Chương 1: Cơ sở khoa học của việc chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn
1.3. Ý nghĩa của việc chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV
1.3.1. Nội dung chuẩn hóa hệ thống văn bản
Vận dụng lý thuyết về chuẩn hóa hệ thống văn bản, việc chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường cần đảm bảo các nội dung sau:
* Chuẩn hóa thành phần văn bản thuộc hệ thống: Chuẩn hóa thành phần văn bản thuộc hệ thống là việc làm đầu tiên khi tiến hành chuẩn hóa hệ thống văn bản. Bởi vì, muốn chuẩn hóa hệ thống thì phải xác định được các yếu tố cấu thành hệ thống đó. Tức là phải xác định được đầy đủ và chính xác các văn bản thuộc hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường.
Cần phải nhắc lại rằng, hoạt động đào tạo là hoạt động cơ bản và quan trọng nhất của Trường ĐHKHXH&NV. Cho nên, thành phần hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo khá phong phú và đa dạng. Văn bản về các lĩnh vực khác như nghiên cứu khoa học, đối ngoại, hành chính, công tác sinh viên, thanh tra, tài chính… đều trực tiếp hoặc gián tiếp phục vụ cho hoạt động đào tạo.
Tuy nhiên, trong phạm vi luận văn của mình, chúng tôi không thể nghiên cứu chuẩn hóa toàn bộ khối văn bản này. Yêu cầu đối với các văn bản thuộc hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo đó là phải phản ánh được qui trình, thủ tục của công tác đào tạo. Thông qua hệ thống văn bản này, bức tranh về hoạt động đào tạo với các nhiệm vụ, công việc cụ thể được thể hiện rõ nét. Điều này đồng nghĩa với việc khi xác định thành phần văn bản thuộc hệ thống phải dựa vào việc thực hiện các nhiệm vụ, công việc của hoạt động đào tạo trong thực tiễn.
34
* Chuẩn hóa mối quan hệ giữa các văn bản trong hệ thống: Mối quan hệ giữa các thành phần thuộc hệ thống chính là đặc trưng phản ánh đặc tính của hệ thống. Không thể gọi là hệ thống nếu các yếu tố cấu thành hệ thống không có mối quan hệ với nhau. Các văn bản trong hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV có mối liên hệ chặt chẽ với nhau để cùng phản ánh qui trình, thủ tục của công tác đào tạo. Văn bản nào là nguyên nhân, văn bản nào phản ánh quá trình, văn bản nào là kết quả chính là mối quan tâm của chuẩn hóa hệ thống văn bản này.
* Chuẩn hóa việc sử dụng đúng chức năng, công dụng của các văn bản trong hệ thống: Xét về mặt thể loại, các văn bản thuộc hệ thống văn bản đào tạo gồm nhiều loại như công văn, thông báo, kế hoạch, báo cáo, quyết định, hướng dẫn, biên bản…Ngoài ra, đây là hoạt động đặc thù nên có rất nhiều các văn bản đặc trưng giấy triệu tập, thẻ dự thi, giấy báo điểm, giấy chứng nhận, phiếu đánh giá, bản nhận xét, bảng điểm, bằng tốt nghiệp… Mỗi loại văn bản, giấy tờ có một chức năng, công dụng nhất định. Việc sử dụng đúng tên loại, chức năng của loại văn bản là một yếu tố quan trọng cần phải xét đến khi nghiên cứu chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV.
* Chuẩn hóa thể thức văn bản trong hệ thống: Thể thức văn bản là một trong những yếu tố quan trọng góp phần hoàn thiện chất lượng văn bản nói riêng và hệ thống văn bản nói chung. Và đây là yếu tố có thể thực hiện chuẩn hóa một cách triệt để nhất. Đồng thời, chuẩn hóa thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản cũng là nội dung đã được nghiên cứu và đề cập trong nhiều đề tài luận văn, khóa luận trước đó.
Có rất nhiều cách hiểu về thể thức văn bản nhưng tựu chung lại “thể thức văn bản là các thành phần cần phải có và cách thức trình bày các thành phần đó đối với một thể loại văn bản nhất định do các cơ quan có thẩm quyền quy định” [28-120]. Như vậy, thể thức văn bản là những yếu tố bắt buộc, không thể thiếu nhằm đảm bảo tính chân thực và hiệu lực thi hành của văn bản. Do đó, việc đề ra những quy định về thể thức văn bản là cần thiết nhằm
35
giúp công tác soạn thảo, ban hành văn bản của các cơ quan, tổ chức được thực hiện thống nhất, đảm bảo kỷ cương, nề nếp hoạt động và nâng cao tính thẩm mỹ của văn bản được ban hành.
