Nói đến cấu trúc của hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo, chúng tôi muốn nói đến thành phần văn bản và mối quan hệ giữa các văn bản trong hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo.
44
Như trên đã nói, hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV rất phong phú và đa dạng. Cũng bởi, hoạt động đào tạo là hoạt động cơ bản, quan trọng bật nhất của Trường nên có thể xem các hoạt động khác như hành chính, tài chính, đối ngoại…đều nhằm mục đích phục vụ công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học. Do đó, khái niệm văn bản phục vụ hoạt động đào tạo có thể được hiểu là bao gồm cả văn bản được hình thành trực tiếp từ các hoạt động phục vụ đào tạo trên. Tuy nhiên, cần khẳng định lại rằng, trong giới hạn phạm vi đề tài nghiên cứu này, thuật ngữ “văn bản phục vụ hoạt động đào tạo” được dùng để chỉ những văn bản trực tiếp hình thành trong quá trình tổ chức, thực hiện các công việc liên quan đến hoạt động đào tạo. Theo đó thì, hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV gồm toàn bộ các văn bản, tài liệu được hình thành trong quá trình đào tạo các hệ, các bậc; từ khâu tuyển sinh, tổ chức giảng dạy, học tập đến khâu cuối cùng là công nhận tốt nghiệp và cấp bằng, cụ thể như sau:
- Văn bản về công tác tuyển sinh bao gồm: Liên quan đến công tác tuyển sinh, có rất nhiều qui trình, thủ tục giải quyết các bước công việc cụ thể.
Cho nên, khối lượng văn bản hình thành từ hoạt động này là tương đối lớn.
Về mặt ý nghĩa, văn bản hình thành và phản ánh các hoạt động của công tác tuyển sinh có vị trị đặc biệt quan trọng trong hệ thống văn bản về đào tạo. Vị trí này có được từ chính vai trò của công tác tuyển sinh đối với hoạt động đào tạo nói riêng và hoạt động của các trường đại học nói chung bởi tuyển sinh là đầu vào của công tác đào tạo. Những văn bản hình thành trong quá trình tổ chức tuyển sinh là cơ sở, căn cứ cho việc tiến hành các hoạt động tổ chức đào tạo tiếp theo. Những văn bản cơ bản của công tác tuyển sinh bao gồm:
+) Kế hoạch công tác tuyển sinh: Căn cứ vào khả năng đào tạo, Trường xây dựng kế hoạch tuyển sinh (đại học, sau đại học) gửi ĐHQGHN và Bộ Giáo dục và Đào tạo
+) Thông báo tuyển sinh: Trường soạn thảo thông báo tuyển sinh và thông báo đó được công bố trong cuốn “Những điều cần biết về tuyển sinh đại
45
học” của Bộ Giáo dục và Đào tạo (với đào tạo đại học). Thông báo tuyển sinh (cả đại học và sau đại học) đều được công bố trên website của Trường
+) Quyết định thành lập Hội đồng tuyển sinh Trường, Ban Thư ký, Ban Đề thi, Ban coi thi, Ban Thanh tra thi do Ban giám hiệu ký. Căn cứ vào các qui định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và tình hình thực tế, các Quyết định trên sẽ được soạn thảo, ban hành.
+) Hợp đồng các loại (thuê địa điểm thi, sao in đề thi….)
+) Danh sách thí sinh đủ điều kiện dự thi, danh sách phòng thi, địa điểm thi, các loại giấy tờ tài liệu phòng thi (giấy cam đoan, Đơn đề nghị sửa chữa thông tin trên thẻ dự thi, Biên bản xử lý cán bộ và thí sinh vi phạm quy chế tuyển sinh, Biên bản bàn giao đề thi, Biên bản bàn giao bài thi và tình hình phòng thi…): Những văn bản này được lập theo hệ thống biểu mẫu do Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định.
+) Báo cáo số lượng thí sinh đăng ký dự thi theo cụm thi và theo đơn vị và ngành đăng ký dự thi (theo mẫu của ĐHQGHN)
+) Báo cáo nhanh tình hình thí sinh dự thi (trong ngày tập trung làm thủ tục thi) và Báo cáo nhanh tình hình thí sinh dự thi (trong các buổi thi) (theo mẫu ĐHQGHN).
