ dẫn điện, tổng kiềm… là các thiết bị kỹ thuật, công cụ để phòng kỹ thuật sử dụng trong kiểm tra khảo sát chất lượng nước trước và sau khi xử lý, hộ trợ công tác cung cấp dịch vụ bảo trì hệ thống cho khách hàng. Những thiết bị điện tử này đòi hòi độ chính xác cao, do vậy công tác lưu kho luôn cần được quan tâm, thường xuyên lau chùi, bảo quản trong kho sạch sẽ, nhiệt độ vừa phải, tránh ẩm ướt làm han rỉ thiết bị.
Nhận biết được những đặc trưng của hàng hóa, vật tư của công ty, công tác kế toán vật tư hàng hóa được kế toán vật tư đảm nhiệm, thực hiện ghi chép theo dõi hàng hóa vật tư cả về số lượng và giá trị.
- Phiếu nhập kho ( Mẫu 01-VT) - Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư hàng hóa (Mẫu 05-VT) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa( Mẫu 03-VT) - Bảng kê mua hàng (Mẫu 06-VT)
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( Mẫu 04- VT) Tài khoản sử dụng: TK 1561 - Giá mua hàng hóa
Trình tự ghi sổ công tác kế toán vật tư, hàng hóa được miêu tả trong sơ đồ sau:
SƠ ĐỒ 2-3
QUY TRÌNH GHI SỔ KẾ TOÁN VẬT TƯ HÀNG HÓA
Chú giải: Ghi hàng ngày Đối chiếu kiểm tra Ghi cuối tháng, quý, năm
Chứng từ HH
Nhật ký mua hàng,
nhật ký bán hàng Sổ chi tiết HH
Sổ cái TK 156 Bảng tổng hợp chi tiết Nhập-Xuất –Tồn
Bảng cân đối SPS
Báo cá o tài
Kế toán chi tiết: kế toán áp dụng phương pháp thẻ song song để ghi sổ chi tiết hàng hóa. Căn cứ vào các chứng từ gốc về nhập xuất hàng hóa,cuối kỳ kế toán lập bảng kê tinh giá, tính giá hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền tháng, làm cơ sở ghi sổ chi tiết hàng hóa ( Mẫu S10-DN). Cuối năm, kế toán vật tư lập bảng tổng hợp chi tiết nhập- xuất – tồn.
Kế toán tổng hợp: Hàng ngày, kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho tiền hành định khoản vào sổ nhật ký mua hàng, nhật ký bán hàng trên phần mềm kế toán. Định kỳ, số liệu được chuyển vào sổ cái tài khoản 156, làm căn lập bảng cân đối số phát sinh. Cuối năm, kế toán tổng hợp lập báo cáo tài chính trên cơ sở Bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết.
2.3.2. Tổ chức hạch toán kế toán tiền mặt.
Đặc điểm kế toán tiền mặt tại đơn vị: Công ty CP Công Nghệ Năng Lượng Xanh thường xuyên phải giao dịch với nhà cung cấp và khách hàng thông qua quá trình thu mua hàng hóa và bán hàng hóa. Do vậy, các nghiệp vụ về tiền tại quỹ và tiền gửi tại các ngân hàng thường xuyên xảy ra, hơn nữa, công ty có tài khoản tiền gửi ở nhiều ngân hàng nên công tác kế toán tiền mặt, tiền gửi tại đơn vị luôn đòi hỏi sự tỉ mỉ, tổ chức khoa học các sổ kế toán.
Các chứng từ sử dụng: - Phiếu thu
- Phiếu chi
- Giấy đề nghị tạm ứng - Giấy thanh toán tạm ứng - Biên lai thu tiền
- Giấy báo nợ, báo có, bảng sao kê của ngân hàng. - Biên bản kiêm kê quỹ
Tài khoản sử dụng: - TK 111 – tiền mặt - TK 112- tiền gửi
Trong đó: 1121: Tiền VND gửi ngân hàng
11211: Tiền VND gửi ngân hàng TCB (Techcombank) 11212: Tiền VND gửi ngân hàng VCB ( Vietcombank) 11213: Tiền VND gửi ngân hàng NN ( Agribank)
11214: Tiền VND gửi ngân hàng ACB
11215: Tiền VND gửi ngân hàng HH ( Maritime Bank) 11216: Tiền VND gửi ngân hàng BIDV
11217: Tiền VND gửi ngân hàng MB ( Ngân hàng Quân đội) Trình tự ghi sổ kế toán tiền mặt tại công ty được miêu tả như sau:
SƠ ĐỒ 2-4
QUY TRÌNH GHI SỔ KẾ TOÁN TIỀN MẶT
Chú giải: Ghi hàng ngày Đối chiếu kiểm tra Ghi cuối tháng, quí,năm
Kế toán chi tiết: hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc thu chi tiền mặt, giấy báo nợ, báo có của ngân hàng, kế toán ghi sổ kế toán chi tiết quĩ tiền mặt và sổ tiền gửi
Chứng từ TM, TGNH
Nhật ký thu tiền,
nhật ký chi tiền Sổ chi tiết TM, TGNH
Sổ cái TK 111, 112 Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối SPS
Báo cá o tài
ngân hàng. Cuối năm, kế toán căn cứ vào số liệu trong hai sổ trên lập bảng tổng hợp chi tiết .
Kế toán tổng hợp: hàng ngày, kế toán nhập số liệu vào máy trên cơ sở các phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có nhận được. Số liệu kế toán sẽ tự chuyển