Thể thức văn bản là một trong những nội dung được chúng tôi dành nhiều thời gian nghiên cứu chuẩn hóa trong hệ thống văn bản phục vụ đào tạo.
* Chuẩn hóa văn phong văn bản trong hệ thống: Có rất nhiều cách hiểu về văn phong. Đại từ điển Tiếng Việt do Nguyễn Như Ý chủ biên định nghĩa “văn phong là phong cách, lối viết riêng của mỗi người”. Hay Bách khoa toàn thư Việt Nam quan niệm “văn phong là phong cách viết của mỗi người, văn phong thể hiện chủ yếu ở mặt đặt câu, dùng từ còn phong cách thể hiện ở nhiều mặt (chọn đề tài, xây dựng nhân vật, dùng thể loại)”. Từ những định nghĩa này, chúng tôi thống nhất khái niệm văn phong được sử dụng trong luận văn của mình là “cách thức sử dụng ngôn ngữ viết để trình bày, diễn đạt một vấn đề sao cho phù hợp với hoàn cảnh và mục đích truyền đạt thông tin”.
Hệ thống văn bản về đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV thuộc thể loại văn bản hành chính. Do đó, ngôn ngữ được sử dụng ở đây là văn phong hành chính. Việc xác định rõ thể loại văn bản sẽ chi phối việc sử dụng từ ngữ, cách diễn đạt trong việc soạn thảo văn bản. Điều này, ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của văn bản. Sâu xa hơn nữa là ảnh hưởng đến hiệu suất lao động và hoạt động của cơ quan.
Hiện nay, chưa có một văn bản cụ thể nào của cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định về cách sử dụng văn phong đối với từng loại văn bản nói chung . Với văn bản hành chính, tại Thông tư 01, trong nội dung văn bản đã đặt ra yêu cầu là nội dung văn bản phải dùng từ ngữ tiếng Việt phổ thông, được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu.
Đây chỉ là những yêu cầu cơ bản ở mức tối thiểu, cho nên chưa thể xem đó là tất cả quy định, yêu cầu đối với văn phong hành chính. Mặc dù vậy, các nhà khoa học nghiên cứu về ngôn ngữ, văn bản, hành chính đã nghiên cứu và đề
36
ra những quy tắc, yêu cầu nhất định đối với việc sử dụng văn phong trong văn bản hành chính nhằm đảm bảo đủ chức năng và mục đích sử dụng của văn bản quản lý nhà nước nói chung và văn bản hành chính thông thường nói riêng. Đó là tính chuẩn mực, chính xác, tính khuôn mẫu, tính khách quan, diễn đạt ngắn gọn, dễ hiểu mà vẫn đảm bảo sự trang trọng, lịch sự.
Cũng bởi, văn phong là phong cách riêng của mỗi người nên đây là yếu tố rất khó chuẩn hóa. Song, chuẩn hóa văn phong được xem xét trên các góc độ như việc sử dụng đúng cấu trúc ngữ pháp, cách dùng từ ngữ của văn bản hành chính, cách hành văn mạch lạc, khoa học, việc tuân thủ các qui tắc về chính tả và viết hoa trong Tiếng Việt. Đây hoàn toàn là những đặc điểm có thể chuẩn hóa được nhằm đảm bảo tính thống nhất của các văn bản trong hệ thống và nâng cao chất lượng văn bản được soạn thảo, ban hành.
1.3.2. Ý nghĩa của việc chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV
Như trên đã trình bày, hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV có ý nghĩa to lớn, góp phần khẳng định sự phát triển và vị trí của Trường trong hệ thống giáo dục đại học Việt Nam.
Việc soạn thảo, ban hành văn bản chiếm một tỷ trọng thời gian không nhỏ trong hoạt động đào tạo. Với mục đích là công cụ cho hoạt động quản lý, có thể nói, nếu văn bản được soạn thảo ban hành đúng mục đích, đúng thẩm quyền, đúng chức năng, nhiệm vụ, đúng thể thức và đảm bảo nội dung cũng như văn phong chuẩn mực sẽ tạo điều kiện cho hoạt động tổ chức đào tạo suôn sẻ và thuận lợi. Đồng thời, chất lượng văn bản tốt cũng thể hiện phần nào hiệu quả của hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo Nhà trường.