+) Quyết định cử cán bộ chấm thi tuyển sinh đại học
+) Quyết định thành lập Ban chấm thi, Ban chấm kiểm tra tuyển sinh đại học
+) Biên bản chấm thi, văn bản niêm yết kết quả thi
+) Quyết định kết quả thi, phương án xét tuyển trình Hội đồng tuyển sinh quyết định
+) Thông báo, Quyết định về việc phúc khảo tuyển sinh đại học +) Giấy báo điểm
+) Quyết định công nhận thí sinh trúng tuyển
+) Giấy triệu tập thí sinh trúng tuyển (theo mẫu ĐHQGHN)
46
+) Báo cáo kết quả tuyển sinh: Kết thúc kì thi tuyển sinh của năm, Trường xây dựng báo cáo về công tác tuyển sinh để gửi ĐHQGHN và Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Trên đây là những văn bản về công tác tuyển sinh. Dễ nhận thấy, những văn bản này được hình thành từ chính việc thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn của hoạt động tuyển sinh. Thực tế, công tác tuyển sinh đại học và sau đại học được thực hiện theo một quy trình thống nhất và theo qui định của ĐHQGHN nên về cơ bản, qui trình thực hiện các công việc là tương đối giống nhau và thể loại văn bản được hình thành cũng khá đồng nhất. Tuy vậy, với tính chất và qui mô tuyển sinh của hai hệ là khác nhau, cho nên văn bản hình thành từ công tác tuyển sinh sau đại học có khối lượng văn bản ít hơn và cũng có những văn bản khác biệt nhất định so với văn bản về công tác tuyển sinh đại học. Những khác biệt này sẽ được chúng tôi làm rõ ở các phần tiếp theo của luận văn.
- Văn bản về công tác tổ chức đào tạo: Được tính từ khâu xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo đến việc tổ chức đào tạo, kiểm tra, thi cử, bảo vệ khóa luận, luận văn, luận án và cuối cùng là xét công nhận tốt nghiệp và cấp bằng cho sinh viên, học viên, nghiên cứu sinh. Có thể kế đến một số loại văn bản tiêu biểu như sau:
+) Kế hoạch đào tạo và Thông báo lịch trình năm học: Được xây dựng hàng năm theo kế hoạch chung, thống nhất, đảm bảo liên thông trong toàn ĐHQGHN và báo cáo ĐHQGHN trước ngày 31/7 (với đào tạo đại học) và trước mỗi khóa học (với đào tạo sau đại học).
+) Thông báo tuyển sinh các chương trình đào tạo chất lượng cao (với đào tạo đại học)
+) Thông báo tập huấn đăng ký môn học cho sinh viên: Đầu năm học, Phòng Đào tạo xây dựng thời khóa biểu và tổ chức tập huấn đăng ký môn học cho sinh viên trong toàn Trường
47
+) Thông báo về việc đăng ký môn học các học kỳ: Sau khi tổ chức tập huấn đăng ký môn học, Nhà trường sẽ có thông báo chính thức để sinh viên đăng ký môn học với Phòng Đào tạo.
+) Công văn mời giảng đối với các môn học sử dụng giảng viên ngoài trường.
+) Quyết định về những điều chỉnh, thay đổi, phát sinh trong quá trình đào tạo (nếu có).
+) Thông báo về lịch thi, kiểm tra…
+) Công văn, Quyết định về thực tập, thực tế của sinh viên.
+) Quyết định thành lập Hội đồng thi tốt nghiệp, Hội đồng bảo vệ Khóa luận tốt nghiệp, Hội đồng xét tốt nghiệp…
+) Quyết định công nhận tốt nghiệp, Quyết định công nhận học vị và cấp bằng
+) Công văn xin phôi bằng
+) Công văn, Quyết định điều chỉnh, bổ sung, sửa chữa thông tin trong danh sách công nhận tốt nghiệp, trên bằng tốt nghiệp (nếu có)…
Những văn bản trên chủ yếu được hình thành trong quá trình tổ chức các hoạt động đào tạo ở bậc đại học. Do bậc sau đại học được đào tạo theo hình thức không tập trung, bộ phận quản lý của Trường (Phòng Đào tạo Sau đại học) chỉ quản lý và điều phối 02 môn học chung là Ngoại ngữ và Triết học, còn các môn chuyên ngành thì do các đơn vị đào tạo (các Khoa) tự sắp xếp, tổ chức nên văn bản hình thành theo từng bước thực hiện công việc, cụ thể như:
+) Văn bản về công tác quản lý đào tạo môn học chung
+) Văn bản về việc đề nghị công nhận đề tài và giáo viên hướng dẫn (Khoa)
+) Quyết định công nhận đề tài và giáo viên hướng dẫn
+) Quyết định về những thay đổi trong quá trình học tập (gia hạn, kéo dài thời gian học tập)
48
+) Văn bản về bảo vệ luận văn, luận án và xin cấp bằng như: Biên bản giao nhận hồ sơ, Đơn xin bảo vệ; Công văn đề nghị; Quyết định thành lập hội đồng chấm luận văn, luận án; Nhận xét quá trình học tập của học viên, nghiên cứu sinh; Nhận xét luận văn, luận án; Biên bản bảo vệ luận văn, luận án, Quyết nghị của Hội đồng.
