Chương 3: Những yêu cầu và giải pháp để đẩy mạnh việc thực hiện công tác chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường
3.1. Những yêu cầu cơ bản của việc chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV
Từ thực trạng của hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV đã đặt ra nhiều vấn đề cho các nhà quản lý. Xét về mặt lý thuyết, việc soạn thảo, ban hành văn bản không phải là hoạt động chính phản ảnh chức năng, nhiệm vụ của Trường. Song, trong thực tế, mọi hoạt động của Trường đều được thể hiện bằng văn bản. Và hệ thống văn bản phục vụ đào tạo phản ảnh toàn bộ quá trình hoạt động đào tạo – hoạt động cơ bản và quan trọng nhất của cơ sở giáo dục. Đây được xem là một công cụ, phương tiện có tác động hai mặt (tích cực và tiêu cực) đến việc thực hiện công tác đào tạo nói chung và hoạt động quản lý, điều hành nói chung của Trường ĐHKHXH&NV.
Như trên đã khẳng định việc chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo có ý nghĩa to lớn đối với việc thực hiện qui trình, thủ tục của công tác đào tạo. Do đó, chuẩn hóa hệ thống văn bản là việc làm thiết thực và cần thiết nhằm nâng cao chất lượng văn bản và hiệu suất công việc của cán bộ, viên chức Nhà trường. Cần phải đặt ra những tiêu chuẩn, yêu cầu chuẩn hóa hệ thống văn bản để công tác này có thể được thực hiện và mang lại hiệu quả lớn với hoạt động đào tạo nói riêng và hoạt động của Trường ĐHKHXH&NV nói chung.
Trên cơ sở nghiên cứu lý thuyết về văn bản, kỹ thuật soạn thảo văn bản, tiêu chuẩn hóa văn bản, ngôn ngữ văn bản hành chính; tìm hiểu quy định của nhà nước về các vấn đề liên quan đến thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và từ thực trạng hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV đã được trình bày ở trên, chúng tôi thấy việc chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV phải đảm bảo một số yêu cầu cơ bản sau:
85 3.1.1. Đảm bảo nguyên tắc pháp chế
Đây là nguyên tắc cơ bản đầu tiên cần phải được đảm bảo đối với các hệ thống văn bản của tất cả các cơ quan, tổ chức nói chung và hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV nói riêng. Bởi bất kỳ một văn bản nào, muốn có hiệu lực trong thực tế thì phải đảm bảo được giá trị pháp lý. Giá trị pháp lý của văn bản được thể hiện ở một số khía cạnh cụ thể sau:
- Về mặt thể thức văn bản: Các văn bản trong hệ thống cần phải thể hiện đầy đủ và theo đúng quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về thể thức văn bản. Thông tư 01 chính là cơ sở pháp lý cho việc tuân thủ quy định về thể thức văn bản (trừ một số loại văn bản đặc thù như Giấy chứng nhận, Phiếu báo điểm, Giấy triệu tập, Bảng điểm, Bằng…). Như trên đã trình bày, hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV còn rất nhiều hạn chế về thể thức văn bản. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến giá trị pháp lý của văn bản. Giá trị pháp lý không đảm bảo được xem là một trong các nguyên nhân chủ yếu làm giảm giá trị chung của hệ thống văn bản. Thậm chí, các đối tác, các cán bộ và sinh viên – những đối tượng trực tiếp phải thực hiện nội dung trong các văn bản đào tạo được ban hành hoàn toàn có thể phản bác lại hoặc không thực hiện, tuân thủ những yêu cầu của văn bản. Hiệu quả của hoạt động quản lý, điều hành cũng vì thế mà không đạt hiệu quả cao. Xa hơn nữa là ảnh hưởng đến giá trị của tài liệu lưu trữ của Nhà trường.
- Về thẩm quyền ban hành văn bản: Đảm bảo nguyên tắc pháp chế về thẩm quyền ban hành văn bản tức là các văn bản đào tạo được ban hành phải đúng với chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Trường. Điều này có nghĩa là, người soạn thảo văn bản phải xác định được vị trí của đơn vị mình trong toàn hệ thống. Trường ĐHKHXH&NV là một đơn vị hành chính sự nghiệp trực thuộc ĐHQGHN, cho nên sẽ là vượt thẩm quyền nếu Trường ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Trong thực tế thì yêu cầu này ít bị vi phạm.
Tuy nhiên, việc vẫn tồn tại những văn bản có tên gọi Nghị quyết của Hội đồng bảo vệ luận văn Thạc sĩ và luận án tiến sĩ là một sự vi phạm nghiêm
86
trọng về thẩm quyền ban hành văn bản cần phải được khắc phục trong thời gian tới.
Thẩm quyền ban hành văn bản còn được thể hiện ở nội dung của văn bản được ban hành. Tức là, Trường chỉ được ban hành những văn bản áp dụng quy phạm pháp luật trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ đã được quy định. Trong hệ thống văn bản đào tạo còn nhiều những công văn, quyết định liên quan đến vấn đề tài chính (quy định mức thu học phí, quyết định phân bổ kinh phí…). Theo chúng tôi, nên xem xét lại trên phương diện thẩm quyền ban hành, thẩm quyền ký đối với những văn bản này.