Ngược lại, nếu hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo không đảm bảo đầy đủ các yêu cầu về thành phần, chức năng, công dụng và mối quan hệ, thể thức, kỹ thuật trình bày và văn phong của văn bản sẽ cản trở các hoạt động của công tác đào tạo, làm giảm hiệu suất và chất lượng hoạt động chung của Trường.
37
Bên cạnh đó, đào tạo là công tác đặc thù của các trường đại học và các bước thực hiện công tác đào tạo thường được sử dụng lặp lại trong nhiều năm.
Các văn bản trong hệ thống có thể được sử dụng cho nhiều năm học, khóa học. Do đó, nếu các văn bản trong hệ thống được chuẩn hóa sẽ giúp tiết kiệm được nhiều thời gian soạn thảo văn bản. Ý nghĩa của việc chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo được khái quát cụ thể như sau:
- Một là, chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo sẽ tác động đến việc chuẩn hóa qui trình, thủ tục tiến hành các hoạt động đào tạo của Trường.
Thực tế cho thấy, việc thực hiện các nhiệm vụ của công tác đào tạo của công tác đào tạo đều được văn bản hóa. Nói cách khác, hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường phản ánh rõ nét qui trình, thủ tục tiến hành các hoạt động đào tạo. Vậy nên, khi tiến hành chuẩn hóa hệ thống văn bản này sẽ tác động mạnh đến việc chuẩn hóa qui trình, thủ tục của hoạt động đào tạo. Thật vậy, khi tiến hành chuẩn hóa hệ thống văn bản, trước hết chúng ta phải xác định được thành phần các văn bản và mối quan hệ của các văn bản đó trong hệ thống. Mà văn bản được hình thành từ thực tế tiến hành các qui trình (bước công việc) của hoạt động đào tạo. Do đó, có thể sẽ sản sinh thêm hoặc lược bỏ hoặc thay đổi tên loại một số văn bản nhằm đảm bảo tính chính xác của hệ thống văn bản, đồng thời vẫn phản ánh đầy đủ các qui trình, thủ tục của công tác đào tạo.
Đặc biệt, trong thời gian vừa qua, Trường ĐHKHXH&NV đã thực hiện thành công Đề án “Xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008” nhằm xây dựng và thực hiện một quá trình quản lý khoa học, minh bạch, hợp lý để có chất lượng sản phẩm tốt, phục vụ và đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của xã hội. Trong danh mục các quy trình thuộc Đề án ISO, đã xây dựng được các quy trình giải quyết các công việc cơ bản của hoạt động đào tạo như quy trình tuyển sinh, quy trình mở chương trình đào tạo… Theo đó, các bước giải quyết công việc được thực hiện theo quy định và có minh chứng đầy đủ (các văn bản). Như vậy, có thể thấy, nếu
38
hệ thống văn bản về đào tạo được chuẩn hóa về thành phần, chức năng, công dụng văn bản sẽ tạo thuận lợi lớn cho việc xây dựng và áp dụng qui trình ISO vào giải quyết các nhiệm vụ của công tác đào tạo trong thực tiễn.
Thực chất, chuẩn hóa hệ thống văn bản hay áp dụng ISO vào hoạt động đào tạo đều hướng tới mục tiêu tạo thuận lợi cho việc thực hiện các nhiệm vụ của công tác đào tạo nhằm nâng cao chất lượng của công tác này. Song, giữa hai vấn đề này vẫn có sự phân biệt nhất định. Chuẩn hóa hệ thống văn bản xét đến cùng là nhằm hoàn thiện một công cụ, một phương tiện đắc lực giúp cho hoạt động đào tạo được thuận lợi, đạt chất lượng cao nhất. Từ đó, nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý, điều hành. Trong khi đó, việc áp dụng ISO vào hoạt động đào tạo nhằm xây dựng một quy trình quản lý đào tạo minh bạch, khoa học, hợp lý thông qua việc văn bản hóa các qui trình của công tác đào tạo. Rõ ràng, hai hoạt động này khác nhau về mặt bản chất. Hơn nữa, việc xây dựng và áp dụng ISO đối với hoạt động đào tạo được thực hiện cho từng bước công việc cụ thể của hoạt động đào tạo như tuyển sinh (qui trình tuyển sinh), xây dựng giáo trình, bài giảng (qui trình xây dựng giáo trình, bài giảng), xét tốt nghiệp (qui trình xét tốt nghiệp)… mà chưa phản ánh tổng thể toàn bộ qui trình, thủ tục của công tác đào tạo – điều được thể hiện rõ nét trong quá trình chuẩn hóa hệ thống văn bản đào tạo.