+) Quyết định công nhận học vị và cấp bằng
Thực tế, trong việc tổ chức các hoạt động đào tạo có thể phát sinh nhiều các việc sự vụ. Do đó, các văn bản cũng vì thế mà được hình thành, trong đó loại văn bản nhiều nhất là các công văn – loại văn bản được sử dụng phổ biến và rộng rãi nhằm trao đổi thông tin. Tuy nhiên, chỉ những công văn được hình thành cố định trong nhiều năm học, phản ánh các hoạt động đặc trưng của công tác đào tạo mới thuộc hệ thống văn bản phục vụ đào tạo mà chúng tôi nghiên cứu trong phạm vi luận văn này.
Trên đây là những văn bản thuộc thành phần hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV được chúng tôi nghiên cứu trong phạm vi đề tài này. Có thể thấy, về cơ bản, thành phần văn bản của hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo đã cơ bản đầy đủ, phản ánh rõ nét qui trình, thủ tục thực hiện các bước công việc trong công tác đào tạo từ đầu vào (tuyển sinh) đến đầu ra (tốt nghiệp và cấp bằng).
Tuy nhiên, theo chúng tôi cần có thêm một số loại văn bản như Đề án tuyển sinh, Hướng dẫn thực hiện công tác tuyển sinh. Bởi vì, tuyển sinh là hoạt động lớn và quan trọng của Nhà trường nên với phạm vi một Kế hoạch tuyển sinh thì chưa đủ để có thể phản ánh hết phương hướng, biện pháp tiến hành công tác tuyển sinh, chỉ tiêu và các nhiệm vụ tuyển sinh. Thêm vào đó, mặc dù là hoạt động định kỳ thường xuyên song dưới tác động của những điều kiện chủ quan và khách quan (thay đổi chủ trương, chính sách, phương thức) nên việc ban hành Hướng dẫn thực hiện công tác tuyển sinh cho mỗi kỳ, đợt tuyển sinh là điều cần thiết. Ngoài ra, với bậc đào tạo đại học, nên có thêm loại văn bản là Giấy chứng nhận để xác nhận, chứng minh cho sinh viên
49
đã được công nhận tốt nghiệp và đang chờ cấp bằng. Vì hiện tại Giấy chứng nhận này mới chỉ có ở hệ đào tạo sau đại học.
Bên cạnh đó, cần xác định lại đối với những văn bản thuộc hệ thống nhưng không phải là hoạt động trực tiếp của hoạt động đào tạo như các Quyết định về phân bổ kinh phí, Quyết định phân bổ học phí, Quy định mức thu học phí, hay các công văn đề nghị cơ quan an ninh bảo vệ tuyển sinh đại học, sau đại học… Bởi, những loại văn bản này phù hợp nhất khi thuộc về hệ thống văn bản kế hoạch – tài chính và hành chính – quản trị.
Về quan hệ giữa các văn bản trong hệ thống, rất dễ nhận thấy rằng, các văn bản trên có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Mỗi văn bản thuộc hệ thống được hình thành nhằm thể hiện, phản ánh và phục vụ một công việc, một bước thủ tục của công tác đào tạo. Và cả hệ thống này có chung mục tiêu là công cụ, phương tiện để hoạt động đào tạo được diễn ra thuận lợi, suôn sẻ, đạt hiệu quả cao.
Ngoài ra, mỗi văn bản trong hệ thống có vị trí, vai trò nhất định của mình. Các văn bản được hình thành theo trình tự lôgic mang tính trước sau, thể hiện tuần tự các bước công việc của hoạt động đào tạo từ tuyển sinh đến tổ chức đào tạo, đến tốt nghiệp và cấp bằng. Chẳng hạn như từ Kế hoạch tuyển sinh là căn cứ để ban hành Thông báo tuyển sinh, và là cơ sở cho hàng loạt các văn bản tiếp theo như Hướng dẫn thực hiện công tác tuyển sinh, Quyết định thành lập Hội đồng tuyển sinh…. Hoặc như từ Quyết định công nhận trúng tuyển kỳ thi tuyển sinh sau đại học, Quyết định công nhận học viên sẽ được ban hành, tiếp đến là Quyết định công nhận đề tài và giáo viên hướng dẫn….Thực tế, hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV đã phản ánh rõ nét thứ tự này về mặt thời gian.
Như vậy, hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV đã tương đối đảm bảo các yếu tố về thành phần văn bản thuộc hệ thống và mối quan hệ giữa các văn bản trong hệ thống đó. Đây là một thuận lợi lớn để có thể tiến hành chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ
50
hoạt động đào tạo của Trường, nhằm nâng cao chất lượng của hệ thống văn bản – một công cụ, phương tiện quan trọng của hoạt động đào tạo.