-Về thẩm quyền ký văn bản: Thực chất, thẩm quyền ký văn bản có liên quan mật thiết với thẩm quyền ban hành văn bản. Qua khảo sát, chúng tôi thấy, có rất nhiều văn bản trong hệ thống được Trưởng phòng và Phó Trưởng phòng các phòng chức năng ký thừa lệnh Hiệu trưởng được gửi ra các cơ quan đối tác ngoài Trường. Thiết nghĩ, cần phải xem xét lại về mặt thẩm quyền ký văn bản đối với những trường hợp này nhằm đảm bảo đầy đủ các yêu cầu về mặt pháp lý của văn bản.
Đây là những yếu tố quan trọng nhằm đảm bảo giá trị pháp lý của văn bản. Vì vậy, hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường phải đảm bảo nguyên tắc pháp chế là một yêu cầu tất yếu khách quan.
3.1.2. Đảm bảo tính thống nhất
Đảm bảo tính thống nhất của hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo là yêu cầu mang tính đặc trưng của chuẩn hóa. Tính thống nhất thể hiện sự nhất quán trong việc thực hiện kỹ năng soạn thảo văn bản đồng thời cũng phản ánh tư duy, trình độ của người soạn thảo văn bản. Đây vừa là yêu cầu, vừa là mục tiêu của việc tiến hành chuẩn hóa hệ thống văn bản. Bởi, một trong những mục đích của chuẩn hóa hệ thống văn bản là nhằm tạo ra sự thống nhất trên mọi phương diện như qui trình soạn thảo, thể thức, kỹ thuật trình bày, văn phong.., từ đây tiết kiệm nguồn nhân lực,vật lực tối đa mà vẫn đảm bảo đầy đủ chất lượng văn bản được soạn thảo, ban hành.
87
Qua khảo sát, chúng tôi nhận thấy, khi thực hiện việc chuẩn hóa hệ thống văn bản, có một số yếu tố phải thống nhất như sau:
- Thống nhất về qui trình soạn thảo, ban hành văn bản: Chuẩn hóa qui trình soạn thảo văn bản nhằm đảm bảo tính đồng đều về chất lượng văn bản và phân định rõ trách nhiệm của cá nhân, đơn vị soạn thảo, trình duyệt và ký văn bản.
- Thống nhất về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Về mặt lý thuyết đây là yếu tố có khả năng thực hiện thống nhất cao độ. Song trong thực tế, kỹ thuật trình bày văn bản đào tạo còn chưa tuân thủ triệt để quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Điều này ảnh hưởng nghiêm trọng đến tính trang trọng và thẩm mỹ của văn bản. Do đó, khi tiến hành chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ đào tạo cần đảm bảo thực hiện đầy đủ các yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản nhằm thúc đẩy tính chuyên nghiệp hóa của soạn thảo, ban hành văn bản.
- Thống nhất về văn phong của văn bản: Thực tế, văn phong là phong cách của mỗi người cho nên rất khó để có thể thực hiện thống nhất.
Tuy nhiên, thống nhất về văn phong được đề cập ở đây là thống nhất cách sử dụng câu, từ, cách diễn đạt nhằm đảm bảo các yêu cầu của văn phong hành chính. Với mỗi thể loại văn bản thường có những cụm từ, cách diễn đạt đặc trưng. Trong hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV vẫn còn tồn tại rất nhiều văn bản cùng loại có nội dung giống nhau như công văn, quyết định thực tập, thực tế, xin cấp phôi bằng, thông báo tuyển sinh nhưng lại có cách thể hiện, diễn đạt, cách sử dụng câu, từ, chính tả, viết hoa không thống nhất. Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến tính khoa học, mạch lạc của văn phong hành chính. Do đó, đặt ra yêu cầu thống nhất về mặt kết cấu nội dung, về cách diễn đạt của từng thể loại văn bản là việc làm cần thiết và có khả năng thực hiện trong thực tiễn. Ngoài ra, cũng cần thống nhất cách sử dụng các loại dấu câu và các quy tắc chính tả, viết hoa trong văn bản hành chính.