Vậy có thể xem, việc áp dụng ISO là động lực thúc đẩy cho công tác chuẩn hóa hệ thống văn bản đào tạo của Trường. Bởi vì, một trong những lợi ích to lớn của ISO là giúp các bộ phận quản lý, rà soát, chỉnh sửa, bổ sung, xây dựng mới để có thể văn bản hóa toàn bộ quá trình, quy trình và các thủ tục khi giải quyết các công việc thường xuyên. Trong khi đó, tiến hành chuẩn hóa hệ thống văn bản cần phải xác định đầy đủ các văn bản thuộc hệ thống.
Nhờ có các qui trình ISO mà việc xác định thành phần văn bản của hệ thống trở nên dễ dàng hơn. Đồng thời, chuẩn hóa hệ thống văn bản sẽ tạo thuận lợi lớn cho áp dụng ISO trong việc sử dụng các văn bản tương đối hoàn chỉnh (đã được chuẩn hóa về thể thức, văn phong, chức năng, công dụng) trong hệ thống văn bản đào tạo.
39
- Hai là, chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo có ý nghĩa to lớn đối với việc thống nhất qui trình soạn thảo, ban hành văn bản đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV. Mặc dù, qui trình soạn thảo, ban hành văn bản đào tạo không phải là đối tượng nghiên cứu trực tiếp của chuẩn hóa hệ thống văn bản, song đây là một yêu cầu không thể thiếu khi tiến hành chuẩn hóa hệ thống này. Sở dĩ như vậy là vì, để có được những văn bản đảm bảo các yếu tố về thể thức, văn phong được sử dụng đúng chức năng, công dụng của văn bản thì chúng phải được soạn thảo, ban hành theo một qui trình, thủ tục thống nhất, đảm bảo các yêu cầu về thể thức và nội dung văn bản. Nhất là, trong điều kiện hiện nay, với sự phát triển ngày một cao của khoa học kỹ thuật, công nghệ thì vấn đề chuẩn hóa văn bản, hệ thống văn bản càng có điều kiện để thực hiện được tốt.
- Bà là, chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo góp phần nâng cao chất lượng của văn bản nói riêng và hệ thống văn bản đào tạo nói chung. Đây là ý nghĩa thiết thực và tất yếu của chuẩn hóa hệ thống văn bản. Bởi vì, khi đã được chuẩn hóa hệ thống văn bản sẽ trở nên hoàn chỉnh về mọi mặt như thành phần văn bản; nội dung văn bản; chức năng, công dụng và mối quan hệ giữa các văn bản trong hệ thống. Điểm nổi bật nhất trong ý nghĩa này là nâng cao chất lượng các văn bản trong hệ thống. Thể thức và văn phong văn bản là hai nội dung quan trọng của chuẩn hóa hệ thống văn bản.
Như vậy, sẽ tạo nên sự thống nhất về hình thức và mức độ nhất định về nội dung của hệ thống văn bản. Điều này sẽ góp phần chấm dứt tình trạng văn bản được soạn thảo không đảm bảo các yếu tố thể thức, cách sử dụng ngôn từ theo thói quen, sở thích cá nhân, hay thẩm quyền soạn thảo, ký văn bản còn tùy tiện, chưa chuẩn xác…Nói cách khác là sẽ nâng cao chất lượng văn bản được soạn thảo, góp phần đẩy mạnh hiệu lực và hiệu quả của hoạt động đào tạo.
Thêm nữa, việc thực hiện mô hình đào tạo theo tín chỉ đòi hỏi tính sáng tạo và chuyên nghiệp cao trong hoạt động đào tạo. Chuẩn hóa văn bản, hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo được xem là một bộ phận của tính