88
- Thống nhất với quy trình ISO 9001:2008: Một điểm mới cần thống nhất khi tiến hành chuẩn hóa hệ thống văn bản đào tạo đó là thống nhất quy trình chuẩn hóa văn bản với các quy trình giải quyết công việc được xây dựng và áp dụng theo hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
Đảm bảo tính thống nhất với qui trình ISO, khi tiến hành chuẩn hóa thành phần và mối quan hệ của văn bản trong hệ thống, phải xem xét để thống nhất qui trình, thủ tục thực hiện các bước công việc đã được văn bản hóa. Hiện nay, Trường đã xây dựng thành công và đang tiến hành áp dụng tiêu chuẩn ISO vào hoạt động quản lý hành chính. Ở lĩnh vực đào tạo đại học và sau đại học, đã xây dựng được các quy trình giải quyết công việc đối với các nhiệm vụ chủ yếu như quy trình tuyển sinh đại học chính quy, quy trình tuyển sinh thạc sĩ, tiến sĩ, quy trình tổ chức đào tạo đại học…. Mỗi một hoạt động cụ thể trong hoạt động đào tạo nói chung được thực hiện theo quy trình thống nhất và sản sinh ra một khối lượng văn bản nhất định. Chẳng hạn như quy trình tuyển sinh đại học phải thực hiện đầy đủ các bước đã được ĐHQGHN quy định. Những hoạt động, các bước giải quyết công việc đó được phản ánh đầy đủ và chi tiết qua một hệ thống văn bản. Do đó, quy trình chuẩn hóa hệ thống văn bản phải đảm bảo thống nhất với các quy trình giải quyết công việc nhằm đảm bảo tính thống nhất của hệ thống văn bản.
3.1.3. Đảm bảo tính khoa học
Đây cũng là yêu cầu cơ bản và cần thiết của chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV. Tính khoa học trong văn bản không những thể hiện trình độ của người soạn thảo văn bản mà còn có thể dự báo về hiệu quả của việc thực hiện văn bản trong thực tiễn. Tức là, nếu văn bản được soạn thảo đảm bảo tính khoa học thì hoạt động quản lý, điều hành sẽ đạt hiệu quả cao. Tính khoa học của văn bản thường được xem xét trên hai khía cạnh.
- Về kết cấu: Mỗi thể loại văn bản có một kết cấu đặc trưng nằm trong kết cấu chung của văn bản hành chính. Vì vậy, chuẩn hóa hệ thống văn bản đào tạo trước hết phải đảm bảo cho các văn bản có kết cấu đầy đủ các thành
89
phần cần thiết đó là phần mở đầu, phần nội dung và phần kết (trừ một số loại văn bản đặc trưng).
- Về nội dung văn bản: Tính khoa học trong nội dung văn bản được xét ở sự rõ ràng, mạch lạc và đầy đủ nội dung thông tin cần diễn đạt. Điều này có liên quan mật thiết với văn phong của văn bản. Nếu từ ngữ, câu văn được sử dụng đúng ngữ pháp, cách diễn đạt mạch lạc, tuân thủ đầy đủ các qui tắc chính tả, viết hoa thì văn bản được soạn thảo, ban hành sẽ có chất lượng tốt.
Có thể nói, khác với các yêu cầu trên, yêu cầu về tính khoa học trong văn bản là tương đối trừu tượng. Tuy nhiên, chất lượng văn bản phục vụ đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV sẽ ngày càng được nâng cao nếu đảm bảo được yêu cầu này.
3.1.4. Đảm bảo tính kế thừa và tính kinh tế
Mặc dù còn một số những hạn chế nhất định, song về cơ bản, hệ thống văn bản phục vụ đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV đã đảm bảo các yêu cầu về hình thức và nội dung văn bản, phát huy tốt vai trò là phương tiện, công cụ của hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo Nhà trường từ khi thành lập đến nay. Do đó, nghiên cứu chuẩn hóa hệ thống văn bản đào tạo cần được thực hiện theo hướng phát huy những ưu điểm và khắc phục những hạn chế của các văn bản hiện hành. Tức là, chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV cần phải đảm bảo và phát huy tính kế thừa một cách tối đa.
Tính kế thừa có liên hệ chặt chẽ với tính kinh tế. Từ việc kế thừa những ưu điểm của quy trình soạn thảo, ban hành văn bản đang áp dụng, việc chuẩn hóa sẽ giúp tiết kiệm được nguồn nhân lực, vật lực và thời gian vào việc soạn thảo, ban hành văn bản.
Yêu cầu về tính kế thừa và tính kinh tế của chuẩn hóa còn được xem xét ở khía cạnh nếu hoạt động chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ đào tạo được thực hiện có hiệu quả sẽ là cơ sở để tiến hành chuẩn hóa các hệ thống văn bản khác như văn bản về tổ chức cán bộ, nghiên cứu khoa học….
3.1.5. Đảm bảo tính khả thi
90
Đây là yêu cầu vô cùng quan trọng, quyết định sự thành công hay thất bại của công tác chuẩn hóa hệ thống văn bản. Mặc dù chuẩn hóa văn bản là việc làm cần thiết và có ý nghĩa to lớn đối với hoạt động của Trường ĐHKHXH&NV song muốn đưa những ưu điểm của chuẩn hóa vào áp dụng trong thực tiễn thì những yêu cầu, những nội dung và kỹ thuật chuẩn hóa phải được xây dựng cụ thể, rõ ràng và dễ thực hiện. Tính khả thi cũng là mục tiêu hướng đến của những người thực hiện đề tài này. Do đó đây được xem là yêu cầu thực tế và tất yếu của công tác chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV.